Le factbook

Parfois, lorsque les dossiers de travail sont appelés à devenir volumineux, le mieux est encore de recourir au classeur à anneaux et aux intercalaires.

C'était particulièrement le cas en agence de communication et voici l'architecture que nous avions retenue.

En tout premier lieu, la première page du classeur était constituée par une fiche contacts avec les coordonnées de tous les intervenants : clients d'abord puis prestataires.

Ensuite, toutes les correspondances étaient compartimentées grâce à des intercalaires :

• les comptes-rendus de réunion. Ils étaient hebdomadaires et étaient diffusés aussi bien aux clients qu'en interne. Leur objectif était de permettre de faire un point sur l'état d'avancement du projet et de préciser par écrit les prochaines étapes à accomplir. Vous trouverez un modèle de compte rendu à la rubrique Astuces - Rédiger - Compte rendu. Ces comptes-rendus étaient numérotés afin de permettre un classement rapide. La numérotation débutait à zéro pour chaque dossier : ce système permettait au client de s'assurer qu'il avait bien l'intégralité des comptes-rendus. Cela n'aurait pas été le cas si nous avions adopté une numérotation globale de tous les comptes-rendus, quel que soit le dossier concerné.

• les correspondances (courriers, fax...), classés par ordre chronologique descendant (le plus récent sur le dessus).

• les devis clients : dessus, la version finale acceptée par le client, en dessous les autres. Les conserver le temps du dossier permettait de s'y référer en cas de doute.

• les devis des prestataires retenus avec les bons de commande internes correspondants. Cela nous permettait de pointer aisément les factures fournisseurs à l'arrivée.

• les devis des prestataires non retenus.

• le cahier des charges client initial. Le cahier des charges est un document transmis par le client pour expliquer ce qu'il attend de son fournisseur.

• les documentations éventuelles.

• les notes manuscrites et brouillons.

Le système du factbook permet, de plus, de n'oublier aucun document au bureau lors d'une importante réunion : il suffit de prendre son classeur avec soi pour tout avoir sous la main !

Au moment d'archiver, faites un tri dans les devis non retenus (constituez-vous éventuellement un carnet d'adresses de fournisseurs), jetez les notes superflues, les simples fax et la documentation inutile.