Imprimer la page

Bureautique > Excel


 

 

Titre & commentaire

Niveau

Animation

Exercice

Publier un document Excel sur le Web

Comme beaucoup d'autres sociétés, votre entreprise est passée à Internet. Du coup, votre supérieur vous demande de transposer des documents existants sur le Web. Vous pensiez devoir passer des heures à tout refaire ? Pas si sûr... Parfois, il suffit d'un clic ou deux pour transformer un banal fichier en fichier html...

  

Naviguer dans Excel

Se déplacer rapidement dans un tableau, sélectionner en quelques secondes un tableau, naviguer entre différentes feuilles de calcul : un luxe bien utile lorsque l'on manipule des données chiffrées à longueur de journée...

Cliquez pour voir l'animation
  

Alléger la barre des tâches (à partir d'Excel 2000)

Avec les nouvelles versions d'Excel, l'ouverture d'un nouveau classeur provoque son apparition dans la barre des tâches de Windows et cette dernière finit par devenir illisible. Comment réduire la présence d'Excel à une seule occurrence ?

  
  

Centrer un texte sur plusieurs colonnes

Nombre d'entre vous utilisent la commande Fusionner et centrer mais cette fonction engendre parfois des problèmes si l'on souhaite rajouter ou supprimer des colonnes dans des zones fusionnées. Aussi, je vous invite à découvrir une fonction que peu connaissent et qui contourne cette limite.

   

Insérer / supprimer rapidement colonnes et lignes

Quelques astuces pour vous permettre de gagner du temps.

  
  

Concevoir un graphique

Au cours de cette leçon, nous allons apprendre à concevoir un graphique à partir d'un tableau, Excel, à le modifier. Au fil des leçons, nous approfondirons toutes les options offertes par Excel.
Pour terminer, nous allons découvrir comment récupérer ce graphique sous PowerPoint et surtout, comment l'animer.

Créer un graphique en image

 

Créer des histogrammes comparatifs

Jouer l'animation

x

Personnaliser un graphique

A présent que nous savons élaborer un graphique, que diriez-vous de le rendre unique et de le personnaliser totalement et, pourquoi de placer en fond le logo de votre société ?


à

Télécharger l'exercice

Partager un classeur

On entend évoquer de plus en plus autour de soi la notion de "travail collaboratif". Mettre en commun des documents s'avère, certes aujourd'hui incontournable. Encore faut-il veiller à ce que chacun n'accède qu'aux fichiers qui lui sont destinés.

   

Faire parler ses données

Les tableaux dynamiques constituent un must pour qui souhaite analyser des données. Pour celles que cette méthode rebute, il existe une alternative plus simpliste : les filtres automatiques. Associés à quelques fonctions simples, ils permettent d'obtenir rapidement quelques statistiques de base.
Pour celles qui souhaiteraient pousser un peu plus le sujet, je vous propose de découvrir la fonction sous-totaux.

Enfin, pour celles qui ne parviendraient toujours pas à obtenir les résultats escomptés, il n'existe, mis à part les tableaux croisés dynamiques que nous étudierons ultérieurement, aucune solution que les filtres élaborés. Mais pas de panique : contrairement à ce que laisse entendre cette désignation, leur utilisation reste tout à fait accessible...


à

Jouer l'animation
   

Décrypter aisément les formules de calcul

A force d'enchaîner les calculs, on finit par ne plus s'y retrouver et supprimer ou ajouter des cellules devient de plus en plus complexe... Pourtant, Excel offre de nombreux outils pour vous aider à vous repérer : noms de cellules, outils d'audit et, enfin, doubles clics. Pour apprendre à concevoir des feuilles de calcul aisément décryptables par tous...


à

 
Télécharger l'exercice

Pêle-mêle

Quelques trucs ou fonctions pour résoudre vos problèmes quotidiens : convertir un nombre en chiffres romains - Mettre des points de suite dans une cellule - convertir un texte en majuscules - Conserver un nombre sous forme de fraction - Trier des dates sur les jours et mois - Insérer une mention et s'assurer qu'elle ne puisse être ôtée...

Repérer rapidement des cellules contenant une liaison externe

Supprimer des doublons dans un fichier Excel

Insérez rapidement une fonction

Retrouvez facilement les arguments d'une fonction.

Affichez à la fois les formules et les valeurs des cellules

Décelez rapidement une erreur dans une formule : la touche F9

Forcer la numérotation des pages (contribution de Josiane Klein)

Insérer un commentaire dans une cellule - Une contribution d'Yvelise

Insérer des caractères spéciaux - Une contribution de Josiane Klein

Cumuler une somme en toute sécurité - Une contribution de Jean-Marc Chemin
Cumul et tri font souvent mauvais ménage. Sauf si l'on prend quelques précautions...


à
  
  

Utiliser les listes déroulantes (limiter/accélérer la saisie)

La fonction "Validation..." permet d'accélérer et contrôler la saisie en permettant à l'utilisateur de choisir une valeur dans une liste déroulante. Par exemple, on peut ainsi limiter le choix à un mode de règlement (chèque, virement, espèces...) ou utiliser la liste déroulante pour éviter des erreurs de saisie (noms des différents services possibles d'une entreprise sur une note de frais, par exemple)...
Stefan M. de Paris, nous explique comment placer la liste déroulante sur une autre feuille de calcul.

   
   

Enregistrer un environnement de travail

Si vous travaillez communément avec plusieurs feuilles de travail ouvertes, que vous redimensionnez à chaque fois, il peut être souhaitable pour vous de créer un environnement de travail qui mémorise l'ensemble des documents ouverts et leur disposition. D'autant qu'avec Excel, cela est d'une facilité déconcertante...

   

Figer les titres

Comment s'épargner des saisies fastidieuses et répéter automatiquement un titre ou bien encore des logos sur l'ensemble de vos pages ? Aline B. nous explique tout de cette procédure, très facile à réaliser.

   

Les volets

Il vous arrive peut-être d'avoir des tableaux si longs que vous ne voyez plus les entêtes de vos colonnes. C'est parfois gênant. Pourtant, il suffit d'une simple manipulation pour contourner ce problème. Visite guidée par Aline B..

   

Modifier ou créer plusieurs feuilles de calcul identiques en une seule fois

Vous devez créer plusieurs feuilles identiques au sein d'un même classeur ou modifier une formule commune à plusieurs feuilles.
Rien de plus facile grâce à la sélection multiple.

   

Le collage spécial

Méconnue, la commande Collage spécial rend pourtant de grands services. Ainsi, elle permet de basculer automatiquement l'orientation d'un tableau.

Plus fort encore, cette commande vous permet d'augmenter ou réduire vos tarifs en un clin d'oeil !

   

La recopie

Sans doute utilisez-vous souvent des tableaux où figurent en entête les mois de l'année ou les jours de la semaine. Mais saviez-vous qu'il existe une fonction qui permet de ne saisir que le premier argument et de compléter, à l'aide de la souris, le reste de votre tableau ? Ou bien encore qu'il était possible de recopier une formule à l'aide de la souris ?

Saviez-vous qu'Excel était aussi capable de compléter des suites mathématiques logiques telles que 5, 10, 8, 16, 14 où le premier nombre est multiplié par deux et le 3e est égal au 2e -2 et ainsi de suite ? C'est l'objet de la fonction que je vous invite à découvrir ici.

Enfin, apprenez à copier/déplacer des données rapidement, grâce à votre souris.

à

 

Mise en forme automatique : modifier la zone de sélection

Tout comme dans les versions antérieures, Excel vous permet d'appliquer rapidement à vos tableaux une présentation automatique. Si l'ajout de lignes à votre tableau ne pose aucun souci (la mise en forme s'étendant automatiquement aux nouvelles lignes), il n'en va pas de même avec lorsque l'on ajoute une colonne en fin de tableau.
Explication et solution...

   

Formules et fonctions

Au fil des mois, je vous invite à découvrir les fonctions d'Excel et leurs secrets cachés.

Fonctions de calcul
Pour débuter, un petit rappel sur la méthode de calcul des pourcentages. Pour poursuivre, nous enchaînerons avec les formules Si, Et, Ou.
Au programme également, les calculs conditionnels : somme.si et nb.si. Ces deux formules vous permettront d'élaborer des statistiques simples en vous évitant de recourir à ces fameux tableaux dynamiques, toujours très complexes à mettre en oeuvre.

Fonctions texte :
Vous avez récupéré ou saisi un fichier d'adresses sous Excel. Ce fichier contient une colonne Prénom et une colonne Nom. Certains éléments ont été malheureusement saisis en capitales, d'autres en minuscules. Bref, ce fichier présente visiblement des problèmes d'harmonisation. Comment résoudre ce problème sans avoir à tout rectifier manuellement ? Les fonctions &, majuscule, minuscule et nompropre apportent une solution tout aussi simple que rapide à mettre en oeuvre...

Fonctions de recherche :
Il arrive très souvent que l'on doive récupérer des données d'un fichier Excel dans une autre feuille de calcul. C'est le cas, par exemple, si vous disposez d'un fichier centralisé d'adresses et que vous souhaitez les réutiliser dans des devis ou des factures. Point n'est besoin de tout ressaisir : la formule RechercheV vous facilite la tâche.
Pour contourner ses éventuelles limites, signalées par Gaëtan Mourmant (Polykromy), je vous invite à découvrir une formule alternative : Index(Equiv).

 

à

 

 

 

 

 

à

 

Lancer l'animation

 

 

 

 

 

 

Lancer l'animation

 

 

 

 

 

 

 

Importer des données du web dans Excel

Une contribution de Bugstar et Top-Assistante

Il y a des cas où récupérer en temps réel des informations issues du net peut s'avérer extrêmement utile.
Tel est le cas, par exemple, d'un formulaire de notes de frais couplé aux cours du change pour la conversion de devises. Les cours fluctuant chaque jour, une mise à jour régulière des informations s'impose. C'est là que la liaison web prend tout son sens...

   

Créer une fonction personnalisée

Nous avons d'ores et déjà découvert quelques fonctions d'Excel, comme les formules de recherche, les formules conditionnelles.
Pourtant, certaines formules font défaut, comme par exemple, celle bien utile qui nous permettrait de calculer des échéances de réglement ou de calculer, à travers un assistant, le montant hors taxes depuis un montant TTC et inversement.
Excel permet de créer de telles formules complémentaires, utilisables de la même manière que la fonction =somme() ou =majuscule(), grâce aux fonctions dites personnalisées.

   

Formater un nombre ou une date

Excel propose un certain nombre de formats prédéfinis pour vos dates et vos chiffres. Simplement, ces derniers ne répondent pas toujours à vos besoins. Nous allons donc apprendre, au cours de cette leçon rapide, à créer nos propres formats, par exemple, comment ajouter "Solde créditeur" ou "Solde débiteur" automatiquement devant une somme ou créer un format personnalisé du style "x jours", "x semaines"...

 

La valeur cible

Cette option méconnue et pourtant bien utile d'Excel permet d'atteindre une valeur déterminée. Un exemple concret : un salarié souhaite toucher en net 1 850 euros. Quel devra être son salaire brut de base ? Quelques secondes suffisent pour résoudre cette équation.

 
 

La consolidation

Consolidation : un mot barbare qui effraie certaines d'entre vous, pensant qu'il s'agit là d'une manipulation et de calculs sophistiqués réservés aux meilleures d'entre nous. Pourtant, il ne s'agit de rien de tout cela : la consolidation consiste simplement à compiler des chiffres issus de différentes feuilles de calcul, présentées de manière identique...

Lancer l'animation
 

La mise en forme conditionnelle

Cette nouvelle fonction, apparue avec Excel 97 simplifie la mise en valeur de certains résultats. Imaginons, par exemple, que vous souhaitiez faire ressortir les résultats négatifs en rouge ou encore que vous jouiez en bourse et veuillez faire ressortir vos plus-values en vert et les moins-values en rouge. Rien de plus facile avec cette fonction...

Aller plus loin - Cas pratique : "J'utilise la mise en forme conditionnelle pour colorier en vert une cellule. J'aimerais que toute la ligne concernée se colorie également en vert. Comment dois-je faire ?"
Voici une question qui m'a souvent été posée et sur laquelle j'ai longtemps achoppé. Pourtant, la solution est relativement simple et passe également par la mise en forme conditionnelle.

Autre exemple d'application, proposé par Thomas Poizat : mettre en couleur une ligne sur deux... ou sur trois !

 

 

 

 
 Charger l'exercice

L'assistant modèle

Bien dissimulé dans les options d'installation se cache un trésor : l'assistant modèle. En dépit de son nom, cette fonction va bien au-delà de la simple création de modèles de documents sous Excel. Elle vous évite ainsi de saisir deux fois des informations en reportant, par exemple, certains éléments d'une facture ou d'un bon de commande (montant ht, nom du client, numéro de facture...) automatiquement dans un chrono ou une base de données. Ainsi, il vous sera ensuite aisé d'en extraire vos propres statististiques.

 
 

Les formulaires

Saviez-vous qu'Excel offre, tout comme Word, une fonction formulaire destiné à faciliter l'insertion d'informations dans une feuille de calcul ?
Pour autant, son fonctionnement diffère notablement des formulaires d'Excel.
Je vous invite donc à la découvrir et à l'expérimenter grâce au classeur téléchargeable.

 
Fichier Exemple

La gestion des dates et heures

Rien n'est plus complexe que d'additionner des dates et des heures. Dans de telles circonstances, Excel semble faire preuve pour le moins de caprices et le résultat n'est généralement pas celui escompté.
Pourtant, les problèmes ne sont pas insurmontables, loin de là : il suffit parfois de simplement savoir quelle fonction ou affichage personnalisé appliquer pour résoudre tous ces désagréments !

 
Fichier Exemple

Cumuler plusieurs critères de sélection

Parfois, vous aurez besoin de cumuler plusieurs conditions. Par exemple, pour obtenir le nombre de ventes réalisées par le commercial Marc pour la région Nord. Dans ce cas de figure, il n'est malheureusement pas possible de cumuler les critères de conditions à l'aide des formules somme.si ou nb.si combinées à et.

La solution consiste à recourir aux formules matricielles.

 
Charger l'exercice
(onglet cumuler nb.si)

Les tableaux croisés dynamiques

Complexes à mettre en oeuvre, les tableaux croisés dynamiques ont révolutionné de manière durable le tableau. Grâce à lui, fini les données figées : chaque élément du tableau peut être déplacé à la souris pour permettre une lecture différente.

Lancer l'animation
 
 

Haut