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Domaines > Administratif

16-Nov-2006

 

 

Gérer les clés de la société

La gestion des clés constitue parfois un véritable casse-tête pour les entreprises.
Les conseils ci-dessous sont issus de mon expérience de responsable de services généraux dans une PME de 200 salariés où je gère au quotidien les clés dans une entreprise où les déménagements internes sont particulièrement fréquents.

 

Un double systématique des clés

En tout premier lieu, en tant responsable de la gestion des clés de l'entreprise, vous devez obligatoirement avoir un double de chaque clé de votre entreprise.
Insistez auprès de vos collaborateurs pour que chacun vous remette un exemplaire des clés. Faites-leur comprendre que cette mesure n'est pas facultative mais obligatoire. Faites appuyer, le cas échéant, par votre direction, à l'aide d'une note de service.

N'oubliez pas, en récupérant les clés, d'inclure les clés des portes d'accès, des bureaux, des armoires, des caissons, des salles de réunion, des boîtes à lettres mais aussi un exemplaire des clés des appareils sanitaires (réclamez-la le cas échéant à votre prestataire de ménage), des vestiaires, des dévidoirs papier si vous en avez installé dans votre cafétéria. Bref, toutes les clés quelle que soit leur forme.
Au besoin, faites dupliquer les clés n'existant qu'en un seul exemplaire.

Numérotez les bureaux

Pour une gestion efficace des clés, il est impératif que chaque bureau puisse être identifié et que cette identification ne puisse être sujette à modification.
Ainsi, ce n'est pas une bonne idée d'identifier un bureau par le nom de son occupant : ce dernier peut bouger en interne ou quitter la société. Difficile alors, au bout de quelques années, de se souvenir que le bureau d'Isabelle G. était situé au 2e étage, 3e bureau sur la droite...

Si vos bureaux sont identifiés par des numéros ou des noms, ce sont ces derniers qui serviront de repère.
S'ils ne sont pas numérotés, décidez vous-même d'une numérotation et placez ce numéro sur la tranche de la porte, au-dessus de la clenche, à l'aide d'une étiquette autocollante (cf. illustration ci-dessous).
Si vos bureaux sont répartis sur plusieurs étages, veillez à les numéroter selon la méthode utilisée pour les chambres d'hôtels, en faisant précéder tous les numéros des bureaux situés au premier étage du chiffre "1", ceux du deuxième du chiffre "2" et ainsi de suite (ex : bureau 1-10, 2-23...).

Si vos plateaux sont particulièrement grands, vous aurez tout intérêt à les diviser en "zones" à l'aide des lettres de l'alphabet. Ce sera particulièrement utile si vous devez dépanner un collaborateur de manière urgente : ainsi, si vous recevez un appel de Pierre Dupont vous demandant la clé du bureau A502, vous saurez instantanément que la zone "A" est située dans l'aile gauche du bâtiment et le bureau 502 au 5e étage, bureau n° 2...

Au besoin, reportez les zones à l'aide de codes couleur sur un plan que vous conserverez à portée de main.

 

Numérotez les armoires et les caissons

Comme les individus, les armoires et caissons sont sujets à changer de place.
Il faut donc, pour s'y retrouver, adopter également un principe de numérotation fixe.
Pour ma part, je numérote chaque armoire à l'aide du préfixe "ARM " + n° et chaque caisson à l'aide du préfixe "Bloc " + N°.

Chaque étiquette est apposée de manière visible mais discrète, sur l'un des côtés extérieurs de l'armoire ou du caisson. En effet, quel intérêt de mettre l'étiquette à l'intérieur de l'armoire si celle-ci est fermée et que l'utilisateur a perdu son exemplaire de clé et est incapable de vous communiquer les références de l'armoire ? Il faut donc que cette étiquette puisse être visible en toute circonstance.

Ces mêmes préfixes et numéros sont reportés sur chaque jeu de clés (jeu conservé par vos soins et jeu remis au collaborateur). Il est important de bien faire figurer la mention "Arm" ou "Bloc" ou "Porte" sur vos étiquettes, faute de quoi vous ne saurez plus quel élément ouvre votre clé...

 

La boîte à clés

Pour ranger mes clés, j'utilise bien évidemment une boîte à clés.
Cette dernière doit être d'une contenance supérieure au nombre de clés dont vous disposez, de manière à ce que vous ne vous retrouviez pas à court : pensez toujours que vous pouvez renouveler ou augmenter votre stock de mobilier et que vous devrez peut-être ajouter de nouvelles clés...

Adoptez un plan de classement à l'intérieur de votre boîte à clés.
Ainsi, j'ai identifié dans ma boîte à clés, des rangées "Armoires", "Caissons", "Portes". Ces rangées sont identifiées à l'aide d'une Dymo.
Toutes les clés "Armoires" sont donc classées ensemble, dans l'ordre chronologique (clé armoire 1, clé armoire 2...). Idem pour les caissons et les portes.

Je déconseille fortement de regrouper sur un trousseau toutes les clés relatives à un même bureau (porte, armoires, caissons). Ainsi, vous seriez totalement perdue si le propriétaire d'un caisson situé dans le bureau B109 s'installait dans le bureau C312, la clé de son caisson se trouvant toujours sur le trousseau B109. Vous seriez contrainte de vérifier tous les trousseaux un à un. C'est pourquoi il est impératif de créer des classements distincts pour les portes, caissons et armoires.

Dans votre boîte à clés, réservez la partie immédiatement accessible aux clés que vous utilisez le plus couramment (par exemple, les passes, les clés des locaux de rangement...).

Votre boîte à clés doit elle-même être fermée à clé et cette clé donnée à un nombre restreint de personnes. Il faut éviter que chacun puisse y accéder, faute de quoi vos doubles disparaîtront rapidement.

 

Changer un canon de serrure

Changer un canon de serrure est à la portée de toutes. Croyez-moi sur parole car je pratique ce genre de chose au quotidien et ne suis pas manuelle pour deux sous !

Vous devez tout d'abord vous munir d'un exemplaire de la clé de la serrure à remplacer (obligatoire) et d'un tournevis cruciforme ou plat.
Ensuite, introduisez la clé dans la serrure et ôtez la vis se trouvant juste en-dessous ou au-dessus de la clenche (cf. illustration ci-contre représentant la porte vue sur de profil ).
Aidez-vous de la clé pour sortir le canon.
Si vous ne parvenez pas à retirer le canon, introduisez la clé de l'autre côté de la porte.

Vous trouverez de nouveaux canons de serrure dans n'importe quelle grande surface, spécialisée ou non.
Il est possible également d'acheter des canons identiques pour plusieurs serrures (une seule clé pour plusieurs portes). Pour ma part, je commande ces canons chez Manutan.

Sujet lié : étiquettes avec numérotation automatique.

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