Pour ce premier didacticiel, nous allons apprendre à
concevoir une base de données de manière à
ce qu'elle soit d'ores et déjà opérationnelle.
C'est donc une leçon particulièrement longue que
vous allez affronter.
Lors de notre première leçon, nous avons appris
à réaliser notre premier formulaire. Certes, il
était opérationnel, mais vous conviendrez aisément
qu'il péchait par nombre de points. Nous allons donc
apprendre à en améliorer l'ergonomie.
Les requêtes sont fondamentales pour la gestion d'une
base de données. Ce sont elles qui permettent de filtrer
les données. Leur maîtrise est donc impérative.
Les filtres sont souvent associés aux formulaires et
aux états et il existe différents types de requêtes
que nous aborderons progressivement :
le
filtrage par formulaire : cette option est certainement
la plus simple. Elle vous permet de sélectionner, dans
un formulaire, les enregistrements répondant à
certains critères. Il ne s'agit pas à proprement
parler de requête mais plutôt d'un filtrage.
les requêtes
sélection simples : les requête Sélection
permettent de filtrer les données. Par exemple, afficher
le listing des produits vendus lors du dernier trimestre de
l'année en cours.
les requêtes
sélection simples paramétrées : il
s'agit encore de requête Sélection. Mais cette
fois-ci, ces requêtes permettent d'interagir avec l'utilisateur
en lui demandant de saisir les critères de sélection
(par exemple des fourchettes de date, un nom de client...).
création
d'un formulaire de recherche avec liste déroulante.
Dans le cas d'une recherche portant sur un nom de société
ou le nom d'un interlocuteur, il est plus simple de permettre
à l'utilisateur de choisir son nom dans une liste déroulante.
Bien sûr, Access autorise ce genre de manipulation :
en l'occurrence, il faut créer un formulaire et lui
associer un peu de code...
synchroniser
deux zones de liste. Contribution adressée par
Geneviève Simard du Canada. En l'occurrence, lorsque
l'utilisateur sélectionne dans une première
zone de liste le nom d'un individu, le nom de ses enfants
apparaît automatiquement dans une seconde zone de liste.
la requête
Création de table ou comment récupérer
le contenu de deux tables de façon à n'en faire
plus qu'une et à l'exporter au format Excel. Pratique,
par exemple, si vous disposez d'une table Contacts avec une
table Sociétés et une table Interlocuteurs.
la requête
Mise à jour. Chaque année, voire plusieurs
fois en cours d'année, les prix des services ou produits
de votre entreprise fluctuent.
Il convient alors de mettre à jour vos grilles tarifaires.
Fort heureusement Access dispose d'une fonction spécifique
pour ce faire : la requête Mise à jour, très
simple d'emploi.
Créer un état (créer des "listings")
Sur Access, rien n'est simple : nous avons vu que le coeur
d'une base Access était constitué de tables qui
regroupent l'intégralité des données.
Au cours de la leçon suivante, nous avons appris à
réaliser un formulaire pour faciliter la saisie des informations.
Sur le même principe, nous allons à présent
concevoir un état
simple (dans un premier temps !) pour éditer l'intégralité
de notre carnet d'adresses.
Vous disposez d'ores et déjà d'un fichier d'adresses
sur Excel et souhaitez récupérer vos infos sous
Access sans devoir tout ressaisir ? Cela est tout à fait
possible, nécessite moins de 5 mn et demeure à
la portée de tous !
Si Access excelle dans la gestion des informations, il pèche dans la leur restitution. Ainsi, s'il est aisé d'établir des listings, il est impossible d'élaborer une lettre incorporant, dans le corps de cette dernière, des éléments variables.
L'objectif de ce didacticiel est de vous montrer, comment, en cliquant sur un simple bouton, transférer automatiquement les informations contenues sur une fiche contact (nom du contact, coordonnées...) dans un entête de fax ou une lettre.
