Catégorie : Rédaction de courriers

Rédiger un compte rendu de réunion

Rédiger un compte rendu de réunion, c’est respecter des règles très strictes. Il doit adopter un ton neutre, impersonnel et ne pas prendre position. En effet, le compte rendu ne fait que restituer par écrit les décisions ou points abordés lors de la réunion. Il est purement factuel.

Le compte rendu peut comporter plusieurs mentions :

  • le titre du document (compte rendu de réunion)

  • le numéro de compte rendu (qui démarre à 1 pour tout nouveau projet. Ce système de numérotation est impératif d’autant plus si votre document est diffusé à l’un de vos clients : la numérotation doit être séquentielle pour qu’il puisse s’y retrouver. N’adoptez donc pas une numérotation du style 02-10-99 où 02 serait l’année, 10 le mois et 99 votre numéro d’Audrey chronologique interne : votre client ne s’y retrouverait pas).

  • la date et le lieu de la réunion

  • le titre du projet et l’objet de la réunion

  • la liste des présents faisant clairement apparaître la distinction entre les personnes de l’extérieur (client) et les membres de votre équipe. Éventuellement, pour un nouveau client, mentionnez les fonctions des participants à la réunion, de façon à ce que chacun sache qui fait quoi.

  • mentionnez éventuellement les absents ou les personnes en copie du compte rendu

Exemple :

cr

Le compte rendu de réunion étant neutre, il convient d’employer la 3e personne du singulier. Ainsi, il faudra écrire : « la société xxx recommande de… » ou « suggère de… » ou « préconise de… », « le client fait observer que… », « A l’issue de cette réunion, il a été décidé de… ». Exit donc les « nous recommandons… ».

Ce document doit être diffusé auprès de chaque participant.

Le compte rendu de réunion n’est pas une perte de temps. C’est un aide-mémoire précieux sur les décisions prises et les tâches à effectuer. Chacune des parties qui peut s’y référer en cas de contestation ou de doute.

Il s’achève généralement sur une rubrique « Prochaines étapes » où sont figurent les points à valider ou les tâches à faire et la date de la prochaine réunion, le cas échéant.

Exemple :

V. Prochaines étapes :
– valider les dimensions de la salle
– vérifier la présence d’un système de sonorisation
– envoyer le BAT des cartes d’invitation au client avant le 11 janvier.Le client demande à l’agence de fixer au plus vite une date de réunion courant de la dernière semaine de janvier. Cette date sera communiquée au client en milieu de semaine prochaine.

Rédiger une étude comparative

Vous êtes chargée de rechercher des prestataires pour l’organisation d’un séminaire, d’une fête de fin d’année ou encore d’obtenir des devis pour la planification de cours de langues intra entreprise.
Vous devez rédiger une synthèse de votre étude comparative mais ne savez comment vous y prendre ? Voici donc quelques conseils pour architecturer votre document.

En tout premier lieu, votre rapport doit être rédigé sur un ton impersonnel, factuel, à la manière d’un compte rendu de réunion.
Pour cela, préférez les structures de phrases indirectes du style « Cette étude a pour but de … » plutôt que « J’ai été chargée de… »

Votre dossier devra comporter 5 parties :

  • un rappel du contexte. En d’autres termes, il s’agit d’un rappel de la mission qui vous a été confiée aussi appelé « cahier des charges ».
    Exemple : Cette étude porte sur l’organisation de cours d’anglais à destination de l’ensemble du personnel cadre et non cadre de la société. L’objectif visé par ces cours est de donner à chacun les bases élémentaires pour suivre une conversation en anglais et ainsi mieux communiquer avec les salariés d’origine étrangère de notre société.  Il est prévu que les cours se déroulent sur site, à raison de séances de 2h maximum par semaine, soit 104h annuelles/groupe. Les participants seront répartis par groupes de niveau, un groupe ne pouvant excéder 10 participants (…).
  • une page de synthèse présentant rapidement les prestataires interrogés et les motifs qui vous ont conduite à les sélectionner. Dites combien de prestataires vous avez interrogés et pourquoi vous avez retenu leurs offres plutôt que celles d’autres concurrents (ce peut être en raison, par exemple, de leur excellente réputation). Faites court : « 5 prestataires ont été interrogés en vue de cette étude : le prestataire A, acteur incontournable sur ce marché, prestataire B : société de taille moyenne située à proximité de notre siège social…« 
  • une présentation détaillée de chaque prestataire et de leur offre. A présent, présentez chaque prestataire de manière plus détaillée (taille de l’entreprise, réputation éventuelle sur le marché, CA, effectifs, nom et coordonnées de l’interlocuteur rencontré, présentation de leur offre, avantages et inconvénients…).
    N’occultez pas les problèmes éventuels que vous aurez rencontrés dans le cadre de votre étude, par exemple, une offre de service qui ne répond pas en totalité à votre cahier des charges ou la difficulté que vous avez eu à obtenir votre chiffrage. Ces lacunes vous permettront de justifier votre choix de les écarter de votre recommandation.

    • Exemple : Dans le cadre de la mise en place de cours d’anglais, j’avais fait part de mes difficultés à obtenir un devis de la part d’une société pourtant extrêmement renommée. Le devis nous avait été adressé mais après moult relances, ce qui ne laissait rien présager de bon pour la suite. J’en ai fait la remarque sur mon dossier. Le prix est en effet un critère mais quel intérêt d’avoir un tarif concurrentiel si la prestation n’est pas à la hauteur et que vous devez perdre votre énergie sur des détails ?
  • un tableau récapitulatif et votre recommandation. Présentez toutes les offres de manière synthétique dans un tableau comparatif que vous trierez par ordre croissant de prix. Bien sûr, vous aurez au préalable pris la précaution de ramener chaque offre à des coûts unitaires comparables.
    Ainsi, pour mes cours d’anglais, la taille des groupes variait suivant les prestataires, ainsi que la durée des cours. J’ai donc ramené tous les coût de mon tableau de comparaison à un coût homme et à l’heure. A vous de choisir votre unité.

Ne négligez pas la dernière partie de votre dossier, la plus importante : votre recommandation (votre avis). Vous êtes l’unique personne à avoir été en relation avec les différents prestataires : vous vous êtes forcément forgé une idée sur le prestataire idéal, que ce choix soit sur des critères purement financiers, soit sur un ressenti (écoute particulièrement attentive du fournisseur, prestations complémentaires offertes…). Affirmez-vous et clamez votre opinion : vous aurez peut-être la surprise de voir votre avis suivi…

Rédiger clairement : quelques conseils

Tout écrit, toute présentation orale nécessite d’organiser ses idées à travers un plan.
Ce dernier s’élabore en fonction du(des) message(s) à faire passer. Le plan ne se dessine donc pas « spontanément » et nécessite un travail préalable sur papier. Voici donc quelques conseils pour rédiger clairement.

La recherche d’idées, base essentielle du plan

Il existe 2 méthodes permettant la recherche d’idées :

  • Le « remue-méninge » (brainstorming)
  • La carte heuristique

Le remue-méninge ou brainstorming.

Cette méthode est généralement utilisée en groupe mais peut être utilisée en solitaire.
Elle se décompose en 2 phases :

  • Phase 1 : notez toutes les idées, mêmes les plus farfelues, sur un papier ou un paperboard en vous interdisant toute censure, tout commentaire sur les idées émises par les autres participants. Au besoin, rebondissez sur leurs propres idées pour enrichir les échanges.
  • Phase 2 : éliminez tout ce qui s’éloigne du sujet. Enfin, triez, hiérarchisez les idées pour ne conserver que l’essentiel.

La carte heuristique

Dans cette méthode, on part d’un thème central pour émettre des idées.
Ces idées sont reliées au thème central par des lignes.
Chaque idée est ensuite développée. On obtient de la sorte, un schéma d’où partent de nombreuses lignes.

Les deux méthodes proposées ci-dessus sont équivalentes et le choix de l’une ou l’autre est purement affaire de goût personnel.

Comment trier les idées

Une fois les idées rassemblées sur papier, il convient de les trier, organiser. Pour cela, reprenez chacune des idées et interrogez-vous :

  • Cette idée est-elle pertinente ?
    • non : supprimez-la pour ne pas risquer d’alourdir inutilement votre correspondance au risque d’égarer votre lecteur.
    • oui : est-elle assez précise ?
      Si oui, conservez-là.
      Si non, précisez, complétez votre idée pour mieux refléter l’objectif de votre message.

5 conseils pour rédiger clairement

  • Construisez des phrases courtes (20 à 25 mots selon leur longueur),
    limitez l’emploi des pronoms relatifs [qui, que, quoi, dont, où]
    et des conjonctions de subordination [quand, lorsque, si, puisque, quoique].
  • Adoptez un style direct : adressez-vous à votre correspondant comme vous lui parleriez : vous, votre…
    • Ex : vous voudrez bien nous retourner ce contrat signé.
      votre lettre du … nous est bien parvenue.
  • Utilisez la forme active (emploi du verbe conjugué à l’actif)
    Ex : nous souhaitons vivement que vous participiez à cette réunion
  • Privilégiez les formules et les expressions positives
    • Ex Vous n’ignorez pas …-> Vous savez…
  • Soyez précis
    Attention aux expressions à la mode, telles que : au niveau de … ; au plan de … à remplacer par quant à …
  • Bannissez les archaïsmes, clichés ou stéréotypes et les anglicismes
    • Ex : Nous avons l’honneur est une expression héritée du 19 ème siècle.

3 pièges à éviter

  • Le mauvais emploi du participe présent :
    -> le sujet est toujours celui du verbe conjugué qui suit.

    • ex : N’ayant pas reçu votre commande, nous nous permettons de vous relancer.
      (= nous n’avons pas reçu votre commande. Nous nous permettons de vous relancer).
  • La recherche à tout prix de synonymes, certains mots n’ayant pas de synonyme ;
  • L’utilisation de termes ou expressions affectifs : vous devez vous en tenir exclusivement aux faits.

Les caractéristiques du langage commercial

  • Phrases courtes composées simplement.
  • Rédaction précise.
  • Le sujet des courriers est NOUS.

Une contribution de Sonia Chassaing

Structurer un courrier

Il est parfois difficile de rédiger certains courriers : on ne sait par quel bout commencer. Le plus simple est d’aborder le problème sous un aspect logique : quelques questions de bon sens et votre lettre prend tournure.

La première d’entre elles doit répondre à la question « pourquoi est-ce que j’écris ».

Ce peut être :

  • pour obtenir des informations, un rendez-vous, un catalogue, faire part d’un problème, d’un mécontentement…
  • pour demander des renseignements, un délai de paiement,
  • en réponse à un courrier reçu…

Cette première question conditionne le 1er paragraphe de votre lettre. Ne cherchez pas plus loin l’inspiration !

Pour celles d’entre vous qui seraient fâchées avec la correspondance, sur un brouillon, notez vos idées à l’état brut : à ce stade, ne vous souciez ni de la formulation, ni de l’enchaînement des phrases.
Reprenez ensuite vos idées et tâchez de les classer selon un plan (du général au particulier : en d’autres termes, plus l’on avance dans la lettre, plus on est précis).

Pour cela, posez-vous des questions de plus en plus pointues :

  • Pourquoi je souhaite obtenir un rendez-vous ? Avec qui ? Sur quel sujet ?
    Pourquoi suis-je mécontente ? parce que la livraison est arrivée abîmée ou non conforme ? S’agit-il d’un incident isolé ? Si non, quels ont été les autres problèmes rencontrés ?
  • Qu’est-ce que je souhaite obtenir en réparation ? un échange, le remboursement complet ou partiel ? rompre mes relations commerciales… ?

Chaque question doit faire l’objet d’un paragraphe de votre lettre. Rédigez des phrases courtes (sujet, verbe, complément).
Réécrivez enfin vos phrases dans un français correct et commercial (utilisation du nous).
Limitez à 3 le nombre de paragraphes consécutifs commençant par nous.
Ne finissez jamais votre correspondance par un gérondif (En vous remerciant, Souhaitant avoir répondu à vos attentes…) : rédigez plutôt des phrases complètes (Nous vous remercions, Nous souhaitons vivement avoir répondu à vos attentes…).

Quelques exemples :

Lettre à un fournisseur avec lequel je ne veux plus travailler :

Les questions à se poser

  • Pourquoi je ne veux plus travailler avec ce fournisseur ? parce qu’il n’a pas respecté ses délais ; parce que ce n’est pas la première fois, que j’ai déjà envoyé plusieurs lettres de réclamations ; parce qu’il traite ses clients avec mépris (pas de réponse à mes précédents courriers), accueil téléphonique déplorable (jamais personne pour répondre)…
  • Qu’est-ce que j’attends aujourd’hui d’eux ? qu’ils viennent reprendre la marchandise à leurs frais et qu’ils m’adressent l’avoir correspondant.

Exemple de lettre

Messieurs,

Nous accusons ce jour, 18/04/03, réception de la livraison de notre commande du 20/03/03 et tenons à vous faire part de notre plus vif mécontentement.

En effet, la livraison était initialement programmée pour le 27/03/03 -il y a donc plus de 3 semaines de cela- et nous avions attiré votre attention, lors de la passation de cette commande, sur le caractère impératif du respect de la date de livraison.

Nous avions, ces deux derniers mois, rencontré de nombreux retards que vos services logistiques nous avaient assurés être passagers et liés à des problèmes de restructuration. Or, une fois encore nous avons été confrontés aux mêmes problèmes avec des conséquences non négligeables pour notre société en terme d’image.

De plus, à chaque fois que nous avons tenté d’obtenir des informations de la part de vos services, ceux-ci ont fait montre d’incompétence (réponses évasives ou s’avérant par la suite inexactes).

En date du 05/04/03, et par courrier recommandé, nous vous avons donc fait part de notre souhait d’annuler notre commande, souhait que vous n’avez visiblement pas pris en considération…

Nous gardons donc votre marchandise à votre disposition en nos locaux et vous demandons instamment de bien vouloir prendre contact avec nos services au xxxxx afin de convenir d’une date de passage.

D’autre part, nous restons dans l’attente de votre avoir pour solder la facture que nous avons indûment reçue.

Veuillez croire, Messieurs, à l’assurance de notre considération la meilleure.

 

Lettre à un fournisseur pour qu’il reprenne sa machine à café

Les questions à se poser

  • Pourquoi doit-il reprendre sa machine à café ? parce que l’entreprise ferme (liquidation judiciaire).
  • A quelle date ferme-t-elle ? Le 23 août (il doit donc passer avant cette date).
  • Comment doit-il procéder pour ce faire ? il doit m’appeler pour convenir d’un rendez-vous.
  • Avez-vous toujours entretenu de bonnes relations avec lui ? Si oui, le remercier.

La lettre

Madame, Monsieur,

En date du 23 juillet 20xx, le tribunal de commerce de Paris a prononcé la liquidation judiciaire de notre société avec fermeture définitive de notre établissement en date du 23 août prochain.

En conséquence, je vous saurais gré de bien vouloir procéder à l’enlèvement de la machine à café de marque xxx, objet de notre contrat référence xxx.

A cette fin, je vous remercie de bien vouloir prendre contact avec moi au 01 xx xx xx xx afin de convenir d’une date.

Je souhaite profiter de l’occasion pour souligner le plaisir que j’ai eu à collaborer avec votre société tout au long de ces xx années.

Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à l’assurance de ma considération la meilleure.

 

Une contribution de Top-Assistante

Formule de politesse : comment bien la choisir ?

Les formules de politesse sont nombreuses, très nombreuses. De fait, choisir sa formule de politesse la plus appropriée relève d’un véritable parcours du combattant.

Voici quelques consignes et exemples pour vous permettre de mieux vous y retrouver :

Il existe quelques règles simples à retenir -et respecter !

  • Simplicité, sobriété sont aujourd’hui les maîtres-mots en matière de formules de politesse. Exit donc les formules ampoulées du style « très haute considération », à réserver exclusivement à des personnalités institutionnelles ou politiques ;
  • Une femme n’envoie pas ses sentiments à un homme (mais où est donc passée la fameuse égalité des sexes qu’on nous prône depuis notre naissance ???) ;
  • Il est préférable d’éviter les « salutations distinguées ». L’adjectif « distinguées » induit que l’on se place hiérarchiquement au-dessus de l’interlocuteur auquel on s’adresse. Il est donc totalement à proscrire lorsque vous vous adressez à un client (on peut, par contre, se distinguer par rapport à un fournisseur qui occupe une position « subalterne », mais on se doit de respecter un client) ;
  • On écrit « l’expression de nos sentiments » ou « Je vous prie de croire à l’assurance de notre considération (ou de nos salutations)… » ;
  • On peut faire varier les formules à l’aide des formules verbales « nous vous prions de croire », « veuillez croire », « veuillez agréer », ou « recevez ». Attention ! « Veuillez croire » et « Veuillez agréer » sont des formules plus directives que « Recevez » ou « Nous vous prions ».

D’une manière générale, les formules varient suivant le degré d’intimité qui vous lie à la personne à laquelle vous vous adressez :

Pour de simples relations commerciales

Si vous connaissez votre interlocuteur :

  • Cordialement ;
  • Avec mon meilleur souvenir ;
  • Très codialement ;
  • Avec toutes mes pensées affectueuses ;
  • Affectueusement ;
  • Recevez, cher Monsieur, l’assurance de mon amical souvenir ;
  • Recevez, cher Monsieur, l’assurance de mes sentiments les plus amicaux (on bien encore « toute mon amitié « ).

Si vous ne connaissez pas votre interlocuteur :

  • A un homme : Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations les meilleures ou l’expression de ma considération la meilleure.
  • A une femme : Recevez, chère Madame, l’assurance de mes sentiments les meilleurs.
  • A une femme plus âgée : Recevez, chère Madame, l’assurance de mes sentiments les plus respectueux.

Pour remercier d’un service rendu : « Veuillez croire, Monsieur, à l’assurance de ma profonde gratitude ».

  • Pour en savoir plus: « Encyclopédie pratique de la correspondance », par Ghislaine Andréani, éditions Hachette.
  • Un lien utile communiqué par Liliane (région Bordelaise) : lorsqu’il faut écrire à une personnalité politique, à un pdg, à n professeur… se rendre sur le site www.bottin-mondain.fr , rubrique « savoir-vivre », puis « correspondance protocolaire » ou « usuelle ».

Contribution de Christine Leborgne

Présenter une lettre

Savoir présenter une lettre constitue le B-A BA pour une assistante. Mais les années aidant, qui se souvient des fameuses normes Afnor NZ-11-001 étudiées au lycée ? Certes, elles n’ont valeur  que de recommandation : aucun « gendarme » ne viendra jamais sanctionner une entreprise pour non respect de cette norme !

Fort heureusement d’ailleurs car il ne faut pas oublier qu’un courrier véhicule une image d’entreprise et qu’à codifier outre mesure une mise en page, on en viendrait à une uniformisation sans saveur !

Il importe néanmoins, de rester assez proche des recommandations de l’AFNOR, ceci afin de ne pas totalement déstabiliser vos lecteurs. Petite piqûre de rappel…

La lettre : les différentes mentions et les règles de disposition

Les marges

présenter un courrier - présenter une lettrePar défaut, Word applique des marges de 2,5 cm tout autour de votre document.

L’AFNOR quant à elle recommande une marge haut de 3,81 cm (!) et des marges gauche et droite de 2 cm.

Pour ma part, j’ai adopté des marges de 3 cm qui facilitent, à mon sens, la lecture du texte.

Rien ne vous empêche d’opter pour une toute autre disposition et de caler, par exemple, le début de votre texte à la verticale de votre logo, comme sur le dessin ci-contre.

En matière de marge, gardez cependant à l’esprit que l’oeil humain se fatigue à parcourir des lignes trop longues ou trop courtes. Votre largeur de texte doit donc être raisonnable.

Pour fixer une fois pour toutes vos marges dans Word :

  • ouvrez un document vierge ;
  • double-cliquez sur la règle. Cette manipulation ouvre la boîte de dialogue Mise en page ;
  • modifiez les paramètres que vous souhaitez ;
  • cliquez sur le bouton Par défaut… ;
  • éventuellement, enregistrez ce document comme modèle (procédure conseillée).

L’expéditeur

Votre entête de lettre doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, notamment :

  • le nom ou la dénomination commerciale de votre entreprise ;
  • sa forme juridique et le montant de son capital social ;
  • son adresse
  • son numéro d’immatriculation au SIRET/SIREN et son code NAF ;
  • son numéro de téléphone.

D’autres ont un caractère facultatif :

  • numéro de fax ;
  • adresse du site et/ou adresse email.

Si l’AFNOR prévoit de faire figurer ces mentions en haut et à gauche de votre page (lignes 1 à 14), nombre d’entreprises relèguent certaines de ces mentions (coordonnées, capital social, immatriculation…) en bas de page et ne font figurer, dans la zone Expéditeur, que le logo de leur société.

L’adresse du destinataire

Elle doit pouvoir apparaître dans la lucarne des enveloppes à fenêtre prévue à cet effet.
Ces dimensions pouvant varier d’un modèle à l’autre d’enveloppes, mieux vaut se baser sur les paramètres minimum.

Une hauteur de 5 cm depuis le bord supérieur de la page et une distance de 11 cm à compter du bord droit de la page semblent convenir à une majorité de cas.

Calage de l’adresse sur la marge du haut (5 cm)

présenter une enveloppe - Disposer une adresse sur une enveloppePour bien caler votre bloc d’adresse, fiez-vous aux indications figurant dans la barre d’état, en bas à gauche de votre fenêtre Word.

Cette barre d’état vous indique très précisément la position actuelle de votre curseur.

regleAinsi, dans l’illustration ci-contre, votre curseur est actuellement positionné sur la 5e ligne de texte (Li 5) depuis la marge haute, à une hauteur totale de 5,1 cm. de la marge supérieure de votre feuille. Essayez de vous approcher le plus possible des 5 cm, quitte à être légèrement au-dessus (5,1 – 5,2…) qu’en dessous.

Calage de l’adresse sur la marge de gauche (11 cm)

Pour caler votre texte, vous disposez de 2 méthodes :

  • les tabulateurs
  • les retraits de paragraphe

Alors, lequel privilégier ? Sans hésiter, les retraits de paragraphe.
Imaginons que vous ayez à adresser un courrier à la « Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse des Travailleurs Salariés de la Région Ile-de-France ».
Si vous employez les tabulateurs, votre texte « chassera » vers la marge de gauche :

Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse des Travailleurs Salariés

de la Région IDF

10 rue Blanche
75009 PARIS

Taquet de retraitSi vous employez les retraits de paragraphe, vous n’aurez par contre aucun problème : le texte chassera également mais restera bien calé à 11 cm de la marge

Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse des Travailleurs Salariés
de la Région IDF
10 rue Blanche
75009 PARIS

Pour utiliser la méthode des retraits de paragraphe, il suffit de faire glisser le taquet gauche de la règle en vous positionnant sur sa partie inférieure(indiquée en rouge dans le schéma ci-après). Relâchez simplement lorsque vous aurez atteint la position désirée.

Nomenclature de l’adresse

Si la disposition de certains éléments de l’entête revêtent un caractère facultatif, il en va tout autrement de la disposition de l’adresse postale. Il ne s’agit plus ici d’une recommandation AFNOR mais de la POSTE.

Suivre les préconisations de la POSTE est d’autant plus important si votre volume de courrier est relativement élevé : le non respect de la nomenclature postale peut engendrer un traitement manuel de la poste et donc un surcoût non négligeable lors d’un envoi en nombre (publipostages).

L’adresse est présentée sur 6 lignes maximum de 32 caractères au plus. La Poste préconise la présentation suivante :

  • Ligne 1 : raison ou dénomination socialeLigne 2 : identité du destinataire

  • Ligne 3 : complément : résidence, bâtiment, immeuble, tour, entrée

  • Ligne 4 : n° et libellé de la voie (sans aucune ponctuation)

  • Ligne 5 : indications spéciales (B.P., TSA…), commune géographique si différente du libellé du bureau distributeur

  • Ligne 6 : code postal ou CODE POSTAL CEDEX (sans aucun espace ni point) et LIBELLE DU BUREAU DISTRIBUTEUR CEDEX
    Le nom de la ville s’écrit toujours en majuscules ainsi que le mot CEDEX.

A noter : les lignes vides peuvent être supprimées.

Ligne 1 : La dénomination sociale

Vous l’aurez remarqué, lorsqu’il s’agit d’un courrier professionnel, il convient d’indiquer en tout premier lieu le nom de l’entreprise et ensuite, et seulement ensuite, le nom du destinataire. En effet, la mention portée sur la boîte aux lettres du destinataire sera celle de son entreprise et non son nom propre.
Pour les acronymes, respecter la règle suivante :

  • l’abréviation ne peut se prononcer d’un seul tenant : mettre un point entre chaque lettre.
    Ex : S.N.C.F., E.D.F.
  • l’abréviation peut se prononcer sans épeler les lettres : au choix mettre un point entre chaque lettre ou accrocher le tout. Ex : APEC ou A.P.E.C. , ONU ou O.N.U.

Ligne 2 : Le destinataire

Petit rappel : les abréviations les plus courantes sont les suivantes :

– M. (MM.)
– Mme (Mmes)
– Dr
– Me

Il est préférable, au choix, d’écrire :

– M. Jean-François DUPONT
– Monsieur DUPONT
– Monsieur J-F. DUPONT

Évitez Monsieur Jean-François DUPONT. Pour peu que votre correspondant ait un prénom  composé et un nom de famille très long, cette ligne pourra être à rallonge…

La date

La date est primordiale, surtout en cas de litige. Laissez environ 2 lignes vierges et inscrivez le nom de la ville et la date en les séparant par une virgule et en les calant à l’aplomb de l’adresse.
Pour la date, choisissez le style « 12 janvier 2002 » plus lisible que « 12/01/2002 » et bien moins long que « mercredi 12 janvier 2002 ».

A noter : l’AFNOR préconise de présenter la date sur deux lignes :
– sur la première ligne figure le nom de la commune ;
– sur la seconde ligne, la date elle-même.

A mon sens, cette disposition,vieillotte, ne s’impose que pour les communes dont le nom est composé et particulièrement long.

La zone de références

Mentionnez, le cas échéant, les références du courrier de votre interlocuteur, puis vos références éventuelles.
Il est également préférable de préciser le nombre de pièces jointes, ce qui permet à votre correspondant de vérifier qu’il a bien reçu l’intégralité de votre courrier.
L’objet du courrier peut permettre un traitement plus rapide de votre lettre : si votre courrier échoue dans un service d’une quinzaine de personnes, l’objet permettra de trouver celle la plus à même d’y apporter une réponse.

Enfin, si votre courrier est envoyé en recommandé, il convient d’inscrire la mention « Lettre recommandée avec A.R. ». On recourt généralement à une typo grasse et soulignée, pour bien faire ressortir cette indication. N’oubliez pas de conserver une copie de ce courrier pour vos archives (cf. cahier des recommandés).

Nous aurons donc :

Vos réf. :
Nos réf. :
Objet :
Pièces jointes :

Lettre recommandée avec A.R.

La formule de civilité

La formule de civilité est toujours suivie d’une virgule :

Madame,
Cher Monsieur,

On ne fait pas suivre « Madame » ou « Monsieur » du nom de famille (« Cher Monsieur Durand »). Cette façon de procéder est pourtant couramment utilisée dans les mailings des sociétés de vente par correspondance pour créer une simili connivence avec le client mais est à proscrire dans les correspondances administratives.

Si l’on a des relations de longue date ou amicales avec le destinataire, on peut faire précéder le titre de l’adjectif « Cher » (avec un C majuscule) et du prénom (ex : « Cher Jérémy »).

Si l’on s’adresse à une personne possédant un grade ou une fonction élevée, il convient de le mentionner. On écrira donc :

Madame le Juge,
Monsieur le Directeur,

Si l’on ne connaît pas le correspondant, on privilégiera la formule « Messieurs ».

Le corps de la lettre

On expose généralement une idée par paragraphe.
Le courrier est disposé à l’interligne 1 avec un interligne vide entre chaque paragraphe.

Cependant, si votre lettre est particulièrement courte, il est alors vivement conseillé d’augmenter l’interlignage pour obtenir une lettre « harmonieuse » sur le plan graphique.

Si votre lettre fait plus d’une page, il convient de mettre des points de suite « …/… » en bas à droite des pages concernées.

On ne coupe pas un paragraphe :

  • après les deux points (« : »). Ceux-ci doivent être suivis par une énumération d’au moins deux lignes.
  • après une ligne ou deux. Votre paragraphe doit comporter au minimum 3 lignes de texte.

On ne coupe jamais un courrier avant la formule de politesse. Dans ce cas, mieux vaut réduire la police de votre texte afin de le faire tenir sur une page.

La formule de politesse

La formule de politesse doit impérativement contenir la formule de civilité utilisée en ouverture de lettre. Cependant, les adjectifs « chère » ou « cher » ne doivent plus prendre de « C » capital.

Une femme se doit de ne jamais envoyer ses « sentiments » à un homme mais plutôt sa « considération ».

Bannir tout ce qui est « sentiments distingués » : on ne se distingue jamais par rapport à un client. A la rigueur, par rapport à un fournisseur. Privilégiez l’une des formules suivantes :

Nous vous prions de croire, Monsieur, en l’assurance de notre considération la meilleure.

Recevez, Monsieur, l’expression de nos sentiments les meilleurs.

Pour une connaissance de longue date, vous pouvez utiliser l’expression « Cordialement ».

La signature

Il est préférable de signer vos courriers de votre nom et de votre titre.
Deux dispositions sont alors possibles :

Le directeur des Ventes(signature)

Michel DUPONT

 (signature)Michel DUPONT
Directeur des Ventes

A noter : lorsque le titre est placé en premier, il est toujours précédé d’un article et la signature est placée entre le titre et le nom (prévoir 3/4 interlignes vides).
Dans le second cas, en revanche, le titre n’est pas précédé d’un article et la signature doit être placée au-dessus du nom.

Le post-scriptum (P.S.) ou le Nota bene (N.B.) s’inscrivent contre la marge de gauche, à 4 ou 5 lignes sous la signature.

En dessous de cette indication peut figurer le nombre de copies éventuelles avec le nom des différents destinataires.

Bien plier une lettre

En correspondance commerciale, on utilise des enveloppes de format rectangulaire de 22 cm x 11 cm (modèle DL). Votre lettre sera donc pliée en 3 parties égales, dans le sens de la hauteur.

Lorsque l’on utilise une enveloppe à fenêtre, on doit bien évidemment caler l’adresse du destinataire afin qu’elle apparaisse dans la lucarne prévue à cet usage.

Méthode 1 : se caler sur une enveloppe

pliageDisposez votre lettre au dessus de votre enveloppe en faisant correspondre les bords supérieurs de votre lettre avec ceux de votre enveloppe.
Eventuellement, pour faciliter la manipulation, laissez dépasser de quelques centimètres le bord gauche de votre enveloppe.

Vous pouvez maintenant replier le tiers supérieur de votre lettre en prenant comme repère le bord inférieur de votre enveloppe.

Il ne vous reste plus ensuite qu’à rabattre le dernier tiers de votre lettre.

Méthode 2 : imprimer un discret repère de pliage votre lettre

Activez le menu Insertion – Formes.
Puis, cliquez sur l’icône trait2 et dessinez un trait de 1 cm environ n’importe où sur votre page.
Gardez votre sélection sur ce trait et, en cliquant sur l’icône traitsélectionnez une couleur gris foncé.

A présent, faites un clic droit, Format de la forme automatique.
Dans l’onglet Couleurs et traits, modifiez l’Epaisseur et réglez-là sur 0,25 cm.
Activez l’onglet Taille et réglez la largeur à 1 cm.
Activez l’onglet Habillage et cliquez sur le bouton Avancé… situé tout en bas et à droite de la boîte de dialogue.
Dans l’onglet Positionnement de l’image, réglez les paramètres suivants :

Zone Horizontale – Position absolue 0 cm à droite de Page
Zone Verticale – Position absolue 10 cm au-dessous Page
Décochez la case Déplacer avec le texte
Validez.

Le repère s’imprimera automatiquement sur votre page.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, opter pour une taille ou une teinte plus ou moins prononcée.

Dans le cas d’utilisation d’enveloppes sans fenêtre, il convient de placer la zone contenant l’adresse côté dos de l’enveloppe, pour des raisons de confidentialité. En effet, le courrier est généralement ouvert par l’arrière. Ainsi, en cas d’erreur (lettre glissée dans la mauvaise enveloppe), la personne ouvrant le courrier constatera immédiatement l’erreur et pourra glisser le courrier ne la concernant pas dans une nouvelle enveloppe sans déplier la lettre ni la lire.

 

Orthographe : comment éviter quelques fautes communes

Les règles qui régissent notre orthographe et notre grammaire sont complexes.Voici quelques « trucs » glanés au cours de mon expérience et qui vous permettront d’éviter quelques fautes parmi les plus communes.

L’impératif

La deuxième personne du singulier de l’impératif n’accepte que deux terminaisons : e ou s, mais jamais les deux.

On écrira donc :

donne-moi – tais-toi

L’accent circonflexe

La plupart du temps, l’accent circonflexe signale un « s » disparu au fil des siècles. Pour savoir si un mot comporte donc un accent, il convient de rechercher un mot ayant la même racine.

ex :

arrêt – arrestation
fenêtre – défenestrer
hôpital – hospitalisation
hôtel – hostellerie (vieux français)
château – castel (vieux français)…

Après que

Contrairement à une idée très répandue, on ne met jamais de subjonctif derrière « après que ». En effet, le subjonctif induit un doute, une hypothèse. « Après que » indique que l’événement est passé. Le résultat est donc connu et le doute n’a plus lieu d’être. En conséquence, « après que » nécessite l’emploi du passé.

Après que je suis venue, il s’est mis à pleuvoir.

Quelques – quel que

Quelques = un petit nombre de.
Quel que = peu importe. Il s’accorde en genre et en nombre avec le nom commun qui suit.

Quelques personnes s’étaient rassemblées Un petit nombre de personnes s’était rassemblé
Quelques fois, le choix s’avère difficile Un petit nombre de fois, le choix s’avère difficile
Quelle que soit votre décision, je l’accepterai Peu importe votre décision, je l’accepterai
Cette astuce fonctionne quel que soit le type de données cette astuce fonctionne, peu importe le type de données

Ou – Où

ou=choix Quelle date vous conviendrait le mieux ? Lundi ou mardi ?
où= Lieu Veillez à ce que la salle où se tiendra la réunion soit équipée d’un projecteur de diapositives
Temps A l’époque où il terminait ses études de droit… indique une possibilité de choix.Où introduit un complément (circonstanciel) de lieu ou de temps .

Tout /tous – Toute / toutes

Pas toujours facile de s’y retrouver : tout/tous, toute/toutes peut être tour à tour adjectif et donc variable ou adverbe et donc invariable !

Plutôt que de vous enquiquiner avec des règles, voici quelques petits rappels qui devraient vous permettre de situer votre cas de figure et d’accorder ou non vos phrases.

Tout/toute peuvent être remplacés par n’importe quel(e) -> s’accorde en genre et en nombre. Ex : tout homme (= n’importe quel homme), toute femme (n’importe quelle femme).

Tout / toute peuvent être placés devant un adverbe, un adjectif ou une locution. Dans ce cas, ils signifient entièrement. On emploie toujours ‘tout’ sauf lorsque le sujet est du genre féminin et que l’adverbe ne commence pas par une voyelle ou un ‘h’ aspiré.
Ex : il est tout gentil – elle est toute gentille (sujet féminin, adjectif ne commençant pas par une voyelle) – elle est tout ébahie (sujet féminin, mais adjectif commençant par une voyelle), elle est toute heureuse (sujet féminin, mais adjectif commençant par un ‘h’ aspiré), elle est tout en larmes (=elle est entièrement en larmes, sujet féminin mais ‘tout’ placé devant une voyelle).

Tous / toutes s’emploient toujours devant l’article « les » ou un possessif au pluriel (mes, tes, nos…) et s’accordent en genre avec le nom qui suit : tous les enfants vont à la plage, tous les jours, toutes les femmes, tous nos amis…
Tous peut s’employer également sans article mais dans ce cas de figure, on prononce le « s ». Ex : tous aiment les gâteaux.

Tableau récapitulatif

Peut être remplacé par…

Type d’accord

Exemples
Tout/toute n’importe quel(le) genre et nombre Tout individu

Toute personne
Tout/toute entièrement genre

(toute si sujet féminin et si adverbe ne commence pas par une voyelle ou un h aspiré)

 Il est tout gentil

Elle est toute charmante

elle est toute honteuse

elle est tout aimable
tous/toutes devant ‘les’ ou un possessif au pluriel (mes, tes…) genre Tous les mois

Toutes l’adorent

Exercez-vous ! Voici quelques liens d’exercices à faire sur internet

Malgré que

Si l’on se réfère à la quantité d’articles traitant de ce sujet sur le net, la locution malgré que est l’enjeu d’une polémique exacerbée.
En effet, selon les puristes malgré s’emploie seul, sans la moindre conjonction de coordination.
Le plus simple, pour éviter toute controverse, est de remplacer malgré par la locution en dépit de. Pour les plus douées à l’aise avec le subjonctif, reste la possibilité d’utiliser la locution bien que.

Malgré qu’il gelait, François est sorti jouer dans le parc.

  • Malgré le gel, François est sorti jouer dans le parc.
  • En dépit du gel, François est sorti jouer dans le parc.
  • Bien qu’il gelât, François est sortir jouer dans le parc.

Malgré que je l’ai relancé plusieurs fois, votre collaborateur ne m’a toujours pas adressé le devis demandé.

  • Malgré mes nombreuses relances, votre collaborateur ne m’a toujours pas adressé le devis demandé.
  • En dépit de mes nombreuses relances, votre collaborateur ne m’a toujours pas adressé le devis demandé.
  • Bien que je l’aie relancé plusieurs fois, votre collaborateur ne m’a toujours pas adressé le devis demandé.

Malgré que j’ai joint le chèque, la marchandise ne m’a toujours pas été livrée.

  • Malgré mon règlement joint à ma commande, la marchandise ne m’a toujours pas été livrée.
  • En dépit de mon règlement joint à ma commande, la marchandise ne m’a toujours pas été livrée.
  • Bien que mon règlement ait été joint à la commande, la marchandises ne m’a toujours pas été livrée.

Autant pour moi / Au temps pour moi !

Bien qu’il soit extrêmement tentant d’être d’opter pour la première formulation, la bonne locution est Au temps pour moi…

A priori / A posteriori

Faut-il écrire à priori ou a priori ? à postériori ou a posteriori ? Pour ne jamais plus commettre d’erreur, retenez qu’en latin, les accents n’existent pas. Donc a priori et a posteriori s’écrivent sans accent.
Une autre règle exige que les locutions d’origine latine soit toujours saisies en italique dans un texte.

Compte-rendu / compte rendu ?

Le dictionnaire de l’académie française n’accepte qu’une seule et unique orthographe : compte rendu (pluriel comptes rendus).

Demi-heure / demie-heure

Lorsqu’il est placé devant un mot, demi ne s’accorde jamais. On écrit donc demi-heure (à noter la présence du trait d’union).
Par contre, demi s’accorde lorsqu’il est placé après un nom : une heure et demie, un verre et demi.

En savoir plus :

La porte des lettres*** : un moteur de recherche sur l’orthographe et la grammaire.

Centre collégial de développement de matériel didactique (CCDMD) et leur répertoire des meilleurs sites pour l’amélioration de la langue.