La gestion des clés de la société

La gestion des clés constitue parfois un véritable casse-tête pour les entreprises.

Les conseils ci-dessous sont issus de mon expérience de responsable de services généraux dans une PME de 200 salariés où je gère au quotidien les clés dans une entreprise où les déménagements internes sont particulièrement fréquents.

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L’ergonomie du poste de travail

Il est difficile, à chacune d’entre nous, d’influer sur nos conditions de travail.
Sans avoir à tout révolutionner, il est néanmoins possible d’améliorer l’ergonomie de son poste de travail et, par voie de conséquence, son confort et sa productivité. Voici quelques recommandations.

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Nettoyer une tâche de toner

C’est bien connu : nos hommes sont très à l’aise avec les moteurs de voiture mais totalement désarmés face à une simple photocopieuse. Allez savoir pourquoi…
Nous héritons donc souvent (toujours !) du déblocage du photocopieur et du changement de cartouches.

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Photocopier un document peu contrasté

Il arrive parfois que l’on vous demande l’impossible : photocopier un document peu contrasté (par exemple, une photocopie d’une photocopie d’une photocopie…) en tâchant d’améliorer sa qualité.

Vous pouvez bien sûr utiliser le contraste pour tenter d’obtenir un meilleur rendu mais, d’une manière générale, les problèmes de lisibilité subsisteront.

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Distinguer une photocopie d’un fax

Dans notre entreprise, le photocopieur voisinne avec le fax.

Comme dans nombre de sociétés sans doute, il arrive souvent qu’on retrouve dans ce local, abandonnés près de ces deux machines, des documents dont il est difficile de savoir s’il s’agit de photocopies ou de fax reçus et laissés là par un utilisateur de passage.

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La gestion des cartes de visite

La gestion des cartes de visite est un casse-tête : les classeurs prévus à cet effet sont soit trop petits pour les contenir toutes, soit jamais réellement dans l’ordre alphabétique lorsque l’on insère de nouvelles recharges. La galère !

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Le bon de commande

Le bon de commande constitue une sorte de « contrat » et donc de garantie pour le fournisseur. En cas de contestation, ce dernier peut s’y référer.

En interne, le bon de commande permet à la comptabilité de planifier la trésorerie à travers les engagements de dépense : le contrôle de gestion sait ainsi quelles factures ne sont pas encore parvenues (les « FNP » comptables), ce qui leur permet d’établir une estimation des dépenses engagées.

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