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Créer un formulaire de recherche avec liste déroulante

Le formulaire RechercheClient

Pour créer ce nouveau formulaire, cliquez sur l'onglet Formulaire et sélectionnez le bouton Nouveau.

A la première étape, sélectionnez la table Clients, puis le champ Code Client (en fait, à ce stade, peu importe le(s) champs retenu(s)) et cliquez sur le bouton > pour le sélectionner. Activez ensuite le bouton Suivant.

A l'étape suivante, choisissez une disposition de votre choix et activez à nouveau le bouton Suivant. Sélectionnez ensuite un style à votre goût et poursuivez en cliquant sur le bouton Suivant.

Nommez enfin votre formulaire RechercheClient et, avant de cliquer sur le bouton Terminer, activez l'option Modifier la structure du formulaire afin que le formulaire s'ouvre en mode Création.

Notre formule se contente pour l'instant d'une banale zone de texte : sélectionnez-la, faites un clic droit de la souris, activez l'option Remplacer par puis Zone de liste modifiable. Nous sommes déjà plus proches de notre cahier des charges...

Si la fenêtre des Propriétés n'est pas affichée, activez-la en cliquant sur l'icône .

Ceci fait, cliquez sur l'onglet Données. Activez la ligne Contenu et cliquez sur les ... Ceci ouvre le module de Requête qui vous est à présent familier. Sélectionnez la table Clients, cliquez sur Ajouter puis sur Fermer.

Access a besoin, pour sélectionner un enregistrement, de se baser sur un élément qui identifie clairement ce dernier et ce sans ambiguité. En l'occurrence, c'est ici le rôle ici de notre code client. Problème : si ce champ est très utile pour Access, il est vraisemblable que vous ne puissiez, vous, retenir tous les codes de vos clients. D'ailleurs, je vous rassure moi non plus...
La solution va consister à tricher un peu : nous allons sélectionner deux champs. Le premier (code client) sera utilisé par Access pour sélectionner la fiche client désirée. Le second champ, société, plus facilement déchiffrable par nous, simples humains, nous permettra de sélectionner aisément le bon client dans la liste déroulante.

Faites donc glisser le champ code client vers la grille, puis faites de même avec le champ Société. Sous ce dernier champ, sur la ligne Tri, activez l'option Croissant pour trier la liste des clients par ordre alphabétique.

Refermez votre requête en cliquant sur et en la sauvegardant.

Vous pouvez à présent effacer le contenu du champ Source contrôle (onglet Données) puisque notre "source" est désormais notre requête. Ce faisant, remarquez que notre zone déroulante indique la mention Indépendant (elle n'est plus reliée à une table). Son nom (onglet Autres) est toujours néanmoins Code client.

Toujours dans l'onglet Données, vérifiez que la ligne Colonne liée comporte bien la valeur 1. Cela indique à Access qu'il doit récupérer le contenu de la première colonne de notre requête (donc la valeur Code client) pour sa recherche.

Sur la ligne du dessous, vérifiez que la propriété Limiter à liste soit bien fixée sur Oui. En sélectionnant cette option, vous indiquez à Access que votre choix ne peut se porter que sur un élément figurant dans la liste. Etant donné que notre objectif sera de retrouver un client existant, il est logique de restreindre notre choix aux clients effectivement enregistrés...

Activez l'onglet Format et fixez la valeur de Nbre colonnes sur 2 (nous, nous souhaitons voir à la fois le Code client -enfin presque...- et surtout le champ Société, plus parlant).

Sur la ligne Largeurs colonnes saisissez 0 ; 5. Cela fixera la largeur de la première colonne sur 1 (en fait, cela masquera Code client à nos yeux mais pas à ceux d'Access) et celle de la colonne Société sur 5 (vous aurez reconnu ici la technique que nous avons abordée lors d'une précédente leçon).

A présent, cliquez sur l'étiquette Code client. Activez la propriété Légende, située dans l'onglet Format et saisissez "Veuillez sélectionner un nom, SVP". Réagencez un peu les éléments de votre formulaire. Sauvegardez-le et cliquez sur l'icône pour voir le résultat.

Pas mal, non... Reste à régler quelques petits détails.

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