Construire sa première base

Créer un masque de saisie : le formulaire

Il serait tout à fait possible de saisir à présent nos informations en utilisant tour à tour chacune des tables, mais cela serait extrêmement contraignant.

C'est pourquoi nous allons utiliser une fonction d'Access prévue à cette effet : le formulaire.

Dans votre écran, sélectionnez l'onglet Formulaires et cliquez sur Nouveau.

Parmi les options proposées par Access, nous retiendrons l'Assistant formulaire et cliquerons ensuite sur le bouton Ok.

Access nous propose ensuite de sélectionner la ou les tables que nous souhaitons utiliser pour notre masque de saisie.

Nous aimerions créer un masque qui nous permette de saisir à la fois les coordonnées de nos sociétés ainsi que les contacts rattachés à chacune. Nous avons donc besoin de nos deux tables.

• Dans la liste Tables/requêtes, sélectionnez tout d'abord la table Societes et cliquez sur >> pour sélectionner l'intégralité des champs.
• Procédez de même avec la table Interlocuteurs et cliquez sur le bouton Suivant.
• A l'étape suivante, Access nous propose différents type de masques. Celui proposé par défaut (par sociétés et Formulaire avec sous-formulaire(s)) nous convient parfaitement. Néanmoins, je vous propose de comprendre à quoi correspond chacune des options présentées.
  • L'option par sociétés et Formulaire avec sous-formulaire(s) nous permet d'avoir une fiche unique par société et de saisir en une seule fois tous les interlocuteurs rattachés.
  • L'option par sociétés et formulaires attachés nous permettra d'obtenir le même résultat, mais en jonglant avec différents masques de saisie.
  • L'option par interlocuteurs ne présente guère d'intérêt : elle ne nous permettra de visualiser qu'un interlocuteur par société.

Nous sélectionnons donc par sociétés et Formulaires avec sous-formulaires et cliquons sur le bouton Suivant.

• A l'étape suivante, sélectionnez le type de présentation Tabulaire et cliquez sur Suivant. Cette option permet à Access de procéder à un semblant de mise en forme sur le masque de saisie.
• Sélectionnez à présent, un modèle de masque qui soit à votre goût et cliquez sur suivant.
• Nous en arrivons à l'enregistrement des formulaires. Je vous propose d'appeler le formulaire principal saisie et le sous-formulaire interlocuteurs.
• Laissez l'option Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des informations et cliquez sur le bouton Terminer.

Notre masque de saisie est prêt à l'emploi ! Certes, il pêche encore par beaucoup de détails mais ce formulaire est d'ores et déjà opérationnel.

J'ai tâché de repérer en rouge la partie qui concerne la table Societes (partie supérieure du masque) et en bleu la table Interlocuteurs (partie inférieure).

La première barre de navigation () vous permet de rajouter des interlocuteurs en cliquant sur l'icône .

La seconde barre située tout en bas de l'écran vous permet de créer une nouvelle fiche société.

Je vous laisse à présent saisir vos données. Nous verrons le mois prochain comment agencer de manière plus sexy et ergnomique les élements de notre masque de saisie...

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