Créez aisément un modèle de mail sous Outlook

  • Ouvrez un nouveau mail.
  • Cliquez sur le bouton Afficher les modèles, tout à droite, dans la barre d’outils.

 

Par défaut, Outlook vous propose 3 modèles de messages types mais vous pouvez facilement créer le vôtre en cliquant sur le lien bleu +Modèle. 


Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un titre pour votre modèle puis le corps de texte.

Pour terminer, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Votre modèle sera dorénavant disponible dans la liste.
Pour l’utiliser, cliquer simplement dessus.

Créer un flux de validation de document sous SharePoint

Si pour une majorité d’utilisateurs SharePoint est un simple intranet, il s’en distingue par la pléthore d’outils qu’il propose.

L’un d’entre eux est Power Automate. Un logiciel étonnant, disponible dans la suite Office365 et dont la vocation est de libérer les utilisateurs des tâches sans valeur ajoutée.

 

Objet du flux

Lors du dépôt d’un fichier dans un répertoire donné, en l’occurrence une facture, un mail est automatiquement envoyé à un valideur.

 

Ce mail comprend le nom du document, un lien vers ce dernier et comporte deux boutons pour Approuver ou Refuser le document. Le valideur clique sur le bouton de son choix et a la possibilité d’ajouter un commentaire.

Le commentaire, le choix du validateur, le nom de ce dernier et la date de traitement de la demande sont conservés dans des colonnes SharePoint prévues à cet usage.

Faciliter le remplissage de vos documents : le mode formulaire

Word

Le mode formulaire permet de concevoir des documents types et de les remplir aisément en accédant uniquement aux emplacements à compléter.

Ces emplacements peuvent être pré-remplis et formatés (date, nombre, capitales/minuscules), ce qui garantit un gain de temps lors de la saisie.

Une fois votre document verrouillé, seuls les emplacements définis par vos soins seront accessibles à l’aide de la touche Tabulation.

Pour les plus aguerries, vous pouvez même renforcer l’efficacité de votre formulaire en le couplant à des macros !

Lire…

Outlook : créer un mail automatique récurrent

Principe de fonctionnement

Le fonctionnement est le suivant : 

  1. Vous créez un rendez-vous dans votre agenda et lui affectez une catégorie particulière.
  2. Le jour et à l’heure fixée, la pop-up rappel s’affiche et déclenche l’envoi du mail.
  3. Le code récupère les informations saisies dans les différentes zones du rendez-vous pour rédiger le mail. Par exemple, l’objet du RDV servira aussi d’objet au mail.

Créer une catégorie

La macro utilise le champ Catégorie pour déterminer si un message doit ou non être envoyé. En effet, sans ce paramètre, le message serait envoyé pour tous les rendez-vous figurant sur votre agenda, ce qui serait … problématique ! Catégorie servira donc de « filtre ».

 

Pour créer une catégorie, activez l’onglet Accueil – Classer – Toutes les catégories

Choisissez une catégorie, renommez-la. Le nom que vous choisirez sera utilisé dans la macro. Notez-le sur un papier.

Créer le rendez-vous

La macro utilise les RDV (et non les tâches) pour générer les rappels. Tout simplement parce que les tâches n’offrent pas suffisamment de champs textes pour permettre à la macro de fonctionner.

 

Vous devrez donc créer un rendez-vous dans votre agenda en détournant l’utilisation de certains champs :

  • le contenu du champ Objet servira également pour l’objet du mail automatique.
  • le champ Emplacement devra contenir les adresses emails des destinataires. Il est vivement conseillé, en cas de multi destinataires, de créer préalablement une mailing list dans votre carnet d’adresses.
  • le corps du rendez-vous contiendra le corps du mail automatique. Vous devrez probablement y ajouter votre signature (à vérifier suivant votre poste de travail).

Affectez ensuite à votre rendez-vous la Catégorie définie plus haut.

Affectez un Rappel à votre rendez-vous.

Le mail automatique ne sera envoyé qu’à ces 2 conditions : présence de la catégorie + rappel.

Le module de macro

Activez le module de macro à l’aide du raccourci Alt F11 ou en cliquant sur l’onglet Développeur Visual basic.

Dans la fenêtre Projet, déroulez l’arborescence et cliquez sur ThisOutlookSession.

Dans la fenêtre de droite, collez le code ci-contre.

 

Éventuellement, signez votre macro.
Cliquez sur Enregistrer et refermez le module.

 

Il ne reste plus qu’à tester votre macro. Pour cela, créez un rdv fictif, saisissez votre adresse mail dans le champ emplacement et patientez jusqu’à la fenêtre de rappel et refermez-la.

Si vous avez utilisé la méthode Send, vérifiez vos mails envoyés. Sinon, le message automatique devrait s’afficher sur votre écran, prêt à partir.

Macro à copier

Copiez-collez le contenu ci-dessous dans la zone de macro.

Commentaires

  • « Mails automatiques » : remplacez Mails automatiques par le nom de la catégorie que vous avez créée.
  • objMsg.SendUsingAccount = objMsg.Session.Accounts.Item(1) : à utiliser si vous gérez plusieurs boîtes mails. Le chiffre 1 indique que l’on utilise le 1er compte de messagerie pour l’envoi du mail. Ce paramètre devrait convenir à la majorité des cas. Si vous ne gérez pas plusieurs comptes de messagerie, supprimez la ligne ou faites-la précéder d’une apostrophe ‘.
  • objMsg.Importance : permet de définir le message comme important. Si tel n’est pas votre souhait, placez une apostrophe devant la ligne ou supprimez-la.
  • objMsg.Attachments.Add : cette instruction permet de rajouter une pièce jointe à votre mail. Vous devrez rajouter autant de lignes objMsg.Attachments.Add qu’il y aura de pièces jointes. Pour chacune d’elles, vous devrez ensuite indiquer le chemin d’accès complet et le nom de la pièce jointe en respectant scrupuleusement sa graphie (capitales et minuscules).
    Si vous n’avez pas de pièce jointe, supprimez la ligne.
  • objMsg.Send : utilisez la méthode Send pour envoyer le mail en tâche de fond, sans votre intervention. Si vous préférez contrôler le mail avant son départ, préférez la méthode Display.

Excel : gérer l’affichage des zéros

Excel

Vous peinez à retrouver l’option Affichage des zéros parmi la foultitude d’options Excel ? Vous souhaitez désactiver l’affichage des zéros uniquement sur un plage données de cellules ?
Voici une astuce simple et rapide qui vous permettra de contourner les limites de l’option ad hoc d’Excel.

Lire…

Déplacements et sélections dans Word

Word

Un sujet sur les déplacements et sélections dans Word ? Une perte de temps, allez-vous me dire. Pas si sûr. Combien de fois par jour accomplissons-nous ces gestes banaux ? 10 fois ? 20 fois ? Sans doute davantage. Alors, autant bien les maîtriser.

Lire…

Retrouver aisément les derniers fichiers utilisés

Excel

Sans doute avez-vous l’habitude de créer des raccourcis vers les fichiers que vous utilisez fréquemment. L’ennui de cette technique, c’est que ces raccourcis finissent par encombrer le bureau.

Il existe pourtant une autre alternative : épingler les fichiers dans leur logiciel d’origine. En d’autres termes, les conserver en top liste des fichiers les plus récemment ouverts.

Lire…

Concevoir un userform

Les boîtes de dialogue (Userform) permettent une véritable interaction avec l’utilisateur. Elles comportent des zones de texte, des listes déroulantes, des cases à cocher… qui guident l’utilisateur dans ses choix. Elles sont donc très présentes en programmation.
Nous allons aujourd’hui découvrir comment concevoir ce type d’userform à travers un petit exercice Word mais le principe vaut pour tous les logiciels Office.

Lire…

Récupérer des données Outlook

Outlook

Vous changez d’ordinateur et souhaitez récupérer l’intégralité de vos messages ? Outlook dispose d’une fonctionnalité dédiée à cet effet. La procédure est simple et est identique qu’il s’agisse de récupérer vos mails, votre carnet d’adresses ou votre agenda. Elle se déroule en deux temps : l’exportation depuis l’ancien PC et l’importation sur le nouveau poste de travail.

Lire…