Le fichier de données
La lettre
Les champs conditionnels
Le répertoire ou catalogue
Questions & réponses

Thèmes associés :
Le emailing
Les étiquettes

Exercice 1 :
Fichier de données
Lettre type

Corrigé

Créer un publipostage

La lettre

Ouvrez Word et chargez votre modèle de lettre type ou ouvrez un document vierge.

Commencez, en tout premier lieu, par rédiger votre courrier en ménageant des espaces pour les éléments variables.

Ceci fait, activez le menu Outils, Lettres et publipostage, option Afficher la barre d'outils Fusion et publipostage.

Cette dernière contient un grand nombre d'icônes qui nous seront très utiles pour réaliser notre publipostage.

Bien qu'il soit tout à fait possible de réaliser notre publipostage à l'aide uniquement de cette barre d'outils, le plus simple est néanmoins d'utiliser l'assistant prévu à cet effet. Vous le trouverez dans le menu Outils, Lettres et publipostage, option Assistant Fusion et publipostage.

Nous le constatons d'emblée en observant la partie inférieure de l'Assistant, le publipostage se décompose en 6 étapes.
A côté de la mention de chaque étape, je vous indique l'icône correspondante de la barre d'outils Fusion et publipostage.

Etape 1

Cette étape nous permet de déterminer le type de fusion à opérer. Nous avons le choix entre Lettres, Messages électroniques (emailing), Enveloppes, Etiquettes et Répertoire. Nous verrons ce dernier point un peu plus tard. Contentons-nous pour l'instant de sélectionner Lettres et de passer à l'étape suivante (cliquez pour cela sur le lien situé tout en bas de l'assistant).

Etape 2

A ce stade, nous devons choisir le document de base (ici, lettre) que nous allons utiliser pour notre mailing.
Si votre lettre est affichée à l'écran, optez pour l'option Utiliser le document actuel. Dans le cas contraire, sélectionnez l'option Utiliser un document existant, cliquez sur ("Autres fichiers") puis Ouvrir et pointez vers votre lettre.

Etape 3 et

Ici, il convient de sélectionner votre fichier de données. Nous sommes parties du principe qu'il avait été créé en amont de notre lettre, aussi sélectionnez l'option Utilisation d'une liste existante et cliquez sur le bouton
Une boîte de dialogue s'ouvre : vérifiez que l'option Toutes les sources de données soit bien sélectionnée dans la zone inférieure intitulée Type de fichiers.
Pointez votre fichier.

• S'il s'agit d'un document Excel, il vous sera proposé de sélectionner la feuille de votre classeur contenant les informations de fusion.
• Si votre source est au format Access, vous devrez sélectionner la table contenant les éléments de fusion.

Une boîte de dialogue présentant l'intégralité de votre fichier apparaît à l'écran ().
Vous pouvez y effectuer quelques opérations basiques et rapides :

Trier vos enregistrements : cliquez simplement sur le nom de la colonne à trier, par exemple Société. Suivant que vous cliquez une fois ou deux, le classement sera croissant ou décroissant.
Désactiver certains destinataires : il suffit de décocher la case de la colonne de gauche.

Pour peaufiner votre sélection, cliquez sur la petite flèche de la colonne souhaitée. Par exemple, pour limiter votre fusion aux destinataires habitant Rennes, cliquez sur le triangle noir situé à gauche de Ville et sélectionnez Rennes. Notez au passage que la petite flèche est devenue bleue : elle indique qu'un filtre a été effectué sur la colonne en question. Cliquez sur (Tout) pour réafficher l'intégralité du fichier. Vous pouvez poser autant de filtres que vous souhaitez, à raison d'un par colonne, grâce à ce sytème.

Pour des tris ou des sélections encore plus poussés, cliquez sur n'importe quelle flèche et sélectionnez l'option Avancées, tout en bas de la liste. Cela vous donne accès à une boîte de dialogue que les utilisatrices des versions antérieures reconnaîtront...

Vos sélections/tris effectués, cliquez sur le bouton OK.

Etape 4

A l'étape 4, Word nous propose d'insérer nos champs de fusion et nous propose, pour les adresses et les formules de politesse, deux assistants : bloc d'adresse et ligne de salutation.
Je vous déconseille vivement l'emploi de ces deux assistants :

• bloc d'adresse : le nom la société, quand il est présent dans votre fichier de données, apparaîtra sur la deuxième ligne, après le prénom et le nom du destinataire. Ceci, déjà, n'est pas conforme aux normes (il devrait être placé sur la première ligne de l'adresse). En second lieu, vous aurez sans doute 2 ou 3 lignes d'adresse par destinataire. L'assistant n'en propose qu'une. Le nom de la ville sera inséré en minuscule alors que ce dernier doit toujours être présenté en majuscules. Je précise qu'aucun de ces paramètres ne peut être corrigé.
• ligne de salutation : cette option se révèle, au final, peu intéressante car elle ne permet pas d'accorder la formule en fonction du sexe de l'interlocuteur. On obtient donc la formule "Chèr(e) Monsieur" pour un homme, ce qui est loin d'être professionnel !

Il faut donc opter pour l'option Autres éléments (). Mais avant cela, positionnez votre curseur à l'emplacement du premier champ à insérer puis cliquez sur Autres élements.
Cette fenêtre présente un grand inconvénient (pourquoi Microsoft a-t-il modifié l'ancien système, plus ergonomique ???) : il faut cliquer sur le champ à incorporer dans la lettre, puis sur le bouton Insérer et enfin refermer la boîte de dialogue et répéter cette manipulation pour chaque champ. C'est on ne peut plus contraignant.
Mon conseil : pour insérer une adresse complète, cliquez tour à tour sur chacun des éléments et le bouton Insérer, sans refermer la boîte. Ensuite, de retour dans votre document, ajoutez les sauts de ligne et les espaces manquants. Vous gagnerez ainsi du temps.

Vos noms de champs apparaissent encadrés de guillemets (ex : ). Inutile de chercher à gagner du temps en saisissant ces informations manuellement, en les saisissant au clavier. Vous n'obtiendrez jamais le résultat escompté...

Etape 5 - Facultative

Cette étape vous permet de visualiser, avant impression, votre publipostage. A mon sens, elle ne présente guère d'utilité si vous prenez l'habitude de fusionner vos lettres vers un nouveau document. Je vous invite donc à ne pas vous attarder sur ce point et à passer à l'étape suivante.

Etape 6

C'est l'étape de la fusion. Si vous n'avez pas encore trié votre fichier ou limité la sélection, cliquez sur l'icône et référez-vous au § Etape 3 ci-dessus.
Bien que Word offre la possibilité d'envoyer directement votre publipostage à l'impression, je vous conseille de prendre l'habitude de privilégier l'option Modifier les lettres individuelles. Cela vous évitera un gaspillage de papier si votre mailing comporte des erreurs, par exemple, des sauts de page placés aux mauvais endroits, ou des espaces manquants entre certains champs...
L'option Modifier les lettres individuelles crée en fait un nouveau document comportant l'intégralité de vos lettres. En cas d'erreur, il vous suffit donc de refermer ces lettres, sans les sauvegarder et revenir à votre document de saisie pour rectifier l'erreur !

Haut

Niveau

Versions XP

Pré-requis :

• Aucun