Créer son premier état

Vous l'aurez compris, sous Access, chaque onglet a sa spécificité : il ne suffit pas, comme sous Word ou Excel de cliquer sur l'icône imprimante pour obtenir le listing de ses contacts.

En l'occurrence, l'édition de votre listing contacts passera obligatoirement par l'onglet Etat.

Activez cet onglet et cliquez sur le bouton Nouveau.

Access nous proposant gentiment d'être guidé dans nos manipulations, optez dans la fenêtre suivante pour l'option Assistant Etat et sélectionnez la table Societes dans la liste déroulante située dans la partie inférieure.

Notre objectif premier sera d'obtenir un listing exhaustif de nos contacts, classés par nom de sociétés. A l'intérieur de chaque société, nous classerons ensuite notre listing par nom de famille puis par prénom.

• cliquez à présent sur le bouton OK ;
• à l'étape suivante, cliquez sur le bouton >> pour envoyer tous les champs de la table Societes dans la fenêtre de droite, puis sélectionnez dans la liste déroulante Tables/requêtes, la table Interlocuteurs et faites de même : tous les champs de vos tables doivent à présent figurer dans la zone de droite. Nous supprimerons les champs superflus ultérieurement ;
• cliquez sur le bouton Suivant et assurez-vous que vos champs soient bien regroupés par Societes ;
• poursuivez en cliquant à nouveau sur le bouton Suivant ;
• la boîte suivante vous offre la possibilité d'ajouter un niveau de regroupement. En l'occurrence, cela ne présente guère d'intérêt pour notre listing, tel qu'il est constitué : nous cliquerons simplement sur le bouton Suivant ;
• il vous est ensuite proposé de trier vos champs : je vous suggère de les trier prioritairement sur le nom du contact puis sur le prénom ;
• choisissez ensuite un type de présentation. Sachez que cette dernière sera entièrement modifiable par la suite. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder aux options de style. Je vous propose d'opter pour Gras mais libre à vous de choisir celui qui vous séduit le plus ;
• cliquez sur le bouton Suivant : laissez Access choisir pour vous le nom de votre listing (en principe societes) ou modifiez-le et cliquez sur Terminer.

Il ne vous reste plus à présent qu'à modifier () la présentation de votre état, de la même manière que vous avez modifié la présentation de votre formulaire (cf. la fiche récapitulative de la leçon 2).

N'oubliez pas, par exemple, d'appliquer un format majuscule (>) aux noms de sociétés et noms de famille de vos interlocuteurs et un format téléphone au numéros de téléphone et fax.

Nous verrons, à l'occasion d'un prochain didacticiel, comment programmer un listing sur-mesure (par exemple, lister toutes les sociétés commençant par la lettre C), cette fonction passant par les requêtes.

Pour l'heure, il ne vous reste plus qu'à cliquer sur l'icône pour éditer votre listing !

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