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Conseils bureautiques aux débutant(e)s

Voici quelques conseils bureautiques aux débutant(e)s, tirés de mon expérience personnelle et qui m’ont permis d’acquérir un haut niveau de maîtrise sur la plupart des logiciels usuels.

Cliquez, cliquez, cliquez…

La plupart des responsables informatiques vous diront de vous limiter qu’aux actions que vous maîtrisez, de peur que vous ne fassiez une fausse manipulation.

Je suis d’avis totalement opposé : c’est à force de tomber qu’un enfant apprend à se tenir debout et à marcher. C’est en se faisant réprimander qu’il apprend les limites. Cela s’appelle l’expérience et elle est indissociable du processus d’apprentissage.

N’hésitez donc pas à cliquer, à explorer les menus, à ouvrir des boîtes de dialogue… mais gardez à l’esprit les principes suivants :

  • L‘ordinateur est sourd et aveugle. Votre seul moyen de communication avec lui est la souris ou le clavier. Si votre action doit porter sur une cellule de tableau, une portion de texte, une image… il convient au préalable de la sélectionner (synonyme : mettre en surbrillance) pour que l’ordinateur sache que c’est cet élément qu’il doit traiter et non un autre.
  • Toute action dangereuse pour le document actif (ou l’environnement de travail) génère une demande de confirmation. Si une boîte de dialogue apparaît, cela signifie que l’action que vous allez entreprendre peut  potentiellement être irréversible. Lisez donc avec attention le message qui s’affiche, plutôt deux fois qu’une.
  • Si vous hésitez sur une action à accomplir et ne vous retrouvez pas dans la multitude de menus, privilégiez le bouton droit de la souris (menu contextuel) : il y a de fortes probabilités que la fonction que vous recherchez y figure.

Les raccourcis incontournables

Si vous ne devez mémoriser qu’un nombre limité de raccourcis clavier, retenez ceux-là :

  • Ctrl + C : copier
  • Ctrl + X : couper
  • Ctrl + V : coller
  • F1 : aide (toujours utile, quel que soit son niveau !)
  • Ctrl + S : sauvegarder (enregistrer)
  • Ctrl + P : imprimer (« print » en anglais)
  • Ctrl + Z : annuler une action !

Ces raccourcis ont l’avantage de fonctionner avec 95% des logiciels du marché (heu, sur PC).

Raccourcis clavier vs bouton droit de la souris vs menus

Que faut-il privilégier pour gagner en rapidité ? Les raccourcis clavier ? Les manipulations souris… ?

Voici par ordre décroissant mon classement :

  • Les raccourcis clavier. La plupart du temps, vos mains sont positionnées sur votre clavier. C’est donc ce qui est le plus accessible et le plus rapide, mais il faut avoir une excellente mémoire, chaque logiciel ayant ses propres raccourcis. La plupart des logiciels permettent de créer ses propres raccourcis (pensez à éditer votre liste !) -> 1 manipulation
  • Le bouton droit de la souris pour les manipulations de base : on gagne du temps car on évite de se perdre dans des menus superflus. A noter : certains logiciels permettent de personnaliser les menus, y compris textuels. Ainsi, sous Word, on peut rajouter dans le menu contextuel l’accès au menu « Tabulations » qui, à mon avis fait défaut -> 2 manipulations minimum
  • Les menus/onglets car il faut tout d’abord saisir sa souris, déplacer son curseur, le positionner et cliquer sur le menu, puis le dérouler, d’où une perte de temps indéniable -> 3 manipulations minimum.

 

Vous êtes  nombreuses à me demander « comment je fais » pour connaître à ce point certains logiciels. Voici quelques éléments de piste…

Tout d’abord, je tiens à préciser que je ne suis, à la base, ni formatrice en bureautique, ni développeuse mais une simple secrétaire et qu’à part une (très) courte formation de 4h sur Word en 1987 (c’est pas hier !), je suis totalement autodidacte dans le domaine de l’informatique. Aujourd’hui, je suis capable de programmer un peu en VBA, en php, de concevoir des sites avec WordPress. Cela prouve qu’avec de la curiosité, de la patience et du temps, on peut parvenir à d’assez bon résultats. Alors pourquoi pas vous ?

Voici la liste des défauts nécessaires pour une bonne maîtrise informatique : -)

Soyez paresseuse !

J’ai un seul et unique postulat de base : l’ordinateur est là pour m’aider. Alors, aucun scrupule, je le bosser au maximum à ma place et je lui file tout le boulot ingrat !
Je me pose toujours LA question : ce que je fais est-il répétitif ? Oui ? alors l’ordinateur doit pouvoir m’apporter une solution.

Des exemples ?

  • mes documents sont toujours présentés de la même manière : j’utilise les styles ! J’optimise mon temps en incluant, dans mes styles, la gestion des « espaces avant » et « espaces après »  le paragraphe. J’évite ainsi de saisir des retours à la ligne inutiles !
  • la trame de certains documents est presque toujours identique : j’utilise les  modèles. Voire, j’y associe le mode formulaire et les signets pour localiser plus rapidement les passages à compléter. 
  • mes documents sont différents mais certains passages reviennent régulièrement (formules de politesse, signatures, conditions de vente…) : j’utilise la correction automatique ! Dorénavant, il me suffira, par exemple, de tapez « DS » pour obtenir « Didier Salin, Président directeur général » ou « cdv » pour insérer les conditions de vente de mon entreprise…
  • je numérote mes titres (ex : contrat), mais pour éviter de me planter et de tout renuméroter à la main en cas de modifications, j’utilise les styles combinés à la numérotation automatique. La machine se charge alors de tout à ma place, sans le moindre risque d’erreur !
  • je gère des documents très longs : j’utilise les styles (décidément, ils sont partout !). Cela me permet de travailler en mode plan et de réorganiser mon document à la souris et de générer automatiquement ma table des matières.

Ces quelques exemples ne sont pas limitatifs et ce site a pour vocation de vous aider à faire moins pour aller plus vite.

Soyez curieuse !

Puisqu’on vous le dit ! Farfouillez dans les menus, n’ayez pas peur des expériences !
Tiens, pourquoi ne pas essayer, au moins une fois, la mise en forme automatique d’un texte Word, histoire de voir ?

Explorez aussi le contenu des cd de vos chers programmes. On y trouve parfois des trésors : des polices supplémentaires non installées par défaut, des tonnes de modèles de présentation pour PowerPoint, des modèles de documents utiles, des macros complémentaires extrêmement intéressantes . Par curiosité, dans Excel, allez dans le menu  » Outils », « macros complémentaires » et cochez toutes les cases…

Bouquinez !

Si vous devez opter pour un livre technique, choisissez un bouquin exhaustif. Ainsi, pour un coût à peu près similaire à celui d’un livre d’initiation, il saura vous suivre pendant de longues années. Vous m’objecterez qu’il sera rapidement dépassé par les nouvelles versions des logiciels : pas si sûr, car si l’on y regarde de plus près, ces dernières comportent plus souvent de petites améliorations plutôt que des changements radicaux. Votre livre sera donc encore d’actualité après deux ou trois nouvelles versions logicielles…

Pour ma part, j’opte pour les livres, style « Le grand livre de… », « Le livre d’or de… », « La bible de… ». Choisissez votre livre en fonction de sa mise en page. Le livre doit être en adéquation avec votre sensibilité. Ainsi, un même livre peut sembler « fouillis » à l’une mais d’une clarté exemplaire à l’autre.

Surtout NE LISEZ PAS votre manuel ! Ce genre de bouquin n’a pas l’attrait d’un roman : contentez-vous de le FEUILLETER, de le PARCOURIR.  Contentez-vous de lire la table des matières ou le sommaire. Certains livres proposent des introductions pour chaque chapitre : LISEZ-les également. L’objectif de cette démarche étrange ? savoir ce que vos logiciels sont capables de faire, connaître leurs limites, savoir où trouver l’info lorsque vous en aurez besoin !

En effet, il est à parier que si vous entreprenez la lecture de votre livre au pire vous aurez tout oublié, au mieux vous vous endormirez dessus…

Lisez la presse informatique (SVM, Windows News, Micro Hebdo… ou autres). Enfin, « lire » est un bien grand mot là encore. Contentez-vous pour commencer des pages « pratiques ». Tous ces magazines disposent de ce type de rubrique. Pour ma part, je découpais et conservais ces pages dans une reliure. Je la gardais à portée de main et sitôt que j’avais du temps, je me plongeais dedans ! Au fur et à mesure que je mémorisais des fonctions, je remplaçais les astuces anciennes par des nouvelles. Et c’est fou ce que j’ai pu apprendre !

Soyez patiente !

Il m’a fallu 18 ans pour acquérir ces connaissances. Alors, laissez-vous aussi le temps d’apprendre !

Et puis, d’ailleurs, vous qui lisez ces lignes avez déjà l’essentiel : l’ENVIE d’apprendre et de progresser sans laquelle on ne peut évoluer. Je me souviens d’avoir lu cette phrase lors d’un stage de formateur en bureautique « Nul n’apprend rien à autrui. C’est chacun qui effectue ou non la démarche d’apprendre en fonction des connaissances qui lui sont présentées ». Quoi de plus vrai ?