La gestion d'agenda
Les appels téléphoniques
La gestion des mails et du courrier

Prendre ses fonctions auprès de son patron

La gestion des mails

Il se peut que votre supérieur vous donne accès à ses mails.
Certains souhaitent, en effet, que vous opériez un premier tri et éditiez les mails les plus importants.

Astuce : sachez qu'Outlook vous offre la possibilité d'annoter les messages les plus importants. Il suffit pour cela de cliquer sur l'icône pour qu'une boîte de dialogue apparaisse. Vous pouvez alors remplacer le message "Assurer un suivi" par l'annotation de votre choix. Remettez ensuite le message comme "non lu" (clic droit de la souris, option Marquer comme non lu). Vous pouvez même définir une date et une heure de rappel. Ainsi, vous serez certaine que votre patron n'oublie pas de traiter un message. Plus efficace, à mon sens, que l'impression d'un mail.

N'hésitez pas non plus à créer de nouveaux sous-répertoires dans sa boîte de réception (Fichier - Nouveau... Dossier).

N'effacez que les messages à caractère publicitaires : conservez tous les autres dans un répertoire "archive".

Si votre supérieur vous adresse des directives par mail, pensez à utiliser les codes couleur d'Outlook pour repérer d'emblée ses mails dans votre boîte de réception.

La gestion du courrier

Validez avec votre manager ses desiderata en matière de courrier : l'heure à laquelle il souhaite prendre connaissance son courrier (le mien préfère l'après-midi) et s'il convient de faire une première sélection.

En cas de doute, mieux vaut faire passer un courrier à caractère publicitaire plutôt que de commettre un impair.

Disposez les courriers dans un parapheur et maintenez-les en place à l'aide de deux trombones : l'un fiché dans la partie supérieur du parapheur, l'autre sur la droite. Disposez une lettre par onglet.

Si vous rédigez des courriers, pensez à le relire et à le passer au vérificateur d'orthographe (F7) avant de le glisser pour signature dans le parapheur...

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En résumé, n'hésitez pas à poser des questions dès le début de votre prise de fonctions. Mieux vaut les concentrer plutôt que d'avoir des observations ponctuelles de la part de votre supérieur durant les premiers jours ! Ces petites remarques, mêmes anodines, peuvent parfois donner l'impression que l'on est pas à la hauteur. Anticiper vous permet d'éviter certains écueils !