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La lettre
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Créer un publipostage

Le publipostage ou mailing, ou bien encore fusion nécessite la création en parallèle de deux documents :

• un fichier contenant les éléments variables, c'est-à-dire les éléments qui seront fusionnés dans le corps de chaque lettre ;
• une lettre ou un répertoire (autrefois appelé "catalogue") qui intègre tous les éléments fixes et des emplacements réservés pour les éléments variables ;

Le principe est simple : chaque élément variable (nom du client, adresse, code postal...) est symbolisé dans la lettre par des codes de champs.

Il est préférable, pour éviter des aller-retour entre le fichier de données et la lettre de débuter votre publipostage par la constitution du fichier de données.

Le fichier de données

Ainsi que nous l'avons dit à l'occasion de l'emailing, vous pouvez tout aussi bien, pour votre fichier de données, utiliser des documents aux formats Word, Excel, Access, voire le carnet d'adresses Outlook.
Voici, pour mémoire, les avantages et inconvénients de chacun de ces logiciels.

Le carnet d'adresses Outlook
Sauf si votre fichier d'adresses est d'ores et déjà disponible sous ce format, je vous déconseille fortement l'utilisation du carnet d'adresses Outlook comme fichier de base de données.
En effet, la saisie des informations sous cette interface est particulièrement fastidieuse et ne peut convenir que pour des emailings de très, très petite taille.

Access
Access est un logiciel particulièrement complexe et ne doit être utilisé que pour traiter des fichiers volumineux. Si vous êtes débutante, mieux vaut vous rabattre sur Excel, beaucoup plus simple d'emploi.

Word
Vous êtes nombreuses à l'oublier mais l'on peut très bien utiliser Word comme source de données. Il suffit pour cela de disposer ses informations sous forme de tableau.
Word présente cependant une contrainte majeure.
Si votre fichier comporte plusieurs correspondants dans une même société, vous serez obligé(e) de ressaisir les coordonnées de l'entreprise pour chacun d'eux. Word ne facilite donc pas les saisies répétitives.

Excel
Excel est sans doute le meilleur compromis entre simplicité et automatisation.
Il bénéficie, en effet, d'un système de saisie qui complète automatiquement une adresse si cette dernière figure déjà dans votre tableau. De quoi gagner un temps précieux.
De plus, ce logiciel est accessible aux débutantes.
C'est donc l'outil que je vous recommande d'utiliser pour tous vos publipostages (qu'il s'agisse d'emailing ou non).

Si votre publipostage comporte des champs Date ou des Montants, vous devrez impérativement utiliser un logiciel gérant ces formats (Excel, Access...). En effet, une base de données Word considérerait ces éléments comme du texte et il vous serait impossible d'effectuer des comparaisons (ex : accorder à un client un taux de remise en fonction du CA réalisé).

Quel que soit le logiciel retenu (Word/Excel), votre fichier d'adresses doit se présenter sous la forme d'un tableau.
La première ligne de ce tableau comporte les entêtes. Ceux-ci sont importants, car ils seront utilisés comme codes de champs dans votre document Word.
Ce document n'ayant d'autre vocation que de centraliser vos adresses ou données de fusion, il est inutile de perdre votre temps à en fignoler la présentation...

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Niveau

Versions XP

Pré-requis :

• Aucun