Excel : gérer l’affichage des zéros

Problématique

Excel propose une option pour gérer l’affichage des zéros mais cette dernière présente plusieurs inconvénients :

  • Elle est noyée parmi une foultitude d’autres options et difficilement localisable (FichierOptionsOptions avancées puis zone Options d’affichage de la feuille de calcul et activation/désactivation de l’option Afficher un zéro dans les cellules qui ont une valeur nulle).
  • Elle s’applique feuille par feuille. Vous devrez donc réitérer l’opération si vous n’avez pas pris la précaution de sélectionner toutes les feuilles de votre classeur avant d’activer l’option.
  • Elle s’applique sur l’intégralité d’une feuille de calcul. Avec elle, impossible de d’afficher les zéros sur une zone de la feuille et de les masquer sur un autre emplacement de la même feuille de calcul.
L’astuce que je vous propose permet de contourner toutes ces limites. Elle est simple et rapide à mettre en oeuvre et fait appel au formatage personnalisé.
 

Le formatage personnalisé

Le formatage personnalisé est accessible depuis le lanceur de boîte de dialogue de la zone nombre, onglet Accueil du ruban.

Une cellule Excel accepte 4 types de contenus :

  • un nombre positif ;
  • un nombre négatif ;
  • une valeur nulle (le zéro) ;
    du texte.

La boîte de dialogue Format de cellulePersonnalisée permet de définir l’affichage de chacun de des contenus en terme de présentation de nombre, de couleur, de devises, de texte…
Pour cela, il faut saisir les formatages possibles dans l’ordre ci-dessus, en les séparant par un ; dans la zone Type.

Le zéro est donc traité en 3ème position. Pour masquer les zéros, vous devrez donc saisir «  » (sans espace !)* dans l’emplacement ad hoc.
Si votre zone de sélection contient d’autres valeurs numériques, vous devrez conserver le formatage des zones Valeur positive ; Valeur négative avant d’accéder à la zone Affichage du zéro, faute de quoi vos autres valeurs ne seraient pas non plus affichées.

Si votre zone de sélection ne comprend aucune valeur numérique, vous pouvez saisir directement ;; » » (sans espace !)* dans la zone Type.

 

* Les contraintes web ne me permettent pas de reproduire fidèlement la syntaxe mais il convient bien ici de saisir deux doubles guillemets accolés.

Retrouver aisément les derniers fichiers utilisés

Excel

Sans doute avez-vous l’habitude de créer des raccourcis vers les fichiers que vous utilisez fréquemment. L’ennui de cette technique, c’est que ces raccourcis finissent par encombrer le bureau.

Il existe pourtant une autre alternative : épingler les fichiers dans leur logiciel d’origine. En d’autres termes, les conserver en top liste des fichiers les plus récemment ouverts.

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Concevoir un userform

Les boîtes de dialogue (ou Userform en anglais) permettent une véritable interaction avec l’utilisateur. Elles comportent des zones de texte, des listes déroulantes, des cases à cocher… qui guident l’utilisateur dans ses choix. Elles sont donc très présentes en programmation.
Nous allons aujourd’hui découvrir comment concevoir ce type d’userform à travers un petit exercice Word mais le principe de la Userform vaut également pour tous les logiciels Office.

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EXCEL : « additionner » des chaînes de texte

Il est des cas de figure où l’on a besoin « d’additionner » des chaînes de caractères contenues dans des cellules distinctes. Le cas le plus commun est « l’addition » d’une cellule contenant un prénom à une autre cellule contenant un nom de famille.
Le terme adéquat pour ce type de manipulation de chaîne est concaténation.

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Les modèles Office

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document déjà existant et vous êtes une adepte du Fichier – Enregistrer sous…. Malheureusement, il vous arrive parfois, dans la précipitation, d’écraser votre fichier original… Simples à mettre en oeuvre, les modèles pallient cet inconvénient. Le modèle est donc particulièrement adapté dans le cadre de documents à caractère répétitif : contrats, devis, lettres, réponses à des candidatures, factures, formulaire de demande de congés…. Qu’est-ce qu’un modèle ? Un modèle n’est rien d’autre qu’un document Word, Excel ou PowerPoint sauvegardé avec une extension particulière (.dot, dotx ou dotm, .xlt, .xltx, .xltm, .pot, .potx, potm). A ce titre, le modèle peut donc inclure des macros (format *.dotm, dot, xltm, xlt, potm, pot), des zones de formulaires, de la…

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Excel : retraiter des données

Dans le cadre de nos fonctions, il nous arrive fréquemment de devoir exporter et retraiter des données issues d’un logiciel professionnel (comptabilité, paie, CRM…).

Les données obtenues sont souvent incomplètes : des cellules vides émaillent mon document, rendant son exploitation difficile.

J’ai souvent perdu des heures à compléter les données manquantes. Jusqu’au jour où j’ai découvert l’astuce de mon ami Gaëtan MOURMANT (www.xlerateur.com). Des heures et des heures de travail économisées !

Pour combler les vides, 2 minutes suffisent :

  • Positionnez votre curseur n’importe où dans votre tableau.
  • Appuyez sur F5.
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Cellules vides.
  • Saisissez = puis cliquez sur la cellule jute au-dessus.
  • Validez à l’aide des touches Ctrl + Entrée.

Le tour est joué : votre tableau est complété.

 

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