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La
gestion d'agenda
| Prendre ses fonctions auprès de son patron Les appels téléphoniques Voici l'autre pôle incontournable de tout secrétariat : la gestion des appels. S'il vous confie la gestion de ses appels, annoncez-lui toujours son correspondant mais après vous être assurée de l'objet de l'appel : je doute que votre boss soit intéressé par un démarcheur en photocopieurs ! La question à poser est "Puis-je vous demander l'objet de votre appel ?". Cela vous permettra de faire un premier tri. Si l'on vous répond que l'appel revêt un caractère personnel, une deuxième précaution s'impose. La seconde question à poser est "Puis-je vous demander si M. XXX vous connaît ?". Vous réaliserez, au fil du temps, que certains démarcheurs utilisent le mot "personnel" pour passer outre votre filtrage. A cette seconde question, soient ils font preuve de culot, soient ils vous avouent que "Non, mais...". Cette méthode est généralement efficace. N'insistez jamais si votre interlocuteur persiste néanmoins dans le caractère privé de son appel. Cela pourrait être pris comme de la curiosité mal placée de votre part. Soyez particulièrement vigilante en fin d'années : c'est généralement la période où votre manager est sollicité par des courtiers en assurances "qui ont une communication importante à lui faire". Leur objectif : "leur faire réaliser des économies substantielles sur leur déclaration d'impôts". Demandez une fois pour toutes à votre supérieur s'il désire prendre ce type d'appel. Lorsque vous décrochez le téléphone, ayez toujours près de vous de quoi noter : crayon et papier. S'il est vrai que "le sourire s'entend" au téléphone, rien ne sert, à mon sens, de se forcer à sourire avant de décrocher car le sourire forcé se perçoit tout aussi aisément. Soyez donc naturelle et courtoise. Voyez éventuellement avec votre supérieur comment il souhaite que vous vous présentiez. Peut-être préférera-t-il que vous décrochiez en annonçant "secrétariat de M. xxx" ou en vous présentant à votre interlocuteur. Je trouve, pour ma part, la seconde formulation plus respectueuse du rôle de l'assistante...
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