Contribution de Liliane Maranon - Région Bordelaise

 

Créer un chrono courrier électronique avec Excel

J'ai souvent constaté lors de différentes missions combien la recherche de fichiers pouvait s'avérer fastidieuse, tant pour moi qui effectuait un remplacement, que pour les différents membres de la Direction.

Dans quel répertoire est la dernière proposition adressée à M. X ? Dans commercial ? Dans M. X ? Dans le répertoire du chargé d'affaires ? Etc. Comment retrouver les réponses faites à un client mécontent ? Dans litiges ? Dans client ?

Les chronos papier sont fastidieux à consulter et ne permettent pas une recherche aisée, aussi, j'ai créé un chrono Excel avec un lien hypertexte vers le fichier concerné.

De plus, pour le supérieur direct, j'ai créé un "raccourci vers" (clic droit de la souris sur le classeur, créer un raccourci) qui lui permet d'accéder immédiatement au chrono et sur mon ordinateur une icône vers le fichier Excel.

jj	mm	aa	Rédact	Secrétaire	N° ordre	Destinataire	Objet	Lien hypertexte
15	11	03	HM	lm	001	M. X	Devis	C:\prop\matériel\X.doc
16	11	03	PA	lm	002	Assurance	contestation	C:\direction\divers\courrier.doc
								Clic droit de la souris, "Lien Hypertexte"
Se met automatiquement à jour avec une formule de type + 1 à partir de 001. Les références des documents sont ensuite de type : HM/lm 1103/001 ou PA/lm 1103/002 dans les exemples précédents								Sélectionner ensuite le fichier concerné et valider par OK

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