Catégorie : Outlook intermédiaire

Onglet Développeur : comment l’installer

Que vous souhaitiez utiliser les macros, rédiger un programme VBA ou bien encore utiliser les fonctions de formulaire de Word ou Excel, vous aurez besoin d’installer l’onglet Développeur, ce dernier ne figurant pas par défaut sur le ruban.

La procédure est identique quel que soit le logiciel Office utilisé. Elle est à effectuer une fois pour toutes pour chacun d’entre eux.

  • Cliquez en premier lieu sur l’onglet Fichier ;
  • Options ;
  • Cliquez sur Personnaliser le ruban ;
  • Dans la colonne de droite, repérez Développeur et activez la case.
  • Validez.

afficher l'onglet developpeur

L’onglet Développeur figure dorénavant dans le ruban.

Fixer une réunion à l’aide du planificateur Outlook

Fixer une réunion peut s’avérer complexe, notamment lorsqu’il s’agit de croiser plusieurs agendas. Heureusement, il est possible, si l’on dispose d’un serveur Exchange, de fixer une réunion à l’aide du planificateur Outlook, un outil qui se charge de trouver le créneau horaire disponible, commun à l’ensemble des participants.

Commencez par créer une réunion comme à l’accoutumée : double-cliquez sur un créneau libre du Calendrier.
En tout premier lieu, choisissez les participants à la réunion en cliquant sur le bouton Inviter les participants.

Une fois les participants sélectionnés, renseignez avec beaucoup de soin les autres champs de la boîte de dialogue.

  • Objet : cette zone est primordiale et doit être libellée avec soin. En effet, le texte saisi ici apparaîtra sur votre agenda.
  • Emplacement : prenez l’habitude de renseigner ce champ. Cela vous évitera de recevoir des coups de téléphone la veille de la réunion ! Soyez précis dans vos indications : « Salle Athéna—2e étage droite » est préférable à « Salle Athéna », une adresse complète à une simple indication de lieu.

planificationCliquez sur l’icône Planification.

Cette action affiche une nouvelle fenêtre similaire à celle reproduite sur la page de droite.

planification2

En zone (1) figure la liste des participants. Le nom de chacun est précédé d’une icône indiquant leur type de participation (obligatoire ou facultative). L’option Ressource vous permet de réserver une salle ou un matériel (ex : ordinateur portable, vidéoprojecteur…) si votre administrateur réseau vous autorise à gérer ces ressources par le biais d’Outlook.

Vous pouvez, à tout moment, modifier le type de participation en cliquant sur l’icône de couleur et en sélectionnant un autre type de participation dans la liste déroulante. Le distinguo entre Obligatoire et Facultative est important, car, suivant la façon dont votre poste de travail est configuré, Outlook cherchera soit le premier créneau horaire commun à tous les participants en incluant les participants facultatifs, soit le premier horaire commun disponible pour les seuls participants obligatoires.

En (2) figure le planning d’occupation de chacun des participants. Des barres colorées indiquent les plages horaires non disponibles. Les couleurs varient en fonction du type de rendez-vous : vous trouverez la légende correspondant à ces codes couleur tout en bas à gauche de la fenêtre.

Pour trouver un créneau horaire, saisissez simplement un horaire de début et une durée (Heure de fin) en zone (3). Ne vous préoccupez à ce stade d’aucun autre détail et cliquez sur le bouton Sélection automatique suivante (4).

Outlook vous propose automatiquement le premier créneau libre (5) pour chacun de vos participants en fonction de la durée de votre réunion !

Si ce créneau ne vous convient pas, cliquez à nouveau sur Sélection automatique suivante (4) jusqu’à trouver le créneau idéal.

Pour terminer, cliquez sur le bouton Rendez-vous de l’onglet Réunion pour revenir à la fenêtre initiale.

Outlook

Mail : comment ne pas oublier de traiter un mail important avec la fonction Assurer un suivi

Vous recevez quotidiennement des dizaines de mails et n’avez pas le temps de tous les traiter ? Peut-être craignez-vous de laisser certains passer à la trappe ? La fonction Assurer un suivi des mails est faite pour vous !

Cette fonction vous permet d’annoter un message et d’y placer un rappel. Avec ce système, aucun risque d’oublier quoi que ce soit…

  • la fonction assurer un suivi pour ne pas oublier de traiter un message importantPositionnez votre curseur sur le mail que vous souhaitez annoter ou ouvrez-le, à votre choix ;
  • Dans la barre d’outils, repérez le bouton Assurer un suivi et cliquez dessus. Outlook vous propose une panoplie d’options pour le rappel : vous pouvez sélectionner l’un de ceux proposés ou opter pour un suivi Personnalisé en cliquant sur l’option ad hoc.
  • Dans la fenêtre suivante, choisissez un Indicateur parmi ceux proposés ou, mieux encore, saisissez votre propre texte ;
  • Cochez la case Rappel et choisissez une heure et une date.

suivi2

Au jour et à l’heure convenue, une boîte de dialogue se chargera de vous rappeler votre échéance.

Vous disposerez alors de plusieurs possibilités :

  • Afficher le contenu du mail en cliquant sur Ouvrir l’élément ;
  • Faire disparaître le rappel de manière définitive (utile si vous avez traité le message) ;
  • Choisir de ré-afficher le rappel dans 5 minutes ou plus (il suffit de sélectionner l’option de votre choix dans la liste déroulante et de cliquer sur Répéter.

Lorsque plusieurs rappels tombent à échéance en même temps, vous pouvez tous les annuler d’un clic en cliquant sur Faire tout disparaître. Sinon, votre action ne concernera que le message de la fenêtre de rappel sur lequel votre curseur est actuellement positionné.

Les catégories

Outlook offre toute une panoplie d’options pour gérer vos mails : les alertes, les couleurs, les règles de tri… et, depuis la version 2007, une nouvelle : l’option Classer qui permet  d’affecter des Catégories à chacun de vos mails.

Elle peut être utile si vous intervenez sur des périmètres très divers et souhaitez pouvoir trier vos mails selon vos activités. Par exemple, en tant que Responsable des Services Généraux, je traitais des dossiers aussi bien relatifs à des questions d’assurances, que de la téléphonie, flotte auto, travaux… J’affectais ainsi une catégorie à mes mails, ce qui me permettait d’avoir, si je le souhaitais, un affichage thématique de mes messages.

Définir des catégories

categoriesCommencez par activer l’onglet Accueil puis cliquez en-dessous du bouton Classer. La liste des catégories apparaît.

Sélectionnez l’option Toutes les catégories. Choisissez une couleur et cliquez sur le bouton Renommer et donnez-lui un intitulé (exemples : téléphonie, assurances, travaux, budget, A vérifier…). Si la couleur que vous souhaitez n’apparaît pas dans la liste, cliquez sur le bouton Couleur pour la modifier. Validez.

Sachez que vous pouvez affecter plusieurs catégories à un mail. Gadget ? non pas forcément car les catégories sont aussi valables pour le carnet d’adresses. Dans l’un de mes postes, j’utilisais les Catégories pour ventiler mes correspondants par syndicats professionnels. J’avais aussi une catégorie pour les Comités de direction, Groupes de travail. Un même correspondant pouvait donc appartenir à plusieurs catégories.

Il n’est pas nécessaire d’ouvrir votre mail pour lui affecter une Catégorie. Vous pouvez opérer directement depuis la boîte de réception : cliquez sur le mail et, au niveau de la colonne Catégories, faites un clic droite pour choisir la Catégorie.

Afficher le champ Catégories dans la boîte de réception

Si le champ Catégories ne figure pas dans votre boîte de réception (il est en principe localisé après le champ Taille), vous pouvez l’ajouter en faisant un clic droit de la souris au niveau des intitulés de la colonne et en sélectionnant l’option Sélecteur de champs.

Ceci affiche une fenêtre contenant les principaux champs de la boîte de réception, regroupés par thématique.
Repérez Catégories et faites glisser ce champ dans l’entête de votre boîte de réception, à l’emplacement que vous souhaitez.

Pour finir, refermez la fenêtre Sélecteur de champs en cliquant sur la croix.

Afficher les mails par Catégories

Pour afficher vos mails par Catégories, cliquez simplement sur l’entête de colonne Catégories.