Recevoir la NEWSLETTER

S'inscrire
Se désabonner

Dossiers thématiques et pratiques
• Astuces pour mieux utiliser les outils bureautiques :
  Word, Excel, PowerPoint, Outlook, PhotoImpact, Windows...
• Conseils pour mieux rédiger

Nouveautés Mai 2008

Se perfectionner à Office :

Recommander ce site

Forum : derniers messages publiés

zebulon - formulaire excel - 2 Réponses bugstar - Seules 50% des suites de ... - 0 Réponses Léa de Vénétie - que pensez vous de mon cv ... - 88 Réponses chancette - Créer un dvd de restaurat ... - 8 Réponses Top-assistante - Délégué du personnel - 9 Réponses popiete - L'Art et surtout la maniè ... - 11 Réponses bugstar - L'Internet à bord des Tha ... - 0 Réponses L'Arvor - être assistante? - 5 Réponses bugstar - MAJ Office 2008 - 1 Réponses gandalf - Open Office - 2 Réponses

offres d'emploi

bureautique

Supprimer les propositions automatiques dans A, CC et CCI dans Outlook - Une contribution de Bugstar

Si vous utilisez l'option ci-dessous (Outils, Options, onglet Préférences, bouton Options de la messagerie, bouton Options avancées de la messagerie) :

au fur et à mesure que vous saisissez des adresses emails, ces dernières sont mémorisées. Outlook, à chaque nouvelle saisie, vous suggère alors la liste des adresses correspondant aux premiers caractères entrés dans les champs CC, CCI et A.

Cependant, il arrive qu’au bout d’un certain moment, que certains de vos correspondants aient été mutés, licenciés, que leurs adresses ne soient plus valides ou qu'il n'y ait aucun intérêt à encombrer la mémoire d'Outlook avec des adresses devenues superflues.

Pour supprimer ces adresses de la liste des propositions, sélectionnez l’adresse avec les flèches de votre clavier, et appuyer sur la touche Suppr.

Attention : cette manipulation supprime l'adresse de la liste de suggestion mais en aucun cas de votre carnet d'adresses. Pour ce dernier, vous devrez donc effacer la fiche de votre correspondant...

* * *

Système - Mon lecteur CD ou DVD a disparu ! Une contribution de Bugstar

Il peut arriver, qu’un jour, suite à un plantage, l'installation d’une application ou d’un nettoyage poussé de la base des registres, que les lecteurs CD ou DVD ne soient plus affichés dans le poste de travail et l’explorateur.

Vous pouvez tenter de désinstaller l’application fautive ou effectuer une restauration du système.

Vous pouvez aussi tenter de réinstaller les pilotes du lecteur souvent affichés dans le Panneau de configuration, option Système, onglet Matériel, bouton Gestionnaire de périphérique comme ayant un problème :

Mais cela ne fonctionne pas toujours.

Aussi, voici une opération à faire dans la base des registres qui peut vous sortir de l’embarras :

Dans l’éditeur de registre système, ouvrez :
HKLM\System\CurrentControlSet\Control\Class\{4D36E965-E325-11CE-BFC1-08002BE10318}
Supprimez les clés et valeurs pour "Upperfilters" et "Lowerfilters", puis redémarrez votre ordinateur.

 Nommer rapidement des lignes et des colonnes.
Vous disposez d'un tableau comportant, à gauche des intitulés de lignes (en rouge sur l'illustration ci-dessous) et des titres de colonnes en première ligne (en bleu ci-dessous).
Vous pouvez, en deux clics, affecter un nom à chaque ligne et chaque colonne.
Pour cela :

• sélectionnez votre tableau ;
• pour les versions antérieures à 2007, dans le menu Insertion, Nom, Créer, cochez les cases Ligne du haut et Colonne de gauche.
• pour la version 2007, activez l'onglet Formules, option Créer à partir de la sélection, cochez les cases Ligne du haut et Colonne de gauche.
• validez.

Le nom Janvier sera désormais affecté aux cellules B6:C6, Février aux lignes B7:C7.
Année_2001 correspondra aux lignes B6:B17 et Année_2002 aux lignes C6:C17.

Quelques remarques sur les noms :

• si vos colonnes ou lignes de titres contiennent des nombres (ex : 2006, 2007...), ces éléments ne pourront être utilisés comme noms (il faut du texte).
• lorsqu'un titre de ligne ou de colonne comporte un espace, il est convertit en _ dans le nom (cf. Année_2001).

Désormais, vous pouvez utiliser ces noms dans des formules. Ainsi pour obtenir le nom des ventes du premier trimestre, dans une cellule saisissez =somme(janvier;février;mars) et validez...

Pour récupérer dans une cellule, la valeur se trouvant à l'intersection d'une ligne-colonne, utilisez le séparateur entre les deux noms.
Ex : pour obtenir le CA réalisé en mai 2002, saisissez =mai Année_2002 et validez...

Notez au passage que dès que les noms définis apparaissent automatiquement dans la zone de formule, dès lors que vous tapez la première lettre du nom. Pour gagner du temps en saisie, il vous suffit donc de le sélectionner dans la liste. Les noms sont précédés de l'icone.

Remplir rapidement une matrice

Rien n'est plus rapide que de remplir une matrice à l'image du tableau ci-dessous :

Dans ce tableau, chaque valeur de la colonne de gauche (en gras) est multipliée par chacune des valeurs des colonnes (50 x 0,5, 50 x 1,5... pour la première ligne, 51 x 0,5 puis 51 x 1,5... pour la 2e ligne et ainsi de suite).
Pour remplir ce tableau avec une seule et unique formule, sélectionnez la zone qui contiendra les formules.
Saisissez "=" puis la formule souhaitée et validez le tout par la combinaison Crl Maj Entrée.
Dans notre exemple, on saisira donc = puis on sélectionnera la colonne contenant les nombres de 50 à 55 puis on saisira * et à nouveau on sélectionnera une plage de cellules (celle contenant les nombres 0,5 à 5,5.
On validera le tout à l'aide de Ctrl Maj Entrée.

A noter :

• il n'est pas possible de supprimer/modifier le contenu d'une cellule comprise dans une formule matricielle (la formule doit être identique pour l'ensemble de la plage sélectionnée) ;
• pour modifier la formule, vous devrez re-sélectionner l'intégralité de la plage et à nouveau, après correction, valider votre formule à l'aide de Ctrl Maj Entrée.

Les formules matricielles sont idéales pour remplir des tableaux à deux dimensions.

* * *

Le mois dernier, Josiane Klein nous avait communiqué un raccourci très utile pour recopier à l'identique le contenu d'une ligne, format compris (Ctrl B).
Il existe un raccourci qui fonctionne à l'identique pour les colonnes : Ctrl D.
Méthode mnémothétique :

• 
• Ctrl B pour recopier sur la ligne du Bas
• Ctrl D pour recopier dans la colonne de Droite.

 

 

 

 

 

Autre raccourci utile et méconu : Ctrl $. Ce raccourci permet de recopier le contenu d'une cellule située juste au-dessus . A la différence de Ctrl B ou Ctrl D, il n'opère pas sur une sélection multiple, ne recopie pas les formats.
Alors où réside son intérêt ? Simplement dans le fait qu'il vous place immédiatement en mode d'édition de cellule... Vous pouvez donc corriger sans attendre le contenu de votre recopie, sans avoir à appuyer sur F2.

* * *

Déplacer rapidement une colonne ou une ligne

La plupart d'entre nous, pour déplacer une ligne ou une colonne, s'y prennent en 3 temps :

• insertion d'une colonne/ligne vide ;
• suppression de la colonne/ligne à déplacer ;
• copie à l'emplacement précédemment créé.

En fait, 2 étapes suffisent :

• Ctrl X pour couper la colonne/ligne
• Ctrl + pour insérer et coller en même temps une colonne/ligne

 

Evénement métier

Un grand merci à notre amie Josiane Klein pour son debiriefing sur les ateliers Assist'Expo.
Celles qui n'ont pu se rendre à ce salon pourront trouver ici les comptes rendus de quelques ateliers :

• Animer et accroître ses réseaux, Elisabeth Durand-Mirtain
  Nous rencontrons 5 000 à 6 000 personnes pendant notre vie. Un carnet d'adresses moyen comporte environ 150 contacts.
  Elisabeth a décrit les différentes actions pour recenser, agrandir, faire vivre ses réseaux.
  
• Faire carrière in English - Advancia
  L'anglais est la première langue internationale avec 500 millions de locuteurs en 2005. C'est la première langue étrangère apprise dans le monde. 31 % du commerce international se fait en anglais (29 % en allemand). Le Business English comporte environ 1 500 mots.
  Plusieurs solutions pour apprendre/améliorer l'anglais ont ensuite été présentées.

 

Le TOEIC dans la profession d'assistante Une contribution de Josiane KLEIN   Environ 50 % des secrétaires et assistantes déclarent utiliser l'anglais au quotidien. En France, le niveau d'anglais se situe dans la moyenne basse européenne. En regard du reste du monde, l'Europe est plutôt bien positionnée. Il est amusant de noter que le niveau d'anglais des femmes est, par ailleurs, supérieur à celui des hommes. D'une manière générale, une heure de formation correspond à un gain d'un point en moyenne. Mais pour les niveaux intermédiaires, le gain est supérieur alors que plus le niveau est élevé, plus le gain de points est faible. On estime enfin que le niveau d'anglais commence à baisser après quatre ans d'inutilisation de la langue. Les scores On considère que le "SMIC" linguistique se situe vers 553 points qui constitue un minimum pour comprendre et être compris. A 785 points, on peut participer à une discussion soutenue. Selon les sociétés et les services, on attend d'une secrétaire de direction entre 400 et 700 points. 5 % des candidats ont un score de 980 points en France (le score maximum est de 990 points). En France, l'Éducation nationale a pour objectif que les élèves atteignent un score de 550 points à la fin de la classe de 3e, et 785 points à la fin de l'enseignement général (niveau bac) ! Deux nouveaux tests : le TOEIC Bridge et le TOEIC Speaking Deux nouveaux tests ont été ajouté à la gamme des tests déjà existants : le TOEIC Bridge qui évalue le niveau d'anglais scolaire, dure une heure et porte sur 100 questions, et le TOEIC Speaking and writing qui évalue les aptitudes à communiquer (expression écrite et orale) et dure 1h20. En savoir plus sur le TOEIC

• De l'assistanat à la création d'entreprise - Advancia
  Une assistante a témoigné de son passage à la création d'entreprise il y a trois ans, après 15 ans de salariat.
  Elle a décrit les différents avantages et contraintes, souligné la nécessité de s'adresser à un expert-comptable.
  Conseil Top-Assistante : pour plus de renseignements sur la profession de secrétaire indépendante, rendez-vous sur le site

La Process'Com (PCM) spécial assistantes - Christine Harache, Cegos Une contribution de Josiane KLEIN Cette méthode distingue six types de personnalités différents en chacun de nous et propose d'adapter notre communication en fonction du type dominant de notre interlocuteur. Elle part du principe que la manière de dire les choses a plus d'importance que ce qui est dit. Cette classification (suite de l'analyse transactionnelle) a été établie par Taibi Kahler, notamment pour le recrutement des astronautes de la NASA. Chacun a en soi les six types de personnalité, avec une domination de l'un et une répartition différente. Aucune personnalité n'est mauvaise. Nous avons une personnalité de base à la naissance qui reste stable toute la vie, par contre la répartition des autres personnalités peut varier, par exemple à la suite d'un choc. Les six types de personnalité : l'empathique : il est tourné vers l'autre, aime faire plaisir. Il est compatissant, sensible, chaleureux, attentif aux besoins des autres et réussit à créer l'harmonie. 30 % de la population est empathique, dont 75 % de femmes. L'empathique a besoin d'être reconnu en tant que personne ; le travaillomane : il est logique, rationnel, structuré, organisé. Axé sur les faits, il réfléchit. 25 % de la population est travaillomane, dont 75 % d'hommes. Le travaillomane a besoin d'être reconnu pour son travail et ses compétences, de structurer son temps ; le persévérant : il est engagé, doué, observateur, consciencieux. Il a des valeurs, dit ses opinions, est capable de juger rapidement. Il aime être leader, responsable. 10 % de la population est persévérant, dont 75 % d'hommes. Le persévérant a besoin d'être reconnu pour son travail et son implication ; le rebelle : il est spontané, ludique, créatif. Il aime le jeu, apprécie l'instant présent. Il adore ou déteste (pas de demi-mesure). Il a besoin de briller. 20 % de la population est rebelle, dont 60 % de femmes. Le rebelle a besoin de contact et de "fun" ; le promoteur : il est orienté vers l'action, n'aime pas la parlotte. Il recherche les défis, aime agir seul, est à l'aise dans la vente ou le lancement de projets. Il est charmeur. 5 % de la population est promoteur, dont 60 % d'hommes. Le promoteur a besoin d'excitation et de défi ; le rêveur : il est introverti, imaginatif, calme. Il a besoin d'être seul, besoin de temps. Il semble un peu lent et est à l'aise dans la réalisation de tâches concrètes, dans l'écriture, le travail manuel. 10 % de la population est rêveur, dont 60 % de femmes. Le rêveur a besoin d'être seul. Christine a ensuite donné des exemples pour adapter sa communication avec les différents types de personnalités.

• Autorité personnelle et professionnelle - Natmatiss
  Cet atelier mêlait à la fois l'aspect vie privée (autorité parentale) et la vie professionnelle.
  La nécessité d'obtenir que son manager nous donne une autorité pour avoir une légitimité lors des demandes faites aux collègues a été mentionnée plusieurs fois, en précisant que si le manager n'y pense pas, c'est à l'assistante de lui demander cette autorité.
  Notre message doit aussi être clair : "je te demande de ... pour (date)".

• Anticipez les évolutions de votre métier et boostez votre carrière - Dorothée Bazin, IFG CNOF
  Cet atelier a notamment mis l'accent sur la nécessité de renforcer ses compétences transverses et de pouvoir prouver, faire reconnaître ses compétences, par exemple grâce à une certification Microsoft, un PCIE, le TOEIC ou le TOEFL, ...
  Il est également conseillé de développer une expertise dans un domaine précis : le commerce international, la communication, le juridique, les ressources humaines, …
  Enfin, j'ai découvert le parcours certifiant : il s'agit d'un certificat professionnel délivré par la Fédération de la Formation Professionnelle pour valider les expériences. 200 certificats différents existent pour différents métiers.

Ouvrage métier

Il existe peu d'ouvrages sur la fonction de secrétaire.
Aussi, c'est avec beaucoup de plaisir que je vous informe de la parution de Toute la fonction assistante, rédigée par Christine Harache, responsable des formations dédiées aux assistantes à la Cegos. Elle anime chaque année des ateliers lors du salon Assit'Expo.

J'ai eu la grande chance de discuter longuement avec Christine et notre vision du métier, je l'avoue, converge en tous points. Je garde d'elle le souvenir d'une femme toujours souriante, extrêmement sympathique, fine dans ses jugements et particulièrement attachée à défendre notre profession.

Sommaire de l'ouvrage :

Savoirs. La connaissance de l'entreprise. La gestion des difficultés culturelles. Savoir - Faire. Organiser efficacement son travail et celui des autres. Gérer l'information. Les techniques de rédaction. Les spécificités des différents documents professionnels. Prendre des notes et rédiger le compte - rendu. Réaliser une mise en page de qualité des documents papier et écran. Etre à l'aise à l'oral. Participer à la gestion du service. Animer, motiver les collaborateurs permanents ou temporaires. Savoir- être. Adopter la business attitude. Cultiver l'excellence relationnelle. Gérer son manager.

Collection Toute la fonction - Editions Dunod - 150 x 210 mm - 336 pages - ISBN : 9782100505456 - Prix : 26 €

 

Produits et services malins

iSiWord d'easytekno est un logiciel complémentaire à Word et qui permet d'architecturer rapidement tout type de documents. Les documents ainsi obtenus disposent d'une présentation percutante tout en restant -point important- néanmoins personnalisables.

Par défaut, le logiciel dispose de 7 modèles de documents prêts à l'emploi : lettre, mémo, facture, minutes (compte-rendu de réunion), technik (pour vos rapports techniques), generik (pour tous les autres types de documents) et évaluation formation.

iSiWord se lance au chargement de Word.
Pour créer un document avec cet ad-in, cliquez sur le menu Fichier, Créer iSiWord et sélectionnez le type de document souhaité.
Une pop-up s'affiche lors de la création d'un document iSiWord, qui n'est pas sans rappeler les propriétés Word (Fichier, Propriétés). Les informations renseignées dans la pop-up sont utilisées pour concevoir le document (titre, résumé, auteur, référence...). Il importe donc de remplir cette fenêtre.

Le modèle Generik crée automatiquement une page de titre, une page de sommaire et une troisième page sur laquelle vous pourrez commencer de rédiger.

Vous le contasterez, l'architecture des documents iSiWord recourt aux tableaux pour la mise en forme le document (cf. illustration ci-contre : les traits grisés correspondent à l'affichage du tableau...).

Une palette d'icones permet d'architecturer le document en un clic.
Principe de base : la mise en forme précède la saisie. En d'autres termes, vous sélectionnez le niveau hiérarchique du titre/sous-titre et vous saisissez.

Si vous disposez d'un document Word déjà existant, il est toujours possible de le convertir en document Isiword, et ce très rapidement.

Les "styles" sont personnalisables en cliquant sur l'icone + puis sur l'icone Trèfle.

Isiword dispose, de plus, d'un compteur de mots ou de caractères (icone Boulier, tout en bas de la barre d'icones). Utile pour celles et ceux qui doivent calibrer leurs textes...

Coût du logiciel : 420 €ht (249 €ht pour 10 licences).

---

Vous êtes étudiant ou lycéen ? Microsoft vous propose de télécharger gratuitement et en toute légalité 7 logiciels en versions complètes ou illimitées : OneNote, Visio, Project, Infopath, Visual Studio ou SQL Server 2005 ! 

• OneNote pour la gestion de vos prises de notes : notes manuscrites, dactylographiées, sons, images... OneNote vous permet d'assembler tout type d'information en un document unique pour mieux partager vos informations.
• Visio, logiciel dédié à la réalisation de diagrammes, schémas et implantations de bureau. Un must pour toutes les secrétaires et assistantes.
• Project pour la planification de vos projets et la maîtrise de vos coûts ;
• Infopath pour la création de formulaires avancés en environnement partagé ;
• Visual studio, pour vous initier à la programmation et concevoir vos propres applications.
• SQL Server, plateforme de gestion et d’analyse de données de nouvelle génération
• Expression Studio pour la conception et la création de sites web.

---

Associations, PME... Créez votre Site Internet Gratuitement et Simplement avec Office Live !
Microsoft vous propose de découvrir Office Live Small Business, une solution tout-en-un, simple et gratuite pour créer un site Internet professionnel.
Inscrivez-vous dès maintenant sur www.officelive.fr !

 

Vie des associations

Fils RSS

Droit du travail avec www.juritravail.com

 

Vous recherchez une assistante indépendante ?

Sur Paris :

Gaëlle Quilliou

En Alsace :

Josiane Klein

N'hésitez pas vous aussi à contribuer en envoyant un mail à . je travaille seule et donc... à petite vitesse. De plus, je ne suis pas un puits de science !
Merci à toutes et à tous

Nadège.