Réaliser un livret d'accueil

Objectifs

Comme son nom l'indique, le livret d'accueil est un fascicule destiné aux nouveaux arrivants de votre entreprise.
Il leur est remis dès le premier jour et doit leur fournir des indications utiles et pratiques sur la vie de l'entreprise.
C'est le guide de premier secours du nouvel arrivant : il doit donc lui permettre de s'orienter dans les locaux (plans), se dépêtrer au quotidien des tâches basiques (coursiers, intendance...).
ce peut également être un guide de référence que l'on conserve (procédures et circuits administratifs).

Contenu

Bien que le contenu du livret varie d'une entreprise à une autre, voici une suggestion de thèmes à traiter. A vous de voir s'ils sont adaptés à votre cas de figure. N'hésitez pas non plus à venir enrichir cette rubrique de votre propre expérience.

• En toute première page, des infos concrètes et utiles quotidiennement : tout d'abord un petit mot de bienvenue puis l'adresse de l'entreprise, numéro(s) de téléphone, de fax, adresse email, site internet, numéro de siret, code APE, forme juridique, capital social, numéro de TVA intra-communautaire. Éventuellement plan d'accès depuis les transports en commun (bus, métro, SNCF). Faire figurer les parkings publics. Numéro de ligne directe du nouvel engagé (information à compléter manuscritement), mot de passe provisoire d'accès au réseau, adresse email qui lui a été attribuée. Éventuellement, adresse de l'intranet sur lequel le nouvel arrivant pourra trouver davantage de renseignements (mettre en évidence les rubriques utiles pour démarrer, comme le trombinoscope par exemple).

• Une brève présentation de la société : soyez succinct(e). Faites un bref historique de votre société, dressez éventuellement un organigramme de cette dernière et un plan des étages par pôle d'activité ainsi qu'une brève présentation de chacun d'eux. N'oubliez pas de mentionner clairement tous les lieux utiles à tous : bureau du DRH, salle de reprographie, salle d'impression (si imprimantes partagées en réseau), services généraux, salle fumeur, cafétéria, cantine... ;

• Les horaires de travail : même si ces derniers sont censés figurer dans le contrat de travail, une petite piqûre de rappel s'impose. Précisez également les horaires de présence de l'hôtesse d'accueil ;

• Le règlement intérieur : sa présence est particulièrement importante si vous avez instauré des règles particulières en manière d'utilisation de la messagerie, d'accès internet et de l'outil informatique ;

• L'accès aux locaux : il est important de préciser la manière d'accéder aux locaux. Faut-il être muni d'un badge ? Qui contacter en cas de perte de ce dernier ? A quelle heure les locaux sont-ils fermés ? Quelles sont les précautions à prendre si l'on travaille en dehors des horaires normaux (entrée/sortie à utiliser, alarme...) Y-a-t-il un parking ? Comment y accéder ?

• Le matériel mis à disposition : où se situe le fax ? Le photocopieur ? Codes d'accès éventuels, brefs modes d'emploi (faut-il faire le "0" sur le fax pour la ligne extérieure, liste des numéros préenregistrés, qui appeler en cas de panne...). Les téléphones : comment joindre un correspondant interne, comment obtenir une ligne extérieure, liste des principaux codes (interroger sa messagerie, renvoyer un poste, annuler un renvoi, conférence à trois...). Les fournitures : comment et quand formuler une demande particulière de fournitures, coordonnées de la personne en charge... Le matériel informatique : description des logiciels mis à disposition, coordonnées du service informatique. Salles de réunion et matériel : quelles sont les salles mises à disposition (emplacement, capacité, matériel disponible à l'intérieur) ? Où les réserver ? Matériel de projection disponible : où le trouver ? Comment le réserver ? Est-il possible de prévoir des collations pour les clients ? Si oui, auprès de qui formuler sa demande et combien de temps à l'avance ?

• Les infos pratiques : à quelle heure le courrier est-il distribué ? où déposer le courrier au départ et jusqu'à quelle heure ? Comment demander un coursier ? Un Chronopost ou un DHL ? Les bons de commande : où les trouver ? qui est habilité à signer ? Circuit de transmission de l'information... Les demandes de congés/d'absence : où trouver les formulaires. Comment fonctionnent les RTT, périodes de fermeture éventuelles de l'entreprise. Numéros de téléphone utiles (taxis par exemple).

• Les avantages sociaux : la mutuelle (coordonnées, références à indiquer), la cantine, les tickets restaurants (comment fonctionnent-ils, horaires de la cantine, plan d'accès si cette dernière est située à l'extérieur, coût moyen d'un repas...), les distributeurs de boissons/confiseries (où sont-ils situés), le Comité d'entreprise (qui contacter, si possible un exemple de leurs réalisations).

D'une manière générale, veillez à ne mentionner que des informations pérennes afin d'éviter de devoir mettre à jour régulièrement votre document.

Forme

Choisissez de préférence un petit format, de façon à ce que ce document soit passe-partout. A4 au maximum, A5 de préférence. Vous pouvez bien sûr passer par une imprimerie traditionnelle ou bien souhaiter le concevoir en interne.
S'il s'agit d'un simple guide de premier secours, veillez à ne pas dépasser une dizaine de pages. Par contre, s'il s'agit plus d'un guide de procédures, vous pouvez sans crainte augmenter le volume de pages. Quoi qu'il en soit, optez pour des phrases courtes si vous souhaitez être lue ! Privilégiez les énumérations qui facilitent la lecture.
Le ton de votre écriture doit également être adapté à la culture de votre entreprise : s'il est de coutume de se tutoyer au sein de votre société, alors employez également le tutoiement dans votre livret d'accueil, de manière à plonger immédiatement le nouvel arrivant dans l'ambiance de la maison.

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