Le fichier de données
La lettre
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Exercice 1 :
Fichier de données
Lettre type

Corrigé

Créer un publipostage

La lettre

En tout premier lieu, sachez que vous pouvez, au choix, démarrer en utilisant :

• une lettre existante ;
• un document vierge.

Si vous optez pour le premier cas de figure, chargez votre lettre à l'écran.
Dans le second cas, commencez, en tout premier lieu, par rédiger votre courrier en ménageant des espaces pour les éléments variables.

Filtrer, trier les enregistrements

Ceci fait, cliquez sur l'onglet Publipostage. Cliquez ensuite sur le bouton Démarrer la fusion et le publipostage et sélectionnez l'option Lettres.

A présent, cliquez sur le bouton situé juste à droite du premier, Sélection des destinataires.

Word vous offre 3 options :

• Entrer une nouvelle liste : optez pour cette solution si votre fichier d'adresses n'existe pas. Notez que Word vous propose des champs par défaut. Si ces derniers ne vous donnent pas satisfaction, cliquez simplement sur le bouton Personnaliser colonnes pour ajouter/supprimer des entêtes. Complétez ensuite votre tableau avec les données. Seconde remarque : une fois votre saisie achevée, et après avoir cliqué sur Ok, Word vous propose de sauvegarder votre fichier d'adresses au format Liste d'adresses Microsoft. Ce format n'est pas le plus pratique, notamment si vous devez utiliser votre fichier à d'autres fins. Dans ce cas de figure, mieux vaut donc concevoir votre fichier de données avec Excel ou Access.
  
• Utiliser la liste existante. Optez pour cette option pour utiliser un fichier Excel, Access ou autres déjà créé. Une boîte de dialogue s'ouvre : vérifiez que l'option Toutes les sources de données soit bien sélectionnée dans la zone inférieure intitulée Type de fichiers.
  Pointez votre fichier.
  
  • S'il s'agit d'un document Excel, il vous sera ensuite proposé de sélectionner la feuille de votre classeur contenant les informations de fusion.
  • Si votre source est au format Access, vous devrez sélectionner la table contenant les éléments de fusion.
    
• Sélectionner à partir des Contacts Outlook. Optez pour cette option si vous souhaitez utiliser les adresses du fichier Contacts d'Outlook. Précisons ici qu'il s'agit de la version payante de ce logiciel et non d'Outlook Express.
  

Si vous souhaitez effectuer un mailing limité à quelques adresses ou si vous souhaitez trier vos adresses en vue d'un envoi postal, cliquez sur le bouton Modifier la liste de destinaires.

Ceci affiche le listing complet de votre fichier d'adresses.

• Pour trier vos enregistrements, cliquez simplement sur le nom de la colonne à trier, par exemple nom. Selon que vous cliquerez une ou deux fois, le classement sera croissant ou décroissant. En utilisant cette méthode, vous ne pouvez trier que sur une seule et unique colonne à la fois.
  Autre possibilité, cliquez sur la mention Trier... dans la zone inférieure de la boîte de dialogue. Cette manipulation affiche une boîte de dialogue avancée, vous permettant de trier sur 3 champs simultanés.
  
• Pour désactiver certains destinataires : il suffit de décocher la case de la colonne de gauche.

Exemple

Pour limiter votre fusion aux destinataires habitant Rennes, cliquez sur le triangle noir situé à gauche de Ville et sélectionnez Rennes. Notez au passage que la petite flèche est devenue bleue : elle indique qu'un filtre a été effectué sur la colonne en question. Cliquez sur (Tout) pour réafficher l'intégralité du fichier. Vous pouvez poser autant de filtres que vous souhaitez, à raison d'un par colonne, grâce à ce sytème.

Vos sélections/tris effectués, cliquez sur le bouton OK.

Insérer les champs dans le corps de la lettre

Word propose deux boutons d'assistants: l'un destiné à la composition du Bloc d'adresse, l'autre à la Ligne de salutation.

Je vous déconseille vivement l'emploi de ces deux assistants :

• bloc d'adresse : le nom la société, quand il est présent dans votre fichier de données, apparaîtra sur la deuxième ligne d'adresse, après le prénom et le nom du destinataire. Ceci, déjà, n'est pas conforme aux normes (il devrait être placé sur la première ligne). En second lieu, si vous avez prévu 3 lignes pour l'adresse (rue1, rue2, rue3), vous ne pourrez utiliser que les deux premières. Le nom de la ville sera inséré en minuscule alors que ce dernier doit toujours être présenté en majuscules. Je précise qu'aucun de ces paramètres ne peut être corrigé. De plus, l'option Faire correspondre les champs s'avère complexe pour une débutante (importance du nombre de champs proposés, dont beaucoup d'inutiles pour une adresse postale !).
  
• ligne de salutation : cette option se révèle, au final, peu intéressante car elle ne permet pas d'accorder la formule en fonction du sexe de l'interlocuteur...

Le meilleur choix consiste à placer l'intégralité des champs manuellement, à l'aide du bouton Insérer un champ de fusion (flèche pointant vers le bas). Un clic sur cette flèche fait apparaître l'ensemble des champs de votre fichier d'adresses.

Pour utiliser cette méthode, positionnez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer votre premier champ de fusion, cliquez sur le bouton, sélectionnez votre champ. Eventuellement, mettez-le en forme (alignement, police, taille, majuscule, attributs...).
Puis déplacez-vous à l'emplacement du second champ de fusion et recommencez l'opération.

Veillez à bien cliquer sur la petite flèche de droite pour obtenir la liste déroulante, plus facile d'utilisation, et non sur l'icone située juste devant le texte Insérer un champ de fusion, option plus contraignante...

Vos noms de champs apparaissent encadrés de guillemets (ex : ). Inutile de chercher à gagner du temps en saisissant ces informations manuellement au clavier. Vous n'obtiendrez jamais le résultat escompté... Il n'existe qu'une seule bonne manière d'insérer ces guillemets : la méthode décrite ci-dessus.

Contrôler la fusion

Le bouton Aperçu des résultats vous permet de visualiser le rendu de votre fusion.

Vous pouvez ensuite faire défiler vos enregistrements à l'aide des boutons de déplacement : . Pour accéder rapidement à un enregistrement donné, sélectionnez le nombre indiqué entre les boutons, saisissez le numéro d'enregistrement souhaité et validez en appuyant sur entrée.

Word 2007 propose une nouvelle option intitulée Rechercher les erreurs. C'est une bonne idée de l'utiliser si votre mailing comporte des champs de fusion conditionnels (voir plus loin dans ce didacticiel).

D'une manière générale, il est vivement conseillé de fusionner l'ensemble de vos données vers un nouveau fichier plutôt que de lancer directement l'impression.
Ceci vous permet de contrôler une dernière fois votre fusion et d'éviter tout gaspillage de papier.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Terminer & fusionner et optez pour l'option Modifier des documents individuels...

Haut

Niveau

Version 2007

Pré-requis :

• Aucun