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Identifier ses fiches contacts Outlook à l’aide d’un code couleur

Comment affecter un code couleur à ses contacts

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document déjà existant et vous êtes une adepte du Fichier – Enregistrer sous…

Au fil du temps, les fiches contacts sous Outlook s’accumulent : clients, fournisseurs, prospects, collègues… Comment bien organiser ses contacts pour mieux s’y retrouver ? Comment affecter un code couleur à chaque fiche ?
Car la fonction Catégorie, si elle présente un intérêt réel pour trier ses fiches, n’a cependant aucun impact visuel…

Je vais donc vous présenter une astuce pour mieux vous y retrouver.

Comment ajouter un code couleur à ses contacts OutlookOuvrez votre fiche Outlook, et cliquez sur l’icône Carte de visite.

La boîte de dialogue qui s’ouvre présente 3 zones.

L’option Arrière-plan de la zone 1 vous permet de définir une couleur de fond pour votre carte de visite. Petit conseil, choisissez plutôt des couleurs pastels pour ne pas nuire à la lisibilité de vos cartes.

Mais cette même zone, vous vous permet également d’ajouter une photo ou un logo à votre carte grâce au bouton Modifier. Vous pouvez ensuite jouer avec les champs Alignement de l’image ou Mise en page pour définir avec précision l’affichage de cette dernière.

Ajouter une photo, un logo à une carte de visite

Outlook vous offre aussi la possibilité de faire précéder les prénoms et noms de vos interlocuteurs d’un préfixe (ou d’un suffixe !). Cela se passe dans la zone identifiée en 2. Il faut d’abord commencer par choisir un emplacement (Droite) par rapport au nom. Le champ Etiquette est alors accessible : saisissez le mot que vous souhaitez et affectez-lui une couleur.

Mes petits +

Juste en dessous de Modifier se trouve une barre d’outils. Cette dernière vous permet de modifier la taille et les attributs des éléments de votre carte de visite (nom, prénom, coordonnées…).

La zone Champs vous permet de définir les éléments qui seront affichés sur votre carte de visite et leur ordre d’affichage pour des cartes de visite vraiment adaptées à vos besoins.

Comment bien classer ses cartes de visite

N’hésitez pas à recourir au champ Classer sous de votre carte de visite pour classer vos contacts.

Parfois, on ne retient que le nom de l’entreprise. Parfois, on ne connaît son interlocuteur que par son prénom ou son nom de famille… 

Classez toujours vos contacts en fonction du champ qui vous convient le mieux. Peu importe que certaines fiches soient classées par nom de société, d’autres par nom de famille. Le tout est que vous vous y retrouviez et rapidement.

Comment bien classer ses contacts Outlook

Visualiser rapidement plusieurs dates sur votre calendrier

Un interlocuteur vous propose 3 dates (ou plus) au choix pour un RDV. Bien évidemment, ces dates ne sont pas consécutives… Alors, comment trancher rapidement ? Voici, en vidéo, la solution pour afficher de front les 3 dates non consécutives sur votre planning Outlok…

Procédure

Pour afficher plusieurs dates non consécutives :

  • Passer en AffichageJour ;
  • Cliquer sur la première date ;
  • Maintenir la touche Ctrl enfoncée ;
  • Cliquez sur les dates suivantes.

Pour afficher une série de date qui se suivent : procéder comme ci-dessus mais en remplaçant la touche Ctrl par la touche MAJ.

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Archiver l’intégralité des messages liés à un projet dans un fichier texte

Une contribution de Josiane Klein

Il peut être intéressant d’archiver l’intégralité des messages liés à un projet dans un fichier texte de façon à conserver un historique chronologique des échanges de mails sur un dossier. Cette manipulation est on ne peut plus simple à mettre en oeuvre.

  • Avantages : vous économisez de la place sur le disque dur ou sur le CD, puisque l’enregistrement prend peu de place. Les mails sont mis bout à bout, dans l’ordre chronologique.
  • Inconvénients : vous ne pouvez pas enregistrer les pièces jointes d’un mail. Après l’assemblage des textes dans un fichier unique, la lecture devient plus difficile (par exemple on ne reconnaît pas les phrases citées). Mais pour des documents d’archives ayant une faible probabilité de lecture, cet inconvénient prend moins d’importance. Les messages enregistrés en tant que fichiers texte ne peuvent plus être convertis en message Outlook. Par contre, les messages d’origine sont conservés dans votre boîte Outlook s’ils ne sont pas supprimés par vos soins.

Pour réunir plusieurs mails dans un fichier texte :

  • sélectionnez les mails à enregistrer dans la boîte de réception.
  • Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous (ou utilisez la touche F12), sélectionnez le type de fichier Texte brut.
  • Sélectionnez l’emplacement et nommez votre fichier.
  • Validez. Tous les mails sélectionnés sont maintenant enregistrés dans un fichier texte. Ouvrez ce fichier et jetez-y un coup d’œil…

Supprimer les propositions automatiques dans A, CC et CCI

Par défaut, Outlook active la saisie semi-automatique des noms de destinataires. En d’autres termes, lorsque vous commencez à saisir une adresse email dans les champs CC, CCI et A, Outlook vous suggère des adresses correspondant aux premiers caractères saisis.

Cependant, il arrive qu’au bout d’un certain moment, que certains de vos correspondants aient été mutés, licenciés, que leurs adresses ne soient plus valides ou qu’il n’y ait aucun intérêt à encombrer la mémoire d’Outlook avec des adresses devenues superflues.

Pour supprimer ces adresses de la liste des propositions, sélectionnez l’adresse à l’aide de votre souris (sans cliquer), et appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur la case X.

supprimer

Attention : cette manipulation supprime l’adresse de la liste de suggestion mais en aucun cas de votre carnet d’adresses. Pour ce dernier, vous devrez donc effacer la fiche de votre correspondant…

Si vous souhaitez vider la liste complète des adresses ou inhiber cette fonction, activez l’onglet Fichier, Options, Courrier. Décochez la case Utiliser la liste de saisie semi-automatique pour suggérer des noms lors de la saisie dans les champs A, CC et CCI ou cliquez sur le bouton Vider la liste de saisie semi-automatique en fonction de votre choix.

vider la liste de saisie semi-automatique

 

Une contribution de Bugstar

Imprimer un mail et l’ensemble des pièces jointes en une seule manipulation

Voici une petite colle posée par mes nouveaux collègues : comment imprimer un mail et l’ensemble des pièces jointes en une seule manipulation ? Pas possible, me répondrez vous. Et bien détrompez-vous et la solution, qui plus est, est très simple à mettre en oeuvre :

  • Ouvrez le mail à imprimer ;
  • Fichier, Imprimer ;
  • Dans la partie inférieur de la boîte de dialogue qui apparaît, cochez la case Imprimer les fichiers joints.

imprimer

Attention toutefois : l’activation sera valide pour les mails suivants, tant que vous ne décocherez pas cette case.

Afficher deux fuseaux horaires sur Outlook

fuseau2Le saviez-vous ? Outlook permet d’afficher deux fuseaux horaires sur votre calendrier. Pratique si votre directeur voyage souvent à l’étranger… Plus de risque ainsi de le déranger à des heures incongrues !

Pour ce faire, activez le menu OutilsOptions.
Dans l’onglet Préférences, cliquez sur le bouton Options du calendrier puis, tout en bas à droite sur le bouton Fuseau horaire.

Pour les utilisateurs des versions Outlook 2010 et plus, cette option est nichée dans le menu FichierOptionsCalendrier – Fuseaux horaires.

La première zone est réservée au fuseau horaire actuel.
Pour afficher un second fuseau horaire, cochez la case Afficher un fuseau horaire supplémentaire.

fuseau3
Recherchez dans la liste déroulante le fuseau horaire à appliquer.

Attention ! Pour les Etats-Unis, il existe 3 fuseaux horaires suivant que l’on se trouve sur la côte Est, dans le centre des Etats-Unis ou sur la côte Ouest…

N’oubliez pas d’insérer un Intitulé pour vos fuseaux horaires de façon à les rendre plus explicites sur votre calendrier.

Réafficher le ruban

Depuis ses débuts, je suis une fan du ruban. Il rend apparentes des fonctionnalités autrefois dissimulées dans des sous-sous-menus. Une vraie révolution qui va aider à accroître la maîtrise des outils bureautiques. Mais voilà, le ruban n’est pas exempt de défaut… Le plus gros d’entre eux est sans nul doute sa disparition intempestive du ruban… Et plus d’une fois, j’ai galéré pour réafficher ce maudit ruban !

Pour celles qui rencontreraient le même souci, voici la solution : activez un onglet de votre choix (peu importe lequel). Cette manipulation déroule temporairement le ruban.

Pour le fixer de manière durable, cliquez sur l’épingle située à l’extrémité droite du ruban ou cliquez sur Ctrl F1.

ruban