Catégorie : Word intermédiaire

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Modifier les paramètres de façon permanente à l’aide du bouton Par défaut

Sans doute avez-vous noté la présence d’un bouton Par défaut dans les boîtes de dialogue Police, Paragraphe, Mise en page… Mais peut-être ne vous êtes-vous jamais interrogée sur son utilité…

Il suffit d’effectuer vos réglages comme à l’accoutumée puis de cliquer enfin sur le bouton Par défaut… Lors d’une utilisation ultérieure du logiciel, vos nouveaux réglages s’appliqueront.

Il se peut qu’à la fermeture de votre logiciel Office, il vous soit demandé de confirmer les modifications apportées à votre modèle de document par défaut. Dans ce cas, il faut répondre par l’affirmative.

Paramètre Menu
Police : style, taille, effet, espacement des caractères Accueil – Police
Marges : taille du document, orientation, disposition, alimentation papier Mise en page – Mise en page
Paragraphes : espacement, interligne, retrait, enchaînement… Accueil – Paragraphe

ou Mise en page – Paragraphe

Tabulation par défaut Accueil – Paragraphe – Tabulations
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Réaliser une table des matières

Réaliser une table des matières ou un sommaire sous Word est un jeu d’enfant. Seul pré-requis : avoir formaté votre document à l’aide des Styles.

Vous pouvez, au choix, utiliser les styles prédéfinis de Word (Titre 1, Titre 2…) ou vos propres styles. La méthode à appliquer diffère selon votre choix.

Insérer une table des matières à partir des  styles de base (Titre 1, Titre 2…)

  • Placez-vous à l’emplacement où vous souhaitez insérer votre table des matières.
  • tdmDans l’onglet Références, cliquez sur l’icône Tables des matières.
  • Choisissez l’un des modèles prédéfinis (vous pourrez en modifier la présentation ultérieurement).

Votre table est créée.

Modifier la présentation de la table des matières

Par défaut, Word utilise les styles Titre 1, Titre 2 et Titre 3 pour réaliser la table des matières. Mais il se peut que ces choix ne vous conviennent pas.

Par exemple, vous ne souhaitez pas intégrer les Titres 3. Ou bien, vous préférez ne pas utiliser de points de suite. Pour personnaliser votre table des matières, positionnez-vous dessus (il n’est pas nécessaire de la sélectionner en intégralité, les modifications s’appliquant d’office à toute la table).

  • Dans l’onglet Références, cliquez sur l’icône Table des matières personnalisée

tdm2

  • La boîte de dialogue qui s’affiche vous permet d’afficher ou non les numéros de page et de les caler ou non sur la droite.
    Les Caractères de suite déterminent le type des points de conduite de votre table des matières (généralement des points guidant l’utilisateur jusqu’au numéro de page).
    Dans la zone Général, Word vous propose plusieurs modèles de mise en forme accessibles depuis la liste déroulante Format. Lorsque vous sélectionnez une présentation, l’aperçu situé un peu plus haut dans la boîte de dialogue s’actualise.
    L’option Afficher les niveaux vous permet de définir le niveau des titres qui seront repris dans votre table des matières. Ainsi, le chiffre 3 indique que les titres de niveau 1, 2 et 3 figureront dans votre sommaire. Pour ne pas afficher les titres de niveau 3, il vous suffit de saisir 2 dans ce champ.
    Le bouton Options vous permet d’utiliser les styles personnels. Nous reviendrons sur ce point plus bas dans cette page.

Vous pouvez également modifier la typo, l’interligne et l’alignement, etc. de votre table des matières comme s’il s’agissait d’un texte normal.

Pour accéder directement à un chapitre, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur la ligne de la table des matières que vous souhaitez !

Actualiser une table des matières

Lorsque vous supprimez ou ajoutez des pages à votre document, pensez à actualiser votre table des matières. Pour cela :

  • Placez-vous dans un endroit quelconque de votre table des matières et appuyer sur F9
  • Une boîte de dialogue apparaît vous proposant 2 options :
    • mettre à jour les numéros de page uniquement : choisir cette option si vous avez apporté des modifications de texte manuelles à votre table des matières (par exemple, suppression d’une ligne de la table des matières) ;
    • mettre à jour toute la table : Word recomposera l’intégralité de la table des matières existante. Vos modifications de texte (suppression de lignes, par exemple) ne seront pas conservées.

Moins rapide mais tout aussi efficace, vous pouvez obtenir le même résultat en passant par l’onglet Références et en cliquant ensuite sur l’icone Mettre à jour la table.

tm2

Créer une table des matières à partir de styles personnels

Vous avez créé votre document sans utiliser les styles par défaut « Titre 1 », « Titre 2 », « Titre 3″… mais en utilisant les vôtres ? Rien n’est perdu. Vous pouvez encore réaliser votre tables des matières.

  • Notez sur un papier le nom des styles que vous avez utilisés ainsi que leur niveau hiérarchique (titre principal, secondaire…).
  • Placez-vous à l’endroit où vous souhaitez insérer votre table des matières.
  • Dans le menu Références, sélectionnez Table des matières personnalisée.
  • Après avoir choisi un modèle dans la liste déroulante Format et avoir sélectionné les Caractères de suite, cliquez sur le bouton Options.

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  • La boîte de dialogue ci-dessus liste l’ensemble des styles présents dans votre document, y compris ceux créés par vos soins. A vous d’affecter un niveau d’importance à ceux que vous souhaitez voir figurer dans votre table des matières, sachant que le plus haut niveau est 1. Par exemple, dans l’image ci-dessus, j’ai créé un style Ng pour mes titres principaux, En-tête pour les titres secondaires et Commentaires pour les titres de niveau 3. J’indique donc leur ordre d’importance dans la case située en face de chacun de mes styles.
  • Pour terminer, cliquez sur OK.

Modifier les styles de la table des matières

Les styles de votre table des matières sont modifiables comme n’importe quel autre style. Les styles associés à votre table des matières sont TM1, TM2, TM3…

Pour modifier la présentation d’un niveau de titre de la table des matières :

  • dans votre table, sélectionnez une ligne de titre.
  • apportez toutes les modifications souhaitées (police, taille, alignement, bordures, tabulations, puces…).

Votre table des matières est instantanément mise à jour pour refléter vos modifications.

Insérer un filigrane dans un document Word

Un filigrane est un texte (ou une image) apparaissant en surimpression dans un document. Il est notamment utilisé lorsque l’on souhaite indiquer que le document est encore en phase de Projet ou bien à caractère Confidentiel. Insérer un filigrane dans un document Word, nous allons le voir, est un jeu d’enfant…

  • Cliquez sur l’onglet Création ;
  • Dans la zone Arrière plan de la page tout au bout à droite du ruban, cliquez sur Filigrane ;
  • Choisissez l’un des modèles présentés sous forme de vignettes ou cliquez sur l’option Filigrane personnalisé. Cette option vous donne accès à de nombreux paramétrages vous permettant, au choix :
    • d’utiliser une image en filigrane de fond. Il vous suffit dans ce cas de sélectionner, de choisir un taux d’affichage (NB : vous pouvez saisir la valeur de votre choix). Avant de refermer la boîte de dialogue, assurez-vous d’avoir coché la case Estompé pour que votre image ne parasite pas le fond de votre document.
    • d’utiliser un texte en filigrane. Word propose plusieurs exemples de filigranes très classiques, ceci dans la langue de votre choix. Mais rien ne vous empêche de saisir votre propre texte dans la zone Texte ! Vous pouvez également modifier la typo, la taille (saisissez la valeur de votre choix), la couleur et l’orientation !

filigrane

  • Validez simplement en cliquant sur OK.

Pour désactiver un filigrane, retournez dans l’onglet Création, Filigrane et choisissez l’option Supprimer le filigrane.

A noter : certaines imprimantes autorisent la création de filigranes, plus ou moins sophistiqués en fonction du modèle de votre imprimante. Ces paramètres différant notablement d’un constructeur à l’autre, il ne nous est pas possible ici d’élaborer un didacticiel approfondi. Sachez toutefois que ces paramètres seront nichés dans le menu Fichier, Imprimer, Propriétés de l’imprimante.

Voici, à titre d’illustration, la copie écran, des propriétés d’une Xerox Phaser. On le voit, les paramètres concernant le filigrane sont plus que restreints…

filigrane2

 

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Les signets : utilité et fonctionnement

Les signets de Word et Outlook remplissent le même rôle qu’un marque-page dans un livre : ils permettent de repérer une page, un passage ou un mot à l’intérieur d’un document en vue d’une modification ultérieure (information à compléter ou à vérifier par exemple). Ils sont également fréquemment utilisés dans la conception de macros.

Créer un signet

  • Positionnez-vous à l’emplacement que vous souhaitez marquer. S’il s’agit d’un mot ou d’un paragraphe à vérifier ou à modifier, sélectionnez-le.
  • Insérer un signet Word ou OutlookCliquez sur l’onglet Insertion puis l’icône Signet ou mieux encore, utilisez le raccourci clavier (Ctrl + Maj + F5)
  • signet2Attribuez un nom (sans espace) à votre signet.
  • Cliquez sur Ajouter.

Dorénavant, vous pourrez atteindre cet emplacement en appuyant sur la touche F5.

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche alors, sélectionnez la catégorie Signet dans la zone Atteindre. Puis, dans la liste déroulante de droite, le nom du signet que vous venez de définir.

Pour finir, cliquer sur Atteindre. Appuyez sur la touche Echap pour refermer la boîte de dialogue.

Astuce

Voici une autre méthode pour accéder rapidement à vos signets sans avoir à mémoriser le raccourci F5 : cliquez simplement sur le numéro de page situé dans la barre d’état en bas de votre page.

page

 

Modifier un signet

  • Pour modifier la position d’un signet, positionnez-vous au nouvel emplacement.
  • Affichez la boîte de dialogue (Ctrl + Maj + F5).
  • Sélectionnez dans la zone de liste, le nom du signet à déplacer.
  • Cliquez sur Ajouter. Le nouvel emplacement est alors défini.

Supprimer un signet

  • Appelez la boîte de dialogue en appuyant simultanément sur les touches Ctrl + Maj + F5.
  • Sélectionnez dans la zone de liste le nom du signet à supprimer.
  • Cliquer sur Supprimer.