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Un nouveau site pour la profession

Je vous invite à bookemarker d'urgent ce nouveau blog d’assistantes : www.blog-assistantes.fr conçu et animé par notre amie Christine Harache de la Cegos.

Ce blog se veut un lieu de rencontre entre toutes les assistantes et les personnes concernées par cette profession.

Bureautique

Créer une diapositive Table des matières (jusqu'à Office 2003) . Une contribution de Bugstar

Jusqu’à la version Office 2003, il est facile de créer automatiquement une diapositive de table des matières. Pour cela, il basculez en mode trieuse, sélectionnez les diapositives concernées et cliquez sur « diapositive de résumé ».

La diapositive est alors automatiquement insérée insérée en début de diaporama.

Cette option n’existe malheureusement plus sur Office 2007. Pour parvenir à un résultat identique, vous devrez procéder manuellement en insérant une diapositive vide avec zone de texte et en y collant un à un tous les titres...
On peut légitimement se demander pourquoi Microsoft a retiré cette fonction de cette version...

 

Word. Récupérer un fichier Doc. Une contribution de Bugstar

Il peut arriver que, suite à un plantage, vous ne puissiez pour rouvrir votre fichier Doc. Deux solutions standards se présentent à vous. L’une consiste à ouvrir Word, à activer le menu Fichier, Ouvrir, puis à sélectionner le fichier en question. Cliquez ensuite sur la flèche située immédiatement à droite sur le bouton Ouvrir et sélectionnez la commande Ouvrir et réparer.

Si cette tentative ne donne pas le résultat escompté, vous pouvez tenter de récupérer -si vous avez pris auparavant la précaution de paramétrer votre application à cet effet- la dernière sauvegarde automatique. Pour savoir où elle se trouve, dans le menu Outils, Options, onglet Enregistrement, et Par défaut.

Enfin, si cette seconde solution n'aboutit pas, voici une ultime petite manipulation qui n’est malheureusment pas efficace à 100 % mais qui reste néanmoins à tenter. Ouvrez Open Office Writer, puis tentez d’ouvrir votre fichier Word. Si cela fonctionne, re-sauvegardez le au format de votre choix, Word 2003 (xml) ou doc. Vous devriez pouvoir ré-ouvrir votre fichier avec Word.

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COPY-TOP, n°1 de l'impression numérique et des services de numérisation (cartes de visite, plaquettes, affiches, numérisation de documents…) offre aux membres du site Top-Assistante une remise permanente de -20% sur l'ensemble de leurs services. Pour en bénéficier, mentionnez simplement le code promo PRP20 lors de votre commande. Ce code peut être utilisé plusieurs fois et n'a pas de date limite de validité car COPY-TOP a bien compris que dans la fonction d'assistante ou secrétaire les besoins en impressions ne sont pas toujours prévisibles ! Vous trouverez toutes les informations sur les services COPY-TOP ici : http://www.copytop.com/service_impression_graphique

 

 

Word - Macro de conversion guillemets anglais/français. Une contribution de Bugstar

Cette macro m'a paru intéressante dans le cadre où l'on est fréquemment écrire des documents en anglais. Elle permet, grâce à une combinaison de touche (Ctrl+Maj+G) de modifier le format des guillemets.

Dans un nouveau document Word, activez la combinaison de touches Alt + F11 et sélectionnez Normal dans la fenêtre Projet, puis Module dans le menu Insertion. Collez cette macro dans la fenêtre vierge qui s'ouvre :

Public Sub LangueGuillemets()

If Options.AutoFormatAsYouTypeReplaceQuotes = False Then

Options.AutoFormatAsYouTypeReplaceQuotes = True

StatusBar = "Guillemets FRANCAIS activés"

Else: Options.AutoFormatAsYouTypeReplaceQuotes = False

StatusBar = "Guillemets ANGLAIS activés"

End If

End Sub

 

Fermez l'éditeur de macro.
Dans le document Word, activez Outils, Personnaliser, onglet Barre d'outils, cliquez sur Clavier. Dans Catégories, sélectionnez Macros, et LangueGuillemets dans la liste des macros.

Dans le champ Nouvelle touche, appuyez simultanément sur les touches Ctrl+Maj+G.
Acceptez d'enregistrer le nouveau normal.dot

 

Remarque Top-Assistante : les guillemets ne sont pas les seuls signes de ponctuation qui diffèrent en langue anglaise. Ainsi, il n'y a aucun espace avant les signes de ponctuation contrairement à certains signes de la langue française. C'est notamment le cas pour les ":", le ";", le "!", le "?".

 

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Afficher un plan à partir des contacts d’Outlook . Une contribution de Bugstar

A partir d’une fiche Contact, il est possible très facilement d’obtenir instantanément un plan d'accès. Pour cela :

• ouvrez la fiche contact qui vous intéresse ;
• cliquez sur l'iconeAfficher le plan de l’adresse ou Carte suivant les versions, dans la barre d'outils, zone Communiquer sous 2007.

Le plan s’affiche dans une page web de votre navigateur, le lieu étant indiqué par un point rouge.

Note Top-Assistante : Voici une astuce géniale que je ne connaissais pas et que je vais m'empresser d'exploiter ! Merci Bug'

 

 

* * *

Powerpoint - Convertir votre diaporama PowerPoint en diaporama Flash avec Speechi light. Une contribution de Bugstar

Speechi light est un freeware qui vous permet de convertir gratuitement votre présentation PowerPoint afin de la mettre en ligne sur une page web.

L'application est téléchargeable à l'adresse : www.speechi.net/fr/index.php/home/gamme-speechi/powerpoint-flash/

Après l’installation de l’application, une nouvelle fonction s’ajoute à votre PowerPoint. Vous devez vous enregistrer pour obtenir un numéro de licence (gratuite) et débloquer la fonction de conversion au format flash.

Dans PowerPoint, sélectionnez alors le menu Speechi, Imprimante flash.

La durée de la conversion varie grandement en fonction de la taille de votre diaporama. Bien que compatible avec de nombreuses animations, il se peut que certaines ne soient pas conservées. Evitez donc les diaporamas trop complexes et surtout les macros. La conversion ne prend également pas en charge le son présent dans le diaporama.

La conversion terminée, le nouveau diaporama se lance automatiquement dans votre navigateur via un fichier index.html. L’ensemble des fichiers à mettre en ligne sont sauvegardés à cet emplacement :

C:\Documents and Settings\nom_utilisateur\Mes documents\speechi light

Produit compatible Powerpoint 2007.

Note de Top-Assistante : je suis d'autant plus ravie que Bugstar ai pris l'initiative de parler ici de ce produit que ce dernier a été conçu par une de mes relations, mon ancien PDG, Thierry Klein. Je me serai particulièrement sentie en porte-à-faux alors que le produit présente, pour notre profession, un réel intérêt.

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Outlook - Rappeler un message envoyé par inadvertance - Une contribution de Bugstar

Rien n'est plus délicat que d'envoyer un message à caractère confidentiel par inadvertance à un collègue non concerné ou, à plus forte raison, ou bien encore un devis erroné à un client.

Si votre entreprise est équipée d'un serveur Exchange, pas de panique : tout n'est peut-être pas perdu !

Dans le répertorie Eléments envoyés, positionnez votre curseur sur le message à récupérer.

Dans le menu Actions, sélectionnez Rappeler ce message et, dans la fenêtre suivante, choisissez l'option la plus appropriée à votre cas de figure :

- supprimer les copies non lues de ce message ;
- supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message.

Par mesure de précaution, cochez toujours la case M'avertir si le rappel a réussi ou échoué pour chaque destinataire.

Pour que cette tentative fonctionne, il faut que le message n'ai pas été lu par tous les destinataires. Dans ce cas, les messages non ouverts sont détruits et le correspondant informé que vous avez rappelé le message.

Si le message rappelé a été ouvert, le destinataire est informé de votre souhait de le récupérer mais le message d'origine n'est pas détruit.

De même, si le message envoyé est dipatché par le destinataire dans un autre répertoire, que ce soit manuellement ou à l'aide de règles, la tentative de rappel avortera.

A noter également la présence d'une fonction Renvoyer ce message qui permet de renvoyer le message (action similaire à Transférer) en mettant automatiquement l’ordre de l’expéditeur et du destinataire. Contrairement à la fonction rappeler, cette fonction est disponible quelque soit l’origine du mail.

Pour plus d'information sur les chances de rappel, consulter l'aide en ligne de Microsoft : http://office.microsoft.com/fr-fr/outlook/HA012304191036.aspx?pid=CH100776981036#2

 

Logiciels gratuits

Agenda gratuit

Cette application Web permet d’une part d’imprimer un calendrier mensuel personnalisé, d’autre part de gérer son agenda.

La gestion de l’agenda permet d’inscrire ses rendez-vous, invitations, réunions, anniversaires, fêtes à souhaiter :

Les anniversaires et fêtes à souhaiter réapparaîtront automatiquement chaque année.
Si vous avez oublié la date d’un anniversaire, d’une fête, d’un rendez-vous, une fonction de recherche vous permettra de la retrouver.
Vous choisirez le mode de visualisation de votre agenda : synthétique par mois, ou détaillé par semaine.
La boîte de dialogue pour la saisie de votre agenda, à une date donnée, comporte plusieurs liens événementiels, par exemple un lien sur l’encyclopédie libre Wikipédia pour le saint du jour, et un lien sur les acualités Google pour la date du jour.

La personnalisation du calendrier porte sur la taille, la couleur, et les informations à afficher :

Vous pouvez modifier la taille et la couleur des cellules, la taille, la couleur et la police des caractères, l’image de fond du calendrier.
Vous pouvez placer une photo personnelle au-dessus ou au-dessous du calendrier, et une légende à coté ou sur le calendrier. La photo et la légende sont positionnables avec un glisser déplacer de la souris.
Vous pouvez décider d’afficher les 3 zones des vacances scolaires, une seule zone au choix en fonction de son lieu de résidence, ou ne pas afficher les vacances scolaires.
Vous pouvez aussi afficher ou ne pas afficher les fêtes et les numéros de semaine.
Si vous le souhaitez, toutes les options de personnalisation que vous avez choisies seront conservées, pour un affichage ultérieur.
Le calendrier obtenu peut soit être imprimé via le navigateur, soit être copié collé dans un traitement de texte, pour finaliser la mise en page avant impression.

Ci-dessous, 2 exemples de calendrier :
Le premier, minimaliste, présente les informations obligatoires du calendrier :

Le deuxième, complet, affiche les données d’agenda, les anniversaires, fêtes à souhaiter, les fêtes, les numéros de semaine, les 3 zones des vacances scolaires. Chacune de ces informations peut être cachée, via une case à cocher dans les options d’affichage.

Un clic sur un numéro de semaine affiche le calendrier hebdomadaire détaillé.
Un clic sur une date affiche la boîte de dialogue pour la saisie de l’agenda à une date donnée. Chacune des informations de cette boite de dialogue (Agenda, Anniversaires, Fêtes à souhaiter, liens sur Wikipédia, lien sur Google News) peut être cachée, via une case à cocher dans les options d’affichage.

Cette application est compatible avec Internet Explorer 5, 6, 7, et 8.

Les données personnelles (agenda, anniversaires, paramètres, etc.) sont stockées sur le disque dur du poste de travail, et ne sont donc pas transmises au serveur.
Cette méthode permet d’avoir des temps de réponse instantanés, de fonctionner en mode déconnecté, et surtout, l’utilisateur a l’assurance que ses données personnelles ne seront pas utilisées sans son accord.
Avec Internet Explorer 5, 6, et 7, les données sont stockées via le “mécanisme de Persistence”, et sont effacées si l’utilisateur supprime les cookies.
Avec Internet Explorer 8, les données sont stockées via le “mécanisme DOM Storage”, et ne sont pas effacées si l’utilisateur supprime les cookies.
C’est la raison pour laquelle il est recommandé d’utiliser Internet Explorer 8, bien que l’application fonctionne à partir d’Internet Explorer 5, et qu’une procédure d’exportation / importation permette de retrouver ses données personnelles en cas de changement de version de navigateur ou de poste de travail.

Les deux liens suivants pemettent une découverte de l’application :
- http://www.calagenda.fr/index.htm pour l’affichage de l’aide à l’utilisation.
- http://www.calagenda.fr/cal.htm pour l’affichage du mois en cours.

 

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Liens et produits

Mon entreprise écologique. Voici un forum tout nouveau, malin et dans l'air du temps ! Mon entreprise écologique, site conçu et réalisé par une assistante de direction, se veut un lieu "d'échange d'astuces, de conseils, de bonnes adresses et anecdotes pour que les éco-citoyens soient aussi de bons éco-salariés".

Depuis plusieurs années, la Poste développe des services en ligne. Parmi les plus connus, citons La lettre recommandée électronique dont le principe est des plus simples : il suffit d'envoyer par mail à la Poste le courrier recommandé ainsi que le fichier d'adresses des destinataires. La Poste se charge alors de l'impression, de la mise sous pli du courrier, de son affranchissement et de son envoi.
Les tarifs pratiqués sont supérieurs à l'envoi d'une lettre recommandée par voie traditionnelle car la charge de l'impression et la fourniture de l'enveloppe sont transférés aux services postaux.

Autre service bien utile pour les PME et signalé par une de nos internautes que je remercie (Marthe2008), le Timbre en ligne facilite la gestion des timbres des petites structures. Plus besoin de se déplacer pour acheter des timbres. Plus besoin non plus de gérer son stock. L'achat se déroule intégralement en ligne et l'impression est immédiate.
Là aussi le principe est simple : vous ouvrez un compte et commandez le nombre de timbres que vous souhaitez. Vous les imprimez ensuite sur des étiquettes (plusieurs formats acceptés) que vous collez sur vos enveloppes (ou directement sur ces dernières si votre imprimante accepte ce type de format).
Le timbre acheté en ligne diffère notablement de fameux timbre Marianne que nous connaissons tous, tout d'abord en raison des visuels très spécifiques et en second lieu par la présence d'un code barre qui atteste de l'authenticité du timbre.
Sofy, utilisatrice de ce service, nous signale les avantages et inconvénients du Timbre en ligne :

Avantages :

- utilisation d'une simple imprimante ;
- impression des timbres quand on veut (24h/24 7j/7) ;
- pas de déplacement à la Poste ;
- pas de surcoût : vous ne payez que le prix du timbre ;
- choix de la photo du timbre parmi de nombreux visuels ;
- si votre première impression n'est pas bonne (impression de travers), possibilité de réimprimer le timbre une 2ème fois (mais pas une de plus) !

Inconvénients :

- durée des timbres limitée à 60 jours (code barre pour contrôle)
- difficulté d'accès parfois au site et présence de buggs engendrant la perte d'impression et impliquant de ce fait une réclamation.

Tout bien pesé, Sofy se déclare globalement satisfaite de ce service.

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Formation Excel : créez efficacement et rapidement les tableaux de bord de votre société. Les fidèles du site le savent, voici plusieurs années que j'ai noué, à travers internet, des liens d'amitié avec Gaëtan Mourmant, webamaster du site www.polykromy.com.
Gaëtan est un expert pour tout ce qui touche à Excel et voici plusieurs années, il a développé une gamme de produits d'autoformation sur le sujet dont j'ai eu maintes fois l'occasion de parler.

Son dernier CD en date ? Les tableaux de bord, bête noire des assistantes.

Il y a un an et demi, mon entreprise -sur mes recommandations- a challengé Gaëtan sur la réalisation d'un projet Excel particulièrement complexe dont il s'est magistralement sorti. Je suis donc en mesure de confirmer que son talent et son expertise sur Excel sont totalement avérés.
Ces CD d'autoformation, ainsi qu'en attestent les vidéos de démonstration disponibles sur son site, sont particulièrement didactiques.

Je profite de l'occasion qui m'est donnée pour remercier mon ancien DAF, Franck, de la surprise qu'il m'a faite, à l'occasion du développement de notre projet Excel, en invitant Gaëtan -qui réside aux US- à venir dans notre agence parisienne. J'ai ainsi pu enfin mettre un visage sur un nom, après plusieurs années de correspondance mail ! Une rencontre inoubliable.

Fils RSS

Droit du travail avec www.juritravail.com

 

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En Alsace :

Josiane Klein

N'hésitez pas vous aussi à contribuer en envoyant un mail à . je travaille seule et donc... à petite vitesse. De plus, je ne suis pas un puits de science !
Merci à toutes et à tous

Nadège.