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Bureautique > Excel

26-Mar-2005

 

 

Simplifier ses formules : nommer ses cellules

 

Nous avons déjà eu l'occasion de constater qu'Excel offrait de nombreuses solutions destinées à faciliter le décryptage des formules, en particulier au niveau des outils d'audit.

Mais il existe des solutions encore plus simples à mettre en oeuvre pour rendre ses formules plus limpides.

Utilisation d'étiquettes dans les formules

Soit le tableau suivant :

Tableau des ventes des 4 premiers mois de l'année

A partir de ce tableau et sous réserve d'activer l'option Accepter les étiquettes dans les formules que vous trouverez dans le menu Outils, Options, onglet Calcul, il devient possible de transcrire des formules en "langage naturel".

Ainsi, pour obtenir le total des ventes de janvier, saisissez en B9, la formule =somme(janvier). Avouez que côté clarté, c'est nettement plus limpide que =somme(B6:B9) !
Plus fort encore, il vous suffit d'utiliser la poignée de recopie pour que votre formule s'ajuste automatiquement dans toute la zone Total...

Vous souhaitez récupérer dans une cellule quelconque le montant des ventes de motos pour le mois de mars ? Rien de plus facile ! Saisissez =motos mars pour obtenir aussitôt le résultat...

Le principe est simple : pour obtenir la valeur située à l'intersection d'une ligne et d'une colonne, on commence par saisir le libellé de la ligne (motos) puis celui de la colonne (mars) en les séparant par un espace. A noter : Excel n'est pas sensible aux majuscules. On peut donc tout aussi bien saisir Motos que motos.

On peut donc, de la même manière, obtenir la moyenne des ventes de bicyclettes (=moyenne(bicyclettes)). Bien évidemment, rien n'empêche d'écrire des formules plus sophistiquées...

Attention ! Imaginons, dans l'exemple ci-dessus, que vous ayez complété la ligne Total et que vous souhaitiez à présent calculer le CA moyen de chaque mois.
En toute logique, et selon les indications fournies un peu plus haut, vous seriez tenté de saisir les formules sous la forme =moyenne (nom_du_mois).
Cette formule renverrait cependant un résultat erroné. En effet, lorsqu'il calcule la moyenne, Excel intègre la ligne Total dans son calcul.
Rappelons qu'en matière d'informatique, nous avons affaire à une intelligence dite "artificielle", terme qui trouve toute sa justification ici.
Excel est en effet incapable de comprendre que Total n'est pas un produit au même titre que Vélomoteurs ou Bicyclettes.
Pour éviter ce genre de surprise, le mieux est d'intercaler une ligne vierge entre la dernière ligne de votre tableau (Motos) et la ligne de résultat (Total).
Si cette ligne vierge vous dérange, affectez-lui une hauteur de ligne (clic droit de la souris sur le numéro de la ligne en question) égale à 0.

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Niveau

Pré-requis :

  • Aucun