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Bureautique > Word

22-jan-04


 

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Exercice

Déplacements et sélections

Apprendre à se déplacer et à sélectionner peut paraître accessoire au premier abord. Cependant, il s'agit là de manipulations que nous accomplissons à de multiples reprises durant notre journée de travail. Apprendre ces combinaisons de touches permet un gain de temps appréciable.

   

Décrypter rapidement l'usage des touches de fonction

Une astuce géniale dévoilée par Josiane, une des fidèles du site et valable sous les versions de Word jusqu'à 2003.

Grâce aux touches fonction F1 à F12, vous pouvez utiliser rapidement et simplement de nombreuses fonctions. Mais saviez-vous que Word propose plus d'une cinquantaine de ces raccourcis ?

Voici une astuce pour toutes les découvrir...

   

Les tabulateurs

Pour beaucoup, c'est la bête noire. Pourtant, leur utilisation est d'une simplicité enfantine.
Découvrez ici les méthodes pour les positionner simplement.
Pour celles que leur usage rebute, il existe parfois des alternatives : tableaux ou retraits de paragraphe...

  

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document existant et vous êtes une adepte du "Fichier - Enregistrer sous...". Malheureusement, il vous arrive parfois, dans la précipitation, d'écraser votre fichier original. Simples à mettre en oeuvre, les modèles pallient cet inconvénient.

 
  

La mise en forme automatique

Que diriez-vous de vous épargner un peu de peine et de laisser Word dégrossir le travail de mise en page pour vous ?
Tel est l'objectif de la commande mise en forme automatique.
Elle révèle toute sa performance en particulier pour vos courriers.
Pour les documents généraux (présentations clients, rapports, comptes-rendus...), il vous faudra certainement remanier le document, mais le plus gros sera fait. Alors, laissez-vous tenter...

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Protéger efficacement un document - Contribution de Gilles Oligny, Boucherville, Canada

Voici une astuce communiquée par mon e-friend de longue date, Gilles. L'objectif ? Protéger un document Word de façon à s'assurer qu'il ne puisse être ni modifié, ni copié-collé...

Cette astuce fonctionne. Sauf que. Sauf que, paradoxe : Microsoft divulgue lui-même sur son site internet la manière de contourner cette protection ! (contribution envoyée par Liliane Maranon, région Bordelaise).

  
  

L'insertion automatique / La correction automatique

L'insertion et la correction automatiques vous permettent de corriger vos erreurs de frappe les plus fréquentes et de remplacer une abréviation par une phrase, un paragraphe, un texte tout entier, voire un logo, le tout sur simple activation de touche (insertion) ou en cours de saisie (correction).

  
  

Productivité

Quelques astuces pour vous permettre de gagner du temps.

  
  

Insérer un filigrane

Un filigrane est un texte (ou une image) apparaissant comme par transparence sous un texte (ex : confidentiel). 3 méthodes vous sont décrites : filigrane WordArt, filigrane Image et la fonction dédiée de Word XP.

   
   

Trucs & astuces

Imposer une taille de police ou de zoom

Imposer une unité de mesure

Le bouton "Par défaut" : utilité

Insérer un logo sur une enveloppe

Forcer la sauvegarde d'un document

Insérer rapidement un logo sur une planche d'étiquettes (à l'aide de Remplacer/Rechercher)

Recopier/sauvegarder ses styles, insertions automatiques, barres d'outils et macros

Répéter plusieurs fois une formule de civilité

Comment, dans un publipostage, insérer des cases à cocher

Fusionner deux tableaux

Insérer un repère de pliage dans un document Word

Insérer des "peignes" dans un formulaire.

Convertir un nombre en chiffres romains ou en toutes lettres

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Majuscules, caractères spéciaux et lettres accentuées

Comment activer les majuscules accentuées - Convertir un mot en majuscule ou en minuscule - Majuscules accentuées et raccourcis clavier - Un utilitaire pour cesser de jongler avec les combinaisons de touches.

   

Jouons avec les images

Bien plus qu'un gadget, les images permettent de donner vie à vos documents. Au cours de cette leçon, vous apprendrez à les déplacer, les habiller, à jouer avec la transparence. Une leçon... ludique !


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Numérotez vos images

Les documents importants contiennent souvent des images numérotées, auxquelles le texte fait référence. En cas d'insertion ou de retrait d'image, toute la numérotation est à refaire, ainsi que les renvois du texte. Word peut vous aider…

   

Accéder rapidement à un document

Il existe pour ce faire deux méthodes que je vous invite à découvrir...


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Les tableaux

Word offre plusieurs méthodes pour tracer un tableau : l'outil Dessiner un tableau, ou bien encore l'icône correspondante. Sans oublier l'intégration d'une feuille de calcul Excel pour vos calculs.
Au cours de ce sujet, vous apprendrez à fixer la taille d'une cellule, modifier la hauteur d'une ligne, fusionner des cellules, modifier les paramètres du tableau proposé par défaut sous Word et également à résoudre les problèmes les plus fréquents.


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Compter le nombre de caractères

Vous avez besoin de calibrer du texte avec précision ? Word offre des solutions adaptées pour compter caractères, espaces, lignes, paragraphes et pages.

   

Les commentaires

Ou comment partager des notes confidentielles entre plusieurs rédacteurs.

Une contribution de Josiane Klein

   

Les signets

Les signets de Word remplissent le même rôle qu'un marque-page dans un livre : ils permettent de repérer une page, un passage ou un mot à l'intérieur d'un document pour une modification ultérieure (information à compléter, à vérifier ou à modifier).

  
  

Les styles

Souvent sous-exploités, les styles ont pour objectif premier de garantir une uniformité de présentation à un document et de hiérarchiser les différents niveaux de titres. Allez, je l'avoue, c'est aussi mon cheval bataille ! S'il est une fonction avancée à connaître sous Word, c'est bien celle-ci !

Versions 95 à 2000
Versions XP


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Réaliser un publipostage

Fusion, publipostage, mailing... Autant de mots qui désignent une seule et même action : l'envoi d'un document personnalisé à un groupe de destinataires.

Réaliser un publipostage avec Word 2007

   

Réaliser un emailing

Un emailing consiste en l'envoi d'un publipostage via la messagerie électronique.

Il est dorénavant possible, depuis les versions XP, de réaliser ce type de publipostage très particulier avec Word. Et la tâche n'est guère insurmontable...

   

Les formulaires

Ce mode particulier contraint l'utilisateur à n'accéder qu'à des zones très précisément délimitées, se présentant sous forme de texte, de listes déroulantes ou de cases à cocher. L'utilisateur ne peut que naviguer de l'une à l'autre, d'où un gain de temps indéniable. Il demeure néanmoins possible de "libérer" certaines zones de texte pour lui permettre des espaces d'expression... Ce mode est donc tout indiqué pour les demandes de matériel, les fax, les demandes de voyages.

   

Les étiquettes

Concevoir une planche d'étiquettes n'est pas forcément tâche aisée. Malgré toute la vigilance que l'on y apporte, on peut parfois obtenir des résultats... douteux : décalages, problèmes de marges, modèle d'étiquette spécifique ne figurant pas dans la liste.
Bref, la conception d'une planche d'étiquettes peut se révéler une véritable galère.
Ce didacticiel a donc pour objectif de vous apprendre pas à pas à concevoir une planche personnalisée et à résoudre les problèmes les plus fréquents.

Sujet annexe : créer des étiquettes numérotées

Astuce : accéder rapidement à son modèle d'étiquettes.

   

Numérotation de pages : sauts de section, sauts de page, sauts de colonnes et entêtes et pieds de page

Au premier abord simple d'utilisation, la numérotation des pages apparaît souvent capricieuse aux néophytes quand on ne maîtrise pas les nuances entre sauts de pages, sauts de sections ou que l'on souhaite avoir des entêtes différentes (pages paires, pages impaires, première page...). Pour faire le tour du sujet...


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Les listes numérotées

Si j'en juge par le nombre de questions posées sur divers forums, les listes numérotées de Word constituent un véritable casse-tête. J'avoue que la démarche n'est pas forcément des plus logiques, ni des plus simples.

Pourtant leur utilisation s'avère particulièrement pertinente, par exemple, dans la rédaction de contrats, de devis ou de dossiers clients. Que vous intercaliez ou supprimiez des articles, les listes numérotées vous garantissent la continuité de votre numérotation. C'est donc un gage de sécurité... et de gain de temps !

Dans ce sujet, j'aborderai les listes numérotées, depuis la simple énumération jusqu'aux plus complexes comme l'utilisation des articles de contrats associés aux styles. Bref, nous allons faire ensemble le tour complet du sujet !


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Retrouvez rapidement vos documents grâce à la commande Propriétés

Qui de nous n'a jamais galéré pour mettre la main sur un document important et qui nécessitait d'être modifié de manière urgente ?

Au fil du temps, nous accumulons des centaines de fichiers. Difficile de s'y retrouver mais... pas totalement impossible grâce à la commande Propriétés du menu Fichier.

   

Automatisez le remplissage de vos modèles

Le champ "Remplir" vous permet de compléter vos contrats, lettres et autres documents types, sans oublier la moindre information... Ce champ se charge également du formatage de vos données (dates, nombres, textes...). Il est d'utilisation simple et vous rendra de grands services.


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Office propose plusieurs cliparts noir et blanc, guère transcendants. Mais avec un peu d'imagination, ils peuvent agréablement illustrer vos documents.

  
  

Personnaliser son environnement de travail

Comment associer une icône ou un raccourci à un de ses modèles ?


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Réaliser une table des matières

La réalisation d'une table des matières sous Word est une question de secondes, si vous avez pris la peine d'utiliser les styles pour hiérarchiser vos titres....

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Créer un bouton interactif (fichiers Word imbriqués)

Pour une fois, je vous propose une approche plus "ludique" de Word basée sur une blague que m'a envoyée Sylvie Laporte de Gujan Mestras, (bassin d'Arcachon). Au-delà de la blague elle-même, j'ai été séduite par le traitement de cette devinette : des fichiers Word imbriqués avec un bouton pour accéder à la solution.

   

Créer un site avec Word

Word est loin d'être l'outil idéal pour concevoir des pages internet mais il permet d'avoir une première approche de la conception et à moindre coût, la plupart d'entre nous disposant de cet outil de travail.
Le didacticiel qui suit vous permettra d'appréhender, en quelques pages, les principes de bases et à utiliser des outils tels que HtmlShrinker pour réduire la taille de vos fichiers ainsi que LeechFtp pour envoyer vos fichiers sur le net.

   

Réaliser un organigramme (version XP)

Microsoft propose dorénavant un tout nouvel outil pour réaliser organigrammes et diagrammes.
Cet outil se révèle, à la longue, beaucoup plus capricieux et contraignant que l'ancien module et nécessite désormais une certaine dextérité.
Je vous invite donc à découvrir, étape par étape, comment procéder pour réaliser vos organigrammes, à coup sûr...

   

Transformez Word 2007 en calculette scientique !

Plus puissant que l'éditeur d'équation qui ne permet que la saisie de formules avancées, Microsoft Math autorise la réalisation de graphiques ainsi que la résolution d'équations et fonctionne à la manière d'une calculatrice scientifique.

   

Macro de conversion guillemets anglais/français

Une contribution de Bugstar

Voici une macro intéressante car elle permet, à l'aide d'une simple combinaison de touche (Ctrl+Maj+G) de modifier le format des guillemets.

   

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