Outlook

Signer numériquement ses macros

Créer une macro implique d’abaisser le niveau de sécurité de son poste de travail.
Pourtant, Microsoft propose une solution gratuite pour allier macro et sécurité : l’auto-certification.
Grâce à cette astuce, vous pourrez lancer vos macros signées tout en inhibant toutes les autres !

Localiser Selfcert.exe

Selfcert.exe est un utilitaire gratuit installé sur votre poste de travail en même temps que la suite Office.

Il est localisé dans votre répertoire c:\Program files (x86)\Microsoft Office\version_de_votre_suite.

En cas de souci, utilisez le moteur de recherche de votre explorateur pour localiser cet utilitaire.

Double cliquez sur son Selfcert.exe pour lancer le programme.

Une boîte de dialogue vous invite à créer un certificat : affectez-lui un nom, par exemple, le nom de votre société. Validez. Votre certificat est créé.

Signer une macro à l'aide de votre certificat

Toutes les macros créées par vos soins devront désormais être rattachées à votre certificat pour s’exécuter sur votre poste de travail.

Pour cela :

  • Ouvrez votre macro.
  • Activez le menu Outils puis Signature électronique.
  •  Cliquez sur Choisir et pointez vers le certificat créé (ou sur le lien Autre choix si plusieurs certificats sont présents sur votre disque dur). 
  • Validez. Votre macro est signée.

Gérer le niveau de sécurité de vos macros

Une fois votre certificat installé, pensez à ajuster le niveau de sécurité de votre poste de travail en activant l’onglet Développeur puis Sécurité des macros.

Optez pour Notifications pour les macros signées numériquement, toutes les autres macros sont désactivées.

 

 

Cette manipulation est à effectuer une fois pour chacun des programmes Office (une fois pour Outlook, une fois pour Excel, etc.).

Refermez la boîte de dialogue.

 

Partager un certificat avec d'autres utilisateurs

Lors de l’ouverture d’un fichier contenant une macro signée, l’utilisateur est informé de la présence d’un certificat par le biais d’un message.

Pour valider votre certificat, il devra cliquer sur  Approuver tous à partir de l’éditeur. Il pourra ensuite ajuster ses paramètres de sécurité comme expliqué précédemment. Désormais, toutes vos macros signées seront automatiquement acceptées.

 

Supprimer un certificat

On « révoque » un certificat par le biais soit de votre navigateur, soit en passant par le Panneau de configuration.

Sous Chrome :

Activez Paramètres Paramètres avancés (tout en bas de la page) – Gérer les certificats.

La liste de vos certificats s’affiche et vous pouvez alors les supprimer.

Par le panneau de configuration :

Bouton Démarrer Paramètres (roue dentée).
Dans la zone de moteur de recherche, tapez « certificats » et sélectionnez l’option Gérer les certificats utilisateur.
Cette action ouvre un nouveau panneau.
Double cliquez sur Personnel Certificats.
Sélectionnez le certificat et cliquez ensuite sur X et validez.

 

Excel : retraiter des données

Dans le cadre de nos fonctions, il nous arrive fréquemment de devoir exporter et retraiter des données issues d’un logiciel professionnel (comptabilité, paie, CRM…).

Les données obtenues sont souvent incomplètes : des cellules vides émaillent mon document, rendant son exploitation difficile.

J’ai souvent perdu des heures à compléter les données manquantes. Jusqu’au jour où j’ai découvert l’astuce de mon ami Gaëtan MOURMANT (www.xlerateur.com). Des heures et des heures de travail économisées !

Pour combler les vides, 2 minutes suffisent :

  • Positionnez votre curseur n’importe où dans votre tableau.
  • Appuyez sur F5.
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Cellules vides.
  • Saisissez = puis cliquez sur la cellule jute au-dessus.
  • Validez à l’aide des touches Ctrl + Entrée.

Le tour est joué : votre tableau est complété.

 

Découvrez sa vidéo ici .

Word

Déplacements et sélections dans Word

Un sujet sur les déplacements et sélections dans Word ? Une perte de temps, allez-vous me dire. Pas si sûr. Combien de fois par jour accomplissons-nous ces gestes banaux ? 10 fois ? 20 fois ? Sans doute davantage. Alors, autant bien les maîtriser.

Les déplacements

Je suppose que vous connaissez toutes et tous les touches de déplacement de base. Mais saviez-vous qu’il est possible de les combiner avec la touche Ctrl pour décupler leur effet ?

TOUCHES SIMPLES

TOUCHES + CTRL

homeDéplace le curseur au début de la ligneCtrl homeDéplace le curseur au début du document
finDéplace le curseur à la fin de la ligneCtrl finDéplace le curseur à la fin du document
basDescend d’un 1/2 écran vers le basCtrl basDescend d’un écran vers le bas
hautRemonte d’un 1/2 écran vers le hautCtrl hautRemonte d’un 1/2 écran vers le bas
bas2Descend d’une ligne vers le basCtrl bas2Descend d’un paragraphe vers le bas
haut2Remonte d’une ligne vers le hautCtrl haut2Remonte d’un paragraphe vers le haut
droiteDéplace le curseur d’un caractère vers la droiteCtrl droiteDéplace le curseur d’un mot vers la droite
gaucheDéplace le curseur d’un caractère vers la gaucheCtrl gaucheDéplace le curseur d’un mot vers la gauche

Déplacer un texte

  • Pour déplacer un texte, sélectionnez-le ;
  • Cliquez sur F2 : le message apparaît deplacer en bas à gauche, dans la barre d’état ;
  • Positionnez votre curseur à l’emplacement désiré et appuyez sur Entrée.

Effacer rapidement le mot précédent

Pour effacer le mot qui précède, appuyez simplement sur Ctrl et la touche Retour arrière (au-dessus de la touche Entrée).

La touche F5

La touche F5 affiche la boîte de dialogue Atteindre. Cette dernière permet d’accéder rapidement à une page donnée. Il suffit alors de taper le numéro de la page souhaitée et d’appuyer sur Entrée.

Mais on peut choisir de naviguer tout à fait autrement, par exemple de 2 pages à la fois. Dans ce cas, saisissez +2 en lieu et place du numéro de page. De la même manière, on peut se déplacer en arrière dans le document à l’aide du signe « -« . On peut également se déplacer en utilisant les %, par exemple, à la moitié du document en saisissant 50% (ou tout autre nombre à votre guise).

Cette boîte de dialogue permet également de se déplacer de signet en signet (si votre document comporte des signets), d’image en image en sélectionnant Graphique dans la zone Atteindre ou de tableau en tableau. Pratique quand on doit actualiser un tableau situé quelque part dans un document de 120 pages !

Le volet Navigation

Un clic sur le numéro de page situé dans la barre d’état affiche l’onglet Navigation. Celui-ci dispose de 3 options :

Titres

Si votre document est structuré et utilise les styles, vous pouvez atteindre un emplacement donné en cliquant dessus.

Par exemple, si dans l’exemple ci-contre vous cliquiez sur B. Export, votre curseur se déplacerait aussitôt à l’emplacement correspondant.

Quel gain de temps ! Encore faut-il maîtriser les styles qui s’avèrent d’une extrême utilité dans bien des cas de figure.

 

Pages

Cette option affiche vos pages sous forme de vignettes. Un clic sur l’une d’entre elles permet d’atteindre la page souhaitée.

 

 

Les sélections

Revoyons tout d’abord les bases. Pour sélectionner :

à la souris

1 mot1 double clic sur le mot
1 ligneMettre le curseur dans la marge de gauche et cliquer une fois
1 paragraphe3 clics rapprochés sur le paragraphe ou
mettre le curseur dans la marge de gauche et double-cliquer
Le documentmettre le curseur dans la marge de gauche et triple cliquer
  

 1clic

Exemple : curseur placé dans la marge de gauche + 1 clic

au clavier

1 motCtrl Maj droite
1 lignehome puis Ctrl Maj
Le documentCtrl A
depuis le curseur jusqu’à…Touche Maj enfoncée (ou une pression sur F8) puis étendre la sélection

La combinaison Maj (F8) home permet d’étendre la sélection depuis l’emplacement du curseur jusqu’au début de la phrase.

Idem, Maj (F8) Ctrl bas2 sélectionne depuis le curseur jusqu’à la fin du paragraphe. Maj (F8) Crtl bas sélectionne depuis la position du curseur jusqu’à la fin du document.

En fait, il suffit de rajouter « Maj » (ou F8) aux combinaisons de touches détaillées  plus haut.

Sélectionner en colonne

Il est possible sous Word de sélectionner tous les x caractères d’un ou plusieurs paragraphes, pour, par exemple, leur appliquer une mise en forme particulière comme dans l’exemple ci-dessous :

Sélection d'un texte en colonne

Ci-contre, j’ai sélectionné les premiers caractères de chaque ligne pour leur appliquer une police particulière  :

  • positionnez-vous devant le premier caractère,
  • Ctrl Maj F8,
  • cliquez autant de fois que nécessaire sur pour sélectionner le nombre de caractères souhaités (dans notre exemple, une fois seulement),
  • puis cliquez sur autant de fois que nécessaire pour sélectionner les lignes désirées,
  • appliquez votre mise en forme !
  • Sélections discontinues (à partir de la version 2002)

    Word XP autorise les sélections discontinues, à la manière d’Excel.

    • Pour sélectionner des paragraphes discontinus, sélectionnez le premier paragraphe ;
    • Maintenez la touche Ctrl enfoncée ;
    • Cliquez sur le second paragraphe et ainsi de suite.

    Nb : cette procédure fonctionne qu’il s’agisse de paragraphes, lignes ou mots.

 

Retrouver aisément les derniers fichiers utilisés

Sans doute avez-vous l’habitude de créer des raccourcis vers les fichiers que vous utilisez fréquemment. Mais il existe une solution plus simple pour retrouver aisément les derniers fichiers utilisés : épingler les fichiers dans leur logiciel d’origine. En d’autres termes, les conserver en top liste des fichiers les plus récemment ouverts.

Pour cela :

  • ouvrez votre fichier avec votre application Office.
  • activez le bouton MS Office (version 2007) ou Fichier (version 2010 et plus).
  • cliquez sur l’option Récent.
  • le nom du fichier ouvert apparaît dans la liste des documents ouverts les plus récemment.
  • cliquez sur l’épingle blanche située face au nom de fichier.
  • l’icone devient bleue et le fichier est désormais « épinglé ». Vous y accéderez par le biais de l’option Fichier – Récent.
  • Si vous n’utilisez plus un fichier épinglé, cliquez simplement sur l’icone bleue en face de son nom.

Cette astuce fonctionne de la même façon avec l’explorateur Windows.

Concevoir un userform

Les boîtes de dialogue (ou Userform en anglais) permettent une véritable interaction avec l’utilisateur.  Elles comportent des zones de texte, des listes déroulantes, des cases à cocher… qui guident l’utilisateur dans ses choix. Elles sont donc très présentes en programmation.

Nous allons aujourd’hui découvrir comment concevoir ce type d’userform à travers un petit exercice Word mais le principe de la Userform vaut également pour tous les logiciels Office.

Pour cet exercice, nous repartirons sur la promesse d’embauche de la leçon précédente. Nous allons créer sous Word une boîte de dialogue pour permettre à un utilisateur de saisir tous les renseignements nécessaires pour finaliser le document. Pour cela, les zones à compléter ont été marquées à l’aide de signets.

Pour mémoire, pour visualiser les emplacements des signets dans un document Word, activez FichierOptions, Options avancées, et cochez la case Afficher les signets.

comment afficher un symbole signet dans Word

Les emplacements sont matérialisés par une [ grise. Pour plus de clarté, j’ai indiqué dans l’illustration ci-dessous le nom de chacun de ces signets en violet et à côté de la  [ : imprimez cette page car nous aurons besoin des ces indications pour insérer les différents éléments de notre boîte de dialogue à l’issue de notre macro.

signets

Créer une boîte de dialogue ou Userform

A présent, entrons dans le vif du sujet et passons à la création de la boîte de dialogue.

Tout d’abord, affichez l’éditeur Visual Basic (Alt F11).

Cliquez sur l’icône userform userform à gauche dans la barre d’outils.

Une grille intitulée Userform1 s’affiche ainsi qu’une barre d’outils Contrôles. user2

Les contrôles servent à positionner des des Zones de textes, cases à cocher, listes déroulantes… dans le Userform.
A l’aide de votre souris, survolez chacun de ces contrôles afin de bien les identifier.
Au cours de cette leçon, nous allons manipuler certains de ces contrôles (Intitulé, zone de texte, bouton de commande et, pour le plaisir, Image).

Agrandissez à présent un peu la Userform : positionnez votre curseur sur un angle de la Userform et tirez à l’aide de la souris. Vous pourrez, bien évidemment, à tout moment réajuster la taille de cette boîte.

Ajouter des contrôles Intitulés et Zones de texte

Avant d’ajouter nos contrôles sur notre boîte de dialogue, nous devons tout d’abord lister les informations que nous aurons besoin de récupérer :

L’adresse : elle comprend un champ societe, contact, rue1, éventuellement rue2, cp et ville. Nous créerons donc autant de champs textes que d’indications à fournir, en l’occurrence 6 zones.

La date, nos références, vos références, pièces jointes, objet, signataire, titre du signataire : pour ces champs, nous utiliserons les mêmes noms que ceux utilisés dans les signets, à l’exception de date que nous nommerons ‘datel’ (‘date’ étant un mot réservé en programmation).

Salutation (le contenu des salutations 1 et 2 étant identiques, un seul contrôle suffit). Par contre, il convenait de définir 2 signets, un par position dans le corps de la lettre.

A présent, plaçons les contrôles.

Les intitulés (étiquettes) – Propriété Caption

Cliquez sur l’icône intitule et déplacez votre curseur sur la Userform. Votre curseur  prend la forme +  A. Cliquez sur un emplacement de la grille pour ajouter une étiquette (Label en anglais).captionPour modifier l’intitulé de l’étiquette et afficher Société, dans la boîte de dialogue Propriétés située à gauche de votre écran sous la zone Projets. Si cette fenêtre n’apparaît pas, appuyez sur F4. Repérez le champ Caption (légende) et cliquez 2 fois derrière Label1 pour le sélectionner.

A présent, tapez tout simplement le nom de l’étiquette, à savoir « Société : » et appuyez sur entrée.

Les zones de textes – Propriétés Name

A présent, nous allons insérer notre première zone de texte. Contrairement à l’Intitulé qui fournit des indications destinées à l’utilisateur sur la zone qui suit, une zone de texte est une zone que l’utilisateur peut compléter. Cliquez sur l’icône  ab| et tracez une zone de texte juste à côté de l’étiquette que vous venez de dessiner. Tracez-la suffisamment longue pour qu’elle puisse accueillir un nom de société.

Nous allons à présent nommer cette zone de texte. Pourquoi ? Tout simplement parce que nous en aurons besoin pour récupérer son contenu. Dans la fenêtre de Propriétés, cliquez 3 fois sur le champ (Name), et saisissez le nom « societe ». Validez en appuyant sur entrée. Choisissez de préférence des noms courants, parlants et sans accent ni espace, pour des questions de sécurité.

Pour chaque élément à récupérer, à votre tour créez une étiquette et une zone de texte comme ci-dessous :

boite

Pour celles ou ceux qui le souhaitent, vous pouvez télécharger ici la Userform ci-dessus. Sauvegardez-la sur votre disque dur puis, dans le menu Fichier de l’éditeur Visual Basic, sélectionnez l’option Importer un fichier et pointez vers le fichier. Validez : Userform1 est insérée dans le répertoire Feuilles.

Les autres contrôles et leurs propriétés : boutons de commande, image et UserForm

Il nous reste à présent quelques éléments à dessiner sur notre boîte de dialogue : un bouton « Valider » pour valider le contenu, un bouton « Annuler » pour refermer la boîte de dialogue et enfin, une image (logo), pour la fine bouche.

Les boutons de commande – Propriétés Caption et Name

  • Pour placer un bouton de commande, cliquez sur l’icône  puis cliquez sur un emplacement libre de votre boîte de dialogue.
  • Il va à présent falloir ajouter un texte à ce bouton. C’est là le rôle de la propriété Caption. Dans la fenêtrePropriétés, cliquez 2 fois sur « Caption » et saisissez « Valider ». Appuyez sur entrée pour terminer.
  • Nous allons à présent donner un nom à ce bouton. Double cliquez sur la propriété « Name » et saisissez « Ok ». On le voit : le nom du bouton (« Ok ») peut être différent de son intitulé (« Valider »).
  • De la même manière, créer un bouton ayant les propriétés suivantes :
    • Caption : Annuler
    • Name : Cancel

Facultatif – Insérer une image

A présent, nous allons ajouter notre image. Pour ce faire, je vais utiliser le logo de ce site (vous pouvez faire de même en opérant un clic droit sur l’image en Hautet à gauche de cette page, option « Enregistrer l’image sous »).

  • Cliquez sur l’icône 
  • Dans la fenêtre de Propriétés, double-cliquez sur « Picture » et pointez vers votre image. Validez
  • Si votre image n’apparaît pas intégralement dans votre zone d’image, double-cliquez sur la propriété PictureSizeMode et testez les différentes options une à une.
  • Si vous ne souhaitez pas rajouter de bordure autour de votre image, double-cliquez sur la propriété BorderStyle et sélectionnez la première option « 0-fmBorderStyleNone ».

Tester la boîte de dialogue

  • Pour visualiser la boîte de dialogue, cliquez  puis sur le bouton Bouton  de la barre d’outils ou appuyez sur F5.
  • Pas mal non ? Reste cependant à finaliser un dernier point : notre boîte de dialogue s’intitule « Userform1 » et nous allons remédier à ce petit inconvénient.
  • Pour refermer la boîte de dialogue, cliquez sur la case « x » : les boutons « valider » et « Annuler » ne fonctionnent pas… encore du moins, car nous ne leur avons pas associé de code !
  • Une fois votre boîte refermée, sélectionnez votre Userform en cliquant sur la barre de titre bleue de la boîte de dialogue. Dans la fenêtre de propriétés, champ « Caption », saisissez « Renseignements utilisateur ».
  • Testez à nouveau votre boîte de dialogue… et sauvegardez !

Insérer du code : bouton « annuler »

Le code du bouton Annuler étant extrêmement limité, nous allons commencer par le traiter.

  • Dans votre UserForm, double-cliquez sur le bouton que vous avez intitulé « Annuler »
  • Le texte suivant apparaît :

Que doit-il se passer si l’utilisateur clique sur ce bouton « annuler » ? La boîte de dialogue doit simplement se refermer. L’instruction Visual Basic correspondante est unload nom_de_la_feuille.

  • Placez-vous entre les deux lignes de code et saisissez « Unload Userform1 »
  • Testez à nouveau votre UserForm en cliquant sur F5 et sur le bouton « Annuler ». Cette fois, tout devrait fonctionner…

Insérer du code : bouton « Valider » – Positionner le curseur dans le document Word

Nous entamons là la partie la plus complexe et la plus longue de notre code.

Voici le détail des opérations que nous allons devoir accomplir :

  • Récupérer le contenu de chacune de nos zones de texte.
  • Insérer ce contenu dans notre document grâce à nos signets.
  • Refermer la boîte de dialogue.
  • Positionner notre curseur au début de notre lettre pour que l’utilisateur puisse compléter le corps de la lettre.

Ouf !

Tout d’abord, pour insérer le code, vous l’aurez deviné, il vous faut double-cliquer sur le bouton « valider ».

Vous obtenez les deux lignes de code suivantes :

Fonction Placez votre point d’insertion entre ces deux lignes.

S’agissant de notre première boîte de dialogue, nous allons faire simple et récupérer les données telles que, sans les reformater, en partant du principe que l’utilisateur les ait saisies correctement. Nous veillerons au cours des leçons suivantes à améliorer et optimiser ce code.

Positionner le curseur dans le document Word

Nous avons défini, en page 2, différents signets dans notre document Word. Reprenez ou imprimez cette liste.

Nous allons déplacer notre curseur sur chacun de ses signets et y insérer le contenu de notre boîte de dialogue.

Vous avez sans doute noté que nous n’avons créé qu’un seul signet pour l’adresse alors qu’elle comporte plusieurs lignes : nous traiterons ce cas vers la fin de cette leçon. Let’s go, ce n’est pas très compliqué !

La syntaxe pour atteindre un signet Word est la suivante :

selection.goto([What], [Which], [Count], [Name] as range)

Encore une fois, faisons simple et ne nous embarrassons pas de détails inutiles (nous ne sommes pas des programmeurs chevronnés… pour l’instant !).

La syntaxe minimale dont nous aurons besoin est selection.goto,,, »nom_du_signet ».

Pour notre signet « date », cela donnera donc selection.goto,,, »date ». Insérez cette ligne de code et double-cliquez sur « Userform » dans la fenêtre Projets, puis appuyez sur F5 pour lancer la macro. Déplacez la boîte de dialogue : votre curseur est bien placé derrière « Paris, le « . Appuyez sur le bouton « Cancel » et revenez dans l’éditeur de code et double-cliquez à nouveau sur le bouton « valider ».

Voici le reste des instructions à saisir (faites un copier-coller dans Word si vous le souhaitez) :

Private Sub ok_Click()
Selection.GoTo , , , « date »
Selection.GoTo , , , « vosref »
Selection.GoTo , , , « nosref »
Selection.GoTo , , , « objet »
Selection.GoTo , , , « pj »
Selection.GoTo , , , « salutation1 »
Selection.GoTo , , , « salutation2 »
Selection.GoTo , , , « signataire »
Selection.GoTo , , , « titre »
Selection.GoTo , , , « debut »
End Sub

Pour l’instant, nous n’avons fait que déplacer notre curseur aux différents signets. Nous allons apprendre à présent, àinsérer le contenu de notre boîte de dialogue.

Insérer du code : bouton « valider » – insérer le contenu de la boîte de dialogue

Nous l’avons vu précédemment dans notre petit cahier des charges, après avoir atteint chaque signet, il nous faut insérer le contenu de la boîte de dialogue correspondant.

Par exemple, à l’emplacement du signet « date », nous devons insérer le contenu du contrôle de notre UserForm que nous avons appelé « datel ».

Idem pour le signet « vosref », nous allons insérer le contenu de la zone de texte de notre UserForm que nous avons nommée « vosref » et ainsi de suite.

Pour insérer du texte, la syntaxe est on ne peut plus simple :

selection.InsertAfter nom_du_contrôle

Ce qui nous donne, pour la date, selection.InsertAfter datel
Placez cette ligne de code sous la ligne Selection.GoTo , , , « date » en insérant une ligne supplémentaire.

Principe : on atteint le signet, on insère le texte. On atteint le signet, on insère le texte, etc. Il va donc falloir insérer une instruction selection.InsertAfter après chaque ligne selection.goto.

Notre code sera donc :

Private Sub ok_Click()
Selection.GoTo , , , « date »
Selection.InsertAfter datel
Selection.GoTo , , , « vosref »
Selection.InsertAfter vosref
Selection.GoTo , , , « nosref »
Selection.InsertAfter nosref
Selection.GoTo , , , « objet »
Selection.InsertAfter objet
Selection.GoTo , , , « pj »
Selection.InsertAfter pj
Selection.GoTo , , , « salutation1 »
Selection.InsertAfter salutation
Selection.GoTo , , , « salutation2 »
Selection.InsertAfter salutation
Selection.GoTo , , , « signataire »
Selection.InsertAfter signataire
Selection.GoTo , , , « titre »
Selection.InsertAfter titre
Selection.GoTo , , , « debut »
End Sub

Remarques :

Signets « salutation1 » et « salutation2 » : le contenu de ces deux signets est identique, à savoir le contenu de la zone de texte que nous avons appelée « salutation ».

Signet « debut » : on ne fait que positionner le curseur au début du corps de la lettre, avant de rendre la main à l’utilisateur.

A présent, occupons-nous du cas particulier de l’adresse.

Insérer du code : bouton « valider » – insérer un retour chariot dans Word

Une adresse s’écrit sur plusieurs lignes.
Nous aurions fort bien pu définir autant de signets que de lignes mais il est plus simple -nous verrons plus tard pourquoi- d’insérer des retours chariot à l’aide de code.

Dans le cas qui nous occupe, nous devons récupérer, dans l’ordre, les valeurs des contrôles suivants:

societe – contact – rue1 – rue2 – cp – ville

L’adresse est égale à tous ces contrôles, « additionnés » ou plutôt concaténés (mis bout à bout) et séparés par un retour chariot ou un espace (cp et ville).

Si le « + » est le symbole de l’addition, & s’emploie pour concaténer des chaînes de caractères.

Le changement de ligne (retour chariot) s’écrit quant à lui chr(10) et l’insertion d’un espace se fait à l’aide de 2 guillemets séparés par un espace  » « .

En langage clair, nous pourrions écrire notre adresse comme ceci (rc = retour chariot) :

adresse = societe + rc + contact + rc + rue1 + rc + rue2 + rc + cp + un espace + ville

Si nous remplaçons la ligne ci-dessous par les équivalents visual basic, nous obtenons donc :

adresse = societe & chr(10) & contact & chr(10) & rue1 & chr(10) & rue2 & chr(10) & cp &  »  » & ville

Il ne nous reste plus qu’à atteindre le signet « adresse » et à insérer dans notre code la syntaxe ci-dessus. Ce qui nous donne, au final :

Private Sub ok_Click()
Selection.GoTo , , , « date »
Selection.InsertAfter datel
Selection.Goto , , , « adresse »
Selection.InsertAfter societe & chr(10) & contact & chr(10) & rue1 & chr(10) & rue2 & chr(10) & cp &  »  » & ville
Selection.GoTo , , , « vosref »
Selection.InsertAfter vosref
Selection.GoTo , , , « nosref »
Selection.InsertAfter nosref
Selection.GoTo , , , « objet »
Selection.InsertAfter objet
Selection.GoTo , , , « pj »
Selection.InsertAfter pj
Selection.GoTo , , , « salutation1 »
Selection.InsertAfter salutation
Selection.GoTo , , , « salutation2 »
Selection.InsertAfter salutation
Selection.GoTo , , , « signataire »
Selection.InsertAfter signataire
Selection.GoTo , , , « titre »
Selection.InsertAfter titre
Selection.GoTo , , , « debut »
End Sub

Pour l’heure, il nous reste encore à résoudre 2 problèmes fondamentaux pour que cette macro soit totalement opérationnelle : refermer la boîte de dialogue (elle reste affichée, même après un clic sur le bouton valider) et son lancement (pour l’instant, nous la lançons à travers l’éditeur, ce qui n’est pas l’idéal…).

Rassurez-vous : le plus dur est fait et vous le constaterez, les deux dernières étapes ne vous prendront pas plus de 5 minutes…

Refermer la boîte de dialogue

Vous l’avez constaté : si nous renseignons notre boîte de dialogue et cliquons sur le bouton « Valider », les informations sont bien insérées dans notre document Word… mais la boîte de dialogue reste affichée.

Il faut donc insérer une ultime instruction dans notre code pour résoudre cet épineux problème. Faisons court et simple :unload me (ou unload Userform1) est notre instruction. Le code final est donc :

Private Sub ok_Click()
Selection.GoTo , , , « date »
Selection.InsertAfter datel
Selection.Goto , , , « adresse »
Selection.InsertAfter societe & chr(10) & contact & chr(10) & rue1 & chr(10) & rue2 & chr(10) & cp &  »  » & ville
Selection.GoTo , , , « vosref »
Selection.InsertAfter vosref
Selection.GoTo , , , « nosref »
Selection.InsertAfter nosref
Selection.GoTo , , , « objet »
Selection.InsertAfter objet
Selection.GoTo , , , « pj »
Selection.InsertAfter pj
Selection.GoTo , , , « salutation1 »
Selection.InsertAfter salutation
Selection.GoTo , , , « salutation2 »
Selection.InsertAfter salutation
Selection.GoTo , , , « signataire »
Selection.InsertAfter signataire
Selection.GoTo , , , « titre »
Selection.InsertAfter titre
Selection.GoTo , , , « debut »
Unload me
End Sub

Passer par l’éditeur vb pour lancer la macro n’est pas commode ni à la portée de tous. Il existe forcément une alternative que je vous invite à découvrir.

Lancer la macro à l’ouverture du modèle

Nous souhaitons qu’à chaque création d’un nouveau document basé sur le modèle, la macro se lance automatiquement.

Il nous faut donc rattacher l’apparition de la boîte de dialogue à l’ouverture du modèle :

  • Sélectionnez la fenêtre « Projet »
  • Double-cliquez sur « ThisDocument »
  • Dans la fenêtre de code, dans la liste déroulante « (Général) », sélectionnez « Document ». Par défaut, cela affiche la procédure « Private sub document_New ».
  • La procédure document_new se déclenche lorsque l’utilisateur crée un nouveau document basé sur un modèle. C’est donc bien de cette dernière dont nous avons besoin.
  • Il ne nous reste plus qu’à faire apparaître la boîte de dialogue à l’écran pour que l’utilisateur puisse la remplir. Cette action s’accomplit grâce à l’instruction nom_de_la_userform.show. Dans notre cas de figure, c’est donc la syntaxe suivante qu’il faut insérer entre les deux lignes de code : userform1.show.

Le code final est donc :

Private sub Document_New()
Userform1.show
End Sub

Sauvegardez votre macro, refermez l’éditeur et sauvegardez votre modèle.

Il ne vous reste plus qu’à lancer ce dernier à l’aide de la commande « Fichier – Nouveau… ».

Votre macro est à présent totalement opérationnelle.
Pour avoir une idée des améliorations qu’il serait possible de lui apporter ou une suggestion d’exercice, rendez-vous à la conclusion.

Conclusion

Certes, cette leçon a été particulièrement longue, mais à l’issue de cette dernière, vous devriez être en mesure de créer vos propres boîtes de dialogue personnalisées.

Pas convaincu(e) ? Essayez ! Je vous invite à créer de toutes pièces une petite boîte de dialogue pour le modèle de fax. N’oubliez pas de définir vos signets à l’intérieur du document Word… Voici une suggestion de présentation :

Au cours des prochaines leçons, nous apprendrons à utiliser d’autres contrôles, telles les listes déroulantes, les cases à cocher.

Nous verrons également comment pré-remplir certaines zones : par exemple, le contrôle datej avec la date du jour formatée ou bien encore la zone signataire avec votre nom…

Vous aurez aussi remarqué que nous avions défini un signet sur la mention « Lettre recommandée avec ar » et que nous n’avons pas encore fait référence à ce dernier : nous avions pour cela besoin des formules conditionnelles que nous ne maîtrisons pas… encore…

Notre macro pêche aussi par le fait que l’utilisateur peut saisir n’importe quel texte dans n’importe quelle zone, par exemple, une suite de nombre ou du texte dans la zone « datej »… ce qui n’est pas trop problématique pour l’instant mais que nous apprendrons à résoudre.

Outlook

Récupérer des données Outlook

Vous changez de micro ? Il est tout à fait possible de récupérer des données Outlook en vue soit d'une sauvegarde, soit de la configuration d'un nouveau poste de travail. La procédure est simple et est identique qu'il s'agisse des mails, du carnet d'adresses ou de l'agenda. Elle se déroule en deux temps : l'exportation depuis l'ancien PC et l'importation sur le nouveau poste de travail.

 

Exporter un fichier de données Outlook

  • Lancez Outlook ;
  • Dans le menu Fichier, sélectionnez l’option Ouvrir et Exporter puis Importer/exporter.

export

  • Cliquez sur Exporter des données vers un fichier et cliquez sur le bouton Suivant.
  • Sélectionnez l’option Fichier de données Outlook (.pst) puis cliquez à nouveau sur Suivant.
  • Dans le masque suivant, positionnez-vous sur l’élément à exporter. Vérifiez que la case Inclure les sous-dossiers soit bien cochée.

export2

  • A nouveau cliquez sur Suivant ;
  • Dans la dernière boîte de dialogue, indiquez le chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir… ainsi qu’un nom pour votre fichier de sauvegarder et cliquez sur Terminer.

Répétez cette manipulation autant de fois que nécessaire. Pensez bien à renommer à chaque fois votre fichier de sauvegarde sous un nom différent. Pensez notamment à exporter le dossier éléments envoyés.

Importer un fichier de données Outlook

Pour récupérer l’intégralité de vos données archivées sur votre nouveau PC, voici comment procéder :

  • Dans l’onglet Fichier, sélectionnez Ouvrir et Exporter, puis Importer/exporter.
  • Sélectionnez ensuite Importer à partir d’un autre programme ou d’un fichier  et cliquez sur Suivant.
  • Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur Fichier de données Outlook (.pst) puis cliquez à nouveau sur Suivant.
  • Cliquez sur le bouton Parcourir… et pointez à présent vers votre fichier de sauvegarde. Par mesure de précaution, validez l’option Remplacer les doublons par les éléments importés et cliquez sur Suivant.

import

  • Indiquez ensuite le répertoire de destination des éléments importés et cliquez sur Terminer.
  • Les éléments importés seront fusionnés à votre boîte de réception, carnet d’adresses ou agenda par défaut.

Compter le nombre de caractères d’un document ou d’un passage

Il arrive que l’on aie besoin de compter le nombre de caractères d’un document ou d’un passage donné, notamment pour calculer l’encombrement d’un texte ou le coût d’une traduction…

Word dispose d’une fonction qui vous permet de connaître avec précision, le nombre de mots, de caractères (espaces compris ou non), de paragraphes et de lignes d’une sélection ou d’un document en entier.

Cette fonctionnalité est accessible depuis l’onglet Révisions, zone Vérification.

 

 

 

 

 

  • Pour obtenir les statistiques d’une portion de texte, sélectionnez le texte et activez les statistiques.
  • Pour afficher les statistiques d’un document dans son intégralité, vérifiez qu’aucune sélection n’est active et cliquez sur le bouton.

A noter qu’une case à cocher vous permet d’inclure ou d’exclure du décompte les zones de textes, notes de bas de bas ou de fin de document.

Si vous utilisez fréquemment cette fonctionnalité mais ne vous souvenez plus de son emplacement, épinglez-la dans la barre d’état. La barre d’état désigne la barre bleue située tout en bas de votre écran et dans laquelle figure le nombre de pages de votre document.

Pour l’afficher, faites un clic droit de la souris sur cette barre d’état et cochez Statistiques.

sats2

Par défaut, Word affiche le nombre de caractères du document actif ou du passage sélectionné (si tel est le cas). Mais un clic sur Statistiques affichera les statistiques étendues de votre document.

Macro Excel : remplir des PDF depuis un fichier Excel

Vous devez régulièrement remplir des formulaires PDF avec des données contenues dans un fichier Excel ? Vous souhaitez éviter les copier/coller entre les 2 applications ? Aucun souci grâce à cette macro géniale trouvée sur YouTube et à nos explications…

Le principe de la macro

La macro remplit en rafale, d’un clic de souris, 10 formules PDF et enregistre chacun d’eux sous un nom spécifique en ajoutant le nom du patient et la date de RDV de celui-ci.

Cette macro comprend 2 fichiers :

  • un fichier Excel comportant les coordonnées de 10 patients ;
  • un formulaire PDF vide « Patient intake form ».

Le projet VBA inclut 3 macros dont 2 qui ne sont pas abordées dans la vidéo car n’étant pas au coeur du sujet traité :

  • SavePDFFolder : cette macro permet de récupérer automatiquement le nom du répertoire de sauvegarde des formulaires PDF complétés. Elle n’est pas indispensable : vous pouvez, en effet, saisir à la main l’adresse dudit répertoire, à condition que le chemin d’accès soit indiqué en totalité.
  • PDFTemplate : comme la précédente, cette macro est facultative. Elle permet d’identifier le nom du formulaire PDF à remplir. Là aussi, vous pouvez saisir l’information manuellement.
  • CreatePDFForms, objet du tutoriel. 

Les principales instructions

Vous trouverez ci-dessous quelques explications sur le code destinées à vous aider à le décrypter et à l’adapter, le cas échéant, à vos propres besoins.

Dim

Dim est une instruction qui permet de définir des variables et de réserver la place nécessaire en mémoire en fonction de leur type.

La structure est : dim NomdelaVariable as type.

Il est intéressant, lorsque vous définissez un nom de variable, de mêler capitales et minuscules. De cette façon, vous pourrez ensuite saisir le nom de vos variables en minuscules dans vos lignes de code.

  • Si tout va bien, lorsque vous appuierez sur la touche Entrée pour changer de ligne, le nom de la variable sera converti tel que vous l’avez défini dans votre instruction Dim.
  • Si rien ne se passe, c’est que vous avez commis une erreur de saisie.

Une astuce bien pratique pour éviter toute mauvaise surprise.

Le choix du type, lui, dépend du type de résultat attendu. Les plus communs sont :

Nature de la variable

Texte

Date

Format monétaire

Nombre long

Type à utiliser

String

Date

Currency

Long

Cette liste est loin d’être exhaustive. Consultez l’aide en ligne de VBA pour plus d’information.

With... end with

With… end with s’utilise pour raccourcir le code et éviter de répéter une structure commune.

Dans notre exemple, with… end with est utilisé avec Sheet1. Elle nous évite ainsi de devoir saisir à chaque fois « Sheet1.Range ».

Par souci de concision, nous aurions pu utiliser cette même structure avec Application un peu plus loin dans le code pour éviter d’avoir à le saisir devant les instructions SendKeys ou Wait. Nous aurions donc écrit :
With Application
   .SendKeys …
   .SendKeys …
   .Wait …
End with

Remarquez que les instructions abrégées sont précédées d’un « . »

Atteindre la dernière cellule

L’instruction .Range(« E9999 »).End(xlUp).Row déplace le curseur depuis la cellule E9999 vers la dernière ligne du tableau (« E9999 ») vers le haut (xlUp) en simulant Ctrl ↑.

For... to... Next...

For… to… Next… constitue ce qui s’appelle une boucle. Tout ce qui est compris entre for et next est répété x fois.

La répétition démarre à la valeur indiquée après For. Ici, il s’agit de CustRow (ligne active) qui est définie à 5 (CustRow=5). Pourquoi cette valeur 5 ? Tout simplement parce que le tableau de données commence -et commencera toujours dans notre exemple- à la ligne 5.

La valeur située après to indique la valeur à atteindre. Ici, LastRow correspond à la dernière ligne, soit la ligne 14.

Le code situé entre For et Next sera donc répété de la ligne 5 à la ligne 14, soit 10 fois.

 

Application.SendKeys

Cette instruction permet de simuler la frappe de touches au clavier. Elle est utile pour piloter des applications externes à Microsoft. En effet, le VBA est un langage qui ne fonctionne qu’avec la Suite Office. Application.SendKeys contourne donc cette limite.

ATTENTION !! Il vous faudra probablement adapter ces SendKeys à la version des logiciels que vous utilisez. En effet, les instructions SendKeys de la macro pilotent des logiciels en langue anglaise tandis que vous utilisez sans doute une version française… Les intitulés de menus, les raccourcis clavier, les lettres soulignées ne sont peut-être pas les mêmes. Donc si votre macro plante, vérifiez en premier lieu ces paramètres.

Pour plus d’information sur SendKeys, cliquer ici.

 

Application.Wait

Cette instruction permet de mettre une macro en pause, soit jusqu’à une heure précise, soit durant un laps de temps défini.

Ici, c’est cette dernière option qui a été retenue. Now permet en effet de récupérer l’heure système. A l’heure système, on ajoute quelques millièmes de secondes (+0.0001).

Pourquoi ralentir le code ? Certaines données passées au formulaire PDF sont particulièrement longues (par exemple, les adresses). Il faut donc laisser à l’ordinateur le temps de saisir l’intégralité des informations dans le champ correspondant, tout en demandant à la macro d’attendre !

Si vous constatez que certains champs ne sont complétés qu’en partie, augmentez la valeur de Wait.

Les commentaires

Les commentaires sont utiles au décryptage des macros. Elles sont introduites par une aspostrophe ‘ et apparaissent en bleu dans l’éditeur.

C’est une bonne pratique à généraliser.

Pour terminer, je vous présente une autre vidéo qui permet, cette fois, de récupérer le contenu de plusieurs formulaires PDF dans un fichier Excel.

A noter : l’utilisation de cette macro nécessite l’installation du logiciel gratuit Foxit, téléchargeable ici.

Repérer aisément les mails non lus ou importants

Vous gérez plusieurs boîtes mails et souhaitez visualiser l’ensemble des mails non lus, indépendamment de leur emplacement ? Vous souhaitez repérer facilement les mails de votre N+1 à l’aide d’un code couleur ?
Découvrez sans tarder nos deux astuces pour répondre à ces problématiques.

Grouper tous ses messages non lu : les Favoris

Les Favoris constituent une solution optimale pour consulter rapidement l’ensemble des mails non lus de vos multiples boîtes de réception.

Pour utiliser les Favoris, vous devez d’abord et pour chacune de vos boîtes de réception, créer un Dossier de recherche. Ce dossier est situé tout en bas de l’arborescence de chacune de vos boîtes de réception. 

Une fois l’emplacement localisé, faites un clic droit et sélectionnez Dossier de recherche. Cette action ouvre une boîte de dialogue où l’option Courrier non lu est activée par défaut. Il suffit de valider.

Le nombre qui s’affiche en regard du répertoire créé correspond au nombre total de mails non lus. Peu importe qu’ils soient disséminés dans plusieurs dossiers ou sous-dossiers : vous pourrez en prendre connaissance dans ce répertoire de recherche sans vous soucier de ce détail.

Par défaut, Outlook les regroupe d’ailleurs selon leur répertoire d’origine. Seuls les mails placés dans les répertoires Eléments supprimés et Courrier indésirable ne sont pas repris dans ce dossier de recherche.

Déplacez ce fichier à l’aide de votre souris au-dessus de votre boîte mails là où figure la mention Déposez vos dossiers favoris ici. Relâchez.

Procédez de même avec toutes vos boîtes de réception.

Désormais, vous n’aurez plus à dérouler votre arborescence pour prendre connaissance de vos messages. Un coup d’oeil à vos favoris suffira !

Par mesure de précaution, ajoutez de la même manière vos répertoires Courrier indésirable (ou Spam). Il est effectivement toujours plus prudent de jeter un oeil sur le contenu de ces répertoires…

 

Affecter un code couleur à un expéditeur

Pour ne rater aucun mail de votre hiérarchie, affectez un code couleur aux messages de votre N+1.

Pour ce faire, activez l’onglet Affichage et cliquez sur Paramètres d’affichage. Puis sur le bouton Mise en forme conditionnelle.

Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur Ajouter et donnez un nom à votre mise en forme. Validez.

Cliquez sur  Police… Modifiez le cas échéant la taille de la police, son style (Gras, Italique…) et sélectionnez une couleur. Validez.

Cliquez à présent sur le bouton Condition… Dans la boîte de dialogue suivante, repérez le champ De

Saisissez le nom de l’expéditeur ou son adresse email. Validez.

Au bout de quelques secondes, les messages de l’expéditeur s’affichent dans la couleur, taille et style définis !

 

Afin de conserver de la clarté à votre boîte de réception, limitez l’utilisation de cette astuce à 2 coloris !

L’assistante à l’ère du digital

Au cours des quarante dernières années, les métiers du secrétariat ont connu des mutations majeures. Dans les années 80, les assistantes ont dû apprivoiser les outils bureautiques. 20 ans plus tard, les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) bouleversaient le quotidien de millions de salariés et révolutionnaient une profession dont on annonçait pourtant de longue date la disparition.

(Article disponible au format sonore. Cliquez sur la flèche pour écouter).

La messagerie & internet

En ligne de front, la messagerie internet devenue l’incontournable  du métier. Cet outil a apporté confort et sécurité : plus besoin de courir au fax récupérer des documents confidentiels ! Fini le risque de voir des pages emportées par inadvertance par un collègue passé avant vous ou jetées à la poubelle par mégarde avec des fax publicitaires ! 

Si la messagerie présente de nombreux atouts, elle a, en contrepartie, créé un sentiment d’urgence. Qui d’entre nous n’a jamais été relancée en fin de journée pour ne pas avoir répondu à un mail reçu seulement le matin même ?

A la complexité de cet outil s’ajoute celui de sa synchronisation avec les téléphones mobiles. L’assistante doit pouvoir jongler entre des systèmes d’exploitation différents (iOS, Windows Phone, Androïd…) en fonction des modes et des préférences de sa hiérarchie. Sa maîtrise doit s’étendre à l’installation ou suppression d’applications (taxis, centralisation des passeports, convertisseur de devises…).

Au fil des années, la boîte mails s’est muée un « centre de messagerie unifié » regroupant mails, agendas, contacts, tâches… Pour autant, un grand nombre de fonctionnalités de cet outil restent encore inexploitées par les assistantes (mise en place de règles, utilisation des catégories, des rappels pour le traitement des mails…). L’assistante de demain n’aura d’autre choix que de monter en puissance sur ces logiciels car le flux d’information à traiter va continuer de croître.

Il en va de la messagerie comme de la bureautique : l’assistante devra toujours avoir un cran d’avance sur son manager au niveau de
la prise en main de ces outils !

Corollaire du mail, Internet a bouleversé la façon de travailler des secrétaires :

  • Réservation de voyages ;
  • Commandes de fournitures et consommables ;
  • Recherches de prestataires ;
  • Veille concurrentielle ou juridique ;
  • Ressources pédagogiques…

toutes les informations, tous les savoirs sont désormais disponibles en tout temps, tout lieu, en quelques clics de souris.

L’assistante doit à la fois faire preuve de compétences techniques, d’agilité et d’analyse.

L'assistante, un rôle au confluent de l'informatique et de la communication

Toute entreprise se doit d’être présente en ligne. C’est désormais l’assistante qui assure, dans les TPE et PME, la mise à jour des informations. 

Les sites reposent en majorité sur des CMS (Content Management System- système de gestion de contenu), tel Joomla ou WordPress. La base du site est alors constituée d’un noyau commun auquel on adjoint des « modules » (portions de codes) répondant à des besoins spécifiques (sécurité, commerce en ligne, inscription à une newsletter, à un événement…).

Si l’assistante, dans la plupart des cas, bénéficie d’une formation technique de base à l’utilisation de ces CMS, les aspects légaux sont souvent négligés.

C’est d’autant plus regrettable que la réglementation RGPD entrée en vigueur le 25 mai 2018 renforce les obligations légales des sociétés en matière de sécurité informatique et d’information clients (mentions légales, utilisation des cookies, durée de la conservation et utilisation des données personnelles…).

Cette règlementation offre aux assistantes qui le souhaitent l’opportunité de se s’initier aux bases d’un métier nouveau qui connaît déjà une pénurie de main d’œuvre, celui Data Protection Officier (DPO). Cette fonction requiert une appétence pour la sécurité informatique et le juridique et peut constituer une voie naturelle d’évolution pour certaines assistantes, notamment les assistantes de DSI.

Il est à noter que les Chambres de Commerce et d’Industrie organisent parfois des matinées d’information gratuites sur la RGPD. Nous ne saurions trop conseiller aux assistantes en charge de l’administration de back-offices de participer à ces réunions.

Une autre tendance très marquée ces dernières années est de renforcer la visibilité des entreprises sur les réseaux sociaux professionnels (Linkedin, Viadeo, Facebook et Twitter). Dans les petites structures, la tâche échoit aux assistantes qui endossent ainsi le rôle de Community Manager traditionnellement rattaché aux services communication ou marketing dans les grandes structures.
La mission de l’assistante consiste le plus souvent à alimenter les réseaux sociaux à l’aide de communiqués de presse ou newsletters rédigés par des spécialistes métier ou en communication. Des compétences en HTLM sont souvent bienvenues pour corriger les problèmes de mise en page que l’on rencontre fréquemment sur ce type de logiciel.

L’administration d’une page Facebook, quant à elle, répond à des objectifs différents qui dépendent étroitement de l’activité de l’entreprise :

Le rôle de Community Manager implique donc des compétences de base en rédactionnel, une excellente orthographe, une bonne connaissance de l’entreprise et de ses produits/services, du charisme pour fédérer les internautes et une touche de diplomatie pour la gestion des clients difficiles.

Vers une externalisation des outils et plus de collaboratif

L’externalisation des outils, qui a débuté avec le déport de la téléphonie fixe vers des prestataires spécialisés, connaît une accélération très marquée.

Impossible en effet de ne pas évoquer le « cloud » qui envahit aussi bien notre vie professionnelle que privée. Les logiciels sont désormais déclinables en version « SaaS » (Software as a Service) : plus d’installation, plus de licences ni de mises à jour à gérer… Les entreprises louent leurs logiciels au mois. Une vraie souplesse pour les petites structures qui n’ont pas les ressources en interne pour gérer la complexité de certains paramétrages ! Une sécurité tout à la fois financière et légale car l’externalisation fait porter la responsabilité de la mise en conformité à la loi RGPD aux éditeurs de logiciels et aux hébergeurs en ligne et non plus à la société utilisatrice.

Le mode Saas va cependant contraindre les assistantes à se former à un rythme accru pour suivre l’évolution des logiciels puisque le mode Saas donne automatiquement accès aux toutes dernières versions.

L’article L. 1222-9 du code du travail promulgué en mars 2018 facilite le recours au télétravail et va de facto pousser les entreprises vers le stockage des fichiers en ligne, dans le fameux « cloud ». En effet, les entreprises n’auront d’autre choix pour pallier le risque de perdre des journées de télétravail, que de s’assurer que leur personnel ait accès à l’ensemble des documents de travail depuis leur domicile… 

Dans les sociétés travaillant en mode projet ou « collaboratif », le stockage des informations se fait parfois dans des interfaces dédiées de type SharePoint. L’assistante a alors un rôle de préconisation à jouer dans la façon de nommer les documents (définition d’une nomenclature), de structurer les répertoires, de la même façon qu’elle avait autrefois la main sur le classement papier.

Restrictions budgétaires obligent, les entreprises planifient de plus en plus fréquemment des réunions virtuelles. L’assistante se doit de savoir utiliser les outils dédiés, tels Skype ou des services de visioconférence en ligne. Il lui incombe souvent d’assurer la hotline pour les participants un peu perdus par la technologie…

D’autres outils encore assez confidentiels sont appelés à se démocratiser dans les années à venir. Leur gestion entrera probablement dans le périmètre des missions de l’assistante. Parmi eux, citons :

  • les tableaux blancs interactifs (TBI) aujourd’hui principalement présents dans les écoles et centres de formation. Il s’agit d’un tableau tactile permettant de conserver une trace de toutes les notes prises au tableau au cours d’une réunion. A l’issue celle-ci, les notes peuvent aussitôt être envoyées à tous les participants au format PDF, JPG ou bien encore PowerPoint. À noter que cet outil permet également de capturer des pages web, tout en conservant les liens actifs : une simple pression sur l’image et la page web s’affiche aussitôt dans le navigateur !
    Les tableaux blancs interactifs se déclinent depuis peu en version paperboard.

    Les TBI sont souvent couplés à un vidéoprojecteur et peuvent être associés à une caméra pour des classes virtuelles ou de la visioconférence. S’ils permettent de s’affranchir d’avoir à gérer des consommables papier et crayons, ces outils requièrent, pour fonctionner, un pc et une licence qui doit être renouvelée chaque année.

  • les systèmes d’affichage dynamiques. On les trouve de plus en plus fréquemment dans les halls de réception des grandes entreprises ou des lieux accueillant du public (centres de conférences, administrations, banques, salles de sport…). Ces écrans, reliés à un pc sont équipés d’un logiciel qui permet de diffuser des informations provenant de diverses sources : diaporamas PowerPoint, vidéos, images fixes, fichiers sons… ceci, en fonction de plages horaires. Il est possible d’acquérir, sous forme d’abonnements, des modules complémentaires tels des flashs météo ou des points circulation voire de diffuser des chaînes de télé.
    La prise en main d’un logiciel d’affichage dynamique reste cependant assez complexe.
On le constate, le digital devient de plus en plus prégnant dans les métiers de l’assistanat. Grâce à lui, l’assistante acquiert de nouvelles compétences à la croisée de l’informatique et de la communication. Mais il n’en demeure pas moins que le digital n’est qu’une des multiples facettes de la profession. L’enjeu, pour les assistantes de demain se situera aussi –et beaucoup- sur le terrain du savoir être, de la maîtrise de l’orthographe et du rédactionnel !