Catégorie : Word astuces

Retrouver aisément les derniers fichiers utilisés

Sans doute avez-vous l’habitude de créer des raccourcis vers les fichiers que vous utilisez fréquemment. Mais il existe une solution plus simple pour retrouver aisément les derniers fichiers utilisés : épingler les fichiers dans leur logiciel d’origine. En d’autres termes, les conserver en top liste des fichiers les plus récemment ouverts.

Pour cela :

  • ouvrez votre fichier avec votre application Office.
  • activez le bouton MS Office (version 2007) ou Fichier (version 2010 et plus).
  • cliquez sur l’option Récent.
  • le nom du fichier ouvert apparaît dans la liste des documents ouverts les plus récemment.
  • cliquez sur l’épingle blanche située face au nom de fichier.
  • l’icone devient bleue et le fichier est désormais « épinglé ». Vous y accéderez par le biais de l’option Fichier – Récent.
  • Si vous n’utilisez plus un fichier épinglé, cliquez simplement sur l’icone bleue en face de son nom.

Cette astuce fonctionne de la même façon avec l’explorateur Windows.

Compter le nombre de caractères d’un document ou d’un passage

Il arrive que l’on aie besoin de compter le nombre de caractères d’un document ou d’un passage donné, notamment pour calculer l’encombrement d’un texte ou le coût d’une traduction…

Word dispose d’une fonction qui vous permet de connaître avec précision, le nombre de mots, de caractères (espaces compris ou non), de paragraphes et de lignes d’une sélection ou d’un document en entier.

Cette fonctionnalité est accessible depuis l’onglet Révisions, zone Vérification.

 

 

 

 

 

  • Pour obtenir les statistiques d’une portion de texte, sélectionnez le texte et activez les statistiques.
  • Pour afficher les statistiques d’un document dans son intégralité, vérifiez qu’aucune sélection n’est active et cliquez sur le bouton.

A noter qu’une case à cocher vous permet d’inclure ou d’exclure du décompte les zones de textes, notes de bas de bas ou de fin de document.

Si vous utilisez fréquemment cette fonctionnalité mais ne vous souvenez plus de son emplacement, épinglez-la dans la barre d’état. La barre d’état désigne la barre bleue située tout en bas de votre écran et dans laquelle figure le nombre de pages de votre document.

Pour l’afficher, faites un clic droit de la souris sur cette barre d’état et cochez Statistiques.

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Par défaut, Word affiche le nombre de caractères du document actif ou du passage sélectionné (si tel est le cas). Mais un clic sur Statistiques affichera les statistiques étendues de votre document.

OneNote

Récupérer au format texte un texte scanné au format image

On vient de vous adresser par mail un document long scanné au format image. Allez-vous devoir tout ressaisir ? Peut-être pas pour peu que vous disposiez de OneNote…

Ce logiciel permet en effet de récupérer au format texte un texte scanné au format image, ceci très simplement et en quelques minutes… Explication en vidéo.

Procédure

La procédure ci-dessus recourt à OneNote. OneNote est un utilitaire gratuit fourni avec Windows 10 et toutes les suites Office.

  • Ouvrez OneNote et copiez ou insérez votre texte scanné au format image ;
  • Faites un clic droit sur cette image et sélectionnez l’option Copier le texte de l’image ;
  • Ouvrez votre diaporama ou votre traitement de texte et faites un Ctrl V : le texte est copié à l’identique du format d’origine !
  • Il ne vous reste plus qu’à apporter quelques petites corrections certes, mais rien en comparaison d’une saisie intégrale de votre texte !
Déplacer des styles

Déplacer les styles d’un document Word vers un autre document Word

Vous travaillez avec des sous-traitants et vous devez mettre leurs documents à votre charte graphique ? Déplacer les styles d’un document vers un autre peut vous faire gagner un temps précieux. A condition bien sûr d’avoir pris la précaution d’utiliser les styles pour votre charte…

Pour accomplir cette opération, vous devez disposer d’un document à votre charte graphique, qu’il s’agisse d’un modèle ou d’un simple fichier Word.

Déplacer des stylesProcédure

  • Ouvrez le document à mettre en forme.
  • Activez la boîte de dialogue Style en cliquant sur la petite case carrée située en bas et à droite de cette zone.
  • Tout en bas de la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran figurent 3 icônes : cliquez sur l’icône la plus à droite, Gérer les styles.
  • Cliquez sur le bouton Importer/exporter…
  • La boîte de dialogue suivante comprend 2 zones : la 1ère, à gauche de l’écran, concerne le document actif et les styles attachés à ce document. La 2ème affiche par défaut Normal.dot et ses styles propres. Si votre charte graphique est située sur un autre document, cliquez sur le bouton Fermer le fichier.
  • Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir le fichier.
  • Parcourez votre disque dur pour pointer vers un fichier comportant votre charte graphique. N’oubliez pas, le cas échéant, de modifier le type pour sélectionner Tous les documents Word en lieu et place Tous modèles Word.
  • Validez.

Si votre document utilise les styles par défaut (Titre 1, Titre 2…), il est automatiquement mis à la charte de votre entreprise. Dans le cas contraire, il vous restera un peu de mise en forme à accomplir…

Insérer une photo dans une forme

Lasse des traditionnels formats d’images carrés et rectangulaires ? Pour rompre la monotonie, intégrez vos photos dans des formes !

L’astuce présentée ci-dessous est valable sous l’ensemble des logiciels Office, qu’il s’agisse de Word, Excel ou PowerPoint. Et cerise sur le gâteau, elle ne nécessite que quelques secondes pour être mise en oeuvre…

Procédure

  • Insérez une image dans votre document.
  • Sélectionnez l’image et activez le menu contextuel Outils ImageFormat.
  • Cliquez ensuite sur la petite flèche pointant vers le bas de l’outil Rogner.
  • Activez l’option Rogner à la forme et sélectionnez une forme.
  • Pour un cercle parfait, cliquez sur Ellipse : la forme de votre image est modifiée instantanément. Cliquez à nouveau sur les options Rogner et sélectionnez cette fois Rapport Hauteur-largeur puis Carré 1:1. Votre ellipse se transforme en un cercle parfait.
  • Déplacez éventuellement votre image à la souris pour qu’elle épouse au mieux votre forme !
Word

Insérer un repère de pliage sur une lettre

Une contribution de Gabriele Lecluse

Difficile, lorsque l’on débute, de savoir où précisemment plier une lettre afin qu’elle entre parfaitement dans une enveloppe de format commercial. Afin de ne plus se tromper, l’astuce consiste à placer, dans votre modèle de lettre, un petit repère de pliage. Voici comment procéder :

  • en tout premier lieu, activez l’onglet InsertionFormes ;
  • cliquez sur l’icone Trait trait2 et dessinez un petit trait horizontal ;
  • sélectionnez ce trait et faites un clic droit, Format de la forme automatique ;
  • dans l’onglet Couleurs et traits, modifiez l’Epaisseur (1/4 de point suffit) ;
  • activez l’onglet Taille et saisissez 1 dans le champ Largeur ;
  • activez l’onglet Habillage et cliquez sur le bouton Avancé situé tout en bas de cette boîte de dialogue ;
  • dans la zone Horizontale, optez pour une position Absolue de 0 à droite de Page ;
  • dans la zone Verticale, optez pour une position Absolue de 9,9 au-dessous de Page ;
  • cochez la case Ancrer et validez.

habillage

Si ce repère n’apparaît pas à l’impression, activez l’onglet FichiersOptions, Affichage et vérifiez que la case Imprimer les dessins créés dans Word soit bien activée.
Si le défaut d’impression persiste, augmentez la largeur du repère à 1,5 cm.

Word

Répéter plusieurs fois une formule de civilité

Il est parfois utile de récupérer certains éléments variables dans plusieurs emplacements d’un même document. C’est le cas, notamment, avec la formule de civilité (Madame, Monsieur…) qui ouvre une lettre et qui est récupérée dans la formule de politesse.

Combien de fois vous est-il arrivé, dans la précipitation, d’oublier d’ajuster cette dernière et d’ouvrir votre lettre par « Monsieur » pour la clôturer par « Madame » ?

La solution se trouve dans le champ Remplir.

  • Faites votre modèle de lettre comme à l’accoutumée
  • Au niveau de la 1ère formule de politesse, activez l’onglet Insertion, Quickpart, Champ.
  • Dans la zone Catégories (Toutes), sélectionnez Remplir.
remplir
  • Dans le champ Invite, saisissez un texte d’explication pour l’utilisateur (ex : Saisissez Monsieur ou Madame).
  • Cochez la case Réponse par défaut à l’invite et saisissez « Monsieur, » dans la zone de texte qui lui fait face.
  • Validez ! (n’oubliez pas de saisir la virgule après la formule d’introduction)
  • Word affiche ensuite la boîte de dialogue que vous venez de créer : validez son contenu
  • Sélectionnez ensuite la formule de civilité que vous venez d’insérer et appuyez sur les touches Ctrl Maj F5 pour créer un signet et saisissez un nom (ex : genre).
  • Il ne vous reste plus qu’à positionner votre curseur au niveau de la formule de politesse de fin d’insérer un nouveau champ (onglet Insertion, QuickPart, Champ – Catégories (toutes)  Réf.
  • sélectionnez ensuite le nom du signet que vous avez précédemment défini et validez !

Dorénavant, à chaque ouverture de ce modèle, une boîte de dialogue vous invitera à saisir une fois pour toutes la formule de civilité et se chargera d’ajuster la formule de politesse ! Libre à vous d’adapter cette astuce à d’autres situations de votre vie professionnelle.

Word

Convertir un nombre en caractères romains ou en toutes lettres en quelques clics

Sauriez-vous convertir 128 en en chiffres romains, sans risque d’erreur et en quelques secondes ?  ou écrire ce même nombre en toutes lettres dans le même laps de temps ? Non ? Et pourtant, il n’y a rien de plus simple… Voilà une astuce qui ravira

Dans le menu Insertion, QuickPart, Champs, sélectionnez l’option Citation.

Dans la zone Texte littéral, saisissez le nombre à convertir entre «  », (par exemple « 128 ») puis, dans la zone Format, sélectionnez le type de format souhaité, en l’occurrence I, II, III et validez.

Pour convertir un nombre en texte selon le même principe, il suffit d’opter pour le format Un, deux, trois.

Facile, non ?

Word

Insérer un logo sur des étiquettes

Voici une astuce qui sera utile à celles ou ceux qui doivent imprimer des logos sur des étiquettes, par exemple, dans le cadre de la réalisation de badges.

En temps habituel, vous insérez le logo sur chacune des étiquettes de votre planche et lui affectez ensuite ses attributs de paragraphe (centré, espacements avant/après…). Il y a beaucoup plus simple !

Insérez votre logo dans un document Word à l’aide de l’onglet Insertion, puis Image. Si besoin est, redimensionnez-le et copiez-le : il est à présent disponible dans le presse-papiers.

Ouvrez un nouveau document, activez l’onglet Publipostage, cliquez sur Étiquettes ou Enveloppes.

Dans la boîte de dialogue suivante, insérez un texte (ex : logo) pour symboliser l’emplacement de votre logo et mettez votre étiquette en forme à l’aide du bouton droit de la souris. Pensez notamment à l’espacement Paragraphe Après. Une fois le résultat souhaité obtenu, cliquez sur le bouton Nouveau Document.

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Activez à présent l’onglet Accueil, icône Remplacer ou faites Ctrl H.
Dans le premier champ, saisissez le texte de remplacement du logo (dans notre exemple « logo »).
Cliquez sur le bouton Plus et placez votre curseur dans le champ Remplacer par.

Cliquez à présent sur le bouton Spécial et sélectionnez l’option Contenu du presse-papiers. Validez en cliquant sur Remplacer tout !

Refermez la boîte de dialogue : votre logo est immédiatement inséré, avec les bons attributs sur votre planche d’étiquettes. Il ne vous reste plus qu’à fusionner…

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La planche finalisée…

Insérer des cases à cocher dans un publipostage

Comment, dans un publipostage, insérer une case à cocher activée ou désactivée en fonction d’un paramètre ?

Imaginons une base de données d’une animalerie.
Cette base comprend des colonnes intitulées Chat, Chien, Oiseau.
Chacune de ces colonnes contient soit la valeur « o » pour Oui si la personne répertoriée possède ce type d’animal soit « n » pour Non.

Chaque année, le commerçant souhaite envoyer un formulaire pour la mise à jour de sa base. Pour chaque client il souhaite obtenir quelque chose du style :

Lors de votre dernière visite, vous avez déclaré posséder un ou des :

cochee chats – combien ? ___

noncochee chiens – combien ? ___

noncochee oiseaux – combien ? ___

La syntaxe qui va nous permettre d’insérer la case à cocher correspondant à chaque situation est la suivante :

{if {mergefield Chat}= »o » « cochee chat » « noncochee chat « }

csTraduction : si le champ Chat contient un « o », insérer cochee chat, sinon insérer noncochee chat.

Les accolades sont obtenues à l’aide de la combinaison Ctrl F9Elles ne doivent surtout pas être saisies au clavier.

Les cases sont obtenues à l’aide des caractères spéciaux (onglet Insertion, Symboles, Autres symboles, police Windgings).