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Table ronde Comundi du 8 décembre 2011

Pour la 3e année consécutive se sont tenues à Paris les Rencontres Secrétaires et Assistantes organisées par Comundi.
Ces rencontres sont l’occasion, pour les secrétaires et assistantes, de condenser sur 5 journées, des formations métier et de favoriser ainsi l’échange entre chacune. Chaque année, ce sont ainsi plus de 200 secrétaires qui se réunissent à l’occasion de ces formations.
Point fort de ces journée, une table ronde thématique. Compte-rendu de cet événement...

TRAVAILLER AVEC DES PERSONNALITES DIFFICILES

Les intervenants :

Dominique Charmes, ancienne assistante, coach et formatrice spécialiste de l’évolution professionnelle.
Frédéric Le Moullec, coach en gestion du stress et développement relationnel. Il est le co-auteur de « Manager selon les personnalités » (Eyrolles, 2006).
Nadine de Barros, responsable Flotte Automobile, Conseil Général des Hauts de Seine. Ancienne assistante, elle manage aujourd’hui une équipe de 30 personnes.
Géraldyne Prévot-Gigant, Psychothérapeute et conseil en développement personnel. Dans l’accompagnement depuis 96, elle est créatrice et animatrice du « Groupe de Paroles pour les Femmes ».

Le monde du travail est un univers où se côtoient des personnalités différentes. Ce milieu est le premier vecteur de développement personnel. C’est un environnement à la fois complexe et de haute compétition. Qu’est-ce qui, dans ce contexte, distingue donc une personnalité différente d’une personnalité difficile ?

Une personnalité difficile adopte un mode fonctionnement différent du nôtre, une façon propre de se mettre en contact qui perturbe et peut engendrer malaise, sentiment d’infériorité ou dévaluation de soi-même.

Ce postulat induit la relativité des personnalités difficiles. Ainsi, poussé à son extrême, nous devons admettre que nous avons toutes et tous, potentiellement, une personnalité difficile : nous nous entendons avec certains mais pouvons éprouver de sérieuses difficultés à communiquer avec d’autres.

Lire la suite de l'article

ALLER PLUS LOIN AVEC LE GESTIONNAIRE D'ABSENCE OUTLOOK

C'est la période des congés et, comme moi sans doute, recevez-vous, en réponse à vos mails, des messages d'absence.

 

Certes, je me réjouis que cette option d'Outlook se soit enfin démocratisée mais il reste encore beaucoup à faire. 

Entre les messages incomplets du style "En mon absence, veuillez contacter Sabrina" sans indication de numéro de téléphone ou d'adresse email et les messages vous obligeant à récupérer votre message envoyé et à le reforwarder à ladite collègue, quelle perte d'énergie ! Surtout quand cela se répète de manière incessante...

 

Je rêve de recevoir un jour un message du genre "Je suis absente du xxx au xxx. En mon absence, votre message a automatiquement été transféré à Valérie (Valérie@tartempion.fr, tél. : xx xx xx xx xx) qui se chargera d'y apporter une réponse rapide". Gain de temps, d'énergie pour l'expéditeur du message et une image bien plus professionnelle pour votre entreprise...

 

Est-ce un rêve encore inacessible ? Non. En fait, cette possiblilité existe sur Outlook depuis presque toujours mais qui le sait ? En fait, tout se cache dans les options du gestionnaire d'absence... Démonstration.

 

Procédure

 

1. Dans le menu "Outils", sélectionnez "Gestionnaire d'absence du bureau"

2. Activez l'option "Je suis actuellement absent du bureau"

3. Dans la zone de texte juste en-dessous, tapez le message que vous voulez adresser à vos correspondants (par exemple, celui que j'ai cité plus haut en exemple).  Jusque là, la plupart d'entre vous maîtrisent le sujet...

4. A présent, cliquez sur le bouton  Ajouter une règle (zone inférieure de la boîte de dialogue). Une nouvelle boîte de dialogue apparaît.

Ainsi donc si vous souhaitez transférer l'intégralité de vos messages reçus en votre absence à votre homologue, Valérie. Il suffit d'indiquer dans le champ Envoyé à... votre propre adresse mail. En dessous de ce champs, cochez les cases Reçu personnellement (A :) et Reçu en copie (Cc :). Cochez ensuite la case Transférer et, dans le champ A... indiquez les coordonnées de Valérie. Pas plus compliqué que cela !

 

Cet exemple n'est qu'un parmi tant d'autres cas de figures possibles car Outlook vous offre bien d'autres possibilités : déplacer un courrier contenant un certain objet (ex : candidature, cv, rp, devis...) dans un répertoire donné (ex : "recrutement", "presse", "fournisseurs"...). Les règles sont traitées à l'arrivée du mail et ce dernier est automatiquement classé dans le bon répertoire.

 

Il n'y a plus qu'à appliquer... ;-)

 

Article publié également sur le profil Top-Assistante de Facebook.

Baromètre 2011 RANDSTAD / FFMAS

Comme chaque année, Randstad et la FFMAS publient le baromètre de la profession.
Un document intéressant qui donne une idée de l'évolution de la profession.

 

OUTLOOK : imprimer les pièces jointes en rafale

Voici une petite colle posée par mes nouveaux collègues : comment imprimer rapidement un mail et l'ensemble des pièces jointes ?
La solution est très simple :

• Ouvrez le mail à imprimer ;
• Fichier, Imprimer ;
• Dans la partie inférieur de la boîte de dialogue qui apparaît, cochez la case Imprimer les fichiers joints.

Bon plan : Un "système de miles" rien que pour nous, assistantes ! Vous connaissez toutes le système des Miles : vous achetez un billet d'avion et communiquez les références d'une carte voyageur. Le titulaire de cette carte se voit gentiment crédité de points gratuits cumulables à son seul bénéfice alors que vous vous êtes entièrement chargée, vous, de la résa. Pas franchement cool... mais personne ne trouve à redire à ce système. Je vous propose donc de découvrir un service -entièrement légal-, reposant sur le même principe qui, cette fois, fonctionne à notre profit (chacun son tour !). Vous le connaissez sans doute et l'utilisez peut-être même déjà. Il s'appuie sur le système du cashback et est proposé par le leader sur le marché, Cashstore.fr. Le principe est simple : à chaque fois que vous achetez en ligne chez un marchand affilié, Cashstore vous rembourse une partie de vos achats. Vous accumulez donc des euros, que ce soit pour des achats à titre perso ou pour vos commandes bureau. Comment ça marche ? En réalité, Cashstore.fr perçoit une commission sur chacun des achats passés via son site. Il en garde une partie et vous reverse directement l'autre partie (environ 50% de la commission). Malin... Cashstore collabore avec plus de 1 000 vendeurs en ligne dont de nombreux orientés achats professionnels tels que : Top-office, Welcome-Office, Office Dépôt, Expedia, Dell, Booking... Des prestataires que vous utilisez sans doute déjà. Un exemple concret de résa pour 4 commerciaux dans un hotel d'Honfleur pour 3 nuits. En passant via Cashstore pour l'achat sur Booking (avec la CB de l'entreprise) et pour un montant total de 1 509 € vous récupérez sur votre compte personnel Cashstore 45,06 € ! Les sommes grimpent donc assez vite... il n'y pas de raison que seuls les cadres qui voyagent bénéficient d'avantages, d'autant que ce système est, encore une fois, totalement légal. Pour vous, aucun changement si ce n'est que vous vous connectez sur le site de Cashstore au lieu de celui de votre presta habituel. Autre point non négligeable : dès que l'un des membres de l'équipe achète, toute l'équipe récupère un petit peu de cashback ;). En s'appuyant donc sur un bon réseau doté de nombreux membres, l'enjeu pourrait être particulièrement intéressant pour nous. Je vous propose donc de tenter ensemble l'expérience et de me rejoindre sur http://www.cashstore.fr/incoming.aspx?origin=Topassist. Pour ma part, cela me permettrait, avec mes propres commissions, de financer une partie du coût de ce site (hébergement + noms de domaine + dépassements de trafic… ) qui représente, bon an, mal an environ 120 euros payés sur mes fonds propres (rassurez-vous, je survis !!!).

Fils RSS

Droit du travail avec www.juritravail.com

 

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