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Le fichier de données
La lettre
Les champs conditionnels
Le répertoire ou catalogue
Questions & réponses
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Exercice 4 :
Fichier de données
Lettre type
Corrigé
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Créer un publipostage
Questions & Réponses
Convertir un champ en majuscules
Vous avez saisi l'un de vos champs de base de données en minuscules et souhaitez le convertir.
Inutile de passer par le raccourci Maj F3 (basculage miniscules/majuscules) pour tenter de résoudre le problème.
Deux solutions s'offrent à vous :
- passer par le menu Format, Police, puis Majuscules ;
- ou clic droit de la souris sur le champ à convertir, Modifications du champ, puis double-cliquez sur le paramètre Majuscule de la zone Format.
Formater un nombre/une date
Très souvent, les dates ou nombres fusionnés ne s'affichent pas tels qu'ils apparaissent sous Excel.
Pour résoudre le problème, il existe deux solutions :
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contraindre Word à ouvrir Excel en mode DDE : avant de lier votre fichier de données Excel, activez dans Word le menu Outils, Options, onglet Général et cochez la case Confirmation des conversions lors de l'ouverture. Cette manipulation est faite une fois pour toutes.
Dorénavant, lorsque vous ouvrirez une source Excel, Word vous proposera d'opter pour un format. Sélectionnez simplement Feuille de calcul MS Excel via un DDE.
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la seconde option, nettement plus complexe, consiste à éditer les codes de champ à l'aide de la combinaison Alt F9 et à insérer, à la fin du champ, un commutateur image. Une fois le commutateur ajouté, refaites Alt F9 pour rebasculer en affichage normal.
Pour ma part, je ne saurais que trop vous recommander la solution 1...
Créer des champs calculés
Word est tout à fait capable d'ajouter des champs calculés lors d'une fusion.
Exemple : vous accordez à vos clients une remise de 2% sur le CA total réalisé.
Votre base doit bien évidemment disposer, pour que cela soit réalisable, un champ CA...
Voici comment procéder :
- à l'emplacement souhaité, insérez un nouveau champ à l'aide de la combinaison Ctrl F9 ;
- tapez le signe "=" pour préciser à Word qu'il s'agit d'un champ calculé ;
- cliquez sur
 pour insérer un champ existant et sélectionnez CA ;
- saisissez le reste de la formule : "*2%" où * correspond au symbole mathématiques de la multiplication ;
- rebasculez en affichage normal : Alt F9 et fusionnez votre document.
Imbriquer plusieurs formules Si... alors... Sinon
 Il est possible d'imbriquer plusieurs tests Si... alors... Sinon.
Pour cela, il suffit à chaque fois, de remplacer la valeur du sinon par une nouvelle formule Si... alors... sinon selon le schéma ci-contre.
2 formules imbriquées permettent de tester 3 conditions, la troisième condition étant contenue dans la valeur sinon.
Exemple : imaginons un fichier où le genre a été saisi sous forme abrégée : Mme, M. et Melle. Il nous faut donc "traduire" chacune de ses abbréviations pour la formule de politesse.
Voici techniquement, comment procéder :
- Insérez un premier champ Si... alors... Sinon, complété de la manière suivante : Si Genre est égal à M. alors Monsieur sinon autre.
- passez en mode édition de champ : Ctrl F9 ;
- sélectionnez "autre" qui correspond à la valeur sinon et supprimez-le ;
- cliquez à nouveau sur le bouton Insérer un mot clé, Si... alors... sinon et cette fois, saisissez les valeurs suivantes : Si Genre est égal à Mme alors Madame sinon Mademoiselle ;
- Vous devez obtenir le résultat suivant : {IF {MERGEFIELD Genre}
= "M." "Monsieur" { IF {MERGEFIELD Genre} =
"Madame" "Mademoiselle" }} .
- rebasculez en mode normal : Ctrl F9.
Transformer un document de fusion en document normal
Pour annuler toute liaison entre une source et une lettre type, activez l'icône  et sélectionnez l'option Document Word normal.
Imprimer une lettre donnée
Lorsque vous fusionnez des lettres, Word crée un document unique ou chaque lettre est séparée des autres par un saut de section.
Ainsi, si votre fichier source contient 23 enregistrements, vous obtiendrez en apparence 23 pages.
Si vous tentez d'imprimer une page donnée (par exemple, la page 5), rien ne sort.
Pourquoi ? Observez votre barre d'état : Elle indique Page 1 Sec 5 5/23.
La page que vous souhaitez imprimer correspond en réalité à la section 5 de votre document.
 Dans la boîte de dialogue Imprimer, zone Pages, saisissez simplement s5 pour indiquer à Word que vous souhaitez imprimer la section 5...
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