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Récupérer des données Outlook

Vous changez de micro ? Il est tout à fait possible de récupérer des données Outlook en vue soit d'une sauvegarde, soit de la configuration d'un nouveau poste de travail. La procédure est simple et est identique qu'il s'agisse des mails, du carnet d'adresses ou de l'agenda. Elle se déroule en deux temps : l'exportation depuis l'ancien PC et l'importation sur le nouveau poste de travail.

 

Exporter un fichier de données Outlook

  • Lancez Outlook ;
  • Dans le menu Fichier, sélectionnez l’option Ouvrir et Exporter puis Importer/exporter.

export

  • Cliquez sur Exporter des données vers un fichier et cliquez sur le bouton Suivant.
  • Sélectionnez l’option Fichier de données Outlook (.pst) puis cliquez à nouveau sur Suivant.
  • Dans le masque suivant, positionnez-vous sur l’élément à exporter. Vérifiez que la case Inclure les sous-dossiers soit bien cochée.

export2

  • A nouveau cliquez sur Suivant ;
  • Dans la dernière boîte de dialogue, indiquez le chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir… ainsi qu’un nom pour votre fichier de sauvegarder et cliquez sur Terminer.

Répétez cette manipulation autant de fois que nécessaire. Pensez bien à renommer à chaque fois votre fichier de sauvegarde sous un nom différent. Pensez notamment à exporter le dossier éléments envoyés.

Importer un fichier de données Outlook

Pour récupérer l’intégralité de vos données archivées sur votre nouveau PC, voici comment procéder :

  • Dans l’onglet Fichier, sélectionnez Ouvrir et Exporter, puis Importer/exporter.
  • Sélectionnez ensuite Importer à partir d’un autre programme ou d’un fichier  et cliquez sur Suivant.
  • Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur Fichier de données Outlook (.pst) puis cliquez à nouveau sur Suivant.
  • Cliquez sur le bouton Parcourir… et pointez à présent vers votre fichier de sauvegarde. Par mesure de précaution, validez l’option Remplacer les doublons par les éléments importés et cliquez sur Suivant.

import

  • Indiquez ensuite le répertoire de destination des éléments importés et cliquez sur Terminer.
  • Les éléments importés seront fusionnés à votre boîte de réception, carnet d’adresses ou agenda par défaut.

Repérer aisément les mails non lus ou importants

Vous gérez plusieurs boîtes mails et souhaitez visualiser l’ensemble des mails non lus, indépendamment de leur emplacement ? Vous souhaitez repérer facilement les mails de votre N+1 à l’aide d’un code couleur ?
Découvrez sans tarder nos deux astuces pour répondre à ces problématiques.

Grouper tous ses messages non lu : les Favoris

Les Favoris constituent une solution optimale pour consulter rapidement l’ensemble des mails non lus de vos multiples boîtes de réception.

Pour utiliser les Favoris, vous devez d’abord et pour chacune de vos boîtes de réception, créer un Dossier de recherche. Ce dossier est situé tout en bas de l’arborescence de chacune de vos boîtes de réception. 

Une fois l’emplacement localisé, faites un clic droit et sélectionnez Dossier de recherche. Cette action ouvre une boîte de dialogue où l’option Courrier non lu est activée par défaut. Il suffit de valider.

Le nombre qui s’affiche en regard du répertoire créé correspond au nombre total de mails non lus. Peu importe qu’ils soient disséminés dans plusieurs dossiers ou sous-dossiers : vous pourrez en prendre connaissance dans ce répertoire de recherche sans vous soucier de ce détail.

Par défaut, Outlook les regroupe d’ailleurs selon leur répertoire d’origine. Seuls les mails placés dans les répertoires Eléments supprimés et Courrier indésirable ne sont pas repris dans ce dossier de recherche.

Déplacez ce fichier à l’aide de votre souris au-dessus de votre boîte mails là où figure la mention Déposez vos dossiers favoris ici. Relâchez.

Procédez de même avec toutes vos boîtes de réception.

Désormais, vous n’aurez plus à dérouler votre arborescence pour prendre connaissance de vos messages. Un coup d’oeil à vos favoris suffira !

Par mesure de précaution, ajoutez de la même manière vos répertoires Courrier indésirable (ou Spam). Il est effectivement toujours plus prudent de jeter un oeil sur le contenu de ces répertoires…

 

Affecter un code couleur à un expéditeur

Pour ne rater aucun mail de votre hiérarchie, affectez un code couleur aux messages de votre N+1.

Pour ce faire, activez l’onglet Affichage et cliquez sur Paramètres d’affichage. Puis sur le bouton Mise en forme conditionnelle.

Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur Ajouter et donnez un nom à votre mise en forme. Validez.

Cliquez sur  Police… Modifiez le cas échéant la taille de la police, son style (Gras, Italique…) et sélectionnez une couleur. Validez.

Cliquez à présent sur le bouton Condition… Dans la boîte de dialogue suivante, repérez le champ De

Saisissez le nom de l’expéditeur ou son adresse email. Validez.

Au bout de quelques secondes, les messages de l’expéditeur s’affichent dans la couleur, taille et style définis !

 

Afin de conserver de la clarté à votre boîte de réception, limitez l’utilisation de cette astuce à 2 coloris !

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Identifier ses fiches contacts Outlook à l’aide d’un code couleur

Comment affecter un code couleur à ses contacts

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document déjà existant et vous êtes une adepte du Fichier – Enregistrer sous…

Au fil du temps, les fiches contacts sous Outlook s’accumulent : clients, fournisseurs, prospects, collègues… Comment bien organiser ses contacts pour mieux s’y retrouver ? Comment affecter un code couleur à chaque fiche ?
Car la fonction Catégorie, si elle présente un intérêt réel pour trier ses fiches, n’a cependant aucun impact visuel…

Je vais donc vous présenter une astuce pour mieux vous y retrouver.

Comment ajouter un code couleur à ses contacts OutlookOuvrez votre fiche Outlook, et cliquez sur l’icône Carte de visite.

La boîte de dialogue qui s’ouvre présente 3 zones.

L’option Arrière-plan de la zone 1 vous permet de définir une couleur de fond pour votre carte de visite. Petit conseil, choisissez plutôt des couleurs pastels pour ne pas nuire à la lisibilité de vos cartes.

Mais cette même zone, vous vous permet également d’ajouter une photo ou un logo à votre carte grâce au bouton Modifier. Vous pouvez ensuite jouer avec les champs Alignement de l’image ou Mise en page pour définir avec précision l’affichage de cette dernière.

Ajouter une photo, un logo à une carte de visite

Outlook vous offre aussi la possibilité de faire précéder les prénoms et noms de vos interlocuteurs d’un préfixe (ou d’un suffixe !). Cela se passe dans la zone identifiée en 2. Il faut d’abord commencer par choisir un emplacement (Droite) par rapport au nom. Le champ Etiquette est alors accessible : saisissez le mot que vous souhaitez et affectez-lui une couleur.

Mes petits +

Juste en dessous de Modifier se trouve une barre d’outils. Cette dernière vous permet de modifier la taille et les attributs des éléments de votre carte de visite (nom, prénom, coordonnées…).

La zone Champs vous permet de définir les éléments qui seront affichés sur votre carte de visite et leur ordre d’affichage pour des cartes de visite vraiment adaptées à vos besoins.

Comment bien classer ses cartes de visite

N’hésitez pas à recourir au champ Classer sous de votre carte de visite pour classer vos contacts.

Parfois, on ne retient que le nom de l’entreprise. Parfois, on ne connaît son interlocuteur que par son prénom ou son nom de famille… 

Classez toujours vos contacts en fonction du champ qui vous convient le mieux. Peu importe que certaines fiches soient classées par nom de société, d’autres par nom de famille. Le tout est que vous vous y retrouviez et rapidement.

Comment bien classer ses contacts Outlook

Visualiser rapidement plusieurs dates sur votre calendrier

Un interlocuteur vous propose 3 dates (ou plus) au choix pour un RDV. Bien évidemment, ces dates ne sont pas consécutives… Alors, comment trancher rapidement ? Voici, en vidéo, la solution pour afficher de front les 3 dates non consécutives sur votre planning Outlok…

Procédure

Pour afficher plusieurs dates non consécutives :

  • Passer en AffichageJour ;
  • Cliquer sur la première date ;
  • Maintenir la touche Ctrl enfoncée ;
  • Cliquez sur les dates suivantes.

Pour afficher une série de date qui se suivent : procéder comme ci-dessus mais en remplaçant la touche Ctrl par la touche MAJ.

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Archiver l’intégralité des messages liés à un projet dans un fichier texte

Une contribution de Josiane Klein

Il peut être intéressant d’archiver l’intégralité des messages liés à un projet dans un fichier texte de façon à conserver un historique chronologique des échanges de mails sur un dossier. Cette manipulation est on ne peut plus simple à mettre en oeuvre.

  • Avantages : vous économisez de la place sur le disque dur ou sur le CD, puisque l’enregistrement prend peu de place. Les mails sont mis bout à bout, dans l’ordre chronologique.
  • Inconvénients : vous ne pouvez pas enregistrer les pièces jointes d’un mail. Après l’assemblage des textes dans un fichier unique, la lecture devient plus difficile (par exemple on ne reconnaît pas les phrases citées). Mais pour des documents d’archives ayant une faible probabilité de lecture, cet inconvénient prend moins d’importance. Les messages enregistrés en tant que fichiers texte ne peuvent plus être convertis en message Outlook. Par contre, les messages d’origine sont conservés dans votre boîte Outlook s’ils ne sont pas supprimés par vos soins.

Pour réunir plusieurs mails dans un fichier texte :

  • sélectionnez les mails à enregistrer dans la boîte de réception.
  • Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous (ou utilisez la touche F12), sélectionnez le type de fichier Texte brut.
  • Sélectionnez l’emplacement et nommez votre fichier.
  • Validez. Tous les mails sélectionnés sont maintenant enregistrés dans un fichier texte. Ouvrez ce fichier et jetez-y un coup d’œil…

Onglet Développeur : comment l’installer

Que vous souhaitiez utiliser les macros, rédiger un programme VBA ou bien encore utiliser les fonctions de formulaire de Word ou Excel, vous aurez besoin d’installer l’onglet Développeur, ce dernier ne figurant pas par défaut sur le ruban.

La procédure est identique quel que soit le logiciel Office utilisé. Elle est à effectuer une fois pour toutes pour chacun d’entre eux.

  • Cliquez en premier lieu sur l’onglet Fichier ;
  • Options ;
  • Cliquez sur Personnaliser le ruban ;
  • Dans la colonne de droite, repérez Développeur et activez la case.
  • Validez.

afficher l'onglet developpeur

L’onglet Développeur figure dorénavant dans le ruban.

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Créer un calendrier chronologique ou Timeline

Il est des cas de figure où l’on a besoin d’avoir une vision chronologique des événements. Ce peut être le cas, par exemple, pour visualiser les personnes en congés durant la même période. Ou pour suivre les étapes de réalisation d’un projet donné. La création d’un calendrier chronologique aussi appelé Timeline est une fonctionnalité peu connue d’Outlook mais qui mérite qu’on s’y intéresse…

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Positionnez-vous sur le calendrier dont vous souhaitez modifier l’affichage ou créez un nouveau calendrier.

affichageActivez l’onglet Affichage et sélectionnez la liste déroulante Changer l’affichage, option Gérer les affichages

Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Nouveau… puis entrez un nom pour votre nouvel affichage et sélectionnez Chronologie.
Puis activez l’option Ce dossier visible par tous  si ce calendrier est partagé ou Ce dossier, visible seul ment par moi dans le cas contraire. Validez.

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Refermez toutes les boîtes de dialogue en cliquant sur Valider et Appliquer l’affichage pour finir.

Supprimer les propositions automatiques dans A, CC et CCI

Par défaut, Outlook active la saisie semi-automatique des noms de destinataires. En d’autres termes, lorsque vous commencez à saisir une adresse email dans les champs CC, CCI et A, Outlook vous suggère des adresses correspondant aux premiers caractères saisis.

Cependant, il arrive qu’au bout d’un certain moment, que certains de vos correspondants aient été mutés, licenciés, que leurs adresses ne soient plus valides ou qu’il n’y ait aucun intérêt à encombrer la mémoire d’Outlook avec des adresses devenues superflues.

Pour supprimer ces adresses de la liste des propositions, sélectionnez l’adresse à l’aide de votre souris (sans cliquer), et appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur la case X.

supprimer

Attention : cette manipulation supprime l’adresse de la liste de suggestion mais en aucun cas de votre carnet d’adresses. Pour ce dernier, vous devrez donc effacer la fiche de votre correspondant…

Si vous souhaitez vider la liste complète des adresses ou inhiber cette fonction, activez l’onglet Fichier, Options, Courrier. Décochez la case Utiliser la liste de saisie semi-automatique pour suggérer des noms lors de la saisie dans les champs A, CC et CCI ou cliquez sur le bouton Vider la liste de saisie semi-automatique en fonction de votre choix.

vider la liste de saisie semi-automatique

 

Une contribution de Bugstar

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Outlook : ajouter un calendrier partagé

Vous ne le saviez peut-être pas, mais il est possible d’ajouter autant de calendriers que l’on souhaite sous Outlook. Parmi les utilisations que l’on peut en faire, voici une suggestion bien utile : créer un calendrier pour gérer les congés et absences de son service ! Associé à un affichage chronologique ou Timeline, vous obtenez un véritable outil de planification…

  • Commencez par activer le Calendrier ;

créer un nouveau calendrier - ajouter un nouveau calendrier

  • Dans la zone de gauche, faites un clic droit sur Calendrier ou appuyez sur Ctrl Maj E ;
  • Dans la boîte de dialogue suivante, tapez Congés service dans le champ Nom
  • Choisissez ensuite un emplacement pour votre nouveau calendrier. Si votre entreprise est en réseau, vous devriez avoir la possibilité de sélectionner Dossiers publics. Si tel n’est pas le cas, vous pourrez opter ultérieurement pour un partage manuel de votre calendrier. Validez.

Votre planning  est à présent créé. Il ne vous reste plus qu’à lui attribuer un type d’affichage (je recommande l’affichage chronologique ou Timeline, déjà mentionné plus haut), insérer les congés et accorder les autorisations d’accès.

Partager le calendrier (avec un serveur Exchange)

Vous avez créé votre nouveau calendrier mais l’idéal serait que les membres de votre équipe puissent également le consulter. Si votre entreprise dispose d’un serveur Exchange :

  • Positionnez-vous sur votre nouveau calendrier équipe ;
  • faites un clic droit de la souris et sélectionnez Propriétés ;
  • Sélectionnez l’option Partager, puis Partager le Calendrier ;
  • Positionnez-vous sur l’onglet Autorisations d’accès ;
  • Vérifiez que votre nom apparaît bien en tant que Propriétaire.
  • Si ce n’est pas le cas, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez votre nom et validez. Dans la boîte de dialogue précédente et au niveau de la liste déroulante Rôle, sélectionnez Propriétaire.

Les autorisations d’accès

Vous allez maintenant ajouter des noms d’utilisateurs ayant pour seule autorisation la consultation du calendrier.

  • Cliquez sur le bouton Ajouter ;
  • Sélectionnez la liste de diffusion (dans mon exemple Tous) ou les autonoms des personnes autorisées à consulter le calendrier et validez ;
  • Dans la boîte de dialogue Propriétés, onglet Autorisation d’accès, repérez la liste déroulante Rôle et sélectionnez Relecteur
  • vérifiez que seules les cases Lecture d’éléments et Dossier visible soient cochées.
  • De même, les paramètres Modification d’éléments et Suppression d’éléments doivent être tous deux positionnés sur Aucun.

Créer une liste de distribution

Une liste de distribution ou liste de routage ou bien encore mailing-list est une liste d’adresses email regroupées sous un même intitulé. Par exemple, on peut imaginer une liste co-dir qui inclut toutes les adresses emails des membres du comité de direction.Lorsque l’on saisit le nom de la liste co-dir dans le champ A d’un message, celui-ci est routé à l’ensemble des membres concernés.

Créer une liste de distribution permet donc un gain de temps et garantit tout oubli.

contactsPour créer votre liste de distribution, activez l’onglet Contacts en bas à gauche de votre écran.

contacts2Dans l’onglet Accueil, cliquez Nouveau groupe de contacts. Nommez votre liste puis cliquez sur le bouton Ajouter des membres.

  • contact3Pour ajouter des membres figurant déjà dans votre carnet d’adresses Outlook, sélectionnez l’option A partir des contacts Outlook et double cliquez sur les noms que vous souhaitez ajouter à votre mailing-list.
  • Pour ajouter des membres absents de votre carnet d’adresses, sélectionnez l’option Nouveau contact de messagerie et entrez manuellement l’adresse.
  • Pour supprimer un membre de votre liste, cliquez sur son nom puis sur l’icône Supprimer un membre.

Une fois votre liste créée, cliquez sur Enregistrer et fermer.

contact4Vous pouvez désormais utiliser le nom de votre liste de distribution dans le champ A de vos mails. Vous noterez, lorsque vous saisissez le nom de votre liste de distribution, que ce nom est précédé d’un +. Un clic sur ce signe permet d’afficher les membres de la liste (après validation du message d’alerte éventuel). Pratique si, pour un message donné, on souhaite ponctuellement supprimer l’un des membres de la liste. Cette suppression impacte les destinataires du message en cours et non la liste de distribution elle-même.