Catégorie : Excel astuces

Retrouver aisément les derniers fichiers utilisés

Sans doute avez-vous l’habitude de créer des raccourcis vers les fichiers que vous utilisez fréquemment. Mais il existe une solution plus simple pour retrouver aisément les derniers fichiers utilisés : épingler les fichiers dans leur logiciel d’origine. En d’autres termes, les conserver en top liste des fichiers les plus récemment ouverts.

Pour cela :

  • ouvrez votre fichier avec votre application Office.
  • activez le bouton MS Office (version 2007) ou Fichier (version 2010 et plus).
  • cliquez sur l’option Récent.
  • le nom du fichier ouvert apparaît dans la liste des documents ouverts les plus récemment.
  • cliquez sur l’épingle blanche située face au nom de fichier.
  • l’icone devient bleue et le fichier est désormais « épinglé ». Vous y accéderez par le biais de l’option Fichier – Récent.
  • Si vous n’utilisez plus un fichier épinglé, cliquez simplement sur l’icone bleue en face de son nom.

Cette astuce fonctionne de la même façon avec l’explorateur Windows.

Excel

Graphique : comment sélectionner facilement un élément

Lors d’une récente formation que j’ai dispensée, j’ai eu à réaliser des graphiques superposés et me suis trouvée confrontée à une problématique de taille : comment diable sélectionner facilement un élément, en l’occurrence les données du graphique lorsque ces dernières sont  situées en dessous du premier graphique et sont donc inaccessibles ??

En effet, lorsque le chevauchement est complet, seul le graphique en premier plan peut être sélectionné… La réponse, peu évidente, réside dans les options du menu contextuel Outils de graphique – onglet Format.

Tout à gauche de cet onglet figure une zone Sélection active comportant une liste déroulante. Cette dernière vous permet de sélectionner les éléments présents sur votre graphique, dont les données.

 

Insérer une photo dans une forme

Lasse des traditionnels formats d’images carrés et rectangulaires ? Pour rompre la monotonie, intégrez vos photos dans des formes !

L’astuce présentée ci-dessous est valable sous l’ensemble des logiciels Office, qu’il s’agisse de Word, Excel ou PowerPoint. Et cerise sur le gâteau, elle ne nécessite que quelques secondes pour être mise en oeuvre…

Procédure

  • Insérez une image dans votre document.
  • Sélectionnez l’image et activez le menu contextuel Outils ImageFormat.
  • Cliquez ensuite sur la petite flèche pointant vers le bas de l’outil Rogner.
  • Activez l’option Rogner à la forme et sélectionnez une forme.
  • Pour un cercle parfait, cliquez sur Ellipse : la forme de votre image est modifiée instantanément. Cliquez à nouveau sur les options Rogner et sélectionnez cette fois Rapport Hauteur-largeur puis Carré 1:1. Votre ellipse se transforme en un cercle parfait.
  • Déplacez éventuellement votre image à la souris pour qu’elle épouse au mieux votre forme !

Insérer/supprimer rapidement une colonne ou une ligne sous Excel

Rien de plus simple que d’insérer/supprimer rapidement une colonne ou une ligne sous Excel :

  • Placez vous à l’intersection de la ligne ou de la colonne
  • Quand le curseur prend la forme d’une croix, cliquez sur Ctrl + pour ajouter une ligne ou une colonne ou sur Ctrl – pour supprimer une ligne ou une colonne.
  • Si l’on copie (Ctrl C)  la colonne ou la ligne avant insertion (Ctrl +), la colonne ou la ligne est alors dupliquée.
  • Pour rajouter raidement une ligne à la fin de votre tableau, sélectionnez la première ligne vide et faites Ctrl B. Le contenu de la ligne située juste au-dessus est alors dupliqué. Il ne vous reste qu’à modifier les données sans vous soucier du formatage.

Word

Utiliser des majuscules accentuées

Contribution de Liliane Maranon, région Bordelaise

L’utilisation des majuscules accentuées constitue une hérésie pour les puristes. Mais c’est oublier qu’aux temps anciens de la typographie, les majuscules accentuées n’existaient tout simplement pas ! Il est désormais recommander de les activer pour faciliter la lecture des titres.

Activer les majuscules accentuées

  • Activez l’onglet FichierOptions ;
  • Sélectionnez Vérification et cochez la case Majuscules accentuées en français.
  • Validez.

majuscules_accentuees

Conversion minuscules / majuscules / initiales majuscules

majusculePour convertir une phrase en majuscules ou en minuscules ou bien encore en initiales majuscules, sélectionnez-la et appuyez simultanément sur les touches Maj F3 une à 3 fois, selon le format de départ de votre texte d’origine ou activez l’onglet Accueil, Aa et choisissez l’option souhaitée.

Utiliser les raccourcis clavier

Lettres Combinaisons de touches
ÀÈÙ Alt Ctrl 7 puis Maj + la lettre souhaitée
ÂÊÎÔÛ Ctrl ^ puis Maj + la lettre souhaitée
ÄËÏÖÜ Ctrl ¨ puis Maj + la lettre souhaitée
Ç Ctrl , puis Maj c

symbolePour mémoire, il est possible de visualiser les raccourcis clavier associés à une lettre dans la boîte de dialogue Symbole de l’onglet Insertion.

table_caracteres

Vous pouvez même attribuer vos propres raccourcis à une lettre si celui proposé par défaut ne vous convient pas : il vous suffit de cliquer sur le bouton Touche de raccourci et de taper votre propre combinaison de touches dans la boîte de dialogue suivante.

Excel

Modifier plusieurs feuilles de calcul en une seule fois

Une contribution de Léa de Vénétie

Vous créez une matrice que vous devez répéter sur plusieurs feuilles ? Vous devez modifier une donnée située au même emplacement sur plusieurs feuilles ? Excel permet de modifier plusieurs feuilles de calcul en une seule fois !

Cette astuce fait appel à la sélection multiple de feuilles.

  • ouvrez un classeur vierge ;
  • ajoutez ou supprimer si nécessaire des onglets Feuille ;
  • nommez les feuilles ;
  • placez-vous sur la 1ère feuille maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chacune des feuilles que vous souhaitez modifier. Pour modifier l’ensemble des feuilles ou des feuilles placées les unes à côté des autres, la procédure est identique mais vous devrez utiliser la touche Maj en lieu et place de Ctrl.
  • saisissez les données communes sur la feuille active et mettez-les en forme : les modifications (frappe et mise en forme) sont automatiquement reportées sur l’ensemble des feuilles sélectionnées.

Pour désactiver la sélection des feuilles, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un onglet, et choisissez Dissocier les feuilles. Vous pouvez maintenant continuer de travailler sur chaque feuille de manière indépendante.

Réafficher le ruban

Depuis ses débuts, je suis une fan du ruban. Il rend apparentes des fonctionnalités autrefois dissimulées dans des sous-sous-menus. Une vraie révolution qui va aider à accroître la maîtrise des outils bureautiques. Mais voilà, le ruban n’est pas exempt de défaut… Le plus gros d’entre eux est sans nul doute sa disparition intempestive du ruban… Et plus d’une fois, j’ai galéré pour réafficher ce maudit ruban !

Pour celles qui rencontreraient le même souci, voici la solution : activez un onglet de votre choix (peu importe lequel). Cette manipulation déroule temporairement le ruban.

Pour le fixer de manière durable, cliquez sur l’épingle située à l’extrémité droite du ruban ou cliquez sur Ctrl F1.

ruban