Catégorie : Outlook avancé

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Récupérer des données Outlook

Vous changez de micro ? Il est tout à fait possible de récupérer des données Outlook en vue soit d'une sauvegarde, soit de la configuration d'un nouveau poste de travail. La procédure est simple et est identique qu'il s'agisse des mails, du carnet d'adresses ou de l'agenda. Elle se déroule en deux temps : l'exportation depuis l'ancien PC et l'importation sur le nouveau poste de travail.

 

Exporter un fichier de données Outlook

  • Lancez Outlook ;
  • Dans le menu Fichier, sélectionnez l’option Ouvrir et Exporter puis Importer/exporter.

export

  • Cliquez sur Exporter des données vers un fichier et cliquez sur le bouton Suivant.
  • Sélectionnez l’option Fichier de données Outlook (.pst) puis cliquez à nouveau sur Suivant.
  • Dans le masque suivant, positionnez-vous sur l’élément à exporter. Vérifiez que la case Inclure les sous-dossiers soit bien cochée.

export2

  • A nouveau cliquez sur Suivant ;
  • Dans la dernière boîte de dialogue, indiquez le chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir… ainsi qu’un nom pour votre fichier de sauvegarder et cliquez sur Terminer.

Répétez cette manipulation autant de fois que nécessaire. Pensez bien à renommer à chaque fois votre fichier de sauvegarde sous un nom différent. Pensez notamment à exporter le dossier éléments envoyés.

Importer un fichier de données Outlook

Pour récupérer l’intégralité de vos données archivées sur votre nouveau PC, voici comment procéder :

  • Dans l’onglet Fichier, sélectionnez Ouvrir et Exporter, puis Importer/exporter.
  • Sélectionnez ensuite Importer à partir d’un autre programme ou d’un fichier  et cliquez sur Suivant.
  • Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur Fichier de données Outlook (.pst) puis cliquez à nouveau sur Suivant.
  • Cliquez sur le bouton Parcourir… et pointez à présent vers votre fichier de sauvegarde. Par mesure de précaution, validez l’option Remplacer les doublons par les éléments importés et cliquez sur Suivant.

import

  • Indiquez ensuite le répertoire de destination des éléments importés et cliquez sur Terminer.
  • Les éléments importés seront fusionnés à votre boîte de réception, carnet d’adresses ou agenda par défaut.

Onglet Développeur : comment l’installer

Que vous souhaitiez utiliser les macros, rédiger un programme VBA ou bien encore utiliser les fonctions de formulaire de Word ou Excel, vous aurez besoin d’installer l’onglet Développeur, ce dernier ne figurant pas par défaut sur le ruban.

La procédure est identique quel que soit le logiciel Office utilisé. Elle est à effectuer une fois pour toutes pour chacun d’entre eux.

  • Cliquez en premier lieu sur l’onglet Fichier ;
  • Options ;
  • Cliquez sur Personnaliser le ruban ;
  • Dans la colonne de droite, repérez Développeur et activez la case.
  • Validez.

afficher l'onglet developpeur

L’onglet Développeur figure dorénavant dans le ruban.

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Créer un calendrier chronologique ou Timeline

Il est des cas de figure où l’on a besoin d’avoir une vision chronologique des événements. Ce peut être le cas, par exemple, pour visualiser les personnes en congés durant la même période. Ou pour suivre les étapes de réalisation d’un projet donné. La création d’un calendrier chronologique aussi appelé Timeline est une fonctionnalité peu connue d’Outlook mais qui mérite qu’on s’y intéresse…

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Positionnez-vous sur le calendrier dont vous souhaitez modifier l’affichage ou créez un nouveau calendrier.

affichageActivez l’onglet Affichage et sélectionnez la liste déroulante Changer l’affichage, option Gérer les affichages

Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Nouveau… puis entrez un nom pour votre nouvel affichage et sélectionnez Chronologie.
Puis activez l’option Ce dossier visible par tous  si ce calendrier est partagé ou Ce dossier, visible seul ment par moi dans le cas contraire. Validez.

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Refermez toutes les boîtes de dialogue en cliquant sur Valider et Appliquer l’affichage pour finir.

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Outlook : ajouter un calendrier partagé

Vous ne le saviez peut-être pas, mais il est possible d’ajouter autant de calendriers que l’on souhaite sous Outlook. Parmi les utilisations que l’on peut en faire, voici une suggestion bien utile : créer un calendrier pour gérer les congés et absences de son service ! Associé à un affichage chronologique ou Timeline, vous obtenez un véritable outil de planification…

  • Commencez par activer le Calendrier ;

créer un nouveau calendrier - ajouter un nouveau calendrier

  • Dans la zone de gauche, faites un clic droit sur Calendrier ou appuyez sur Ctrl Maj E ;
  • Dans la boîte de dialogue suivante, tapez Congés service dans le champ Nom
  • Choisissez ensuite un emplacement pour votre nouveau calendrier. Si votre entreprise est en réseau, vous devriez avoir la possibilité de sélectionner Dossiers publics. Si tel n’est pas le cas, vous pourrez opter ultérieurement pour un partage manuel de votre calendrier. Validez.

Votre planning  est à présent créé. Il ne vous reste plus qu’à lui attribuer un type d’affichage (je recommande l’affichage chronologique ou Timeline, déjà mentionné plus haut), insérer les congés et accorder les autorisations d’accès.

Partager le calendrier (avec un serveur Exchange)

Vous avez créé votre nouveau calendrier mais l’idéal serait que les membres de votre équipe puissent également le consulter. Si votre entreprise dispose d’un serveur Exchange :

  • Positionnez-vous sur votre nouveau calendrier équipe ;
  • faites un clic droit de la souris et sélectionnez Propriétés ;
  • Sélectionnez l’option Partager, puis Partager le Calendrier ;
  • Positionnez-vous sur l’onglet Autorisations d’accès ;
  • Vérifiez que votre nom apparaît bien en tant que Propriétaire.
  • Si ce n’est pas le cas, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez votre nom et validez. Dans la boîte de dialogue précédente et au niveau de la liste déroulante Rôle, sélectionnez Propriétaire.

Les autorisations d’accès

Vous allez maintenant ajouter des noms d’utilisateurs ayant pour seule autorisation la consultation du calendrier.

  • Cliquez sur le bouton Ajouter ;
  • Sélectionnez la liste de diffusion (dans mon exemple Tous) ou les autonoms des personnes autorisées à consulter le calendrier et validez ;
  • Dans la boîte de dialogue Propriétés, onglet Autorisation d’accès, repérez la liste déroulante Rôle et sélectionnez Relecteur
  • vérifiez que seules les cases Lecture d’éléments et Dossier visible soient cochées.
  • De même, les paramètres Modification d’éléments et Suppression d’éléments doivent être tous deux positionnés sur Aucun.