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16-nov-06

 

 

Excel 2007 : Tests de la version Béta

La version béta Excel 2007 est téléchargeable à l'adresse www.microsoft.com/office/preview/beta/getthebeta.mspx?showIntro=n

Il est également possible de tester ce logiciel en ligne (aucune installation sur le disque dur), à l'adresse www.microsoft.com/france/office/default.mspx (inscription obligatoire).

A noter : la version béta comporte encore à ce jour, quelques intitulés non francisés, comme les options de Vérification de l'onglet Révision. Bien évidemment, Microsoft remédiera sans aucun doute à ces oublis dans la version finale...

 

L'interface : une révolution annoncée

Un clic pour accéder à la boîte de dialogue...Premier changement notable de cette mouture 2007 : l'interface totalement revue et nettement plus... colorée.
Les menus statiques, hérités de l'histoire de l'informatique, font désormais place à des onglets dénommés Ruban.
Les barres d'icônes s'ajustent en fonction de l'onglet sélectionné, à l'image du menu contextuel (vous savez, le clic droit de la souris). Les barres d'icônes ne sont donc plus figées et s'ajustent en fonction de vos besoins. Chaque groupe d'icones est par ailleurs regroupé par thème : Alignement, Police, Cellules...
Ainsi certaines fonctions jusque là connues des seuls utilisateurs avertis sont-elles désormais accessibles à tous les néophytes (ex : outils d'audit).


A ce propos, vous pourrez constater que certains groupes d'icones comportent à leur droite une icone carrée munie d'une flèche pointant vers le bas. Un clic sur cette icone permet d'accéder aux boîtes de dialogue de la version antérieure.
Quant au clic droit, que les adeptes se rassurent : il est toujours opérationnel et se voit complété par une barre d'icones volante bien pratique.

Une fois l'effet de surprise passé, première interrogation : comment ouvrir un document ? En effet, les plus observatrices l'auront d'ores et déjà constaté sur le visuel ci-dessus, aucun onglet Fichier, pas la moindre icone Ouvrir ou Nouveau à l'horizon...
En réalité, le menu Fichier où étaient localisées ces fonctions se cache dorénavant derrière l'icone MS Office. Bon à savoir.
Une fois ce mystère résolu, le plus gros obstacle est alors levé et rien n'empêche plus l'utilisateur de poursuivre son travail.


Icone du menu Fichier

Attention !Surveillez avec une extrême attention la barre de titre Microsoft Excel : des onglets complémentaires contextuels (notamment Outils de tableau, Outils des en-têtes et pied de page, Outils de tableau croisé dynamique...) peuvent y apparaître...

L'accès au menu Options...Un menu Options bien dissimulé

Paramétrer Excel à son image se mérite ! Le menu Options est en effet bien dissimulé dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Fichier.
On y retrouve les options disponibles dans les versions antérieures, enrichies.
Ainsi trouverez-vous dans l'onglet Personnaliser 4 nouvelles options : Afficher la mini barre d'outils lors de la sélection -celle que je viens d'évoquer plus haut et qui s'affiche lors du clic droit de la souris-, Activer l'aperçu instantané -c'est cette option qui permet de voir le rendu final de votre document à la volée-, Afficher l'onglet Développeur dans le ruban -cette option n'intéressera que les utilisateurs avertis développant des macros-, Toujours utiliser Cleartype -cette fonction permet de lisser les polices de caractères à l'écran : mieux vaut donc la laisser active-.
Utile également, l'option Personnalisation qui permet d'enrichir la barre d'accès rapide, placée, par défaut, à côté du logo MS Office. Je vous recommande d'y placer sans tarder les icones Ouvrir, Fermer, si utiles au quotidien...
Ce même menu permet de paramétrer à son image les icones du Ruban : il suffit, dans liste déroulante de la boîte de dialogue Personnaliser, de choisir le nom de l'onglet à modifier.

Attention !Détail qui compte : il se peut que le contenu de la boîte de dialogue Options ne soit pas visible en totalité, en particulier sur sa partie droite. Sachez que vous pouvez régler la taille de cette boîte de dialogue en positionnant votre souris dans l'angle inférieur droit et en étendant cette zone vers la droite.

Un système de raccourcis clavier déroutant

En observant avec soin l'interface, on constate l'absence totale de mention de raccourcis clavier, autrefois disponibles dans les menus. Idem, aucune lettre soulignée dans les onglets pour permettre un accès rapide. Là encore, le fonctionnement a été entièrement revisité.

Le système des raccourcis clavierEn fait, il faut appuyer sur la touche Alt pour faire apparaître les raccourcis clavier associés aux onglets. Ainsi, sur l'illustration ci-contre, si l'on souhaite accéder aux options d'Insertion, tapez simplement Y puis 2. Les raccourcis associés aux icones du menu Insertion s'affichent à leur tour : tapez F, par exemple, pour insérer une image.
Le raccourci complet pour Insérer une image sur une feuille de calcul est donc Alt Y - relâchez les touches- 2F. Pas facile à mémoriser...

Fort heureusement, rassurez-vous : les anciens raccourcis clavier, les Ctrl S, F4, et autres Ctrl P... continuent de fonctionner et restent disponibles dans l'aide en ligne... Ouf !

Des améliorations à l'utilité incontestable

Parmi les améliorations dont regorge cette version, il en est une particulièrement fonctionnelle. Dorénavant, pour ajouter une feuille de calcul à un classeur, un simple clic sur le dernier onglet (celui comportant une icone) suffit. Un gain de temps appréciable !
Bien évidemment, le clic droit de la souris sur l'onglet reste opérationnel et permet d'affiner son choix : ouverture d'une feuille de macro, de graphique, d'une boîte de dialogue... Car le nouvel onglet ne permet en réalité de créer qu'un seul et unique type de feuille : la feuille de calcul.
Idem, la suppression d'une feuille s'opère toujours par le biais du clic droit de la souris sur la feuille concernée (option Supprimer).

Une barre d'état plus loquaceAutre amélioration, désormais lorsque vous sélectionnez un tableau comportant des données numériques, la barre d'état affiche non plus seulement ou la somme ou le nombre de valeurs sélectionnées mais, à votre guise, autant d'informations que vous souhaitez : un clic droit de la souris sur la barre d'état permet de configurer ces mentions.

A noter la présence, dans cette barre d'état, de deux nouvelles zones :

  • la première permet de passer du mode d'affichage Normal au mode Page et Insertion saut de page, à l'instar de ce qui existe déjà sous Word.
  • la seconde est une barre de zoom qui permet d'ajuster le grossissement de l'affichage. Sur les versions antérieures, vous deviez transiter au choix par la fenêtre de zoom et y saisir la valeur souhaitée ou recourir à la fonction Intellimouse qui présentait l'inconvénient majeur de ne pouvoir être désactivée à la demande (il fallait obligatoirement passer à nouveau par le menu pour l'inhiber).

Autre innovation : il est désormais possible d'agrandir la barre de formules. Bien pratique lorsque l'on doit éditer une formule à rallonge ! Si, sur les anciennes versions, il fallait faire utiliser "l'ascenseur" pour décrypter sa formule, celle-ci est désormais visible en intégralité. Il suffit pour cela de cliquer sur l'icone située à l'extrême droite de la barre de formule.

Dépassée aussi la limite des 65 536 lignes et 256 colonnes. S'il est vrai que ce nombre était amplement suffisant pour une majorité d'utilisateurs, je suis particulièrement bien placée pour savoir que le nombre de 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes rendra service à celles et ceux qui manipulent des données extraites de gros SGBD (tel Oracle) ... à condition, bien sûr, d'avoir un ordinateur suffisamment boosté en mémoire vive.
Cela dit, d'une manière plus pragmatique, l'augmentation du nombre de colonnes permettra la réalisation de plannings annuels d'une seule traite.

La nouvelle palette de couleursDes couleurs acidulées

Ce qui frappe surtout dans cette nouvelle mouture, c'est le choix délibéré des couleurs acidulées, qu'il s'agisse des couleurs de remplissage, des mises en formes automatiques ou des graphiques...
Contrairement aux versions antérieures, il n'est pas possible de modifier la palette de couleurs par défaut. Dommage ! Cette touche personnelle était pourtant bien utile.

Il est néanmoins intéressant de noter qu'un simple survol d'une couleur permet de voir instantanément le rendu final sur la feuille de calcul : il n'est plus nécessaire de valider pour visualiser le résultat d'une mise en forme. Cette mise en forme "à la volée" vaut également pour les styles et, a fortiori, pour les typos.

Une mise en forme conditionnelle illimitée... ou presque !

On l'attendait et la voici enfin ! Microsoft a entièrement repensé la mise en forme conditionnelle limitée, sous la version actuelle, à 3 petites conditions. Un croque-en-bouche qui s'est bien vite révélé insuffisant...

Les puces tableauDésormais, vous pouvez ajouter autant de conditions que vous le souhaitez ! Et de manière plus intuitive, les masques de saisie ayant été entièrement revus.
Il est même désormais possible, en quelques clics, de repérer automatiquement dans un tableau les x plus petites (ou plus grandes) valeurs, les x valeurs inférieures ou supérieures à la moyenne, voire d'ajouter des puces (flèches, par exemple). Il n'est cependant pas encore possible d'utiliser ces symboles pour comparer deux colonnes. C'eût été utile pour visualiser de manière instantanée l'évolution, par exemple, d'un chiffre d'affaires d'un mois sur l'autre. Mais la route est désormais ouverte et l'on peut espérer que cela fera l'objet d'une version ultérieure.
Autre regret, il n'est pas possible d'insérer ces puces devant un texte. Il aurait pu être appréciable dans un tableau décisionnel, d'insérer des icones feu vert, orange ou rouge.

Seule contrainte quelque peu fastidieuse de cette nouvelle mouture : il vous faudra ouvrir et refermer la boîte de dialogue Nouvelle règle autant de fois qu'il y a de conditions (il n'existe plus d'équivalent du regretté bouton Ajouter). Fort heureusement, on peut aisément contourner ce problème en utilisant d'emblée la fonction Gérer les règles. On garde ainsi une vision globale sur l'ensemble des conditions créées, soit sur l'ensemble du classeur, soit aux cellules en cours de sélection.

La fonction Éliminer les doublons

L'onglet Données donne accès à une nouvelle fonction Éliminer doublons (Remove duplicates), bien utile pour supprimer les éléments redondants d'une liste. La vérification s'opère, à votre guise, sur une ou plusieurs colonnes.

Ainsi, vous pouvez soit éliminer tous les Dupont d'une liste de contacts quel que soit leur prénom, soit uniquement les Marc Dupont habitant à une adresse bien précise.

Une fonction similaire, bien plus complexe à mettre en oeuvre, existait sous les versions antérieures mais elle requérait l'utilisation des filtres personnalisés.

Incontestablement, avec la version 2007, l'utilisateur gagne en confort et en rapidité.

La gestion des graphiquesDes graphiques plus simples

Difficile de localiser la fonction graphique quand on a pris l'habitude d'utiliser l'Assistant graphique des versions précédentes ! Il faut en effet se souvenir que cette fonction se situe dans le menu Insertion. C'est donc dans ce même onglet que vous retrouverez les icones nécessaires à l'élaboration d'un graphique.

Là aussi, le maître mot est simplicité. Toutes les commandes associées aux graphiques sont d'emblée accessibles à travers le ruban. Cependant, localiser la fonction ad-hoc requiert, je le reconnais, un petit entraînement.

Autre bémol : les temps d'actualisation du graphique, un peu lents. Il faut un bon PC pour tirer pleinement parti des nouvelles options (la désactivation de l'aperçu instantané n'a été, dans mon cas de figure, de peu d'utilité). Néanmoins, il est à parier qu'avec cette nouvelle mouture, les débutant(e)s n'hésiteront plus à expérimenter de nouvelles fonctions et c'est là la grande force de cette nouvelle version : rendre visibles des fonctions jusque là peu usitées.

Les tableaux dynamiques : une interface totalement refondue

Les tableaux croisés dynamiques (communément appelés TCD sur internet) ont été entièrement repensés.
On ne dépose plus désormais les champs directement sur la feuille de calcul, mais dans une boîte de dialogue. Il est vrai que, dans le cas de tableaux complexes, cette manipulation à la souris s'avérait délicate et ne donnait pas toujours le résultat escompté.
Néanmoins, la nouvelle interface se révèle un peu déroutante.
Ainsi, pour la zone Filtre du rapport, je m'attendais, après y avoir déposé un champ, à opérer ma sélection directement depuis cette boîte de dialogue, à l'aide, par exemple, d'un double clic ou d'un clic droit de la souris sur le champ en question.
En réalité, le filtre s'opère toujours sur la feuille de calcul, à l'aide de l'icone en forme d'entonnoir.

Filtrer des données

 

 

 

 

Il faut donc considérer la boîte de dialogue Tableaux croisés dynamiques comme une simple zone de dépôt.

Autre point important : l'insertion de Champs calculés se fait depuis l'onglet contextuel Options, icone Formules situé à l'extrême gauche du ruban.

Des options de mise en page plus ergonomiques

Enfin, pour finir sur cette nouvelle version, abordons les fonctions d'entête et de pied de page.
Ces dernières sont accessibles en mode Page (2e icone en bas de la barre d'état ).
Les zones d'entête et de pied de page apparaissent, symbolisées par une mention "Cliquez ici pour ajouter un en-tête/bas de page".

Un nouvel onglet Création s'affiche dans le ruban. On remarque alors qu'il est désormais possible, comme sous Word, de prévoir des entêtes différentes pour la première page ou pour les pages paires et impaires.

Pour insérer une image dans votre entête, cliquez simplement dans la zone ad-hoc puis sur l'icone Image. Pointez le fichier image désiré et validez. La mention &[image] apparaît : cliquez à l'extérieur de la zone d'entête pour visualiser votre image.

Pour modifier les typos d'un entête ou d'un pied de page, après avoir saisi votre texte, sélectionnez-le et activez simplement l'onglet Accueil pour accéder aux options de formatage.

Conclusion

La version Office 2007 annonce peut-être une révolution majeure dans l'univers de l'ergonomie des logiciels.
L'idée du ruban s'avère, à l'usage, très pratique et il sera intéressant de voir si d'autres éditeurs de logiciels suivront la voie ouverte par Microsoft.
Malgré cette profonde mutation, l'utilisateur habitué jusque là au fonctionnement par Menus retrouve assez aisément ses marques.
Cette version 2007, outre cette refonte, apporte de réelles innovations ou améliorations. En ce sens, elle se justifie pleinement.

Bon à savoir

La version béta 2007 incorpore en standard une option de sauvegarde en format PDF, disponible dans le menu Enregistrer.
Il est possible que cette fonction ne soit pas livrée avec la version finale du produit, un litige opposant Microsoft et Adobe, créateur de ce format. Des compromis sont actuellement en cours de négociation.

Le format d'enregistrement par défaut d'Excel 2007 n'est pas compatible avec les versions antérieures.
Pour éviter tout souci, il est recommandé d'activer, dans le menu Fichier, Options Excel, Enregistrement, zone Conserver les informations de sauvegarde pour vos classeurs, l'option Classeur Excel 97-2003 du champ Enregistrer les fichiers au format suivant, ceci afin de garantir qu'ils puissent être ouverts par vos correspondants.
Bien évidemment, ce faisant il est possible que vos destinataires perdent une partie des nouvelles fonctionnalités dont vous aurez peut-être émaillé vos feuilles de calcul.

 

Aller plus loin

Site Microsoft Office béta : http://officebeta.iponet.net/fr-fr/excel/FX100646951036.aspx (pages majoritairement accessibles en anglais mais quelques articles néanmoins disponibles en français ainsi que quelques didacticiels : onglet Aide et Procédures, menu Formation).

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