Les modèles Office

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document déjà existant et vous êtes une adepte du Fichier – Enregistrer sous…. Malheureusement, il vous arrive parfois, dans la précipitation, d’écraser votre fichier original…Simples à mettre en oeuvre, les modèles pallient cet inconvénient.Le modèle est donc particulièrement adapté dans le cadre de documents à caractère répétitif : contrats, devis, lettres, réponses à des candidatures, factures, formulaire de demande de congés…. Qu’est-ce qu’un modèle ? Un modèle n’est rien d’autre qu’un document Word, Excel ou PowerPoint sauvegardé avec une extension particulière (.dot, dotx ou dotm, .xlt, .xltx, .xltm, .pot, .potx, potm). A ce titre, le modèle peut donc inclure des macros (format *.dotm, dot, xltm, xlt, potm, pot), des zones de formulaires, de la vidéo… bref être aussi complexe que vous le souhaitez ! https://youtu.be/LHdpBv5LClE Créer un modèle Créez votre document, comme à l’accoutumée. Sélectionnez Fichier, Enregistrer sous… Donnez un nom à votre document. Dans Type de fichier, sélectionnez Modèle…

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Modifier les paramètres de façon permanente à l’aide du bouton Par défaut

Word

Sans doute avez-vous noté la présence d’un bouton Par défaut dans les boîtes de dialogue Police, Paragraphe, Mise en page… Mais peut-être ne vous êtes-vous jamais interrogée sur son utilité…

Il suffit d’effectuer vos réglages comme à l’accoutumée puis de cliquer enfin sur le bouton Par défaut… Lors d’une utilisation ultérieure du logiciel, vos nouveaux réglages s’appliqueront.

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Insérer un repère de pliage sur une lettre

Word

Difficile, lorsque l’on débute, de savoir où précisemment plier une lettre afin qu’elle entre parfaitement dans une enveloppe de format commercial. Afin de ne plus se tromper, l’astuce consiste à placer, dans votre modèle de lettre, un petit repère de pliage.

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Répéter plusieurs fois une formule de civilité

Word

Il est parfois utile de récupérer certains éléments variables dans plusieurs emplacements d’un même document. C’est le cas, notamment, avec la formule de civilité (Madame, Monsieur…) qui ouvre une lettre et qui est récupérée dans la formule de politesse.

Combien de fois vous est-il arrivé, dans la précipitation, d’oublier d’ajuster cette dernière et d’ouvrir votre lettre par « Monsieur » pour la clôturer par « Madame » ?

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