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© Nadège Guilbert
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31-Mai-2004

 

Classement

Il existe de nombreuses méthodes de classement : alphabétique, numérique, alphanumérique.
Certaines sont plus ou moins adaptées à certaines situations.
Je vous propose donc de découvrir des exemples pratiques, tirés de mon expérience professionnelle.

Le factbook : le factbook est un classeur à anneaux qui centralise l'ensemble des informations propres au suivi d'un dossier spécifique. Il comprend une fiche contact et tous les éléments sont séparés à l'aide d'intercalaires. Il permet de tout centraliser en un document unique et de n'avoir plus qu'à l'emporter avec soi pour les réunions.

Les factures fournisseurs, les factures clients, les bons de commande. Voici une proposition de traitement de vos factures clients et fournisseurs. Nous l'avions mise en application au sein d'une petite structure. Pour les bons de commande, je vous invite à découvrir la méthode que nous avons mise en place au sein du service Achats de la société qui m'emploie actuellement (160 salariés).

Oganisation

Prendre ses fonctions auprès de son patron. Pas toujours facile de savoir "naviguer" lorsque l'on est débutante. Aussi je vous propose de découvrir ici quelques astuces pour bien débuter, depuis la gestion d'agenda, à la gestion téléphonique...

Rolodex

J'utilise un rolodex pour conserver les cartes de visite de mes supérieurs. Tous les ans, j'effectue un contrôle rapide pour éliminer les plus anciennes. Pour ce faire, lorsque je créer une fiche, je prends la précaution d'indiquer dans le coin supérieur droit, l'année d'entrée dans le fichier. A gauche, je mentionne les initiales du manager concerné. Ainsi, je repère très facilement les fiches les plus anciennes pour les actualiser.

Protéger son portable en cas de vol (Astuce communiquée par Liliane, région Bordelaise)

Pour cela il faut impérativement connaître le code IMEI, qui, seul, permet d'identifier un appareil volé et permet au service clients de l'opérateur de bloquer définitivement le téléphone.

Pour l'obtenir, il faut composer * # 0 6 # sur le clavier du mobile et... le noter quelque part !

Photocopies / Fax

Dans notre entreprise, le photocopieur voisinne avec le fax.
Comme dans nombre de sociétés sans doute, il arrive souvent qu'on retrouve dans ce local, abandonnés près de ces deux machines, des documents dont il est difficile de savoir s'il s'agit de photocopies ou de fax reçus et laissés là, à l'abandon, par un utilisateur de passage. Aussi, pour nous y retrouver, Franck H. de Paris (mon DAF préféré !), a décidé que tous les fax seraient dorénavant imprimés sur papier de couleur (en l'occurrence le jaune pour des questions de lisibilité).

Depuis, le tri est nettement plus simple : on distingue d'emblée les fax à remettre des papiers délaissés à jeter !

Photocopier un document peu contrasté

Il arrive parfois que l'on vous demande l'impossible : photocopier un document peu contrasté (par exemple, une photocopie d'une photocopie d'une photocopie...) en tâchant d'améliorer sa qualité. Vous pouvez bien sûr utiliser le contraste pour tenter d'obtenir un meilleur rendu mais, d'une manière générale, les problèmes de lisibilité subsisteront.
Pour pallier cet inconvénient, essayez ce truc tout simple : glissez votre document à photocopier dans une pochette coin de couleur... et placez le tout sur la vitre de votre photocopieur. Si le résultat obtenu n'est pas suffisamment satisfaisant, réitérez votre essai avec d'autres couleurs.
Ces pochettes coins agissent un peu à la manière des filtres et font ressortir soient les parties claires, soient les parties foncées de votre document !

Des cartes à peu de frais

Mon entourage me demande parfois de réaliser des menus, des cartes d'invitation ou d'anniversaire. Pour peu que vous ayez jeté un coup d'oeil en grande surface, le prix de ce type de consommable demeure plutôt élevé.

Afin de réduire les coûts, j'opte pour des fiches bristol unies, format 148 x 210 mm qui me reviennent à 5 € les 100 cartons. Vous obtenez alors des cartes au bon format et d'une excellente tenue pour un coût très, très raisonnable.

Vous trouverez ces fiches bristol chez votre papetier habituel ou dans de grands magasins (pour Paris, au BHV notamment).

Pratique

Nettoyer une tache de toner, une contribution signée Josiane Klein.

Calculer rapidement des TTC et des HT, une contribution de Marina (Ylanéa).

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