Catégorie : Juridique

Les formalités à accomplir en cas de transfert de siège social

Les formalités à accomplir en cas de transfert de siège social (ou d’établissement secondaire) sont nombreuses. Certaines revêtent un aspect légal ou juridiques. D’autres sont plutôt d’ordre administratif. Mais comment faire pour ne rien oublier ? S’il ne se prétend pas exhaustif, cet article devrait vous aider à vous y retrouver.

Les démarches légales et juridiques

En tout premier lieu, la décision de transférer le siège social d’une entreprise doit être validée par une assemblée générale extraordinaire.

Un procès-verbal de cette AGE est donc ensuite établit.
C’est ce document, en double exemplaire que vous devrez transmettre au Centre de formalité des entreprises (coordonnées des CFE disponibles à l’adresse http://annuaire-cfe.insee.fr/AnnuaireCFE/jsp/Controleur.jsp?service=accueil).

A ce procès-verbal seront joints :

  • deux copies des statuts à jour et certifiées ;
  • une copie du bail commercial ou tout document pouvant attester de la localisation du nouveau siège social ;
  • d’une demande de modification au registre du commerce et des sociétés ;
  • 1 exemplaire du journal légal ayant mentionné l’événement.

En cas de changement de département, il convient, en plus des pièces mentionnées ci-dessus, de joindre :

  • une liste des différents sièges sociaux successifs antérieurs (en deux exemplaires) ;
  • un exemplaire original de moins de 3 mois de l’inscription au registre des commerces et sociétés (RCS) de l’ancien siège social ;
  • une demande de modification au registre du commerce et des sociétés.

Il conviendra par ailleurs, toujours dans le cadre d’un changement de département, de publier l’information dans un journal d’annonces légales des départements de l’ancien et du nouveau siège social.
Vous devrez également formuler une nouvelle demande d’immatriculation auprès du Tribunal de Commerce de votre nouveau département.

Aller plus loin :

Les autres formalités

Si les formalités juridiques sont contraignantes, le déménagement de votre société va impacter nombre de vos contrats et la quasi totalité de vos documents administratifs.

Flotte Auto

Ainsi, si vous changez de département et disposez d’une flotte de véhicules sociétés achetés par votre entreprise, il conviendra de faire modifier les cartes grises de chacun de vos véhicules et procéder au changement des plaques d’immatriculation. Cette démarche n’est, bien sûr, plus d’actualité pour les véhicules disposant des nouvelles plaques d’immatriculation.

Poste

De même, pensez à ouvrir auprès de la poste, un nouveau contrat Entreprise pour le ramassage et la distribution de votre courrier. Vérifiez à cette occasion si vos nouveaux locaux disposent d’un code cedex.

Articles de papeterie

Qui dit changement d’adresse, dit changement de papier à entête et modification des cartes de visite.
Le nombre d’article de papeterie à refaire fluctue en fonction des entreprises. Voici quelques exemples, non limitatifs, donnés pour mémoire :

  • cartes de correspondance (ou remerciements),
  • étiquettes adhésives aux coordonnées de votre entreprise,
  • enveloppes logotypées si elles comportent la mention de votre siège social,
  • blocs notes éventuels à l’identité de votre entreprise s’ils comportent la mention de votre siège social,
  • cachets sociétés,
  • bons de commande,
  • modèles de facture, de fax,
  • bulletin de paie,
  • présentations sociétés, revues de presse
  • brochures,
  • chemises Prestige,
  • crayons logotypés s’ils comportent la mention de votre siège social,
  • Kbis,
  • flamme de la machine à affranchir…

Contrats à dénoncer ou à modifier

Une multitude de contrats régissent le bon fonctionnement d’une entreprise.
Certains d’entre eux devront être modifiés, d’autres annulés purement et simplement. Il est impossible de dresser une liste exhaustive de tous les contrats impactés par un déménagement. En voici néanmoins quelques-uns :

  • contrat de nettoyage,
  • contrat de machine à affranchir,
  • contrat de distribution postale,
  • contrat d’entretien des extincteurs (ces derniers sont considérés comme des meubles d’un point de vue juridique. Vous pouvez donc sans souci les décrocher et les emporter pour équiper vos nouveaux locaux. Attention toutetois, si vous étiez l’un des occupants multiples d’un bâtiment, à ne pas emporter les extincteurs des parties communes ou gaines techniques, propriété de l’immeuble),
  • contrat des fontaines à eau,
  • contrat des distributeurs de boisson,
  • contrat de flotte téléphonique,
  • contrat de location des véhicules longue durée,
  • contrat société d’installation en téléphonie (pour l’autocom, à prévenir deux mois minimum en amont du déménagement),
  • contrat des hôtesses d’accueil (si la prestation est externalisée),
  • contrat de télésurveillance ou de gardiennage,
  • contrat de location de parkings publics,
  • contrats de maintenance (photocopieurs, fax, imprimantes, facilities management),
  • contrat d’entretien des plantes vertes,
  • contrats coursiers et transporteurs,
  • contrat fournituriste de bureau,
  • contrat avec une compagnie d’affacturage,

Bien évidemment, vous prendrez la précaution d’envoyer un mailing avec vos nouvelles coordonnées à l’ensemble de vos clients et fournisseurs.

La clause de non-concurrence

La clause de non-concurrence est une clause figurant dans certains contrats de travail.
Elle avait, à l’origine, pour objectif d’empêcher un collaborateur d’aller rejoindre la concurrence. Utilisée à ses débuts de manière abusive par les employeurs qui tendaient à la généraliser, elle a été profondément modifiée par l’Arrêt du 10/07/02.

Cette clause de non-concurrence n’est licite que si elle est indispensable à la protection des intérêts légitimes de l’entreprise, limitée dans le temps et dans l’espace, qu’elle tient compte des spécificités de l’emploi du salarié et comporte l’obligation pour l’employeur de verser au salarié une contrepartie financière, ces conditions étant cumulatives » selon les termes mêmes de la Cour de Cassation.

Ce qui change depuis cet arrêt ? La cumulation des conditions. Jusqu’à cette date, en effet, elles n’étaient pas considérées comme telles et les juges avaient tendance à ne pas tenir compte de la contrepartie financière.

Aussi, depuis ce jugement, les clauses de non-concurrence sans contrepartie financière sont nulles de fait.
Les employeurs ayant eu recours à ce type de clause doivent désormais soit libérer le salarié de cette clause, soit négocier au coup par coup une contrepartie financière.

En savoir plus :

Usage d’internet et des mails au bureau

En théorie, l’usage d’internet et des mails au bureau est strictement limité à des utilisations professionnelles. Cependant, tout n’est pas si simple…

L’arrêt Nikon du 2 octobre 2001, le premier du genre, a instauré la notion de « vie privée résiduelle au bureau ». En d’autres termes, tout salarié a le droit d’utiliser Internet ou d’envoyer des mails à usage privé de son lieu de travail. A condition de n’en pas abuser.

Face à cette jurisprudence, la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) a énoncé six recommandations à l’usage des dirigeants d’entreprise.

  1. L’entreprise peut légitimement enregistrer les connexions de ses salariés mais de manière globale. Les représentants du personnel et les salariés doivent être informés de ces contrôles et de la durée de conservation des sauvegardes. Le cas échéant, les salariés doivent être avertis que l’accès à certains sites à caractère pornographique ou illicites est strictement interdit.
    En cas de contrevenance et dans des cas exceptionnels, la CNIL ne voit aucune opposition à ce que l’entreprise exerce une surveillance individuelle à l’encontre d’un de ses salariés.

  2. La CNIL préconise que les administrateurs réseaux soient tenus au secret professionnel et ne puissent avoir un rôle de dénonciateurs.
  3. La CNIL recommande que les messages personnels comportent systématiquement la mention « Privé » en objet et que les documents à caractère personnel soient stockés dans un répertoire personnel. Ces messages et documents doivent être « résiduels » et n’engendrer aucun problème de saturation ou de perturbation du trafic de l’information au niveau de l’entreprise.
  4. La CNIL invite les entreprises à désigner un correspondant « Informatique et Libertés », choisi en concertation avec les représentants du personnel. Ce correspondant aurait un rôle de médiateur.
  5. La CNIL suggère d’inclure un chapitre consacré à la surveillance informatique dans le bilan social.
  6. La CNIL recommande que les représentants du personnel puissent disposer d’un compte de messagerie sécurisé dans le cadre de leur fonction.

Les risques encourus par le salarié

A partir du moment où les limites de l’usage de la messagerie et de l’accès Internet ont été clairement énoncés dans le règlement intérieur, la salarié peut encourir une mise à pied ou un licenciement.

Il convient à cet effet de rappeler que le règlement intérieur constitue un document officiel car validé par l’inspection du travail.

En savoir plus :

L’apostille

L’apostille consiste en l’apposition, par la Cour d’Appel, d’un sceau sur des actes juridiques entre sociétés de nationalités différentes, comme par exemple, la cession d’actions entre une maison-mère française et une filiale basée à l’étranger. Ce sceau atteste de la conformité des pièces en regard de la législation française.

Les documents à apostiller

  • Apostiller un acte juridique : contrat, cession d’actions… La signature du document doit se faire comme à l’accoutumée, devant notaire. Ce dernier authentifie la signature de l’acte. Ce document sera ensuite transmis à son tour au service de l’apostille (cf. démarches ci-dessous).
  • Apostiller un Kbis : seuls peuvent être apostillés les exemplaires originaux des Kbis.
  • Apostiller une photocopie de pièce d’identité : cette astuce m’a été communiquée par le service de l’apostille de la Cour d’appel de Versailles. Tout d’abord, prenez rendez-vous chez un notaire. Ce notaire n’authentifiant que des signatures, l’astuce consiste à demander au détenteur de la pièce d’identité de signer la photocopie de cette pièce en présence du notaire. Il ne reste alors plus au notaire qu’à certifier cette signature. Ce document devra, bien évidemmement, être également apostillé par la Cour d’appel.

Les démarches

Pour faire apostiller vos documents, le mieux est de vous rendre auprès de la cour d’appel du département dont vous dépendez, service de l’apostille. Suivant les cours d’appel, il se peut qu’il soit nécessaire de convenir d’un rendez-vous. Quoi qu’il en soit, le mieux est de vous renseigner en amont afin de valider ce point ainsi que les horaires d’ouverture.
Sachez également que cette procédure est gratuite et ne prend que quelques minutes.
Cette démarche peut également être effectuée par correspondance. Il convient alors de joindre une enveloppe timbrée pour la réponse et de compter une à deux semaines (voire davantage suivant les cours d’appel) pour le traitement de vos documents.

Il existe une autre possibilité d’obtention de l’apostille mais elle est plus contraignante car elle implique une double démarche : d’abord l’obtention d’une apostille par le Ministère des Affaires Etrangères puis par l’Ambassade ou le Consulat du pays étranger en France.

Petite info communiquée par Annie Gourbillon-Faucher : l’Ukraine est passée sous le système des apostilles cour d’appel depuis le 22/12/03. Merci à Annie d’avoir partagé cette info avec nous.

En savoir plus

Tableau des démarches de légalisation pays par pays : http://www.action-visas.com/L19B08B/B60LY/AV_99A/legalisations_regime.asp?destination=

Les retenues sur salaire

Une contribution de Marie Duplay

Les retenues sur salaire sont multiples : saisies-arrêts, acomptes, subgrogation. Faites-vous le distinguo entre chacune d’elles ?

Les saisies-arrêts

Le salaire est protégé contre les saisies. Le tribunal ne peut ordonner que la saisie d’une partie du salaire, c’est la quotité saisissable ou cessible. Son montant est communiqué par l’administration.
Dans tous les cas, le salarié doit continuer à percevoir une somme au moins égale au montant du RMI.

La saisie est notifiée à l’entreprise par acte lettre recommandée avec accusé de réception par le greffe du Tribunal. Dans les 15  jours, l’entreprise doit préciser sa relation de travail avec le salarié sous peine d’amende au greffe du tribunal. Il doit aussi dans les 8 jours, préciser toutes les modifications du contrat.

L’employeur devra tous les mois verser les sommes par chèque au greffe du tribunal, faute de quoi il sera considéré comme personnellement responsable par ordonnance du juge. En cas de saisies simultanées sur un même salarié, l’employeur règle d’abord les créances alimentaires, les créances du Trésor Public et enfin, les créances faisant l’objet d’une saisie de droit commun.

Lorsqu’une administration procède à une saisie, l’employeur reçoit un avis à tiers-détenteur.

Les acomptes

Pour les salariés bénéficiant de l’accord du 10 décembre 1977 (c’est-à-dire une immense majorité), l’employeur ne peut refuser le versement d’un acompte correspondant à la moitié du salaire pour deux semaines de travail, dès lors que le salarié en fait la demande.
De même, si le versement de l’acompte est prévu par la convention collective ou l’usage dans l’entreprise, l’employeur ne peut y déroger.
L’acompte est obligatoirement versé par chèque ou virement si le salaire dépasse 1 600 € et être intégralement déduit de la paie suivante sauf si l’employeur accepte de l’étaler dans le temps.

Attention ! L’acompte correspond à un travail déjà effectué. Ce n’est pas le cas pour une avance en espèces.
Dans ce dernier cas, l’employeur ne peut se rembourser que par retenues successives ne dépassant pas 10 %du salaire net.

La subrogation

Ce mécanisme juridique permet à l’employeur de récupérer les indemnités d’assurance-maladie versées au salarié lorsque ce dernier a bénéficié du maintien intégral de son salaire pendant sa période de maladie. L’employeur est alors subrogé de plein droit à l’assuré.

Lorsque le salaire est maintenu en totalité ou en partie sous déduction des indemnités journalières, l’employeur qui paie sans opérer cette déduction peut être subrogé par l’assuré à condition que le salaire maintenu soit au moins égal au montant des indemnités dues.

Dans les autres cas, l’employeur peut seulement demander au salarié les sommes correspondant aux indemnités journalières jusqu’à concurrence du salaire maintenu.

[être subrogé = récupérer les droits de quelqu’un]

Le tabac en entreprise

L’usage du tabac en entreprise est strictement interdit.

L’interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif est régi par l’article L. 3511-7. Cette interdiction s’applique »dans tous les lieux fermés et couverts accueillant du public ou qui constituent des lieux de travail […] ».

Il est donc strictement interdit de fumer dans les espaces communs, notamment les salles de réunion, accueil, cafétéria…

L’employeur a l’obligation de rappeler, par voie d’affichage, le principe cette interdiction. Cet affichage doit également indiquer les emplacements mis à la disposition des fumeurs.
L’absence d’affichage est puni par une amende de 5e classe.

L’employeur a cependant la possibilité, après consultation des instances représentative du personnel, de mettre à la disposition des fumeurs un ou plusieurs locaux spécifiques, répondant à des normes drastiques et extrêmement coûteuses de ventilation :

  1. débit minimal de ventilation de 7 litres par seconde et par occupant, pour les locaux dont la ventilation est assurée de façon mécanique ou naturelle par conduits;
  2. volume minimal de 7 m3 par occupant, pour les locaux dont la ventilation est assurée par des ouvrants extérieurs.

Ces locaux doivent être clairement identifiés comme espaces fumeurs
et être hermétiquement fermés.

En matière de lutte contre le tabagisme, l’employeur est également soumis à une obligation de résultat. En d’autres termes, l’employeur doit veiller à ce que cette loi soit respectée au sein de l’entreprise.

Cette obligation ne doit pas être prise à la légère. En vertu de l’article L231-8-1 du Code du travail, le salarié dispose d’un « droit de retrait en cas de danger imminent ». Le tabac entre dans le champ d’application de cette loi.

Un salarié peut donc légitimement quitter son lieu de travail s’il juge sa santé en péril et faire constater la rupture de son contrat de travail aux torts de l’employeur (Arrêt n° 1698 du 29 Juin 2005 Cour de cassation – Chambre sociale)

Congé parental d’éducation

Contribution de Julie P., assistante DRH

Le congé parental d’éducation, prévu à l’article L. 122-28-1 du code du travail, permet à tout salarié ayant au moins un an d’ancienneté dans l’entreprise, qu’il soit le père ou la mère de l’enfant, de bénéficier d’un congé ou d’une réduction de son temps de travail afin de s’occuper de son enfant de moins de trois ans (16 ans en cas d’adoption).

Rémunération

L’employeur n’est pas tenu de rémunérer le congé parental total ou de compenser la baisse de rémunération lors d’un temps partiel. 
Le salarié en congé parental (total ou à temps partiel) peut bénéficier d’une allocation parentale d’éducation (APE), versée par l’Etat, selon certaines conditions.

Modalités

Ce droit au congé est ouvert quelle que soit la taille de l’entreprise. Le congé parental à temps partiel ne peut pas être refusé ni différé par l’employeur.
Le droit au congé est ouvert à l’occasion de chaque naissance d’un enfant jusqu’à ses trois ans ou à chaque adoption d’un enfant âgé de 16 ans au plus (pour les enfants adoptés de plus de 3 ans, durée maximale d’un an à compter de la date d’arrivée de l’enfant au foyer).
Il est donc possible de prendre plusieurs congés parentaux successifs.
La réduction du temps de travail doit être d’au moins 1/5° de la durée du travail, sans être inférieure à 16 heures hebdomadaires (soit une durée du travail comprise entre 16 et 28 heures pour un horaire normal de 35 heures).

Déroulement

Le congé (total ou partiel) doit d’abord comprendre une phase initiale d’une durée d’un an maximum. Puis il peut être prolongé deux fois. Chaque prolongation peut avoir une durée différente de celle de la phase initiale et peut excéder un an. Le salarié peut changer de formule (total ou partiel) lors des prolongations.

A l’issue de son congé parental, le salarié reprend son activité antérieure ou un emploi équivalent. Durant le congé parental total, le contrat de travail est suspendu, et non rompu. Le salarié en congé parental ne peut donc exercer aucune activité professionnelle autre que celle d’assistante maternelle.

Formalités

La demande doit être faite à l’employeur par courrier recommandé avec accusé de réception dans les délais suivants :

  • un mois avant le terme du congé maternité lorsque le congé fait immédiatement suite au congé maternité ou d’adoption ;
  • deux mois avant le début du congé parental lorsqu’il ne suit pas immédiatement le congé maternité ou d’adoption ;
  • les renouvellements éventuels doivent être notifiés au moins un mois avant le terme.

Dans le cas d’un congé parental à temps partiel, les nouvelles conditions de travail devront faire l’objet d’un avenant au contrat de travail. Si le salarié est libre de choisir le nombre d’heures de travail à effectuer pendant son congé parental, l’employeur peut lui déterminer la répartition des heures de travail.

Modèles à télécharger : Demande Conge Parental – Reponse Conge Parental

Les arrêts maladie de complaisance

Certains médecins, même s’ils sont minoritaires, ont tendance à écouter les suppliques de leurs clients et à délivrer, à leur demande, des arrêts maladie de complaisance. Ce n’est pas sans risque pour le salarié…

En cas de doute sur le bien-fondé d’un arrêt maladie, l’employeur peut en effet diligenter un médecin spécialisé au domicile de son salarié. Les frais afférents seront à la charge de l’employeur et il convient de se renseigner, les prix pouvant varier du simple au double.

  • Si le médecin juge l’arrêt de travail non fondé, le salarié est tenu de reprendre son travail. S’il persiste dans son arrêt maladie, les journées d’absences, à compter de la date de passage du médecin, peuvent être défalquées de son bulletin de salaire.
  • Il en va de même en cas d’absence du salarié de son domicile, en dehors des plages horaires fixées par la sécurité sociale ou en cas de refus du salarié de se laisser examiner par le médecin diligenté par son entreprise.

Néanmoins, la prudence s’impose et avant de procéder à une retenue éventuelle de salaire, ou à d’autres sanctions, il est préférable d’informer votre salarié de votre action afin de lui permettre de s’expliquer. L’absence du salarié de son domicile peut en effet peut-être s’expliquer par le passage d’examens de santé préconisés par le médecin. Mieux vaut donc chercher à dialoguer avant de sanctionner.

Les absences répétées peuvent donner lieu à un licenciement pour cause réelle et sérieuse, à condition toutefois de perturber l’organisation et la bonne marche de l’entreprise.

La participation

La participation est obligatoire dans les entreprises ayant employé plus de 50 salariés sur une période, consécutive ou non, de six mois durant l’exercice fiscal considéré. La participation doit être mis en place dans l’année qui suit la clôture de l’exercice (ex : en 2011, un entreprise a employé plus de 50 salariés sur 6 mois non consécutifs : la participation devra être mise en place au plus tard le 31 décembre 2002). Les sanctions étant lourdes, il est préférable de se conformer à la loi…

Les entreprises de moins de 50 salariés adoptant le système de participation bénéficient d’avantages fiscaux spécifiques.

L’accord de participation peut être conclu au niveau d’une branche ou d’une entreprise et peut être à durée déterminée (minimum 1 an) ou indéterminée. En cas d’accord conclu au niveau d’une entreprise, l’accord doit être signé par le dirigeant et les délégués syndicaux ou une organisation représentative des salariés.

Conditions d’adhésion

  • La participation doit obligatoirement être accessible à l’ensemble des salariés ;
  • Une condition d’ancienneté peut être exigée sans qu’elle puisse excéder 3 mois. L’ancienneté, qui peut résulter de plusieurs contrats à durée déterminée non successifs, est calculée sur une période de 12 mois.
  • La participation peut varier proportionnellement au salaire, au temps de présence dans l’entreprise ou même combiner ces deux facteurs, mais en aucun cas en fonction de l’appartenance à une catégorie professionnelle ou de performances individuelles.
  • La participation ne peut excéder 75% du plafond annuel de la sécurité sociale

Les versements

La participation dépendant des résultats de l’entreprise, son versement est aléatoire et résulte de la formule :

réserve spéciale de participation = 1/2 [bénéfice net – 5 % des capitaux propres] X [salaires / valeur ajoutée]

L’entreprise est libre d’appliquer une autre formule de calcul à condition que le résultat soit au moins égal à celui obtenu avec la formule ci-dessus.

Le mode de versement des fonds doit être précisé dans l’accord. Il peut s’agir :

  • d’attribution d’actions de l’entreprise ;
  • de la souscription d’actions de la société créée par les salariés en vue de la reprise de leur entreprise
  • de l’acquisition de SICAV ou de parts de Fonds communs de placement
  • de l’affectation à un PEE, PEI ou PPESV.

Si l’accord prévoit plusieurs modes de placements, il appartient à chaque salarié de décider de l’affectation des fonds.

Les fonds sont bloqués durant 5 ans, sauf cas précis : mariage, naissance du 3ème enfant et des suivants, divorce avec garde d’au moins un enfant, acquisition ou agrandissement de la résidence principale, cessation du contrat de travail, création ou reprise d’une société, décès, invalidité, situation de surendettement du bénéficiaire. Attention, dans la grande majorité de ces cas, la demande doit être formulée au plus tard 6 mois après la date de l’événement.

Avantages de la participation

Salariés
  • Exonération de cotisations sociales sauf CSG et CRDS.
  • Exonération d’impôts sur le revenu.
  • Les revenus sont soumis à la CSG, CRDS et au prélèvement social de 2%.
Entreprise
  • Versements déductibles de l’impôt sur les sociétés.
  • Versements exonérés de charges sociales et de taxes sur les salaires.

Le billet annuel SCNF

Le billet annuel SNCF, c’est une réduction non négligeable de 25% (voire 50% en cas de paiement par chèque vacances et sous réserve de certaines conditions) sur un trajet aller-retour de plus de 200 km.

Tout salarié peut en bénéficier dans la limite d’un billet par an.

Cette réduction est applicable aux membres de la famille entreprenant le même voyage :

– conjoint ; enfant de -21 ans à la charge des parents ; père ou mère pour un célibataire.

Pour être valable, la date de départ et la date de retour ne doivent pas excéder 61 jours. En cas de voyage trans-frontalier, la réduction sera calculée depuis votre gare de départ jusqu’à la dernière gare française limitrophe.

Pour faire votre demande de billet SNCF, il suffit de vous rendre dans n’importe quelle gare et de demander le formulaire « Billet annuel« . Le deuxième volet de ce dépliant sera à faire compléter par votre employeur.

Pour retirer votre billet, munissez-vous de ce formulaire, d’une attestation de sécurité sociale et, si vous entreprenez ce voyage accompagné, du livret de famille et d’une pièce attestant, pour chacun des autres voyageurs, du même domicile.

 

En savoir plus

Vers la rubrique d’information du site SNCF
Pensez également au service d’enlèvement de bagages à domicile !