Le fichier de données
L'assistant publipostage

Créer un emailing

Une fois votre fichier de données construit, ouvrez Word et activez le menu Outils, option Lettres et publipostage, Assistant fusion et publipostage.

L'assistant s'installe à droit de votre écran.
A l'étape 1, sélectionnez l'option Messages électroniques et activez le bouton Suivante : Document de base situé tout en bas de cette fenêtre.

L'étape 2 vous permet de sélectionner le document qui servira de base à votre emailing. En l'occurrence, dans notre exemple, nous sélectionnerons la première option, Utiliser le document actuel mais rien ne vous empêche de récupérer un document de votre choix.

Passez à l'étape 3 en cliquant sur le bouton Suivante : sélection des destinaitaires. Vous devez à présent sélectionner votre base de données. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Parcourir. Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez le type de fichier souhaité (Access, Word, Excel, Carnet d'adresses Outlook...), puis remontez l'arborescence et pointez vers votre fichier et validez.

• si vous travaillez avec une base Access, vous devez ensuite sélectionner la table contenant les informations à fusionner ;
• si vous travaillez avec un fichier Excel, il vous est demandé de sélectionner la feuille contenant les données à fusionner ;
• si vous travaillez avec un carnet d'adresses Outlook, vous devrez préciser le nom de votre carnet d'adresses avant de passer à l'étape suivante.

Ce travail effectué, la liste des destinataires apparaît. Si vous désirez exclure un destinataire, décochez la case placée devant son nom.
Notez également la présence de petites flèches noires pointant vers le bas, à côté de chaque entête de colonne. Ces flèches donnent accès à des filtres et aux options de tri (option (Avancées...) du menu).

Une fois ces modifications apportées, refermez cette fenêtre en cliquant sur le bouton OK et passez à l'étape 4.

Celle-ci vous permet de rédiger votre message. Ne perdez pas de vue qu'il s'agit d'un message électronique et que nombre de vos correspondants ont sans doute programmé leur messagerie en mode texte seul. Inutile donc de passer un temps fou sur une présentation dont ils n'auront peut-être pas le bénéfice...

Insérez les champs de fusion dont vous avez besoin dans le corps de votre message. Pour cela, cliquez sur le bouton Insérer un de fusion de la barre d'outils publipostage.
Si cette dernière n'est pas affichée sur votre écran, faites un clic droit de la souris sur une icône quelconque, recherchez cette barre dans la liste et cliquez sur son nom !

Vous pouvez bien évidemment Insérer un mot clé, tel que Si... alors... sinon (ex : Si Ttire est égal à "M." insérer le texte suivant "Cher Monsieur" sinon celui-ci : "Chère Madame").

L'étape suivante n° 5 vous permet de visualiser votre message avant envoi. S'il vous convient, cliquez sur l'étape suivante, sinon rectifiez vos erreurs en revenant aux pages précédentes.

La dernière étape est celle de la Fusion.
Cliquez sur le lien Messagerie électronique. Cela ouvre une petite boîte de dialogue.
Dans le champ A, sélectionnez le nom de la colonne comportant l'adresse email de votre correspondant.
En-dessous, dans le champ Ligne Objet, saisissez un objet éventuel (c'est toujours préférable).
Choisissez enfin un type de format pour votre envoi. Privilégiez HTML. De toutes façons, la réception de votre message dépendra de la configuration de la boîte de réception de votre correspondant.

Pour finir et procéder à l'envoi de votre emailing, cliquez sur le bouton OK.
Pensez à ajouter votre adresse email à la liste des destinataires de façon à vous assurer que tout a parfaitement fonctionné !

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Niveau

Versions XP

Pré-requis :

• Aucun