Catégorie : Outlook débutant

Créer une liste de distribution

Une liste de distribution ou liste de routage ou bien encore mailing-list est une liste d’adresses email regroupées sous un même intitulé. Par exemple, on peut imaginer une liste co-dir qui inclut toutes les adresses emails des membres du comité de direction.Lorsque l’on saisit le nom de la liste co-dir dans le champ A d’un message, celui-ci est routé à l’ensemble des membres concernés.

Créer une liste de distribution permet donc un gain de temps et garantit tout oubli.

contactsPour créer votre liste de distribution, activez l’onglet Contacts en bas à gauche de votre écran.

contacts2Dans l’onglet Accueil, cliquez Nouveau groupe de contacts. Nommez votre liste puis cliquez sur le bouton Ajouter des membres.

  • contact3Pour ajouter des membres figurant déjà dans votre carnet d’adresses Outlook, sélectionnez l’option A partir des contacts Outlook et double cliquez sur les noms que vous souhaitez ajouter à votre mailing-list.
  • Pour ajouter des membres absents de votre carnet d’adresses, sélectionnez l’option Nouveau contact de messagerie et entrez manuellement l’adresse.
  • Pour supprimer un membre de votre liste, cliquez sur son nom puis sur l’icône Supprimer un membre.

Une fois votre liste créée, cliquez sur Enregistrer et fermer.

contact4Vous pouvez désormais utiliser le nom de votre liste de distribution dans le champ A de vos mails. Vous noterez, lorsque vous saisissez le nom de votre liste de distribution, que ce nom est précédé d’un +. Un clic sur ce signe permet d’afficher les membres de la liste (après validation du message d’alerte éventuel). Pratique si, pour un message donné, on souhaite ponctuellement supprimer l’un des membres de la liste. Cette suppression impacte les destinataires du message en cours et non la liste de distribution elle-même.

Créez votre signature Outlook

Un mail comportant une signature, ça fait tout de suite beaucoup plus professionnel ! Et cela ne prend que quelques minutes… Alors vous aussi, créez votre signature Outlook !

ATTENTION ! Avant de créer votre signature, renseignez-vous en interne pour savoir s’il existe une nomenclature à respecter et conformez-vous y. Si elle n’existe pas, c’est peut-être l’occasion de faire preuve de proactivité et de proposer un modèle d’entreprise !

Pour les versions jusqu’à 2007

  • Dans le menu Outils, sélectionnez Options.
  • Cliquez sur l’onglet Format du courrier et, tout en bas de la boîte de dialogue, choisissez Sélecteur de signatures.

Versions 2010 et plus

  • Activez le menu FichierOptionsCourrier et repérez le bouton Signatures sur la partie droite de votre écran.

signature

  • Ciquez à présent sur le bouton Nouveau… de la boîte de dialogue suivante.
  • Donnez un nom à votre signature (vous pouvez créer autant de signatures Outlook que vous le souhaitez. Ceci est particulièrement utile si vous utilisez Outlook pour relever plusieurs comptes de messagerie ou si vous souhaitez créer une signature complète destinée à vos correspondants externes et une plus succincte pour vos échanges internes). Validez.
  • Saisissez votre signature dans la zone inférieure de la boîte dialogue et mettez-là en forme à l’aide de la mini-barre d’outils.
  • Si vous avez créé une Carte de visite à votre nom et que vous souhaitez l’utiliser comme signature, cliquez sur Carte de visite. Cherchez votre carte de visite et validez. Cette option est intéressante car elle permet ensuite à vos correspondants de récupérer votre carte de visite en la faisant glisser depuis le mail jusque dans le dossier Contacts

signature

  • L’icône à droite de Carte de visite, vous permet d’insérer le logo de votre société.
  • Une fois la mise en forme achevée, il convient de choisir le Compte de messagerie auquel vous souhaitez associer votre signature.
  • Pour chaque compte de messagerie, vous pouvez créer 2 adresses (si vous le souhaitez !) : l’une pour les Nouveaux messages (en principe vos coordonnées complètes), l’autre pour les Réponses/transferts (ce peut être la même signature ou une signature abrégée).
  • Validez.

Astuce : pour gagner un peu de temps, j’inclus la formule « Cordialement, » dans le corps de ma signature.  Un petit gain de productivité non négligeable à l’issue de la journée.

Choisir manuellement entre plusieurs signatures

Nous venons de le voir, vous avez la possibilité de créer sous Outlook plusieurs signatures et d’attacher chacune d’entre elles à un compte de messagerie spécifique.

Cela dit, il peut arriver que vous souhaitiez insérer manuellement une autre signature.

Dans ce cas, ouvrez un nouveau message (Ctrl N) et cliquez sur l’onglet Insertion puis sur la petite flèche de l’icône Une signature et choisissez la signature de votre choix.

 

Aller plus loin avec le Gestionnaire d’absence Outlook

C’est la période des congés et, comme moi sans doute, recevez-vous, en réponse à vos mails, des messages d’absence. Comme vous, je me réjouis de constater que l’usage du Gestionnaire d’absence Outlook est entrée dans les moeurs. Mais entre les messages incomplets du style « En mon absence, veuillez contacter Sabrina » sans indication de numéro de téléphone ou d’adresse email et les messages vous obligeant à récupérer votre message envoyé et à le reforwarder à ladite collègue, quelle perte d’énergie ! Surtout quand cela se répète de manière incessante…

Le message d’absence idéal se présente sous la forme : « Je suis absente du xxx au xxx. En mon absence, votre message a automatiquement été transféré à Valérie (Valérie@tartempion.fr, tél. : xx xx xx xx xx) qui se chargera d’y apporter une réponse rapide« . Gain de temps, d’énergie pour l’expéditeur du message et une image bien plus professionnelle pour votre entreprise…

Procédure

  1. Gestionnaire d'absence OutlookDans le menu « Outils« , sélectionnez « Gestionnaire d’absence du bureau« 
  2. Activez l’option « Je suis actuellement absent du bureau« 
  3. Dans la zone de texte juste en-dessous, tapez le message que vous voulez adresser à vos correspondants (par exemple, celui que j’ai cité plus haut).  Jusque là, la plupart d’entre vous maîtrisent le sujet…
  4. A présent, cliquez sur le bouton  Ajouter une règle (zone inférieure de la boîte de dialogue). Une nouvelle boîte de dialogue apparaît.

Gestion des règles dans le Gestionnaire d'absence du bureau Outlook

Ainsi donc si vous souhaitez transférer l’intégralité de vos messages reçus en votre absence à votre homologue, Valérie. Il suffit d’indiquer dans le champ Envoyé à… votre propre adresse mail. En dessous de ce champs, cochez les cases Reçu personnellement (A : ) et Reçu en copie (Cc : ). Cochez ensuite la case Transférer et, dans le champ A… indiquez les coordonnées de Valérie. Pas plus compliqué que cela !

Cet exemple n’est qu’un parmi tant d’autres cas de figures possibles car Outlook vous offre bien d’autres possibilités : déplacer un courrier contenant un certain objet (ex : candidature, cv, rp, devis…) dans un répertoire donné (ex : « recrutement », « presse », « fournisseurs »…). Les règles sont traitées à l’arrivée du mail et ce dernier est automatiquement classé dans le bon répertoire.

Il n’y a plus qu’à appliquer… 😉