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Bureautique > Access

16-Nov-2006

 

 

Récupérer automatiquement des informations d'une fiche Access dans un document Word

Access est idéal lorsqu'il s'agit de gérer des informations et de les restituer sous forme de listing.

Par contre, il pèche totalement lorsque les informations variables doivent être incorporées dans un corps de lettre.

Pourtant, il pourraît être intéressant de récupérer automatiquement dans une entête de fax ou dans une lettre les coordonnées d'un client ou d'un fournisseur.
Cela constituerait, en effet, un gain de temps appréciable et éviterait tout risque de faute de frappe.

Pour obtenir un tel résultat, il suffit de coupler Access et Word et de récupérer les informations à l'aide d'une macro.

La lettre ou l'entête de fax

En tout premier lieu, il convient de travailler sur le document Word et d'élaborer un modèle à notre goût.
Pour ce faire, je propose de partir de l'un des modèles pré-installés avec le logiciel.

Ouvrez Word et activez le menu Fichier, Nouveau (attention, ne cliquez pas sur l'icône correspondante, mais transitez bien par le menu).

Activez l'onglet Lettres & Télécopies et choisissez, par exemple, le modèle Télécopie élégante.
Dans la zone de droite, activez le bouton radio Modèle pour vous permettre de modifier ce modèle. Validez.

Commencez par supprimer tous les champs commençant par "Cliquez ici..." et remplacez-les, quand cela est nécessaire, par un texte "en dur", par exemple, le nom de votre société.
Dans la zone Nombre de pages, insérez le champ NumPages pour récupérer automatiquement le nombre de pages votre télécopie (menu Insertion, Champ, Catégories (Toutes) puis NumPages).

A présent, vous allez placer des signets aux emplacements où devront être insérées les informations récupérées depuis Access : A, Société, numéro de télécopie, objet...

Pour insérer un signet, placez-vous à l'endroit souhaité et utilisez la combinaison Ctrl Maj F5 et nommez chaque emplacement.
Les noms utilisés doivent être courts et ne comporter aucun espace.
Pensez à les lister sur une feuille de papier car ces infos vont nous être utiles.

Une fois le document à votre goût, sauvegardez-le en faisant un enregistrer sous et nommez-le, par exemple, fax.dot.

Notez sur une feuille de papier l'emplacement de votre modèle : Outils, Options, onglet Dossiers par défaut, champ Modèles utilisateur.
En général, le chemin d'accès est du type C:\Documents and Settings\nom de votre ordinateur\Application Data\Microsoft\Modèles.

Pour obtenir l'adresse de votre modèle, il suffit de rajouter à ce chemin \fax.dot (C:\Documents and Settings\nom de votre ordinateur\Application Data\Microsoft\Modèles\fax.dot).

Le principe serait le même pour une lettre : vous devrez simplement placer autant de signets que nécessaire (adresse, objet, référence, genre, rar...)

Vous pouvez à présent refermer Word et passer à Access.

Haut

Niveau

Pré-requis :

  • disposer du logiciel Word