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Déplacements et sélections dans Word

Un sujet sur les déplacements et sélections dans Word ? Une perte de temps, allez-vous me dire. Pas si sûr. Combien de fois par jour accomplissons-nous ces gestes banaux ? 10 fois ? 20 fois ? Sans doute davantage. Alors, autant bien les maîtriser.

Les déplacements

Je suppose que vous connaissez toutes et tous les touches de déplacement de base. Mais saviez-vous qu’il est possible de les combiner avec la touche Ctrl pour décupler leur effet ?

TOUCHES SIMPLES

TOUCHES + CTRL

homeDéplace le curseur au début de la ligneCtrl homeDéplace le curseur au début du document
finDéplace le curseur à la fin de la ligneCtrl finDéplace le curseur à la fin du document
basDescend d’un 1/2 écran vers le basCtrl basDescend d’un écran vers le bas
hautRemonte d’un 1/2 écran vers le hautCtrl hautRemonte d’un 1/2 écran vers le bas
bas2Descend d’une ligne vers le basCtrl bas2Descend d’un paragraphe vers le bas
haut2Remonte d’une ligne vers le hautCtrl haut2Remonte d’un paragraphe vers le haut
droiteDéplace le curseur d’un caractère vers la droiteCtrl droiteDéplace le curseur d’un mot vers la droite
gaucheDéplace le curseur d’un caractère vers la gaucheCtrl gaucheDéplace le curseur d’un mot vers la gauche

Déplacer un texte

  • Pour déplacer un texte, sélectionnez-le ;
  • Cliquez sur F2 : le message apparaît deplacer en bas à gauche, dans la barre d’état ;
  • Positionnez votre curseur à l’emplacement désiré et appuyez sur Entrée.

Effacer rapidement le mot précédent

Pour effacer le mot qui précède, appuyez simplement sur Ctrl et la touche Retour arrière (au-dessus de la touche Entrée).

La touche F5

La touche F5 affiche la boîte de dialogue Atteindre. Cette dernière permet d’accéder rapidement à une page donnée. Il suffit alors de taper le numéro de la page souhaitée et d’appuyer sur Entrée.

Mais on peut choisir de naviguer tout à fait autrement, par exemple de 2 pages à la fois. Dans ce cas, saisissez +2 en lieu et place du numéro de page. De la même manière, on peut se déplacer en arrière dans le document à l’aide du signe « -« . On peut également se déplacer en utilisant les %, par exemple, à la moitié du document en saisissant 50% (ou tout autre nombre à votre guise).

Cette boîte de dialogue permet également de se déplacer de signet en signet (si votre document comporte des signets), d’image en image en sélectionnant Graphique dans la zone Atteindre ou de tableau en tableau. Pratique quand on doit actualiser un tableau situé quelque part dans un document de 120 pages !

Le volet Navigation

Un clic sur le numéro de page situé dans la barre d’état affiche l’onglet Navigation. Celui-ci dispose de 3 options :

Titres

Si votre document est structuré et utilise les styles, vous pouvez atteindre un emplacement donné en cliquant dessus.

Par exemple, si dans l’exemple ci-contre vous cliquiez sur B. Export, votre curseur se déplacerait aussitôt à l’emplacement correspondant.

Quel gain de temps ! Encore faut-il maîtriser les styles qui s’avèrent d’une extrême utilité dans bien des cas de figure.

 

Pages

Cette option affiche vos pages sous forme de vignettes. Un clic sur l’une d’entre elles permet d’atteindre la page souhaitée.

 

 

Les sélections

Revoyons tout d’abord les bases. Pour sélectionner :

à la souris

1 mot1 double clic sur le mot
1 ligneMettre le curseur dans la marge de gauche et cliquer une fois
1 paragraphe3 clics rapprochés sur le paragraphe ou
mettre le curseur dans la marge de gauche et double-cliquer
Le documentmettre le curseur dans la marge de gauche et triple cliquer
  

 1clic

Exemple : curseur placé dans la marge de gauche + 1 clic

au clavier

1 motCtrl Maj droite
1 lignehome puis Ctrl Maj
Le documentCtrl A
depuis le curseur jusqu’à…Touche Maj enfoncée (ou une pression sur F8) puis étendre la sélection

La combinaison Maj (F8) home permet d’étendre la sélection depuis l’emplacement du curseur jusqu’au début de la phrase.

Idem, Maj (F8) Ctrl bas2 sélectionne depuis le curseur jusqu’à la fin du paragraphe. Maj (F8) Crtl bas sélectionne depuis la position du curseur jusqu’à la fin du document.

En fait, il suffit de rajouter « Maj » (ou F8) aux combinaisons de touches détaillées  plus haut.

Sélectionner en colonne

Il est possible sous Word de sélectionner tous les x caractères d’un ou plusieurs paragraphes, pour, par exemple, leur appliquer une mise en forme particulière comme dans l’exemple ci-dessous :

Sélection d'un texte en colonne

Ci-contre, j’ai sélectionné les premiers caractères de chaque ligne pour leur appliquer une police particulière  :

  • positionnez-vous devant le premier caractère,
  • Ctrl Maj F8,
  • cliquez autant de fois que nécessaire sur pour sélectionner le nombre de caractères souhaités (dans notre exemple, une fois seulement),
  • puis cliquez sur autant de fois que nécessaire pour sélectionner les lignes désirées,
  • appliquez votre mise en forme !
  • Sélections discontinues (à partir de la version 2002)

    Word XP autorise les sélections discontinues, à la manière d’Excel.

    • Pour sélectionner des paragraphes discontinus, sélectionnez le premier paragraphe ;
    • Maintenez la touche Ctrl enfoncée ;
    • Cliquez sur le second paragraphe et ainsi de suite.

    Nb : cette procédure fonctionne qu’il s’agisse de paragraphes, lignes ou mots.

 

Retrouver aisément les derniers fichiers utilisés

Sans doute avez-vous l’habitude de créer des raccourcis vers les fichiers que vous utilisez fréquemment. Mais il existe une solution plus simple pour retrouver aisément les derniers fichiers utilisés : épingler les fichiers dans leur logiciel d’origine. En d’autres termes, les conserver en top liste des fichiers les plus récemment ouverts.

Pour cela :

  • ouvrez votre fichier avec votre application Office.
  • activez le bouton MS Office (version 2007) ou Fichier (version 2010 et plus).
  • cliquez sur l’option Récent.
  • le nom du fichier ouvert apparaît dans la liste des documents ouverts les plus récemment.
  • cliquez sur l’épingle blanche située face au nom de fichier.
  • l’icone devient bleue et le fichier est désormais « épinglé ». Vous y accéderez par le biais de l’option Fichier – Récent.
  • Si vous n’utilisez plus un fichier épinglé, cliquez simplement sur l’icone bleue en face de son nom.

Cette astuce fonctionne de la même façon avec l’explorateur Windows.

Concevoir un userform

Les boîtes de dialogue (ou Userform en anglais) permettent une véritable interaction avec l’utilisateur.  Elles comportent des zones de texte, des listes déroulantes, des cases à cocher… qui guident l’utilisateur dans ses choix. Elles sont donc très présentes en programmation.

Nous allons aujourd’hui découvrir comment concevoir ce type d’userform à travers un petit exercice Word mais le principe de la Userform vaut également pour tous les logiciels Office.

Pour cet exercice, nous repartirons sur la promesse d’embauche de la leçon précédente. Nous allons créer sous Word une boîte de dialogue pour permettre à un utilisateur de saisir tous les renseignements nécessaires pour finaliser le document. Pour cela, les zones à compléter ont été marquées à l’aide de signets.

Pour mémoire, pour visualiser les emplacements des signets dans un document Word, activez FichierOptions, Options avancées, et cochez la case Afficher les signets.

comment afficher un symbole signet dans Word

Les emplacements sont matérialisés par une [ grise. Pour plus de clarté, j’ai indiqué dans l’illustration ci-dessous le nom de chacun de ces signets en violet et à côté de la  [ : imprimez cette page car nous aurons besoin des ces indications pour insérer les différents éléments de notre boîte de dialogue à l’issue de notre macro.

signets

Créer une boîte de dialogue ou Userform

A présent, entrons dans le vif du sujet et passons à la création de la boîte de dialogue.

Tout d’abord, affichez l’éditeur Visual Basic (Alt F11).

Cliquez sur l’icône userform userform à gauche dans la barre d’outils.

Une grille intitulée Userform1 s’affiche ainsi qu’une barre d’outils Contrôles. user2

Les contrôles servent à positionner des des Zones de textes, cases à cocher, listes déroulantes… dans le Userform.
A l’aide de votre souris, survolez chacun de ces contrôles afin de bien les identifier.
Au cours de cette leçon, nous allons manipuler certains de ces contrôles (Intitulé, zone de texte, bouton de commande et, pour le plaisir, Image).

Agrandissez à présent un peu la Userform : positionnez votre curseur sur un angle de la Userform et tirez à l’aide de la souris. Vous pourrez, bien évidemment, à tout moment réajuster la taille de cette boîte.

Ajouter des contrôles Intitulés et Zones de texte

Avant d’ajouter nos contrôles sur notre boîte de dialogue, nous devons tout d’abord lister les informations que nous aurons besoin de récupérer :

L’adresse : elle comprend un champ societe, contact, rue1, éventuellement rue2, cp et ville. Nous créerons donc autant de champs textes que d’indications à fournir, en l’occurrence 6 zones.

La date, nos références, vos références, pièces jointes, objet, signataire, titre du signataire : pour ces champs, nous utiliserons les mêmes noms que ceux utilisés dans les signets, à l’exception de date que nous nommerons ‘datel’ (‘date’ étant un mot réservé en programmation).

Salutation (le contenu des salutations 1 et 2 étant identiques, un seul contrôle suffit). Par contre, il convenait de définir 2 signets, un par position dans le corps de la lettre.

A présent, plaçons les contrôles.

Les intitulés (étiquettes) – Propriété Caption

Cliquez sur l’icône intitule et déplacez votre curseur sur la Userform. Votre curseur  prend la forme +  A. Cliquez sur un emplacement de la grille pour ajouter une étiquette (Label en anglais).captionPour modifier l’intitulé de l’étiquette et afficher Société, dans la boîte de dialogue Propriétés située à gauche de votre écran sous la zone Projets. Si cette fenêtre n’apparaît pas, appuyez sur F4. Repérez le champ Caption (légende) et cliquez 2 fois derrière Label1 pour le sélectionner.

A présent, tapez tout simplement le nom de l’étiquette, à savoir « Société : » et appuyez sur entrée.

Les zones de textes – Propriétés Name

A présent, nous allons insérer notre première zone de texte. Contrairement à l’Intitulé qui fournit des indications destinées à l’utilisateur sur la zone qui suit, une zone de texte est une zone que l’utilisateur peut compléter. Cliquez sur l’icône  ab| et tracez une zone de texte juste à côté de l’étiquette que vous venez de dessiner. Tracez-la suffisamment longue pour qu’elle puisse accueillir un nom de société.

Nous allons à présent nommer cette zone de texte. Pourquoi ? Tout simplement parce que nous en aurons besoin pour récupérer son contenu. Dans la fenêtre de Propriétés, cliquez 3 fois sur le champ (Name), et saisissez le nom « societe ». Validez en appuyant sur entrée. Choisissez de préférence des noms courants, parlants et sans accent ni espace, pour des questions de sécurité.

Pour chaque élément à récupérer, à votre tour créez une étiquette et une zone de texte comme ci-dessous :

boite

Pour celles ou ceux qui le souhaitent, vous pouvez télécharger ici la Userform ci-dessus. Sauvegardez-la sur votre disque dur puis, dans le menu Fichier de l’éditeur Visual Basic, sélectionnez l’option Importer un fichier et pointez vers le fichier. Validez : Userform1 est insérée dans le répertoire Feuilles.

Les autres contrôles et leurs propriétés : boutons de commande, image et UserForm

Il nous reste à présent quelques éléments à dessiner sur notre boîte de dialogue : un bouton « Valider » pour valider le contenu, un bouton « Annuler » pour refermer la boîte de dialogue et enfin, une image (logo), pour la fine bouche.

Les boutons de commande – Propriétés Caption et Name

  • Pour placer un bouton de commande, cliquez sur l’icône  puis cliquez sur un emplacement libre de votre boîte de dialogue.
  • Il va à présent falloir ajouter un texte à ce bouton. C’est là le rôle de la propriété Caption. Dans la fenêtrePropriétés, cliquez 2 fois sur « Caption » et saisissez « Valider ». Appuyez sur entrée pour terminer.
  • Nous allons à présent donner un nom à ce bouton. Double cliquez sur la propriété « Name » et saisissez « Ok ». On le voit : le nom du bouton (« Ok ») peut être différent de son intitulé (« Valider »).
  • De la même manière, créer un bouton ayant les propriétés suivantes :
    • Caption : Annuler
    • Name : Cancel

Facultatif – Insérer une image

A présent, nous allons ajouter notre image. Pour ce faire, je vais utiliser le logo de ce site (vous pouvez faire de même en opérant un clic droit sur l’image en Hautet à gauche de cette page, option « Enregistrer l’image sous »).

  • Cliquez sur l’icône 
  • Dans la fenêtre de Propriétés, double-cliquez sur « Picture » et pointez vers votre image. Validez
  • Si votre image n’apparaît pas intégralement dans votre zone d’image, double-cliquez sur la propriété PictureSizeMode et testez les différentes options une à une.
  • Si vous ne souhaitez pas rajouter de bordure autour de votre image, double-cliquez sur la propriété BorderStyle et sélectionnez la première option « 0-fmBorderStyleNone ».

Tester la boîte de dialogue

  • Pour visualiser la boîte de dialogue, cliquez  puis sur le bouton Bouton  de la barre d’outils ou appuyez sur F5.
  • Pas mal non ? Reste cependant à finaliser un dernier point : notre boîte de dialogue s’intitule « Userform1 » et nous allons remédier à ce petit inconvénient.
  • Pour refermer la boîte de dialogue, cliquez sur la case « x » : les boutons « valider » et « Annuler » ne fonctionnent pas… encore du moins, car nous ne leur avons pas associé de code !
  • Une fois votre boîte refermée, sélectionnez votre Userform en cliquant sur la barre de titre bleue de la boîte de dialogue. Dans la fenêtre de propriétés, champ « Caption », saisissez « Renseignements utilisateur ».
  • Testez à nouveau votre boîte de dialogue… et sauvegardez !

Insérer du code : bouton « annuler »

Le code du bouton Annuler étant extrêmement limité, nous allons commencer par le traiter.

  • Dans votre UserForm, double-cliquez sur le bouton que vous avez intitulé « Annuler »
  • Le texte suivant apparaît :

Que doit-il se passer si l’utilisateur clique sur ce bouton « annuler » ? La boîte de dialogue doit simplement se refermer. L’instruction Visual Basic correspondante est unload nom_de_la_feuille.

  • Placez-vous entre les deux lignes de code et saisissez « Unload Userform1 »
  • Testez à nouveau votre UserForm en cliquant sur F5 et sur le bouton « Annuler ». Cette fois, tout devrait fonctionner…

Insérer du code : bouton « Valider » – Positionner le curseur dans le document Word

Nous entamons là la partie la plus complexe et la plus longue de notre code.

Voici le détail des opérations que nous allons devoir accomplir :

  • Récupérer le contenu de chacune de nos zones de texte.
  • Insérer ce contenu dans notre document grâce à nos signets.
  • Refermer la boîte de dialogue.
  • Positionner notre curseur au début de notre lettre pour que l’utilisateur puisse compléter le corps de la lettre.

Ouf !

Tout d’abord, pour insérer le code, vous l’aurez deviné, il vous faut double-cliquer sur le bouton « valider ».

Vous obtenez les deux lignes de code suivantes :

Fonction Placez votre point d’insertion entre ces deux lignes.

S’agissant de notre première boîte de dialogue, nous allons faire simple et récupérer les données telles que, sans les reformater, en partant du principe que l’utilisateur les ait saisies correctement. Nous veillerons au cours des leçons suivantes à améliorer et optimiser ce code.

Positionner le curseur dans le document Word

Nous avons défini, en page 2, différents signets dans notre document Word. Reprenez ou imprimez cette liste.

Nous allons déplacer notre curseur sur chacun de ses signets et y insérer le contenu de notre boîte de dialogue.

Vous avez sans doute noté que nous n’avons créé qu’un seul signet pour l’adresse alors qu’elle comporte plusieurs lignes : nous traiterons ce cas vers la fin de cette leçon. Let’s go, ce n’est pas très compliqué !

La syntaxe pour atteindre un signet Word est la suivante :

selection.goto([What], [Which], [Count], [Name] as range)

Encore une fois, faisons simple et ne nous embarrassons pas de détails inutiles (nous ne sommes pas des programmeurs chevronnés… pour l’instant !).

La syntaxe minimale dont nous aurons besoin est selection.goto,,, »nom_du_signet ».

Pour notre signet « date », cela donnera donc selection.goto,,, »date ». Insérez cette ligne de code et double-cliquez sur « Userform » dans la fenêtre Projets, puis appuyez sur F5 pour lancer la macro. Déplacez la boîte de dialogue : votre curseur est bien placé derrière « Paris, le « . Appuyez sur le bouton « Cancel » et revenez dans l’éditeur de code et double-cliquez à nouveau sur le bouton « valider ».

Voici le reste des instructions à saisir (faites un copier-coller dans Word si vous le souhaitez) :

Private Sub ok_Click()
Selection.GoTo , , , « date »
Selection.GoTo , , , « vosref »
Selection.GoTo , , , « nosref »
Selection.GoTo , , , « objet »
Selection.GoTo , , , « pj »
Selection.GoTo , , , « salutation1 »
Selection.GoTo , , , « salutation2 »
Selection.GoTo , , , « signataire »
Selection.GoTo , , , « titre »
Selection.GoTo , , , « debut »
End Sub

Pour l’instant, nous n’avons fait que déplacer notre curseur aux différents signets. Nous allons apprendre à présent, àinsérer le contenu de notre boîte de dialogue.

Insérer du code : bouton « valider » – insérer le contenu de la boîte de dialogue

Nous l’avons vu précédemment dans notre petit cahier des charges, après avoir atteint chaque signet, il nous faut insérer le contenu de la boîte de dialogue correspondant.

Par exemple, à l’emplacement du signet « date », nous devons insérer le contenu du contrôle de notre UserForm que nous avons appelé « datel ».

Idem pour le signet « vosref », nous allons insérer le contenu de la zone de texte de notre UserForm que nous avons nommée « vosref » et ainsi de suite.

Pour insérer du texte, la syntaxe est on ne peut plus simple :

selection.InsertAfter nom_du_contrôle

Ce qui nous donne, pour la date, selection.InsertAfter datel
Placez cette ligne de code sous la ligne Selection.GoTo , , , « date » en insérant une ligne supplémentaire.

Principe : on atteint le signet, on insère le texte. On atteint le signet, on insère le texte, etc. Il va donc falloir insérer une instruction selection.InsertAfter après chaque ligne selection.goto.

Notre code sera donc :

Private Sub ok_Click()
Selection.GoTo , , , « date »
Selection.InsertAfter datel
Selection.GoTo , , , « vosref »
Selection.InsertAfter vosref
Selection.GoTo , , , « nosref »
Selection.InsertAfter nosref
Selection.GoTo , , , « objet »
Selection.InsertAfter objet
Selection.GoTo , , , « pj »
Selection.InsertAfter pj
Selection.GoTo , , , « salutation1 »
Selection.InsertAfter salutation
Selection.GoTo , , , « salutation2 »
Selection.InsertAfter salutation
Selection.GoTo , , , « signataire »
Selection.InsertAfter signataire
Selection.GoTo , , , « titre »
Selection.InsertAfter titre
Selection.GoTo , , , « debut »
End Sub

Remarques :

Signets « salutation1 » et « salutation2 » : le contenu de ces deux signets est identique, à savoir le contenu de la zone de texte que nous avons appelée « salutation ».

Signet « debut » : on ne fait que positionner le curseur au début du corps de la lettre, avant de rendre la main à l’utilisateur.

A présent, occupons-nous du cas particulier de l’adresse.

Insérer du code : bouton « valider » – insérer un retour chariot dans Word

Une adresse s’écrit sur plusieurs lignes.
Nous aurions fort bien pu définir autant de signets que de lignes mais il est plus simple -nous verrons plus tard pourquoi- d’insérer des retours chariot à l’aide de code.

Dans le cas qui nous occupe, nous devons récupérer, dans l’ordre, les valeurs des contrôles suivants:

societe – contact – rue1 – rue2 – cp – ville

L’adresse est égale à tous ces contrôles, « additionnés » ou plutôt concaténés (mis bout à bout) et séparés par un retour chariot ou un espace (cp et ville).

Si le « + » est le symbole de l’addition, & s’emploie pour concaténer des chaînes de caractères.

Le changement de ligne (retour chariot) s’écrit quant à lui chr(10) et l’insertion d’un espace se fait à l’aide de 2 guillemets séparés par un espace  » « .

En langage clair, nous pourrions écrire notre adresse comme ceci (rc = retour chariot) :

adresse = societe + rc + contact + rc + rue1 + rc + rue2 + rc + cp + un espace + ville

Si nous remplaçons la ligne ci-dessous par les équivalents visual basic, nous obtenons donc :

adresse = societe & chr(10) & contact & chr(10) & rue1 & chr(10) & rue2 & chr(10) & cp &  »  » & ville

Il ne nous reste plus qu’à atteindre le signet « adresse » et à insérer dans notre code la syntaxe ci-dessus. Ce qui nous donne, au final :

Private Sub ok_Click()
Selection.GoTo , , , « date »
Selection.InsertAfter datel
Selection.Goto , , , « adresse »
Selection.InsertAfter societe & chr(10) & contact & chr(10) & rue1 & chr(10) & rue2 & chr(10) & cp &  »  » & ville
Selection.GoTo , , , « vosref »
Selection.InsertAfter vosref
Selection.GoTo , , , « nosref »
Selection.InsertAfter nosref
Selection.GoTo , , , « objet »
Selection.InsertAfter objet
Selection.GoTo , , , « pj »
Selection.InsertAfter pj
Selection.GoTo , , , « salutation1 »
Selection.InsertAfter salutation
Selection.GoTo , , , « salutation2 »
Selection.InsertAfter salutation
Selection.GoTo , , , « signataire »
Selection.InsertAfter signataire
Selection.GoTo , , , « titre »
Selection.InsertAfter titre
Selection.GoTo , , , « debut »
End Sub

Pour l’heure, il nous reste encore à résoudre 2 problèmes fondamentaux pour que cette macro soit totalement opérationnelle : refermer la boîte de dialogue (elle reste affichée, même après un clic sur le bouton valider) et son lancement (pour l’instant, nous la lançons à travers l’éditeur, ce qui n’est pas l’idéal…).

Rassurez-vous : le plus dur est fait et vous le constaterez, les deux dernières étapes ne vous prendront pas plus de 5 minutes…

Refermer la boîte de dialogue

Vous l’avez constaté : si nous renseignons notre boîte de dialogue et cliquons sur le bouton « Valider », les informations sont bien insérées dans notre document Word… mais la boîte de dialogue reste affichée.

Il faut donc insérer une ultime instruction dans notre code pour résoudre cet épineux problème. Faisons court et simple :unload me (ou unload Userform1) est notre instruction. Le code final est donc :

Private Sub ok_Click()
Selection.GoTo , , , « date »
Selection.InsertAfter datel
Selection.Goto , , , « adresse »
Selection.InsertAfter societe & chr(10) & contact & chr(10) & rue1 & chr(10) & rue2 & chr(10) & cp &  »  » & ville
Selection.GoTo , , , « vosref »
Selection.InsertAfter vosref
Selection.GoTo , , , « nosref »
Selection.InsertAfter nosref
Selection.GoTo , , , « objet »
Selection.InsertAfter objet
Selection.GoTo , , , « pj »
Selection.InsertAfter pj
Selection.GoTo , , , « salutation1 »
Selection.InsertAfter salutation
Selection.GoTo , , , « salutation2 »
Selection.InsertAfter salutation
Selection.GoTo , , , « signataire »
Selection.InsertAfter signataire
Selection.GoTo , , , « titre »
Selection.InsertAfter titre
Selection.GoTo , , , « debut »
Unload me
End Sub

Passer par l’éditeur vb pour lancer la macro n’est pas commode ni à la portée de tous. Il existe forcément une alternative que je vous invite à découvrir.

Lancer la macro à l’ouverture du modèle

Nous souhaitons qu’à chaque création d’un nouveau document basé sur le modèle, la macro se lance automatiquement.

Il nous faut donc rattacher l’apparition de la boîte de dialogue à l’ouverture du modèle :

  • Sélectionnez la fenêtre « Projet »
  • Double-cliquez sur « ThisDocument »
  • Dans la fenêtre de code, dans la liste déroulante « (Général) », sélectionnez « Document ». Par défaut, cela affiche la procédure « Private sub document_New ».
  • La procédure document_new se déclenche lorsque l’utilisateur crée un nouveau document basé sur un modèle. C’est donc bien de cette dernière dont nous avons besoin.
  • Il ne nous reste plus qu’à faire apparaître la boîte de dialogue à l’écran pour que l’utilisateur puisse la remplir. Cette action s’accomplit grâce à l’instruction nom_de_la_userform.show. Dans notre cas de figure, c’est donc la syntaxe suivante qu’il faut insérer entre les deux lignes de code : userform1.show.

Le code final est donc :

Private sub Document_New()
Userform1.show
End Sub

Sauvegardez votre macro, refermez l’éditeur et sauvegardez votre modèle.

Il ne vous reste plus qu’à lancer ce dernier à l’aide de la commande « Fichier – Nouveau… ».

Votre macro est à présent totalement opérationnelle.
Pour avoir une idée des améliorations qu’il serait possible de lui apporter ou une suggestion d’exercice, rendez-vous à la conclusion.

Conclusion

Certes, cette leçon a été particulièrement longue, mais à l’issue de cette dernière, vous devriez être en mesure de créer vos propres boîtes de dialogue personnalisées.

Pas convaincu(e) ? Essayez ! Je vous invite à créer de toutes pièces une petite boîte de dialogue pour le modèle de fax. N’oubliez pas de définir vos signets à l’intérieur du document Word… Voici une suggestion de présentation :

Au cours des prochaines leçons, nous apprendrons à utiliser d’autres contrôles, telles les listes déroulantes, les cases à cocher.

Nous verrons également comment pré-remplir certaines zones : par exemple, le contrôle datej avec la date du jour formatée ou bien encore la zone signataire avec votre nom…

Vous aurez aussi remarqué que nous avions défini un signet sur la mention « Lettre recommandée avec ar » et que nous n’avons pas encore fait référence à ce dernier : nous avions pour cela besoin des formules conditionnelles que nous ne maîtrisons pas… encore…

Notre macro pêche aussi par le fait que l’utilisateur peut saisir n’importe quel texte dans n’importe quelle zone, par exemple, une suite de nombre ou du texte dans la zone « datej »… ce qui n’est pas trop problématique pour l’instant mais que nous apprendrons à résoudre.

Compter le nombre de caractères d’un document ou d’un passage

Il arrive que l’on aie besoin de compter le nombre de caractères d’un document ou d’un passage donné, notamment pour calculer l’encombrement d’un texte ou le coût d’une traduction…

Word dispose d’une fonction qui vous permet de connaître avec précision, le nombre de mots, de caractères (espaces compris ou non), de paragraphes et de lignes d’une sélection ou d’un document en entier.

Cette fonctionnalité est accessible depuis l’onglet Révisions, zone Vérification.

 

 

 

 

 

  • Pour obtenir les statistiques d’une portion de texte, sélectionnez le texte et activez les statistiques.
  • Pour afficher les statistiques d’un document dans son intégralité, vérifiez qu’aucune sélection n’est active et cliquez sur le bouton.

A noter qu’une case à cocher vous permet d’inclure ou d’exclure du décompte les zones de textes, notes de bas de bas ou de fin de document.

Si vous utilisez fréquemment cette fonctionnalité mais ne vous souvenez plus de son emplacement, épinglez-la dans la barre d’état. La barre d’état désigne la barre bleue située tout en bas de votre écran et dans laquelle figure le nombre de pages de votre document.

Pour l’afficher, faites un clic droit de la souris sur cette barre d’état et cochez Statistiques.

sats2

Par défaut, Word affiche le nombre de caractères du document actif ou du passage sélectionné (si tel est le cas). Mais un clic sur Statistiques affichera les statistiques étendues de votre document.

Les modèles Office

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document déjà existant et vous êtes une adepte du Fichier – Enregistrer sous…. Malheureusement, il vous arrive parfois, dans la précipitation, d’écraser votre fichier original…
Simples à mettre en oeuvre, les modèles pallient cet inconvénient.
Le modèle est donc particulièrement adapté dans le cadre de documents à caractère répétitif : contrats, devis, lettres, réponses à des candidatures, factures, formulaire de demande de congés….

Qu'est-ce qu'un modèle ?

Un modèle n’est rien d’autre qu’un document Word, Excel ou PowerPoint sauvegardé avec une extension particulière (.dot, dotx ou dotm, .xlt, .xltx, .xltm, .pot, .potx, potm).

A ce titre, le modèle peut donc inclure des macros (format *.dotm, dot, xltm, xlt, potm, pot), des zones de formulaires, de la vidéo… bref être aussi complexe que vous le souhaitez !

Créer un modèle

Créez votre document, comme à l’accoutumée.

  • Sélectionnez FichierEnregistrer sous
  • Donnez un nom à votre document.
  • Dans Type de fichier, sélectionnez Modèle de document

Attention ! Veillez à choisir le bon type de modèle ! En effet, depuis la version 2003, Office distingue les modèles contenant des macros de ceux qui n’en contiennent pas. Si vous choisissez par mégarde le format .dotx, toutes vos macros seront effacées.

C’est pourquoi je vous recommande d’opter pour les formats 97-2003 qui ne présentent pas ce risque. Autre avantage : si vous avez pris la précaution de cocher, lors de l’enregistrement la case Enregistrer la miniature, votre document sera sauvegardé avec une vignette Aperçu. Cette option bogue encore actuellement sous les version Office > 2013.

Remarquez au passage que Word se positionne automatiquement dans Mes documents\Modèles Office personnalisés. Ce répertoire centralise l’intégralité de vos modèles qu’il s’agisse de feuilles Excel, diaporamas PowerPoint, bref tous les modèles Office. 

Cet emplacement est bien évidemment modifiable, ainsi que nous le verrons plus loin.

Utiliser un modèle

Tous les modèles sont disponibles depuis le menu Fichier, rubrique Nouveau….

Attention : tandis que l’option Fichier – Nouveau… affiche une nouvelle boîte de dialogue à onglets vous permettant de choisir parmi les modèles créés, le raccourci Ctrl N quant à lui ne vous laisse pas le choix et affiche le modèle par défaut de Word (normal.dot).

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, repérez les catégories de modèles PROPOSES PERSONNEL*. Vos modèles sont rattachés à la catégorie PERSONNEL. Pour y accéder, cliquez sur PERSONNEL et choisissez le modèle qui vous intéresse.

Word charge une copie du modèle -et non le modèle lui-même-, à qui il attribue un nom générique du style Document1, Document2. Ainsi, lorsque vous cliquerez sur Enregistrer, le programme vous invitera à saisir un nom pour votre document, préservant ainsi l’original d’un possible écrasement.

* Ce nom peut varier en fonction des versions d’Office. 

Modifier les répertoires par défaut

Office vous permet de faire cohabiter 2 répertoires de modèles. Ce nombre peut paraître superflu mais en réalité, la plupart des entreprises disposent d’un répertoire Modèles commun à tous les collaborateurs pour, par exemple, partager des modèles de notes de frais ou de congés, les demandes d’achat…

Vous pouvez alors utiliser le second répertoire soit pour pour partager des modèles avec un département spécifique (RH, comptabilité…), soit pour des modèles spécifiques à l’utilisateur.

La gestion de ces répertoires n’est accessible, bizarrement, que depuis Word et exclusivement ce logiciel.

  • Activez le menu FichiersOptions de Word.
  • Dans le menu, choisissez Options avancées et faites défiler la partie droite de l’écran presque jusqu’en bas.
 
  • Cliquez sur Emplacement des fichiers
 
  • Pour chacun des 2 répertoires Modèles, cliquez sur Modifier (si besoin est) et parcourez l’arborescence de votre disque dur ou réseau jusqu’au(x) répertoire(s) devant accueillir vos modèles.
  • Validez.

Modifier un modèle

Vous l’avez vu précédemment : lorsque l’on double clique sur un modèle, en fait ce n’est pas l’original qui est chargé, mais une copie de ce dernier.

Modifier un modèle,  requiert donc une manipulation particulière.

Deux possibilités :

Depuis le menu Fichier

  • Ctrl O pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir.
  • Remontez votre arborescence, localisez votre modèle et cliquez sur Ok.

Depuis le répertoire de Modèles Office personnalisés

  • Clic droit sur le modèle puis Ouvrir.

Il ne vous reste à présent plus qu’à modifier votre modèle et et à l’enregistrer. Validez.

OneNote

Récupérer au format texte un texte scanné au format image

On vient de vous adresser par mail un document long scanné au format image. Allez-vous devoir tout ressaisir ? Peut-être pas pour peu que vous disposiez de OneNote…

Ce logiciel permet en effet de récupérer au format texte un texte scanné au format image, ceci très simplement et en quelques minutes… Explication en vidéo.

Procédure

La procédure ci-dessus recourt à OneNote. OneNote est un utilitaire gratuit fourni avec Windows 10 et toutes les suites Office.

  • Ouvrez OneNote et copiez ou insérez votre texte scanné au format image ;
  • Faites un clic droit sur cette image et sélectionnez l’option Copier le texte de l’image ;
  • Ouvrez votre diaporama ou votre traitement de texte et faites un Ctrl V : le texte est copié à l’identique du format d’origine !
  • Il ne vous reste plus qu’à apporter quelques petites corrections certes, mais rien en comparaison d’une saisie intégrale de votre texte !
Déplacer des styles

Déplacer les styles d’un document Word vers un autre document Word

Vous travaillez avec des sous-traitants et vous devez mettre leurs documents à votre charte graphique ? Déplacer les styles d’un document vers un autre peut vous faire gagner un temps précieux. A condition bien sûr d’avoir pris la précaution d’utiliser les styles pour votre charte…

Pour accomplir cette opération, vous devez disposer d’un document à votre charte graphique, qu’il s’agisse d’un modèle ou d’un simple fichier Word.

Déplacer des stylesProcédure

  • Ouvrez le document à mettre en forme.
  • Activez la boîte de dialogue Style en cliquant sur la petite case carrée située en bas et à droite de cette zone.
  • Tout en bas de la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran figurent 3 icônes : cliquez sur l’icône la plus à droite, Gérer les styles.
  • Cliquez sur le bouton Importer/exporter…
  • La boîte de dialogue suivante comprend 2 zones : la 1ère, à gauche de l’écran, concerne le document actif et les styles attachés à ce document. La 2ème affiche par défaut Normal.dot et ses styles propres. Si votre charte graphique est située sur un autre document, cliquez sur le bouton Fermer le fichier.
  • Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir le fichier.
  • Parcourez votre disque dur pour pointer vers un fichier comportant votre charte graphique. N’oubliez pas, le cas échéant, de modifier le type pour sélectionner Tous les documents Word en lieu et place Tous modèles Word.
  • Validez.

Si votre document utilise les styles par défaut (Titre 1, Titre 2…), il est automatiquement mis à la charte de votre entreprise. Dans le cas contraire, il vous restera un peu de mise en forme à accomplir…

Insérer une photo dans une forme

Lasse des traditionnels formats d’images carrés et rectangulaires ? Pour rompre la monotonie, intégrez vos photos dans des formes !

L’astuce présentée ci-dessous est valable sous l’ensemble des logiciels Office, qu’il s’agisse de Word, Excel ou PowerPoint. Et cerise sur le gâteau, elle ne nécessite que quelques secondes pour être mise en oeuvre…

Procédure

  • Insérez une image dans votre document.
  • Sélectionnez l’image et activez le menu contextuel Outils ImageFormat.
  • Cliquez ensuite sur la petite flèche pointant vers le bas de l’outil Rogner.
  • Activez l’option Rogner à la forme et sélectionnez une forme.
  • Pour un cercle parfait, cliquez sur Ellipse : la forme de votre image est modifiée instantanément. Cliquez à nouveau sur les options Rogner et sélectionnez cette fois Rapport Hauteur-largeur puis Carré 1:1. Votre ellipse se transforme en un cercle parfait.
  • Déplacez éventuellement votre image à la souris pour qu’elle épouse au mieux votre forme !

Construire un tableau avec Word

Autrefois, construire un tableau avec Word imposait de fastidieux calculs. Mais ce temps est désormais bien révolu ! Les choses se sont nettement simplifiées. Rappelons néanmoins quelques principes de base.

Un tableau se compose généralement d’un en-tête. Ce dernier contient les intitulés des différentes colonnes. Il permet au lecteur de comprendre l’architecture du tableau.

Si votre tableau dispose de colonnes ou de lignes contenant des totaux, ces dernières devront également se démarquer, par exemple, par un graissage plus important.

Autre point fondamental : les colonnes présentant des données dans des unités identiques doivent avoir une même largeur. En d’autres termes, si votre tableau comporte plusieurs colonnes de pourcentages, chacune d’entre elles devra impérativement avoir la même largeur. Idem, toutes les colonnes contenant des sommes devront être de dimensions égales.

La conception d’un tableau

tableauxWord offre plusieurs méthodes pour réaliser vos tableaux. Toutes sont accessibles à travers l’onglet Insertion – Tableau. La petite flèche qui pointe vers le bas vous donne accès à l’ensemble des méthodes :

  • Insérer un tableau. Cette option est la plus couramment utilisée.
  • Dessiner un tableau. Cette option vous permet de dessiner votre tableau à la souris. Elle est plus délicate à mettre en oeuvre car
  • Feuille de calcul Excel. Grâce à cette option, vous pouvez insérer un tableau Excel avec formules complexes. Sachez que les autres  ;
  • Tableaux rapides offre la possibilité de créer des tableaux ou calendriers en un clic. Sauf dans le cas des calendriers, je ne vous recommande pas cette option car vous devrez sans doute supprimer ou ajouter des colonnes et recalculez la largeur de ces dernières…

Sachez enfin que lorsque vous souhaitez construire un tableau comportant des cellules fusionnées, le plus simple est de tracer votre tableau initial comme si ces colonnes fusionnées n’existaient pas.  Vous procéderez à la fusion des cellules, dans un second temps.

Construire son tableau

Pour dessiner votre tableau, positionnez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer votre tableau. Cliquez sur l’icône  et maintenez votre souris enfoncée.
Sélectionnez le nombre de colonnes et de lignes dont vous avez besoin et relâchez : votre tableau occupe, par défaut, toute la largeur de votre page. Si vous ne vous sentez pas à l’aise avec le maniement de la souris, préférez l’option Insérer un tableau… et saisissez manuellement le nombre de lignes et de colonnes.

tableauVotre première action va consister à ajuster les dimensions de votre tableau pour l’adapter à vos besoins. Pour ce faire, positionnez votre souris dans l’angle inférieur droit sur le petit carré blanc ci-contre : votre curseur prend la forme d’une double flèche. Redimensionnez votre tableau en déplaçant votre souris vers la droite ou la gauche selon que vous souhaitez l’agrandir ou le réduire.Relâchez une fois la dimension souhaitée atteinte.

Une autre solution consiste à sélectionner le tableau, puis à activer l’onglet contextuel Disposition. Repérez l’icône Ajustement automatique et cliquez sur la petite flèche. Pour que votre tableau occupe la largeur de l’écran, sélectionnez l’option Ajustement automatique de la fenêtre.

ajustement

Se déplacer dans le tableau

Pour remplir votre tableau avec votre texte, déplacez-vous de cellule en cellule à l’aide de la touche Tabulation.
Pour reculer d’une cellule, utilisez la combinaison Majuscule Tabulation.

Supprimer/ajouter des lignes ou des colonnes

tableau4Il vous est possible, à tout moment de rajouter une colonne ou une ligne. La procédure est la même dans les deux cas : sélectionnez la ligne ou la colonne, faites un clic droit puis, dans le menu textuel Insérer, choisissez l’option qui vous intéresse.

Pour supprimer une ligne ou une colonne, même procédure : sélectionnez la ligne ou la colonne, faites un clic droit et cliquez sur le bouton contextuel Supprimer ou faites Ctrl X.

Pour rajouter une ligne en fin de tableau, c’est encore plus simple ! Placez simplement votre curseur dans la toute dernière cellule et appuyez sur la touche Tabulation. Cette manipulation ajoute automatiquement une nouvelle ligne à votre tableau.

Modifier la taille d’une cellule ou d’une colonne

Pour ajuster la taille d’une colonne, vous disposez de plusieurs options :

  1. tabvous souhaitez ajuster la largeur d’une colonne à son contenu : positionnez votre curseur à sur le trait droit de la colonne. Votre curseur prend la forme d’une double flèche. Double-cliquez pour ajuster automatiquement la largeur de votre colonne. Autre alternative moins rapidde ;
  2. vous souhaitez modifier manuellement la largeur de votre colonne, sans pour autant l’adapter au contenu de votre cellule : positionnez votre curseur sur le trait droit de votre colonne comme illustré ci-dessus et déplacez la double flèche vers la gauche ou vers la droite ;
  3. largeurvous souhaitez donner une dimension très précise à votre colonne : sélectionnez votre colonne puis faites un clic droit de la souris. Activez l’option Propriétés du tableau puis l’onglet Colonne. Cochez la case Largeur préférée et saisissez une valeur. Validez en cliquant sur le bouton OK pour valider ou cliquez sur les boutons Colonne précédente ou Colonne suivante pour modifier les tailles des autres colonnes.

tab3Modifier la taille d’une cellule

Si votre action ne doit porter que sur une cellule, positionnez votre souris dans le coin inférieur gauche de cette dernière. Cliquez puis positionnez votre curseur sur le bord droit de la cellule. Etirez ensuite la poignée vers la droite (ou la gauche) selon que vous souhaitez agrandir ou réduire votre cellule. Relâchez !

Modifier la hauteur d’une ligne

Pour régler la hauteur d’une ligne à la souris, positionnez votre curseur sur une ligne horizontale. Votre curseur prend également la forme d’une double flèche : vous pouvez alors remonter (pour réduire la hauteur de la ligne) ou descendre votre curseur (pour augmenter la hauteur de votre ligne).

hauteurDe la même manière, le menu TableauPropriétés du tableau, onglet Ligne vous permet d’affecter une hauteur très précise à votre ligne.

Par défaut, la zone Spécifier la hauteur attend des centimètres (cm). Rien ne vous empêche de préciser une autre mesure, comme le point. Essayez donc des valeurs telles que « 30 pt » par exemple. Dans le champ suivant, Hauteur de ligne, choisissez plutôt Fixe pour que Word respecte strictement cette mesure.

Mettre en forme son tableau

Comme à son accoutumée, Word propose plusieurs possibilités pour la mise en forme de votre tableau, selon que vous êtes débutante ou expérimentée.

Pour chaque élément de votre tableau, vous pouvez modifier :

  • bordureles bordures : activez l’onglet Création, cliquez sur la flèche située en-dessous de Bordure. Choisissez la dernière option du menu, Bordure et trame. Choisissez ensuite un Type de bordure, un Style, une Couleur et une Largeur. Dans la zone Aperçu, cliquez sur chacun des traits pour ajouter/supprimer une bordure. Chaque bordure peut-être modifiée indépendamment des autres.

bordure2

  • la couleur de fond de vos cellules en sélectionnant vos cellules puis en cliquant sur le menu Création – Trame de fond ;
  • l’alignement de vos cellules  : cliquez sur la petite flèche pointant vers le bas pour choisir l’option qui vous convient le mieux.

Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur le bouton OK.

Corriger les imperfections

Fusionner/fractionner des cellules ou des lignes

Parfois, vous aurez besoin qu’une cellule chapeaute deux ou plusieurs autres cellules.
Il vous faut bien sûr au préalable sélectionner les cellules à fusionner. Ces dernières peuvent être situées côte à côte ou les unes au-dessus des autres.
Ensuite, vous pouvez soit recourir à la barre d’outils Tableaux et bordures, outil Gomme -option la plus simple- ou transiter par le menu Tableaux, Fusionner les cellules.

De même, pour scinder des cellules, préférez recourir à l’outil Dessiner un tableau  plutôt qu’à l’option Tableaux, Fractionner les cellules. Le principe de fonctionnement est exactement identique à la Gomme : commencez par sélectionner une Couleur  pour votre bordure ainsi qu’un Style de trait . Tracez ensuite vos traits là où vous le souhaitez : verticalement pour séparer deux cellules, horizontalement pour rajouter une ligne.

Uniformiser la taille de plusieurs cellules ou la hauteur de plusieurs lignes

A force d’effectuer des manipulations sur votre tableau, il se peut que la hauteur de vos lignes ou la largeur de vos cellules varient fortement.

Il est facile de remédier à ce problème : il vous suffit de sélectionner vos colonnes ou vos lignes et de cliquerrespectivement sur l’icône  ou  pour égaliser vos colonnes ou vos lignes.

A noter sous XP : Word XP vous permet de sélectionner deux colonnes ou lignes non situées les unes à côté des autres (ou les unes au-dessus des autres). Il suffit de sélectionner la première colonne (ou ligne), de maintenir la touche Ctrlenfoncée et de sélectionner enfin la seconde colonne (ou ligne). Il vous faut enfin passer par le menu Tableau,Propriétés du tableau, onglet Colonne (ou Ligne) pour modifier ensuite la taille de votre cellule.

Gérer le texte

Choisir un type d’alignement

Le plus simple pour bien positionner votre texte à l’intérieur d’un tableau est d’utiliser la barre d’outils Tableaux et Bordures. Petit rappel : pour afficher cette dernière, cliquez sur l’icône .

Cette barre d’outils dispose d’une icône qui vous aidera à aligner votre texte : . En cliquant sur la petite flèche pointant vers le bas, vous accédez à l’intégralité des options d’alignement. Celles-ci répondent à tous les cas de figure.

Vous pouvez procéder ligne par ligne, cellule par cellule ou appliquer un alignement à l’ensemble de votre tableau.

Basculer l'orientation du texteWord propose une autre icône intéressante : Modifier l’orientation du texte . Cette icône permet de positionner votre texte verticalement. Il s’agit d’une touche à bascule : l’icône du bouton se modifie en fonction du contexte : un premier clic et votre texte bascule à la verticale, de Hauten bas. Un deuxième et cette fois il est lisible de bas en Haut. Un troisième clic ramène le texte dans sa position originale.

Dégager le texte de la cellule

Bien que vous puissiez sans problème utiliser les fonctions de paragraphe, espacement avant/espacement après et les retraits de paragraphe pour dégager votre texte de vos cellules, il existe nettement plus simple ! Activez le menu Tableau, option Propriétés du tableau. Cliquez sur le bouton Options situé en bas de la boîte de dialogue. Dans la zone Marges des cellules par défaut, saisissez de petites valeurs (0,2 à 0,5 suivant la taille de votre tableau). Ces valeurs s’appliquent à l’ensemble de votre tableau.

Dégager les cellules d’un tableau…

Placer une tabulation dans un tableau

En dépit des apparences, il reste possible d’utiliser les tabulations à l’intérieur d’un tableau. Cependant, l’appui sur la touche Tabulation opérant un déplacement d’une cellule à une autre, il faut donc, pour positionner votre tabulateur, recourir à la combinaison de touches Ctrl Tabulation.

Positionner votre tableau dans la page

Votre tableau peut être positionné n’importe où à l’intérieur de votre document. Il vous suffit pour cela, placez votre curseur au-dessus de votre tableau : remarquez la double flèche située dans le carré, tout en haut à gauche de votre tableau. Positionnez votre curseur sur cette case et déplacez votre tableau à la souris à l’endroit souhaité. Relâchez.tab15Vous pouvez placer votre tableau au centre d’un texte : ce dernier habille alors votre tableau en se répartissant de chaque côté de ce dernier. Vous pouvez contrôler l’espace entre votre tableau et le texte grâce à la commande TableauPropriétés du tableau, onglet Tableau. Cliquez ensuite sur le bouton Position (cf. 1.) et modifiez les valeurs de la zone Distance du texte autour (cf. 2.).

Pour centrer votre tableau entre vos marges, sélectionnez-le en cliquant sur le petit carré muni d’une double flèche et cliquez sur l’icône Centrer de la barre d’outils.

Pour centrer votre tableau à l’intérieur d’une page (horizontalement et verticalement), utilisez le menu Tableau, Propriétés du tableau. Activez l’onglet Tableau. Dans la zone Alignement, cliquez sur Centré puis cliquez sur le bouton Position. Dans les deux champs Position, sélectionnez l’option Centré et, dans les champs Par rapport à, l’option Page.

tab16

Centrer un tableau dans toute la page…
(horizontalement / verticalement)

Utiliser un tableau Excel dans Word

Grâce à l’option excel du menu Insertion, Tableau, vous pouvez insérer une feuille de calcul dans votre document Word.
Cependant, en raison des complexités de manipulation de cet outil, je vous recommande de ne l’utiliser que pour les tableaux complexes ou comportant des calculs (facture, bon de commande, devis… par exemple).

Pour insérer une feuille de calcul, cliquez sur excel.tab17Une feuille de calcul apparaît dans votre document Word (suivant la rapidité de votre machine, ce processus peut être plus ou moins long). La barre d’outils Excel se substitue à la barre d’outils Word.

Vous pouvez agrandir ce tableau à l’aide des points de contrôle répartis sur le pourtour de votre feuille de calcul. Ces points de contrôle permettent de définir la zone visible de la feuille de calcul dans votre document Word.
Il ne vous reste plus qu’à concevoir votre tableau Excel comme à l’accoutumée.

tab18Avant de quitter votre tableau Excel, prenez la précaution de positionner votre curseur en cellule A1, faute de quoi le début de votre tableau ne serait pas visible.

Lorsque vous quittez le tableau Excel, celui-ci prend la forme d’un tableau tout ce qu’il y a de plus classique.
Pour procéder à des modifications sur votre feuille de calcul, vous devrez double-cliquer sur cette dernière pour ré-activer Excel.

Enfin, pour terminer sur ce point, sauvegardez fréquemment votre travail : sur certaines machines, ce type de tableau engendre des problèmes de mémoire et sauvegarder à intervalles réguliers n’est alors pas un luxe !

Problèmes et solutions

Certaines solutions ont été traitées dans les pages précédentes mais pour plus de commodité, je les ai regroupées également à cet emplacement pour faciliter votre recherche.

Répéter les en-têtes d’un tableau sur toutes les pages

Sélectionnez votre tableau et faites un clic droit, Propriétés du tableau. Dans l’onglet Ligne, cochez l’option Répéter en Haut de chaque page en tant que ligne d’en-tête.

Eviter de couper un tableau au milieu d’une ligne

Parfois vos cellules contiennent plusieurs lignes de texte.
Lorsqu’il arrive en bas de page, il peut alors que Word répartisse le contenu de votre ligne de tableau sur deux pages.
Pour éviter cela, sélectionnez votre tableau et faites un clic droit, Propriétés du tableau.  Dans onglet Ligne, désactivez Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages.

Eviter de fractionner un tableau sur plusieurs pages…

S’il existe bien une fonction pour éviter que le contenu d’une ligne ne soit réparti sur deux pages (cf. ci-dessus), Word n’offre aucune autre alternative pour conserver (si cela est du domaine du possible) un tableau entier sur une page, que la manipulation suivante :

  • sélectionnez l’intégralité du tableau ;
  • dans l’onglet Accueil, Paragraphe, onglet Enchaînements, activez l’option Paragraphes solidaires.

Votre tableau constituera alors un bloc indissociable.

Redimensionner très précisément une ligne ou une colonne à la souris

Pour redimensionner très précisément la largeur d’une colonne ou la hauteur d’une ligne à la souris, maintenez la touche Alt enfoncée tandis que vous déplacez le curseur en forme de double flèche.

tab16 (1)Centrer un tableau à l’intérieur d’une page (horizontalement et verticalement)

Sélectionnez votre tableau et faites un clic droit, Propriétés du tableau. Activez l’onglet Tableau. Dans la zone Alignement, cliquez sur Centré puis cliquez sur le bouton Position. Dans les deux champs Position, sélectionnez l’option Centré et, dans les champs Par rapport à, l’option Page.

Ajuster rapidement la largeur d’une cellule à son contenu

tabA l’image d’Excel, Word dispose d’un raccourci pour agrandir automatiquement votre cellule de façon à ce qu’elle s’ajuste à son contenu : positionnez simplement votre souris sur le bord droit de votre cellule. Lorsque le curseur prend la forme d’une double flèche, double-cliquez !

Uniformiser la taille de plusieurs cellules ou la hauteur de plusieurs lignes

A force d’effectuer des manipulations sur votre tableau, il se peut que la hauteur de vos lignes ou la largeur de vos cellules varie fortement.

Il est facile de remédier à ce problème : il vous suffit de sélectionner vos colonnes ou vos lignes et de cliquer respectivement sur l’icône colonnes ou lignes pour égaliser vos colonnes ou vos lignes.

Dégager le texte de la cellule

tab13Bien que vous puissiez sans problème utiliser les fonctions de paragraphe, espacement avant/espacement après et les retraits de paragraphe pour dégager votre texte de vos cellules, il existe une manipulation bien plus simple ! Sélectionnez votre tableau et faites un clic droit, Propriétés du tableau. Cliquez sur l’onglet Tableau, bouton Options situé en bas de la boîte de dialogue. Dans la zone Marges des cellules par défaut, saisissez de petites valeurs (0,2 à 0,5 suivant la taille de votre tableau). Ces valeurs s’appliquent à l’ensemble de votre tableau.

Ajouter une ligne blanche au-dessus du tableauFractionner le tableau

Pour ajouter une ligne normale au-dessus de votre tableau, sélectionnez votre tableau puis l’onglet contextuel Disposition. Cliquez sur Fractionner le tableau.

Ajuster automatiquement un tableau à la page

Ajustement automatique d'un tableauPour ajuster automatiquement le tableau à toute la largeur de votre page, positionnez-vous n’importe où dans votre tableau puis activez l’onglet contextuel Disposition et cliquez sur Ajustement automatique, option Ajustement automatique de la fenêtre.

Atteindre rapidement un tableau

Dans un document long, plutôt que de parcourir vos nombreuses pages pour localiser un tableau ou d’utiliser un signet et devoir mémoriser son nom, appuyez sur la touche F5 et, dans la zone atteindre, sélectionnez Tableau. Cette manipulation déplace votre curseur jusqu’au premier tableau !

Atteindre rapidement un tableau sous Word

Présenter un tableau à l’italienne (mode paysage)

Avant de commencer votre tableau, faites un saut de section Page suivante (onglet Mise en page, Saut de pages, Page suivante). Insérez une marque vide de paragraphe et répétez la manipulation précédente pour insérer un nouveau saut de section Page suivante.

Positionnez votre curseur sur la marque de paragraphe vide que vous venez de créer.
Double-cliquez sur la partie grise de votre règle pour accéder au menu Mise en page.
Dans l’onglet Marges, modifiez éventuellement vos marges et cliquez sur Orientation Paysage.
Avant de valider, vérifiez que l’option Appliquer à soit bien positionnée sur A cette section.
Il ne vous reste plus à présent qu’à dessiner votre tableau…

Modifier l’allure du tableau utilisé par défaut

Excel propose, dans son menu contextuel Création de nombreux Styles de tableau. Ces derniers peuvent être personnalisés, voire même sauvegardés pour coller parfaitement à votre identité graphique.

  • positionnez-vous dans votre tableau.
  • activez l’onglet contextuel Création et choisissez un Style de tableau proche de votre goût puis, tout en bas de la liste Style de tableau, sélectionnez l’option Modifier le style de tableau ;
  • Commencez par renommer votre modèle et procédez ensuite aux modifications : bordures, lignes, ombrages, typos… tout peut être personnalisé ;
  • refermez en cliquant sur le bouton OK ;

Vous mise en forme a été rajoutée à la liste des tableaux. Pour en faire le modèle par défaut, dans la galerie des Styles de tableaux, sélectionnez votre modèle, faites un clic droit de la souris et sélectionnez Définir par défaut. Vous devez ensuite préciser si votre choix s’applique à Ce document seulement ou à Tous les documents basés sur le modèle normal.dotm. Tout nouveau tableau sera alors automatiquement formaté.

Créer une mise en forme personnalisée pour un tableau

Word

Modifier les paramètres de façon permanente à l’aide du bouton Par défaut

Sans doute avez-vous noté la présence d’un bouton Par défaut dans les boîtes de dialogue Police, Paragraphe, Mise en page… Mais peut-être ne vous êtes-vous jamais interrogée sur son utilité…

Il suffit d’effectuer vos réglages comme à l’accoutumée puis de cliquer enfin sur le bouton Par défaut… Lors d’une utilisation ultérieure du logiciel, vos nouveaux réglages s’appliqueront.

Il se peut qu’à la fermeture de votre logiciel Office, il vous soit demandé de confirmer les modifications apportées à votre modèle de document par défaut. Dans ce cas, il faut répondre par l’affirmative.

Paramètre Menu
Police : style, taille, effet, espacement des caractères Accueil – Police
Marges : taille du document, orientation, disposition, alimentation papier Mise en page – Mise en page
Paragraphes : espacement, interligne, retrait, enchaînement… Accueil – Paragraphe

ou Mise en page – Paragraphe

Tabulation par défaut Accueil – Paragraphe – Tabulations