Le fichier de données
L'assistant publipostage

Créer un emailing

Le emailing, vous l'aurez deviné, consiste en l'envoi d'un publipostage via la messagerie électronique. Oubliées les corvées de pliage, d'insertion manuelle dans les enveloppes et surtout, d'affranchissement ! Mais hélas, seules les versions XP de Word permettent de ce type de mailing.

Car, contrairement à toutes attentes, c'est bien sous Word que s'effectue tout le travail de publipostage. Inutile donc de chercher cette option fabuleuse dans votre logiciel de messagerie électronique !

Comme pour un publipostage traditionnel, vous devrez disposer de deux documents de base :

• un fichier de données au format de votre choix (Excel, Word, Access...), comportant nécessairement un champ d'adresses email ;
• un fichier de travail comportant le corps de votre message et les champs variables.

Choix du fichier de données

Ainsi que nous venons de le voir, vous pouvez tout aussi bien, pour votre fichier de données, utiliser des documents aux formats Word, Excel, Access, voire également le carnet d'adresses Outlook.
Je vous propose de découvrir rapidement les avantages et inconvénients de chacun d'entre eux.

Le carnet d'adresses Outlook
Sauf si votre fichier d'adresses est d'ores et déjà disponible sous ce format, je vous déconseille fortement l'utilisation du carnet d'adresses Outlook comme fichier de base de données.
En effet, la saisie des informations sous cette interface est particulièrement fastidieuse et ne peut convenir que pour des emailings de très, très petite taille.

Access
Access est un logiciel particulièrement complexe et ne doit être utilisé que pour traiter des fichiers volumineux. Si vous êtes débutante, mieux vaut vous rabattre sur Excel, beaucoup plus simple d'emploi.

Word
Vous êtes nombreuses à l'oublier mais l'on peut très bien utiliser Word comme source de données. Il suffit pour cela de disposer ses informations sous forme de tableau.
Word présente cependant une contrainte majeure.
Si votre fichier comporte plusieurs correspondants dans une même société, vous serez obligé(e) de ressaisir les coordonnées de l'entreprise pour chacun d'eux. Word ne facilite donc pas les saisies répétitives.

Excel
Excel est sans doute le meilleur compromis entre simplicité et automatisation.
Il bénéficie, en effet, d'un système de saisie qui complète automatiquement une adresse si cette dernière figure déjà dans votre tableau. De quoi gagner un temps précieux.
De plus, ce logiciel est accessible aux débutantes.
C'est donc l'outil que je vous recommande d'utiliser pour tous vos publipostages (qu'il s'agisse d'emailing ou non).

Construisez votre fichier de données en utilisant une colonne pour chaque champ. N'oubliez pas le champ email, indispensable pour un emailing.

Passons à présent à la rédaction du message...

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Niveau

Versions XP

Pré-requis :

• Aucun