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Pas à pas > Index

13-Avr-2009

 


réaliser Un formulaire de note de frais avec actualisation des cours des devises en temps réel

Une contribution de Bugstar et Top-Assistante

 

Avoir accès en permanence et en temps réel aux cours des devises prend tout son sens lorsque l'on remplit à longueur de temps des formulaires de note de frais.

Le didacticiel qui suit vous explique comment mettre en oeuvre un tel formulaire et comment actualiser les données du web en un seul clic de souris.

Pour suivre ce didacticiel, nous vous invitons à télécharger un modèle de notes de frais prêt à l'emploi, disponible sur le site Microsoft Office Online.

Ceci fait, nous allons procéder à quelques modifications :

  • devant la colonne Hôtels insérez une nouvelle colonne que vous intitulerez Devise ;
  • remplacez Loisirs par Divers et, dans la colonne suivante, Divers par Total devise ;
  • la dernière colonne, quant à elle, doit être modifiée pour contenir Total EUROS ;

Maintenant, modifions quelques formules de calcul :

  • la colonne Total Devise doit contenir =SOMME(F11:L11)
  • la colonne Total EUROS quant à elle contiendra =SI(E11="";"";M11*INDEX(COURS;EQUIV(E11;devises;0)))

Note Top-Assistante : nous avons ici utilisé la formule plus complexe index(zone;equiv(valeur recherchée;zone de recherche;0)) en lieu et place de la fonction RechercheV() car les données étant récupérées sur le web, nous ne sommes pas maître de leur présentation.
En l'occurrence, les devises ne sont, hélas, pas classées par ordre alphabétique, ce qui empêche le recours à la fonction RechercheV().
Pour ces deux fonctions, je vous invite à lire plus en détail les didacticiels correspondants :

- rechercheV() ;

- index().

 

Pour l'instant, nos formules renvoient un message d'erreur mais ne vous inquiétez pas ! Contentez-vous pour l'instant de les recopier vers le bas.

A présent, établissons la liaison avec la page web !!!

  • activez le second onglet de la note de frais et sélectionnez le ruban Données ;
  • cliquez sur Données externes puis sur le bouton A partir du web ;
  • dans la fenêtre qui s'affiche et plus précisément dans le champ Adresse, saisissez http://www.lecho.be/marche_des_changes et cliquez sur OK. La page recherchée apparaît ;
  • le symbole signale tous les tableaux présents sur la page. Vous devez cliquer sur les symboles placés devant les tableaux que vous souhaitez télécharger. Ici, cliquez juste sur le premier symbole (en vert ci-dessous)...

  • le tableau est à présent inséré sur votre second onglet ; sélectionnez la liste des devises et nommez-la devises dans la zone de nom (cf définir une zone de nom);

  • revenez sur la feuille principale et sélectionnez les cellules situées sous la colonne Devise. Activez l'onglet Données puis sélectionnez le bouton Validation des données ;
  • Dans la boîte de dialogue, onglet Options, sélectionnez Liste dans la première liste déroulante et saisissez =Devises dans la zone Source. Dorénavant, les utilisateurs devront saisir une devise parmi celles proposées.

Votre matrice est désormais terminée.
A l'ouverture du fichier, un bandeau de sécurité apparaît :

Cliquez sur le bouton Options pour accéder à la fenêtre vous permettant d'Activer le contenu. Attention ! Activer cette option ne met pas à jour la requête web.
Il faut pour cela activer la feuille contenant la requête puis cliquer sur le bouton Actualiser tout de l'onglet Données.

Pour parachever votre document, pensez à en protéger les formules pour éviter tout effacement intempestif et à le sauvegarder en tant que modèle.

 

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Niveau