Catégorie : Word débutant

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Déplacements et sélections dans Word

Un sujet sur les déplacements et sélections dans Word ? Une perte de temps, allez-vous me dire. Pas si sûr. Combien de fois par jour accomplissons-nous ces gestes banaux ? 10 fois ? 20 fois ? Sans doute davantage. Alors, autant bien les maîtriser.

Les déplacements

Je suppose que vous connaissez toutes et tous les touches de déplacement de base. Mais saviez-vous qu’il est possible de les combiner avec la touche Ctrl pour décupler leur effet ?

TOUCHES SIMPLES

TOUCHES + CTRL

homeDéplace le curseur au début de la ligneCtrl homeDéplace le curseur au début du document
finDéplace le curseur à la fin de la ligneCtrl finDéplace le curseur à la fin du document
basDescend d’un 1/2 écran vers le basCtrl basDescend d’un écran vers le bas
hautRemonte d’un 1/2 écran vers le hautCtrl hautRemonte d’un 1/2 écran vers le bas
bas2Descend d’une ligne vers le basCtrl bas2Descend d’un paragraphe vers le bas
haut2Remonte d’une ligne vers le hautCtrl haut2Remonte d’un paragraphe vers le haut
droiteDéplace le curseur d’un caractère vers la droiteCtrl droiteDéplace le curseur d’un mot vers la droite
gaucheDéplace le curseur d’un caractère vers la gaucheCtrl gaucheDéplace le curseur d’un mot vers la gauche

Déplacer un texte

  • Pour déplacer un texte, sélectionnez-le ;
  • Cliquez sur F2 : le message apparaît deplacer en bas à gauche, dans la barre d’état ;
  • Positionnez votre curseur à l’emplacement désiré et appuyez sur Entrée.

Effacer rapidement le mot précédent

Pour effacer le mot qui précède, appuyez simplement sur Ctrl et la touche Retour arrière (au-dessus de la touche Entrée).

La touche F5

La touche F5 affiche la boîte de dialogue Atteindre. Cette dernière permet d’accéder rapidement à une page donnée. Il suffit alors de taper le numéro de la page souhaitée et d’appuyer sur Entrée.

Mais on peut choisir de naviguer tout à fait autrement, par exemple de 2 pages à la fois. Dans ce cas, saisissez +2 en lieu et place du numéro de page. De la même manière, on peut se déplacer en arrière dans le document à l’aide du signe « -« . On peut également se déplacer en utilisant les %, par exemple, à la moitié du document en saisissant 50% (ou tout autre nombre à votre guise).

Cette boîte de dialogue permet également de se déplacer de signet en signet (si votre document comporte des signets), d’image en image en sélectionnant Graphique dans la zone Atteindre ou de tableau en tableau. Pratique quand on doit actualiser un tableau situé quelque part dans un document de 120 pages !

Le volet Navigation

Un clic sur le numéro de page situé dans la barre d’état affiche l’onglet Navigation. Celui-ci dispose de 3 options :

Titres

Si votre document est structuré et utilise les styles, vous pouvez atteindre un emplacement donné en cliquant dessus.

Par exemple, si dans l’exemple ci-contre vous cliquiez sur B. Export, votre curseur se déplacerait aussitôt à l’emplacement correspondant.

Quel gain de temps ! Encore faut-il maîtriser les styles qui s’avèrent d’une extrême utilité dans bien des cas de figure.

 

Pages

Cette option affiche vos pages sous forme de vignettes. Un clic sur l’une d’entre elles permet d’atteindre la page souhaitée.

 

 

Les sélections

Revoyons tout d’abord les bases. Pour sélectionner :

à la souris

1 mot1 double clic sur le mot
1 ligneMettre le curseur dans la marge de gauche et cliquer une fois
1 paragraphe3 clics rapprochés sur le paragraphe ou
mettre le curseur dans la marge de gauche et double-cliquer
Le documentmettre le curseur dans la marge de gauche et triple cliquer
  

 1clic

Exemple : curseur placé dans la marge de gauche + 1 clic

au clavier

1 motCtrl Maj droite
1 lignehome puis Ctrl Maj
Le documentCtrl A
depuis le curseur jusqu’à…Touche Maj enfoncée (ou une pression sur F8) puis étendre la sélection

La combinaison Maj (F8) home permet d’étendre la sélection depuis l’emplacement du curseur jusqu’au début de la phrase.

Idem, Maj (F8) Ctrl bas2 sélectionne depuis le curseur jusqu’à la fin du paragraphe. Maj (F8) Crtl bas sélectionne depuis la position du curseur jusqu’à la fin du document.

En fait, il suffit de rajouter « Maj » (ou F8) aux combinaisons de touches détaillées  plus haut.

Sélectionner en colonne

Il est possible sous Word de sélectionner tous les x caractères d’un ou plusieurs paragraphes, pour, par exemple, leur appliquer une mise en forme particulière comme dans l’exemple ci-dessous :

Sélection d'un texte en colonne

Ci-contre, j’ai sélectionné les premiers caractères de chaque ligne pour leur appliquer une police particulière  :

  • positionnez-vous devant le premier caractère,
  • Ctrl Maj F8,
  • cliquez autant de fois que nécessaire sur pour sélectionner le nombre de caractères souhaités (dans notre exemple, une fois seulement),
  • puis cliquez sur autant de fois que nécessaire pour sélectionner les lignes désirées,
  • appliquez votre mise en forme !
  • Sélections discontinues (à partir de la version 2002)

    Word XP autorise les sélections discontinues, à la manière d’Excel.

    • Pour sélectionner des paragraphes discontinus, sélectionnez le premier paragraphe ;
    • Maintenez la touche Ctrl enfoncée ;
    • Cliquez sur le second paragraphe et ainsi de suite.

    Nb : cette procédure fonctionne qu’il s’agisse de paragraphes, lignes ou mots.

 

Les modèles Office

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document déjà existant et vous êtes une adepte du Fichier – Enregistrer sous…. Malheureusement, il vous arrive parfois, dans la précipitation, d’écraser votre fichier original…
Simples à mettre en oeuvre, les modèles pallient cet inconvénient.
Le modèle est donc particulièrement adapté dans le cadre de documents à caractère répétitif : contrats, devis, lettres, réponses à des candidatures, factures, formulaire de demande de congés….

Qu'est-ce qu'un modèle ?

Un modèle n’est rien d’autre qu’un document Word, Excel ou PowerPoint sauvegardé avec une extension particulière (.dot, dotx ou dotm, .xlt, .xltx, .xltm, .pot, .potx, potm).

A ce titre, le modèle peut donc inclure des macros (format *.dotm, dot, xltm, xlt, potm, pot), des zones de formulaires, de la vidéo… bref être aussi complexe que vous le souhaitez !

Créer un modèle

Créez votre document, comme à l’accoutumée.

  • Sélectionnez FichierEnregistrer sous
  • Donnez un nom à votre document.
  • Dans Type de fichier, sélectionnez Modèle de document

Attention ! Veillez à choisir le bon type de modèle ! En effet, depuis la version 2003, Office distingue les modèles contenant des macros de ceux qui n’en contiennent pas. Si vous choisissez par mégarde le format .dotx, toutes vos macros seront effacées.

C’est pourquoi je vous recommande d’opter pour les formats 97-2003 qui ne présentent pas ce risque. Autre avantage : si vous avez pris la précaution de cocher, lors de l’enregistrement la case Enregistrer la miniature, votre document sera sauvegardé avec une vignette Aperçu. Cette option bogue encore actuellement sous les version Office > 2013.

Remarquez au passage que Word se positionne automatiquement dans Mes documents\Modèles Office personnalisés. Ce répertoire centralise l’intégralité de vos modèles qu’il s’agisse de feuilles Excel, diaporamas PowerPoint, bref tous les modèles Office. 

Cet emplacement est bien évidemment modifiable, ainsi que nous le verrons plus loin.

Utiliser un modèle

Tous les modèles sont disponibles depuis le menu Fichier, rubrique Nouveau….

Attention : tandis que l’option Fichier – Nouveau… affiche une nouvelle boîte de dialogue à onglets vous permettant de choisir parmi les modèles créés, le raccourci Ctrl N quant à lui ne vous laisse pas le choix et affiche le modèle par défaut de Word (normal.dot).

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, repérez les catégories de modèles PROPOSES PERSONNEL*. Vos modèles sont rattachés à la catégorie PERSONNEL. Pour y accéder, cliquez sur PERSONNEL et choisissez le modèle qui vous intéresse.

Word charge une copie du modèle -et non le modèle lui-même-, à qui il attribue un nom générique du style Document1, Document2. Ainsi, lorsque vous cliquerez sur Enregistrer, le programme vous invitera à saisir un nom pour votre document, préservant ainsi l’original d’un possible écrasement.

* Ce nom peut varier en fonction des versions d’Office. 

Modifier les répertoires par défaut

Office vous permet de faire cohabiter 2 répertoires de modèles. Ce nombre peut paraître superflu mais en réalité, la plupart des entreprises disposent d’un répertoire Modèles commun à tous les collaborateurs pour, par exemple, partager des modèles de notes de frais ou de congés, les demandes d’achat…

Vous pouvez alors utiliser le second répertoire soit pour pour partager des modèles avec un département spécifique (RH, comptabilité…), soit pour des modèles spécifiques à l’utilisateur.

La gestion de ces répertoires n’est accessible, bizarrement, que depuis Word et exclusivement ce logiciel.

  • Activez le menu FichiersOptions de Word.
  • Dans le menu, choisissez Options avancées et faites défiler la partie droite de l’écran presque jusqu’en bas.
 
  • Cliquez sur Emplacement des fichiers
 
  • Pour chacun des 2 répertoires Modèles, cliquez sur Modifier (si besoin est) et parcourez l’arborescence de votre disque dur ou réseau jusqu’au(x) répertoire(s) devant accueillir vos modèles.
  • Validez.

Modifier un modèle

Vous l’avez vu précédemment : lorsque l’on double clique sur un modèle, en fait ce n’est pas l’original qui est chargé, mais une copie de ce dernier.

Modifier un modèle,  requiert donc une manipulation particulière.

Deux possibilités :

Depuis le menu Fichier

  • Ctrl O pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir.
  • Remontez votre arborescence, localisez votre modèle et cliquez sur Ok.

Depuis le répertoire de Modèles Office personnalisés

  • Clic droit sur le modèle puis Ouvrir.

Il ne vous reste à présent plus qu’à modifier votre modèle et et à l’enregistrer. Validez.

Word

Les tabulateurs

Les tabulateurs servent à caler des listes de texte mais aussi et surtout des chiffres (ex : devis). C’est une des fonctions de mise en page qu’il est impératif de bien maîtriser. Or, force est de reconnaître que leur usage laisse à désirer. Ainsi de nombreuses débutantes – mais également des assistantes confirmées- insèrent jusqu’à 3 ou 4 tabulateurs sur une même ligne pour caler une unique colonne de chiffres ou utilisent la barre d’espacement.

Les Alignements

Imaginons un point de repère placé à 8 cm sur notre feuille.
L’image ci-contre illustre les différents choix d’alignement possibles :

  • alignement du texte à gauche du point défini ;
  • calage du texte sur le point défini (alignement droite) ;
  • centrage du texte par rapport au point défini (alignement centré) ;
  • alignement décimal sur la virgule (cf. gros plan ci-dessous) : la virgule vient se caler sur le point défini.
  • enfin, pour terminer évoquons le tabulateur « barre » qui trace un trait vertical sur le point défini. Cette option, tombée en désuétude, permet de positionner des traits verticaux pour séparer des colonnes de données :

Ce type de tabulateurs est d’un intérêt limité : mieux vaut, dans ce type de cas de figure, utiliser la fonction Tableau de Word. Nous ne détaillerons donc pas cette option ici.

Les points de conduite

Il est de coutume, pour faciliter la lecture, d’insérer des points de conduite qui permettent de relier visuellement la colonne de gauche à la colonne de droite.

Word propose 4 déclinaisons de points de conduite : le « point » classique, le tiret du 6, le trait de soulignement et… rien. La première option et la dernière sont les plus couramment utilisées.

Attention ! Pensez à dégager votre texte des points de conduite en faisant précéder d’un espace l’appui sur la touche tabulations.

Poser un tabulateur

L’erreur la plus courante consiste à appuyer autant de fois que nécessaire pour placer son texte à la distance souhaitée.

Cette pratique soulève un problème : l’espacement, nous l’avons vu précédemment, entre chaque tabulateur est fixe (par défaut 1.25 cm). De ce fait, le texte ne pourra être calé qu’à des multiples de cette distance.

Cette façon de procéder est à prohiber : vous devez définir, pour chaque tabulateur, une distance précise.

L’illustration ci-dessus le prouve : on peut aisément obtenir un résultat précis en n’utilisant qu’un seul tabulateur… Simplifiez donc vos documents !

Pour positionner un tabulateur :

Saisissez d’abord le texte de chaque colonne en les séparant par une seule et unique pression sur la touche tabulation ;

Appelez ensuite le menu tabulation :

  • tabméthode 1 : en utilisant l’onglet Accueil puis en activant la petite case de la zone Paragraphes.
    Sélectionnez ensuite le bouton Tabulations… situé tout en bas à gauche de la nouvelle boîte de dialogue.
    Renseignez ensuite les différents champs comme illustré ci-dessous :

Utiliser la règle pour positionner un tabuleur

  • méthode 2 : en utilisant la petite case située à l’extrême gauche de la règle. Après avoir choisi le type de tabulateur désiré, positionnez directement vos tabulateurs en cliquant à l’emplacement souhaité dans la règle.

NB : seule la méthode 1 permet de traiter en même temps les points de conduite…

Modifier un tabulateur

La méthode la plus simple consiste à utiliser la RÈGLE.

Déplacer un tabulateur

Déplacer un tabulateur à la sourisPour déplacer un tabulateur :

  • cliquez sur le tabulateur et maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé : une ligne pointillée verticale vous indique votre position actuelle ;
  • déplacez votre souris vers le nouvel emplacement et relâchez !

Supprimer un tabulateur

  • cliquez sur le tabulateur et maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé : une ligne pointillée verticale vous indique votre position actuelle ;
  • tirez simplement votre tabulateur en dehors de la règle et relâchez.

Tabulateurs vs retraits de §

Dans certains cas de figure, l’utilisation des tabulateurs pour caler du texte peut devenir franchement contraignante. En particulier dans le traitement des adresses.

Imaginons en effet, une adresse très longue, par exemple « Caisse primaire d’assurance maladie de la région parisienne ».

Que se passe-t’il si nous calons notre texte à 8 cm de la droite avec un tabulateur ?

tab7
Texte long calé avec un tabulateur

On le constate : le texte revient se caler à la marge de gauche.

Dans de telles conditions, il est plus judicieux d’utiliser le retrait de paragraphe pour caler votre adresse : quelle que soit la longueur de votre ligne, vous être assuré(e) que votre texte sera toujours bien calé !

Même exemple, résultat obtenu à l’aide des retraits de paragraphe :

Texte long calé avec un retrait de paragraphe

Tabulateurs vs tableaux

Autre exemple typique où les tabulateurs ne sont pas adaptés : les devis.

Les libellés de certains postes budgétaires peuvent être particulièrement longs. Il devient alors difficile, si ce n’est impossible de poser un tabulateur.

Dans de telles conditions, mieux vaut privilégier les tableaux. Exemple (j’ai laissé le quadrillage apparent de manière à bien montrer le principe de fonctionnement) :

Mise en forme d'un devis sous forme de tableau

Convenez-en : ici le tableau s’impose !

Autre exemple : la double signature.
Pour être esthétique, le nom de chacun des signataires doit être centré de façon homogène : la signature de gauche par rapport à la marge de gauche et la signature de droite à la même distance, mais par rapport à la marge de droite.
Pourquoi se lancer dans des tentatives compliquées ?
La solution la plus rapide consiste à insérer un tableau composé de 3 colonnes : 2 colonnes pour les noms et une colonne pour les séparer. Temps nécessaire : 3 secondes !

Exemple de double signature (avec quadrillage visible) :

Signatures gérées sous forme de tableau