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Domaines > Administratif

03-Fév-2002

 

 

Le cahier des recommandés

Simple à mettre en place, le cahier des recommandés permet de garder trace de tous les courriers recommandés reçus ou envoyés au sein de l'entreprise. On peut ainsi aisément retrouver les courriers concernés en cas de contestation.

Voici un exemple de mise en place à adapter suivant votre entreprise.

  • Pour la conservation des courriers eux-mêmes, j'ai adopté le système des classeurs avec classement chronologique.

  • Chaque recommandé entrant est photocopié. L'original est conservé dans le classeur "AR", onglet "entrant". Seules circulent les photocopies.

  • Chaque courrier recommandé envoyé est photocopié. La photocopie est conservée également dans le classeur "AR", à l'intercalaire "sortant". Le récépissé bleu du recommandé est agrafé à la photocopie du document. Dès réception de l'avis de réception de couleur rose, ce dernier est également agrafé avec l'ensemble de la correspondance.

  • Chaque courrier recommandé est répertorié dans un listing tenu sous Excel avec mention de l'expéditeur, du destinataire, de la date d'envoi, du motif du courrier et de la date de réception du courrier par le destinataire.

Télécharger l'exemple (pour le faire fonctionner, veillez à accepter les macros).

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