Top Assistante : plate-forme d'entraide entre secrétaires et assistantes

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Le Mag' du Manager,

disponible gratuitement sur internet à l'adresse http://www.manager-go.com vous propose, tous les 15 jours un sujet d'actualité ou un focus sur un thème particulier.

Parmi les sujets abordés, le télétravail mais aussi Femme et chef d'entreprises.

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Toute la fonction Assisistante par Christine HARACHE, Editions Dunod - 330 pages

Voici un livre que j'ai ADORE. Tout d'abord, par son format, peu encombrant. Un livre que l'on peut consulter sans peine dans les transports en commun. Un livre qui aborde tous les aspects du métier : Savoir être, Savoir-faire, Savoirs.

Au programme, toutes les techniques de rédaction (la note, la lettre, le rapport, l'organisation des idées, le choix des mots...), la mise en page de vos documents (choix des typos, des couleurs...), l'organisation de son poste de travail, la gestion de l'information...

Après un bref rappel de la place des entreprises dans le tissu économique, de la place des assistantes au sein des organisations, vous entrerez de plein pied dans la pratique.

J'ai particulièrement aimé le système d'onglets (sur le côté droit) et de navigation (en haut et à gauche) qui permet de se repérer aisément dans l'ouvrage.

J'ai apprécié le style très fluide et les thématiques abordées. Organiser un événement, choisir le type de graphique le plus adaptés, gérer son stress ou prendre des notes efficaces, rien ne manque à cet ouvrage !

Un ouvrage 100% orienté pratique. Un must.

OUTLOOK : superposer 2 agendas ou plus

Paradoxalement, il n’est pas toujours aisé, lorsque l’on visualise plusieurs agendas de front, de s’y retrouver dans la ligne de temps et de déterminer les disponibilités des uns et des autres.

Outlook propose une solution à ce problème.

Chaque agenda affiché à l’écran dispose d’un onglet. Si vous êtes attentif, vous remarquerez sur le 2e onglet et les suivants que les noms des agendas est précédé d’une petite flèche pointant vers la gauche.

Ces flèches vous permettent de fusionner un calendrier avec le premier calendrier, celui situé le plus à gauche. Par exemple, sur l’illustration ci-dessous, si vous cliquez sur la flèche de Salle Monceau, ce calendrier sera fusionné avec Calendrier. Vous pouvez ainsi fusionner plusieurs agendas.

Pour plus de clarté, chaque rendez-vous reprend la couleur spécifique à l’agenda concerné.

Pour désolidariser un agenda, il vous suffit de cliquer à nouveau sur la flèche de l’agenda concerné.

Vous noterez au passage que cette flèche a changé de direction et pointe désormais vers la droite.

Enfin, pour terminer sur le sujet du Calendrier, n’oubliez pas que ce dernier dispose d’une zone de recherche pour vous aider à localiser un rendez-vous.

Il suffit de saisir le nom ou l’objet de rendez-vous dans la zone de recherche et de valider pour qu’une liste de rendez-vous répondant à vos critères s’affiche à l’écran, sous forme synthétisée. Il ne vous reste plus qu’à double- cliquer sur le rendez-vous qui vous intéresse pour accéder à l’ensemble des infos. Pratique, par exemple, pour retrouver une pièce jointe à une réunion...

Autre article mis en ligne récemment : Le planificateur de réunion Outlook.

Des nouvelles...

Voici déjà un bon moment que je ne me suis exprimée sur le site.
Vous le savez, ma carrière professionnelle a connu un virage en septembre 2010, date à laquelle j'ai enfin pu quitter la boîte dans laquelle il y avait bien longtemps que je ne m'épanouissais plus.
Je travaille depuis 1 an dans un groupe de fitness (oui, c'est à mourir de rire quand on voit mon tour de taille qui traduit l'intérêt que je portais à cette activité jusque là) et j'ai rejoint ce fameux N+1 qui a été l'élément déclencheur dans la conception de ce site.

J'exerce à présent des activités multiples : responsable achats et services généraux d'une part, assistante du directeur général délégué de l'autre (mon fameux N+1), chargée de communication interne et formatrice en logiciel bureautique.

Mon temps de trajet s'est rallongé. Comme beaucoup, je rentre fatiguée (l'âge !!!). Je poursuivrai néanmoins l'activité de ce site avec des articles ponctuels. Je tenais à vous rassurer sur ce point.

Top-assistante a désormais plus de 10 ans (c'est une certitude). Peut-être même 12... En réalité, je n'en sais trop rien : comme beaucoup d'internautes, j'ai monté ce site sans rien anticiper et le succès qu'il a connu m'a quelque peu déboussolée. Je constate que, malgré mon absence, vous lui êtes toujours aussi fidèles et je tenais à vous en remercier.

Nadège Guilbert
Conceptrice animatrice de Top-Assistante