Nettoyer une tâche de toner

C’est bien connu : nos hommes sont très à l’aise avec les moteurs de voiture mais totalement désarmés face à une simple photocopieuse. Allez savoir pourquoi…
Nous héritons donc souvent (toujours !) du déblocage du photocopieur et du changement de cartouches.

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Photocopier un document peu contrasté

Il arrive parfois que l’on vous demande l’impossible : photocopier un document peu contrasté (par exemple, une photocopie d’une photocopie d’une photocopie…) en tâchant d’améliorer sa qualité.

Vous pouvez bien sûr utiliser le contraste pour tenter d’obtenir un meilleur rendu mais, d’une manière générale, les problèmes de lisibilité subsisteront.

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Distinguer une photocopie d’un fax

Dans notre entreprise, le photocopieur voisinne avec le fax.

Comme dans nombre de sociétés sans doute, il arrive souvent qu’on retrouve dans ce local, abandonnés près de ces deux machines, des documents dont il est difficile de savoir s’il s’agit de photocopies ou de fax reçus et laissés là par un utilisateur de passage.

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La gestion des cartes de visite

La gestion des cartes de visite est un casse-tête : les classeurs prévus à cet effet sont soit trop petits pour les contenir toutes, soit jamais réellement dans l’ordre alphabétique lorsque l’on insère de nouvelles recharges. La galère !

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Le bon de commande

Le bon de commande constitue une sorte de « contrat » et donc de garantie pour le fournisseur. En cas de contestation, ce dernier peut s’y référer.

En interne, le bon de commande permet à la comptabilité de planifier la trésorerie à travers les engagements de dépense : le contrôle de gestion sait ainsi quelles factures ne sont pas encore parvenues (les « FNP » comptables), ce qui leur permet d’établir une estimation des dépenses engagées.

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Gérer les déplacements professionnels

Parmi les missions quasi incontournables de toute secrétaire, savoir gérer les voyages figure en bonne place.

Noyé dans le flot des frais généraux, ce poste budgétaire peut très vite déraper si l’on n’y prend pas garde. C’est pourquoi la toute première tâche à effectuer lorsque l’on gère les déplacements professionnels est de prendre connaissance de la politique de voyages en place dans l’entreprise, voire, si elle n’existe pas à la définir.

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Les programmes de fidélité aériens

Les programmes de fidélité aériens sont très nombreux et très diversifiés. Quasiment chaque compagnie possède sa propre carte ou son propre programme. Il serait beaucoup trop long de tous les nommer et les détailler.

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La téléphonie mobile

La téléphonie mobile, en moins de dix ans, a explosé en entreprise et il n’est pas rare que cette facture dépasse largement celle de la téléphonie fixe.

Garder la maître -relative- de son budget est néanmoins possible, la plupart des opérateurs proposant des solutions.

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Le factbook pour bien gérer vos projets

Le factbook est un dossier qui centralise l’ensemble des éléments relatifs à un même projet. Il se présente sous la forme d’un gros classeur à anneaux. Il est particulièrement recommandé lorsque l’on travaille en mode projets. Un classeur équivaut alors à un projet particulier. Il centralise l’ensemble des documents liés au projet.

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