Les requêtes Création de table

Parfois, vous aurez besoin de créer une seule et unique table afin d'exporter vos données pour les récupérer sous un autre format (Excel, par exemple).

Or, Access est une base de données relationnelles. Les données peuvent donc être dissiminées dans plusieurs tables (ex : une table sociétés et une table interlocuteurs).

Ce didacticiel va vous permettre de comprendre comment récupérer ces données.

Comme son nom l'indique, cette manipulation nécessite l'utilisation d'une requête.

Création de la requête

Un exemple étant toujours plus parlant, je vous invite à ouvrir la base Contacts.

Cliquez ensuite sur l'onglet Requête, Nouveau et sélectionnez l'option Mode Création.
Ajoutez les tables Sociétés et interlocuteurs.
Déplacez vers la grille tous les champs de la table Sociétés, à l'exception du champ no.
De la même manière, ajoutez tous les champs de la table Interlocuteurs, à l'exception des champs N° et société.

Nous allons créer une table qui centralise, les adresses de toutes les sociétés pour lesquelles nous avons un interlocuteur identifié.
Sous la grille, à l'intersection des champs Nom et Critères saisissez <>"" pour ne prendre que les enregistrements pour lesquels un nom d'interlocuteur a été renseigné.

Cliquez sur l'îcône Exécuter ! pour voir le résultat : vous devriez obtenir 11 enregistrements répondant à votre sélection.

Rebasculez en mode création.
Nous allons à présent créer notre nouvelle table : dans le menu Requête, sélectionnez l'option Requête Création de Table...

Donnez-lui un nom (ex : societe_interlocuteurs) et activez l'option Base de données en cours. Validez en cliquant sur OK.

Lancez à nouveau votre requête : Access vous informe qu'il va coller 11 enregistrement dans la table de destination. Cliquez sur le bouton Oui pour valider. Votre table est créée.

Si vous relancez cette même requête, Access vous proposera d'abord de supprimer la table si elle existe déjà : cette précaution vous évite de coller plusieurs fois les mêmes enregistrements et d'avoir des doublons !

Vous pouvez quitter la requête en la sauvegardant (vous la trouverez sous le nom création de table).

Exporter dans sa base dans un autre format

Il ne vous reste plus qu'à exporter la table ainsi créée pour la récupérer sous Excel.
Activez l'onglet Tables : votre table societe_interlocuteurs apparaît dans la liste. Sélectionnez-la et activez le menu Fichier, option Enregistrer sous/Exporter.
La boîte de dialogue suivante vous invite à sélectionner la destination de votre nouveau fichier : sélectionnez l'option Vers un fichier ou une base de données externe. Validez

Il ne vous reste plus qu'à sélectionner un emplacement pour votre nouveau fichier ainsi que le Type de fichier désiré (Microsoft Excel) dans la zone adéquate et à cocher la case Enregistrer formaté pour conserver les formats d'origine (dates, montants...)

Haut