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Préambule
Création du modèle
Utilisation du modèle
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d'exercice (25 kb) | L'assistant modèle Création du modèle La création d'un modèle ne pose aucun problème particulier.
Il s'agit d'une banale feuille de calcul et qui peut donc comporter des fichiers liés ou des macros. -
Créez votre modèle de document (dans notre exemple un modèle de bon de commande à télécharger ci-contre) avec ses formules de calcul, mais en veillant à le laisser vierge. -
Activez le menu "Données" puis "Assistant modèle..." -
Une boîte de dialogue apparaît à l'écran. A l'étape 1, Excel sélectionne par défaut la feuille active et vous propose de la sauvegarder comme modèle dans le répertoire correspondant. Éventuellement, modifiez le nom de votre modèle et validez en cliquant sur "Suivant" -
A l'étape 2, il vous est proposé de créer un fichier de base de données au format Excel (laissez le champ tel quel). Si le nom de la base de données (par défaut "base de données commande.xls") ne vous convient pas, modifiez-le et cliquez ensuite sur "Suivant" -
L'étape 3 vous permet de déterminer les cellules qui doivent être reportées dans le fichier base de données.
Ainsi, dans notre bon de commande, il importe de récupérer des infos telles que le n° du bon de commande, le nom du fournisseur, le montant ht de la commande... 
Pour ce faire, tout en gardant la boîte de dialogue ouverte, cliquez sur la cellule de votre feuille de calcul contenant le n° de commande : la référence de cette cellule s'affiche dans la boîte de dialogue, dans le champ "Cellule".
A présent, cliquez sur la partie "Nom de champ" de cette même boîte de dialogue : Excel par défaut affiche le texte contenu dans la cellule la plus proche. Modifiez éventuellement l'intitulé s'il ne vous convient pas.
Continuez à cliquer sur chacune des cellules dont vous souhaitez récupérer la valeur et attribuez-lui un nom de champ.
Ceci fois fait, cliquez sur "Suivant" pour continuer. -
A l'étape 4, Excel vous propose d'inclure des données extraites de bons de commande existants.
Ainsi, si vous avez déjà utilisé votre modèle de bon de commande et sauvegardé vos anciennes commandes, vous avez la possibilité d'en inclure les infos dans votre nouvelle base de données.
Si c'est le cas, cliquez sur "Oui, les inclure" et sélectionnez vos fichiers, sinon cliquez sur "Non, les ignorer". Cliquez ensuite sur "Suivant" -
A l'ultime étape, Excel vous propose d'envoyer une copie de vos commandes par mail à un ou des destinataires de votre choix.
Si cette option vous intéresse, cliquez sur "Bordereau de routage" et sélectionnez les noms et adresses email de vos correspondants en cliquant sur le bouton "Adresse...". Vous avez également la possibilité d'ajouter un texte d'accompagnement à votre envoi et de choisir de le router simultanément (en même temps) à plusieurs personnes ou consécutivement (envoi au premier destinataire qui le routera au destinataire suivant après lecture et ainsi de suite jusqu'au dernier). Cliquez ensuite sur "Ajouter un bordereau" pour terminer cette manipulation.
Cliquez sur "Terminer" pour valider toutes vos options.
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