Construire sa première base

Votre première table - 1ère partie

Entrons à présent plus dans le détail :

• Activez l'onglet Tables et cliquez sur le bouton Nouveau ;
• Parmi les choix offerts, sélectionnez Mode création car nous allons construire notre première table (enfin !).

Vous devriez voir apparaître une grille similaire à celle ci-dessous, comportant les intitulés suivants : Nom du champ, Type de données et Description.

• La colonne Nom du champ est l'équivalent d'un d'entête de tableau Excel. Elle permet d'identifier son contenu. Choisissez des noms courts mais parlants. Evitez d'utiliser les accents et ainsi que les espaces. Prenez la précaution de mêler éventuellement minuscules et majuscules. Vous comprendrez vite l'utilité de ces recommandations lorsque votre base se complexifiera !
• La colonne Type de données est pour vous une nouveauté. Sous Access, vous devez obligatoirement spécifier quel type d'élément (texte, numéro, choix dans une liste...), l'utilisateur doit saisir. Cliquez sur la petite flèche située à droite : vous le voyez, la liste est longue. Nous y reviendrons.
• La colonne Description, dont l'utilisation est facultative. Laissez-la de côté.

Sous Excel, pour créer votre carnet d'adresses, vous vous empresseriez de créer une colonne société, une colonne nom, une colonne adresse... Pas sous Access.

Réfléchissons un peu : nous pouvons avoir, pour une même société, plusieurs interlocuteurs. Sous Excel vous re-saisiriez autant de fois certaines informations communes (nom et adresse de la société). Mais Access est un SGBDR, un Système de Gestion de Base de Données Relationnelle et ce côté 'relationnel' va nous permettre de nous épargner de répétitives saisies.

Sous Access, en effet, vous pourrez rattacher (ou relier) plusieurs interlocuteurs à une société afin de n'avoir pas à resaisir les données communes (l'adresse de la société, en l'occurrence). Pour ce faire, vous devrez décomposer votre base de données en plusieurs tables : une table société, une table interlocuteurs. Ce procédé permet de gagner non seulement de la place sur le disque dur, mais également d'accélérer le traitement de votre base de données.

NB : nous aurions pu pousser notre logique encore plus loin et créer une table villes qui aurait contenu les champs cp et ville, ces derniers étant également répétitifs. Mais c'est notre première base : nous simplifions donc !

Le travail est loin d'être achevé : continuons !

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