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Exercice 2 :
Fichier de données
Lettre type

Corrigé

Créer un publipostage

Les mots clés

Pour qu'un publipostage soit efficace, il faut bien évidemment qu'il soit bien ciblé et qu'il ne semble s'adresser qu'à un seul et unique destinataire : il faut donc gommer au maximum les touches "impersonnelles".

Pour ce faire, Word propose une panoplie de mots clés, plus ou moins intéressants. Ces derniers sont accessibles depuis le bouton Règles .

Voici à présent les mots clés disponibles :

Si.... alors... sinon... (If... then... else...)

C'est sans conteste le mot clé que vous utiliserez le plus. Il permet une personnalisation extrême de votre publipostage. Avec lui, fin iles "Cher(e) Monsieur" !

Un exemple simple : les salutations

A l'endroit où vous devez insérer la formule de salutation, insérez le mot-clé Si... alors... sinon.
La boîte de dialogue ci-dessus s'ouvre.
Dans notre exemple, nous devons considérer trois cas de figure : Monsieur, Madame, Mademoiselle. Or la fonction Si... alors... sinon ne teste que deux cas de figure. Madame et Mademoiselle donnant le même résultat (chère), l'astuce pour contourner cette difficulté, consiste à faire porter le test sur Monsieur !
Renseignez la boîte de dialogue selon l'illustration.

N'oubliez pas de relire avec soin votre lettre et d'utiliser le mot clé pour accorder son contenu partout où cela est nécessaire.
Imaginons, par exemple, que votre lettre contienne la phrase suivante "Lors de votre venue sur le salon, vous avez été accuelli(e) par...". Là aussi, le mot clé Si... alors... sinon s'avère nécessaire.
Votre boîte de dialogue devra être complétée comme suit : si Genre est égal à Monsieur alors accueilli texte sinon accueillie.

Tester des montants

Vous serez peut-être aménée à réaliser des publipostages où vous accorderez, par exemple, une réduction à vos clients en fonction du CA réalisé.
Il faut, pour opérer ce type de comparaison, que votre fichier de données comporte bien évidemment une colonne CA...
Imaginons que vous accordiez 5% de réduction aux clients réalisant plus de 6.000 € de CA et 2% dans les autres cas.
Voici la syntaxe à utiliser.
Si CA est supérieur ou égal à 6000 alors 5% texte sinon 2%.
Pour être comparées, les sommes doivent être saisies sans espace entre les nombres et sans formatage aucun.
Pour combiner plusieurs instructions Si, référez-vous à l'article suivant.

Demander / Remplir (Ask / Fillin)

Ces deux mots clés remplissent à peu de chose près le même rôle : l'instruction Remplir (Fillin) permet de créer une pop-up qui vous invite à compléter une information. Ce peut être utile pour être certaine, dans la précipitation, de bien actualiser votre lettre. Imaginons par exemple, que vous expédiez 4 catalogues ou tarifs par an (printemps, été, automne et hiver).
En cliquant sur le bouton "Insérer un champ clé", Demander, vous accédez à la boîte de dialogue ci-dessus.
Dans le champ invite, saisissez le texte de la question qui sera posé lors de l'impression.
Vous pouvez, au choix, laisser le champ Texte par défaut vide ou le pré-remplir.
Si vous cochez la case Demander une seule fois, la question ne vous sera posée qu'une fois pour l'ensemble des lettres.
Si vous omettez de cocher cette case et que votre mailing comporte 502 lettres, la question vous sera posée... 502 fois ! Et vous ne pourrez interrompre votre fusion...

L'instruction Ask (Demander) fonctionne de la même manière mais le résultat est affecté à un signet. L'intérêt ? Pouvoir récupérer le contenu du signet en plusieurs emplacements de votre lettre...

N° d'enregistrement de fusion / N° de séquence de fusion

Ces deux mots permettent de numéroter les éléments fusionnés, avec un petit distingo entre les deux options. Le numéro d'enregistrement correspond à l'ordre de votre fichier de données la numérotation peut ne pas être chronologique si vous avez trié votre fichier au moment de la fusion ou comporter des "trous" si vous n'imprimez pas la totalité de vos enregistrements.
L'option séquence de fusion résoud ces problèmes : les numéros sont affectés par ordre chronologique et suivi.

Suivant / Suivant si / Sauter l'enregistrement si
Vous aurez noté, lorsque vous fusionnez des lettres, que chacune d'entre elles est séparée par un saut de page. Le champ Suivant permet d'éviter cela et de fusionner l'enregistrement suivant sur la même page. Il est utilisé pour les planches d'étiquettes et les "répertoires" (ex catalogues sous les anciennes versions). Etant donné qu'il existe une commande spécifique et pour les étiquettes et pour les répertoires, vous pouvez oublier ce mot-clé.

La commande Suivant si est sensée opérer un filtrage de vos données. Elle présente peu d'intérêt. Imaginons un fichier dans lequel nous avons plusieurs lignes consécutives de "Monsieur". Si nous renseignons la boîte de dialogue comme indiqué ci-dessus, une lettre sur deux sera néanmoins imprimée...

Par contre, avec les mêmes indications, le mot clé Sauter l'enregistrement si excluera bien tous les "Monsieur" de votre fusion. Cela dit, la grille de l'étape 3 de la fusion permet d'obtenir exactement le même résultat...

Haut

Niveau

Version 2007

Pré-requis :

• Aucun