Catégorie : Classement & organisation

La gestion des clés de la société

La gestion des clés constitue parfois un véritable casse-tête pour les entreprises.

Les conseils ci-dessous sont issus de mon expérience de responsable de services généraux dans une PME de 200 salariés où je gère au quotidien les clés dans une entreprise où les déménagements internes sont particulièrement fréquents.

Un double systématique des clés

En tout premier lieu, en tant responsable de la gestion des clés de l’entreprise, vous devez obligatoirement avoir un double de chaque clé de votre entreprise.
Insistez auprès de vos collaborateurs pour que chacun vous remette un exemplaire des clés. Faites-leur comprendre que cette mesure n’est pas facultative mais obligatoire. Faites appuyer, le cas échéant, par votre direction, à l’aide d’une note de service.

N’oubliez pas, en récupérant les clés, d’inclure les clés des portes d’accès, des bureaux, des armoires, des caissons, des salles de réunion, des boîtes à lettres mais aussi un exemplaire des clés des appareils sanitaires (réclamez-la le cas échéant à votre prestataire de ménage), des vestiaires, des dévidoirs papier si vous en avez installé dans votre cafétéria. Bref, toutes les clés quelle que soit leur forme.
Au besoin, faites dupliquer les clés n’existant qu’en un seul exemplaire.

Numérotez les bureaux

Pour une gestion efficace des clés, il est impératif que chaque bureau puisse être identifié et que cette identification ne puisse être sujette à modification.
Ainsi, ce n’est pas une bonne idée d’identifier un bureau par le nom de son occupant : ce dernier peut bouger en interne ou quitter la société. Difficile alors, au bout de quelques années, de se souvenir que le bureau d’Isabelle G. était situé au 2e étage, 3e bureau sur la droite…

Si vos bureaux sont identifiés par des numéros ou des noms, ce sont ces derniers qui serviront de repère.
S’ils ne sont pas numérotés, décidez vous-même d’une numérotation et placez ce numéro sur la tranche de la porte, au-dessus de la clenche, à l’aide d’une étiquette autocollante (cf. illustration ci-dessous).
Si vos bureaux sont répartis sur plusieurs étages, veillez à les numéroter selon la méthode utilisée pour les chambres d’hôtels, en faisant précéder tous les numéros des bureaux situés au premier étage du chiffre « 1 », ceux du deuxième du chiffre « 2 » et ainsi de suite (ex : bureau 1-10, 2-23…).

Si vos plateaux sont particulièrement grands, vous aurez tout intérêt à les diviser en « zones » à l’aide des lettres de l’alphabetCe sera particulièrement utile si vous devez dépanner un collaborateur de manière urgente : ainsi, si vous recevez un appel de Pierre Dupont vous demandant la clé du bureau A502, vous saurez instantanément que la zone « A » est située dans l’aile gauche du bâtiment et le bureau 502 au 5e étage, bureau n° 2…

Au besoin, reportez les zones à l’aide de codes couleur sur un plan que vous conserverez à portée de main.

Numérotez les armoires et les caissons

Comme les individus, les armoires et caissons sont sujets à changer de place.
Il faut donc, pour s’y retrouver, adopter également un principe de numérotation fixe.
Pour ma part, je numérote chaque armoire à l’aide du préfixe « ARM  » + n° et chaque caisson à l’aide du préfixe « Bloc  » + N°.

Chaque étiquette est apposée de manière visible mais discrète, sur l’un des côtés extérieurs de l’armoire ou du caisson. En effet, quel intérêt de mettre l’étiquette à l’intérieur de l’armoire si celle-ci est fermée et que l’utilisateur a perdu son exemplaire de clé et est incapable de vous communiquer les références de l’armoire ? Il faut donc que cette étiquette puisse être visible en toute circonstance.

Ces mêmes préfixes et numéros sont reportés sur chaque jeu de clés (jeu conservé par vos soins et jeu remis au collaborateur). Il est important de bien faire figurer la mention « Arm » ou « Bloc » ou « Porte » sur vos étiquettes, faute de quoi vous ne saurez plus quel élément ouvre votre clé…

La boîte à clés

Pour ranger mes clés, j’utilise bien évidemment une boîte à clés.
Cette dernière doit être d’une contenance supérieure au nombre de clés dont vous disposez, de manière à ce que vous ne vous retrouviez pas à court : pensez toujours que vous pouvez renouveler ou augmenter votre stock de mobilier et que vous devrez peut-être ajouter de nouvelles clés…

Adoptez un plan de classement à l’intérieur de votre boîte à clés.
Ainsi, j’ai identifié dans ma boîte à clés, des rangées « Armoires », « Caissons », « Portes ». Ces rangées sont identifiées à l’aide d’une Dymo.
Toutes les clés « Armoires » sont donc classées ensemble, dans l’ordre chronologique (clé armoire 1, clé armoire 2…). Idem pour les caissons et les portes.

Je déconseille fortement de regrouper sur un trousseau toutes les clés relatives à un même bureau (porte, armoires, caissons). Ainsi, vous seriez totalement perdue si le propriétaire d’un caisson situé dans le bureau B109 s’installait dans le bureau C312, la clé de son caisson se trouvant toujours sur le trousseau B109. Vous seriez contrainte de vérifier tous les trousseaux un à un. C’est pourquoi il est impératif de créer des classements distincts pour les portes, caissons et armoires.

Dans votre boîte à clés, réservez la partie immédiatement accessible aux clés que vous utilisez le plus couramment (par exemple, les passes, les clés des locaux de rangement…).

Votre boîte à clés doit elle-même être fermée à clé et cette clé donnée à un nombre restreint de personnes. Il faut éviter que chacun puisse y accéder, faute de quoi vos doubles disparaîtront rapidement.

clesChanger un canon de serrure

Changer un canon de serrure est à la portée de toutes. Croyez-moi sur parole car je pratique ce genre de chose au quotidien et ne suis pas manuelle pour deux sous !

Vous devez tout d’abord vous munir d’un exemplaire de la clé de la serrure à remplacer (obligatoire) et d’un tournevis cruciforme ou plat.
Ensuite, introduisez la clé dans la serrure et ôtez la vis se trouvant juste en-dessous ou au-dessus de la clenche (cf. illustration ci-contre représentant la porte vue sur de profil ).
Aidez-vous de la clé pour sortir le canon.
Si vous ne parvenez pas à retirer le canon, introduisez la clé de l’autre côté de la porte.

Vous trouverez de nouveaux canons de serrure dans n’importe quelle grande surface, spécialisée ou non.
Il est possible également d’acheter des canons identiques pour plusieurs serrures (une seule clé pour plusieurs portes). Pour ma part, je commande ces canons chez Manutan.

Organiser une réunion ou un événement : le CQQCOQP

Comment s’assurer, lors de la mise au point d’une réunion ou d’un événement, de n’avoir omis aucun détail ? En ayant tout simplement le réflexe CQQCOCQ. Avant toute réunion/manifestation, faites le tour des questions sous-jacentes de ce CQQCOQP :

  • C pour Combien : combien de participants attendus ? Combien de photocopies faut-il prévoir ? Combien de dossiers de presse ? Combien de pauses et combien de viennoiseries par personne ? Combien de personnes seront-elles conviées à dîner ? Combien de nuités faut-il réserver ? Combien de participants à la soirée de gala… ? A combien se chiffre cette réunion/manifestation (budget) ? Combien de temps doit durer cette réunion/manifestation… ?
  • Q pour quand : quelle est la date de la réunion/manifestation ? Quelle est la date limite pour l’envoi des invitations ? La date limite pour la remise des suppors de communication… ?
  • Q pour qui : qui doit être invité ? Qui se charge de l’accueil des participants ? Qui se charge de remettre à chacun d’eux la malette avec les supports de communication ? Qui tiendra le rôle de maître de cérémonie ? Qui se charge de prendre des notes ? Qui se charge d’apporter les photocopies ? Le matériel vidéo… ?
  • C pour Comment : si vous prévoyez une présentation vidéo, comment sera-t-elle diffusée ? S’il s’agit d’une manifestation se déroulant à l’extérieur, comment se fera l’accès aux différentes salles (contrôle d’accès, signalisation)… ?
  • O pour Où : où se tiendra la manifestation/réunion ? Penser à planifier la réservation de salle. Où se tiendront les ateliers éventuels ?
  • Q pour quoi : quels supports prévoir à l’occasion de cette manifestation (forme, contenu) ?
  • P pour Pourquoi ? quel est l’objectif de cette réunion/manifestation ? Quel(le)s sont les idées/thèmes forts à faire passer ?

La méthode du C QQ C OQP constitue une trame mnémotechnique pratique et simple d’application.

L’ergonomie du poste de travail

Un dossier Top-Assistante avec la participation de Sandra Borderons

Il est difficile, pour un salarié, d’influer sur nos conditions de travail.
Sans tout révolutionner, il est néanmoins possible d’améliorer l’ergonomie de son poste de travail et, par voie de conséquence, son confort et sa productivité. Voici quelques recommandations.

Disposition des postes de travail

L’activité exercée par un pôle influe sur la disposition à mettre en oeuvre au niveau de l’agencement des plans de travail. Mais elle est souvent contrecarrée par des considérations techniques, ne serait-ce que le partage des fluides (électricité, éclairage, climatisation…) et financières (les mètres carrés coûtent chers et il faut optimiser la disposition des bureaux).
Une quadrature du cercle parfois difficile à atteindre…

Quelques exemples d’aménagement :

bureau4 bureau3 bureau1 bureau2

Suivant les gammes de mobilier, les postes de travail peuvent se décliner en plusieurs dimensions, tous les collaborateurs n’ayant pas les mêmes besoin. Ainsi :

  • pour les postes administratifs, brassant beaucoup de papier ou utilisant beaucoup de documentation (catalogues, classeurs…) dans leurs tâches quotidiennes, un bureau de 160 x 80 cm est le minimum requis, l’idéal étant les bureaux avec retour ;
  • pour les autres fonctions ou les personnes disposant de micros portables, un bureau de 130 x 80 suffit amplement ;
  • pour les bureaux de passage, on peut descendre à 120 x 60 cm.

Même si la gestion des stocks du mobilier s’avère plus complexe, opter pour une stratégie de bureaux de tailles différentes peut être particulièrement judicieux si vous disposez d’un espace restreint ou si votre entreprise est en phase de croissance.

Outre les tailles, le mobilier de bureau a beaucoup évolué tant dans la forme forme que dans les options proposées.
Ainsi, il est possible d’ajouter à la plupart des bureaux de petites cloisonnettes permettant d’isoler un minimum les salariés ou d’accrocher à mi-hauteur, des corbeilles de travail ou mini-étagères.

cloisonnettes

bureau5Certaines gammes de mobilier permettent d’ajouter, en bout de bureaux des extensions arrondies, appelées « convivialités », permettant de tenir des réunions à 2 personnes.
Ces extensions sont déclinées dans plusieurs tailles et formes.

Certes, tous ces éléments ont un coût mais l’employeur qui ne prendrait en compte que cet aspect financier omettrait deux composantes essentielles :

  • le bruit génère du stress -et, dans sa forme la plus grave, des arrêts maladie-, de la perte de concentration et donc une perte de productivité –> une cloison isolante pallie en partie ces problèmes ;
  • l’ajout d’une extension en bout de table permet d’économiser sur le nombre de salles de réunion et, par voie de conséquence, sur les mètres carrés. Or on le sait pertinement, le loyer constitue l’une des charges les plus importantes pour les entreprises avec les salaires.

Pour les personnes de grande taille, certains modèles de bureau sont équipés de pieds téléscopiques permettant de régler leur hauteur. Pour le mobilier plus standard, renseignez-vous sur l’existence de rehausseurs.

Lorsque vous agencez votre bureau, gardez présents à l’esprit les points suivants :

  • conservez une distance minimale de 80 cm autour du plan de travail. Cette distance correspond à l’espace nécessaire pour reculer une chaise ; si vous recevez des visiteurs et disposez deux chaises devant votre bureau, prévoyez dans cette zone visiteur 120 cm de recul (il faut que les visiteurs puissent se déplacer aisément lorsque l’un d’entre eux est assis, d’où le recul plus important) ;
  • disposez vos bureaux de façon à éviter :
    • d’avoir les reflets du soleil dans votre écran : positionnez ce dernier dos à la fenêtre ;
    • d’avoir la lumière du plafond dans les yeux.

Pour plus d’information, référez-vous à la fiche INRSL’aménagement des bureaux. Principales données ergonomiques.

La chaise

Pour peu que vous ayez une activité sédentaire, vous allez passer près de 8h par jour sur votre chaise. Autant dire que ce choix n’est pas anodin.
Il en va des chaises comme des couleurs : il y en a pour tous les goûts. Et pour toutes les bourses.

Si vous le pouvez, optez pour une chaise à l’assise réglable en hauteur (c’est un minimum).
La plupart des modèles proposent également des dossiers réglables. Préférez d’ailleurs les chaises dont le dossier épouse la totalité du dos et non la chaise dactylo de base avec un dossier minimaliste en forme de T.
Sur certains modèles de chaises haut de gamme, un vérin (sorte de gros écrou situé sous l’assise) permet de régler la finesse du basculement d’avant en arrière du dossier.
D’autres encore disposent d’accoudoirs réglables en hauteur (cela permet de faire entrer ces chaises sous le bureau) et d’avant en arrière.

Quel que soit votre choix, vos pieds doivent toujours être posés à plat. Si comme moi, vous êtes de taille moyenne, utilisez un repose-pieds.
En position assise, vos jambes doivent former un angle à 90° avec vos genoux.
Votre écran doit se trouver à 50-70 de vous. N’hésitez pas à régler le facteur d’inclinaison de ce dernier.

Le prix d’une bonne chaise grimpe très vite (tout simplement parce qu’il y a plus de main d’oeuvre que sur un bureau).
C’est donc un investissement lourd pour l’entreprise et il convient de ne pas se tromper dans son choix.
C’est pourquoi un grand nombre de vendeurs, si vous leur demandez, mettront à votre disposition grâcieusement quelques chaises en test pour une période donnée. Ne vous en privez pas !

Pour plus d’infos, je vous invite à lire les deux très bons dossiers de l’INRS sur le travail sur écran et sur la posture assise :

  • Brochure Le travail sur écran en 50 questions et le dossier web très complémentaire : le travail sur écran
  • Autre dossier : Dossier Des postes de travail ergonomiques

Le câblage du bureau

Pour les bureaux fixes équipés de postes informatiques, optez pour des bureaux équipés de trous passe-câbles, si possible sur la gauche et la droite : on ne sait jamais d’avance où le bureau va être positionné, surtout si vous pratiquez des réaménagements réguliers. Cette astuce est valable si vous commandez directement votre mobilier auprès du fabricant.

Certains bureaux sont équipés de tringles pour le passage des câbles. Cette tringle est située sous le plateau. D’autres proposent de dissimuler les câbles dans les piètements. Utilisez ces passages de câbles si vous avez la chance d’en disposer.Evitez-les si vous avez une population qui réagence son bureau à tout bout de champ : les risques de voir les fils arrachés par des salariés pressés ne sont alors pas neutres… Dans ce cas de figure, préférez utiliser des serre-câbles.

Agencement de votre bureau

Asisse à votre bureau, tendez les bras et balayez l’espace devant vous vers la gauche puis vers la droite, comme le ferait un essuie-glace.
C’est dans cette zone facilement accessible que doivent être positionnés, à portée de main, votre téléphone, votre agenda, votre pot à crayons, votre clavier, bref, tout ce que vous utilisez quotidiennement.

bureautelephoneLe téléphone

Si vous êtes droitière, positionnez votre téléphone à votre gauche et inversement si vous êtes gauchère. De cette façon, vous ne serez pas gênée par le cordon téléphonique lorsque vous décrocherez.
Vous devez pouvoir atteindre le combiné du téléphone en tendant simplement le bras, sans avoir à avancer le buste.
Le fait de placer le téléphone sur votre gauche vous contraindra à décrocher naturellement de la main gauche. Ceci laissera donc votre main droite disponible pour saisir un crayon et un bloc-notes, ces deux éléments devant être rangés sur la zone droite de votre bureau.

Le cas échéant, placez la lampe de bureau individuelle sur votre droite si vous être droitière : les ombres seront ainsi projetées sur le côté gauche pendant que vous écrirez, ce qui est nettement moins perturbant si vous avez une activité créatrice (dessin, découpe…).

L’écran d’ordinateur

Des écrans plats aux périphériques sans fils, on assiste depuis plusieurs années à une révolution dans le domaine de l’informatique et cela va dans le sens d’un plus grand confort.
Placez votre écran devant vous, vers le fond de votre bureau, à 50-70 cm de vous. N’hésitez pas à régler l’inclinaison de votre écran ou à le réhausser si besoin est.
Pensez également à ajuster la luminosité de ce dernier. Ce simple geste peut vous épargner de pénibles maux de tête.
Windows offre également la possibilité de choisir la taille de vos icones (clic droit de la souris sur le bureau, Propriétés, onglet Apparence, liste déroulante Taille de la police(plus de détails sur le site Microsoft pour l’entrepreneur, rubrique Obtenez un affichage impeccable sous Windows XP).
De la même manière, réglez le lissage des polices écran en vous rendant sur le site de Microsoft (gratuit).

Le clavier

Le saviez-vous ? Les TMS sont devenus la première cause de maladie professionelle dans notre pays et connaissent une augmentation d’environ 20% par an.
Le terme TMS -troubles musculo-squelettiques- recouvre toutes les pathologies liées aux muscules, aux tendons et aux nerfs.
En 2006, 32 500 cas ont été déclarés et 50% de ces cas touchaient en premier lieu des pathologies du poignet.
En cause, nos chers claviers et les souris.

Celles qui, comme moi, ont commencé leur carière à une époque où les ordinateurs personnels n’avaient pas encore été inventés et se sont exercées sur les claviers mécaniques -voire, luxe suprême, sur les touches rondes de ces chères Underwood – vous confirmeront la puissance qui se dégage des muscles du poignet et de nos doigts lorsque ces derniers entrent en contact les touches d’un clavier.
Or ces mouvements impliquent des hyper flexions (appui sur les touches) et hyper extensions répétitives (mouvements accomplis pour atteindre, par exemple, les lettres T ou les chiffres) ainsi que de nombreuses micros-vibrations dûes aux ressorts positionnés sous le clavier.

Opter pour un clavier ergonomique est d’autant plus essentiel pour nous les femmes que 30 à 40% d’entre nous seront sujettes, à l’âge de la ménopause, à l’ostéoporose. Or, cette maladie commence par toucher le poignet et ce dès 55 ans…

clavier
clavier2

Bien plus qu’un « périphérique », le clavier constitue donc un achat stratégique pour notre population.
La plupart des nouvelles générations de claviers sont issus des recherches les plus pointues en matière d’ergonomie. Ces claviers sont conçus pour amoindrir les mouvements du poignet.
Les visuels suivants vous démontrent quelques-unes des tensions auxquels nous soumettons 8 heures par jour les muscles de nos poignets.
Impressionnant, non ?

 

ned7000Les Natural Ergonomic Keybord 4000 et 7000 de Microsoft respectent les dernières avancées en la matière : clavier à inclinaison négative, clavier concave,

 

Pour aller plus loin : Dossier sur les risques professionnel sur www.ameli.fr.

Obligations légales en matière d’ergonomie

  • tenue d’un registre d’évaluation des risques professionnels ;
  • tenue d’un registre Contrôles Inspection du Travail, Hygiène et Sécurité
  • au-delà de 20 salariés réunis dans un même espace, prévoir deux issues de secours ;
  • espace minimal recommandé pour un individu : 7 m² ;
  • entretien annuel des installations : électriques, de détection incendie (par un bureau de contrôle habilité, du type Veritas) et des extincteurs ;
  • autres registres spécifiques (liste non exhaustive !) :
    • registre Sécurité des établissements recevant du public ;
    • registre Spécial Prévention des Risques Professionnels Collectivités Territoriales ;
    • registre Carnet de Prévention des Risques Spécial BTP ;
    • registre de sécurité pour établissements d’enseignement ;
    • registre de sécurité pour immeubles de grande hauteur ;
    • etc

Nettoyer une tâche de toner

C’est bien connu : nos hommes sont très à l’aise avec les moteurs de voiture mais totalement désarmés face à une simple photocopieuse. Allez savoir pourquoi…
Nous héritons donc souvent (toujours !) du déblocage du photocopieur et du changement de cartouches.

Et là, avouez-le, ne vous est-il jamais arrivé de répandre de ce fichu toner sur vos mains, voire sur vos vêtements ?

Heureusement, Josiane nous confie une astuce (non testée), trouvée sur www.computerwissen.de pour nettoyer ces fameuses tâches…

En tout premier lieu, il ne faut en aucun cas utiliser de l’eau chaude pour laver une tâche de toner.

Lors de l’impression laser, le toner est fixé par la chaleur, l’eau chaude a donc le même effet et il n’est alors plus possible de nettoyer la tâche. Il est recommandé d’utiliser beaucoup d’eau froide et d’y ajouter du liquide vaisselle.

Si vous apportez le vêtement tâché au pressing, indiquez impérativement l’origine de la tâche pour éviter un traitement inadéquat.

Photocopier un document peu contrasté

Il arrive parfois que l’on vous demande l’impossible : photocopier un document peu contrasté (par exemple, une photocopie d’une photocopie d’une photocopie…) en tâchant d’améliorer sa qualité.

Vous pouvez bien sûr utiliser le contraste pour tenter d’obtenir un meilleur rendu mais, d’une manière générale, les problèmes de lisibilité subsisteront.

Pour pallier cet inconvénient, essayez ce truc tout simple : glissez votre document à photocopier dans une pochette coin de couleur… et placez le tout sur la vitre de votre photocopieur.

Si le résultat obtenu n’est pas suffisamment satisfaisant, réitérez votre essai avec d’autres couleurs.

Ces pochettes coins agissent un peu à la manière des filtres et font ressortir soient les parties claires, soient les parties foncées de votre document !

Distinguer une photocopie d’un fax

Dans notre entreprise, le photocopieur voisinne avec le fax.

Comme dans nombre de sociétés sans doute, il arrive souvent qu’on retrouve dans ce local, abandonnés près de ces deux machines, des documents dont il est difficile de savoir s’il s’agit de photocopies ou de fax reçus et laissés là par un utilisateur de passage.

Aussi, pour nous y retrouver, l’un de mes managers avait arbitrairement décidé que tous les fax seraient imprimés sur papier de couleur (en l’occurrence le jaune pour des questions de lisibilité).

Depuis, le tri est nettement plus simple : on distingue d’emblée les fax à remettre des photocopies délaissées à jeter !

La gestion des cartes de visite

La gestion des cartes de visite est un casse-tête : les classeurs prévus à cet effet sont soit trop petits pour les contenir toutes, soit jamais réellement dans l’ordre alphabétique lorsque l’on insère de nouvelles recharges. La galère !

De plus, les cartes s’accumulent et l’on ne sait plus très bien si les contacts sont toujours d’actualité…

Pour ma part, après plusieurs années de pratique, j’ai opté pour un Rolodex (fichier rotatif) ou une boîte (suivant les entreprises où j’évoluais). Ce système permet de toujours conserver ses cartes dans un ordre alphabétique absolu.

En second lieu,  je prends la précaution d’indiquer dans le coin supérieur droit, l’année d’entrée dans le fichier et à gauche, les initiales du manager concerné.

Chaque année, je faisais un tour rapide et complet de mes cartes de visite. Je jetais celles qui n’étaient plus d’actualité ou celles qui étaient réellement très anciennes et que je n’avais jamais utilisées. Cela ne me prenait que quelques minutes.

Si vous avez un doute sur le lieu où exerce l’un de vos contacts déjà ancien, pensez à vérifier sur les réseaux sociaux tels que Viadéo ou Linkedin : votre interlocuteur y est peut-être présent et vous pourrez vérifier s’il a ou non changé de structure.

Le bon de commande

Le bon de commande constitue une sorte de « contrat » et donc de garantie pour le fournisseur. En cas de contestation, ce dernier peut s’y référer.

En interne, le bon de commande permet à la comptabilité de planifier la trésorerie à travers les engagements de dépense : le contrôle de gestion sait ainsi quelles factures ne sont pas encore parvenues (les « FNP » comptables), ce qui leur permet d’établir une estimation des dépenses engagées.

Il permet en outre de connaître le donneur d’ordre interne de la commande. En effet, les factures sont rarement réglées à l’échéance sans transiter par les mains de la personne ayant passé la commande. Pourquoi ? Tout simplement parce que le donneur d’ordre est le seul qui soit en mesure de confirmer que la facture est correcte, que la marchandise ou la prestation a bien été effectuée et ce, dans sa totalité. Le simple fait que le bon de commande existe ne garantit pas ce point ! Il faut donc toujours faire « valider » la facture avant sa mise en paiement.

Les mentions du bon de commande

Le bon de commande doit comporter toutes les coordonnées de votre société, y compris le n° de RCS, capital, forme juridique et numéro de TVA intracommunautaire.

Les bons de commande doivent être numérotés de façon à permettre un suivi rigoureux de la trésorerie : si les numéros de séquence ne se suivent pas, la comptabilité n’aura aucun moyen de repérer un bon de commande manquant et donc de planifier avec justesse ses provisions.

Le bon de commande comporte également le détail des prestations commandées (quantité, prix unitaire, montant total, taux de TVA) ainsi que les modalités de règlement.

Au verso, il comporte les conditions générales d’achat.

Le bon de commande doit être signé par des personnes habilitées et comporter le nom du demandeur.

La mention du nom du demandeur sur le bon de commande permet de transmettre la facture (ou mieux encore, une copie de cette dernière), au demandeur pour validation.

Il convient d’établir ce document en plusieurs exemplaires : un pour vos archives personnelles (dossier client, par exemple), un pour votre comptabilité, et un pour votre fournisseur.

Chaque bon de commande doit être classé dans un chrono et rangé par ordre alphabétique. Pour un même fournisseur, le bon de commande le plus récent est placé au-dessus.

Factures fournisseurs : comment bien organiser son classement

Le classement des factures fournisseurs est un véritable enjeux pour l’entreprise, notamment en cas de contrôle par l’administration fiscale. Il ne doit donc pas être négligé. Voici comment bien l’organiser.

Ce qui suit sont des recommandations basées sur ce que j’ai pu observer durant mon parcours professionnel.

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