Les formalités à accomplir en cas de transfert de siège social (ou d’établissement secondaire) sont nombreuses. Certaines revêtent un aspect légal ou juridiques. D’autres sont plutôt d’ordre administratif. Mais comment faire pour ne rien oublier ? S’il ne se prétend pas exhaustif, cet article devrait vous aider à vous y retrouver.

Les démarches légales et juridiques

En tout premier lieu, la décision de transférer le siège social d’une entreprise doit être validée par une assemblée générale extraordinaire.

Un procès-verbal de cette AGE est donc ensuite établit.
C’est ce document, en double exemplaire que vous devrez transmettre au Centre de formalité des entreprises (coordonnées des CFE disponibles à l’adresse http://annuaire-cfe.insee.fr/AnnuaireCFE/jsp/Controleur.jsp?service=accueil).

A ce procès-verbal seront joints :

• deux copies des statuts à jour et certifiées ;
• une copie du bail commercial ou tout document pouvant attester de la localisation du nouveau siège social ;
• d’une demande de modification au registre du commerce et des sociétés ;
• 1 exemplaire du journal légal ayant mentionné l’événement.

En cas de changement de département, il convient, en plus des pièces mentionnées ci-dessus, de joindre :

• une liste des différents sièges sociaux successifs antérieurs (en deux exemplaires) ;
• un exemplaire original de moins de 3 mois de l’inscription au registre des commerces et sociétés (RCS) de l’ancien siège social ;
• une demande de modification au registre du commerce et des sociétés.

Il conviendra par ailleurs, toujours dans le cadre d’un changement de département, de publier l’information dans un journal d’annonces légales des départements de l’ancien et du nouveau siège social.
Vous devrez également formuler une nouvelle demande d’immatriculation auprès du Tribunal de Commerce de votre nouveau département.

Aller plus loin :

• Le transfert de siège social (Merci à Léa pour ces deux liens) : Inforeg,NetPme
• Conditions de majorité requise pour valider l’AGE : http://sos-net.eu.org/societes/ind_soc/transfert-sieges-societes.html

Les autres formalités

Si les formalités juridiques sont contraignantes, le déménagement de votre société va impacter nombre de vos contrats et la quasi totalité de vos documents administratifs.

Flotte Auto

Ainsi, si vous changez de département et disposez d’une flotte de véhicules sociétés achetés par votre entreprise, il conviendra de faire modifier les cartes grises de chacun de vos véhicules et procéder au changement des plaques d’immatriculation. Cette démarche n’est, bien sûr, plus d’actualité pour les véhicules disposant des nouvelles plaques d’immatriculation.

Poste

De même, pensez à ouvrir auprès de la poste, un nouveau contrat Entreprise pour le ramassage et la distribution de votre courrier. Vérifiez à cette occasion si vos nouveaux locaux disposent d’un code cedex.

Articles de papeterie

Qui dit changement d’adresse, dit changement de papier à entête et modification des cartes de visite.
Le nombre d’article de papeterie à refaire fluctue en fonction des entreprises. Voici quelques exemples, non limitatifs, donnés pour mémoire :

• cartes de correspondance (ou remerciements),
• étiquettes adhésives aux coordonnées de votre entreprise,
• enveloppes logotypées si elles comportent la mention de votre siège social,
• blocs notes éventuels à l’identité de votre entreprise s’ils comportent la mention de votre siège social,
• cachets sociétés,
• bons de commande,
• modèles de facture, de fax,
• bulletin de paie,
• présentations sociétés, revues de presse
• brochures,
• chemises Prestige,
• crayons logotypés s’ils comportent la mention de votre siège social,
• Kbis,
• flamme de la machine à affranchir…

Contrats à dénoncer ou à modifier

Une multitude de contrats régissent le bon fonctionnement d’une entreprise.
Certains d’entre eux devront être modifiés, d’autres annulés purement et simplement. Il est impossible de dresser une liste exhaustive de tous les contrats impactés par un déménagement. En voici néanmoins quelques-uns :

• contrat de nettoyage,
• contrat de machine à affranchir,
• contrat de distribution postale,
• contrat d’entretien des extincteurs (ces derniers sont considérés comme des meubles d’un point de vue juridique. Vous pouvez donc sans souci les décrocher et les emporter pour équiper vos nouveaux locaux. Attention toutetois, si vous étiez l’un des occupants multiples d’un bâtiment, à ne pas emporter les extincteurs des parties communes ou gaines techniques, propriété de l’immeuble),
• contrat des fontaines à eau,
• contrat des distributeurs de boisson,
• contrat de flotte téléphonique,
• contrat de location des véhicules longue durée,
• contrat société d’installation en téléphonie (pour l’autocom, à prévenir deux mois minimum en amont du déménagement),
• contrat des hôtesses d’accueil (si la prestation est externalisée),
• contrat de télésurveillance ou de gardiennage,
• contrat de location de parkings publics,
• contrats de maintenance (photocopieurs, fax, imprimantes, facilities management),
• contrat d’entretien des plantes vertes,
• contrats coursiers et transporteurs,
• contrat fournituriste de bureau,
• contrat avec une compagnie d’affacturage,

Bien évidemment, vous prendrez la précaution d’envoyer un mailing avec vos nouvelles coordonnées à l’ensemble de vos clients et fournisseurs.

1. L’entreprise peut légitimement enregistrer les connexions de ses salariés mais de manière globale. Les représentants du personnel et les salariés doivent être informés de ces contrôles et de la durée de conservation des sauvegardes. Le cas échéant, les salariés doivent être avertis que l’accès à certains sites à caractère pornographique ou illicites est strictement interdit.
   En cas de contrevenance et dans des cas exceptionnels, la CNIL ne voit aucune opposition à ce que l’entreprise exerce une surveillance individuelle à l’encontre d’un de ses salariés.

2. La CNIL préconise que les administrateurs réseaux soient tenus au secret professionnel et ne puissent avoir un rôle de dénonciateurs.
3. La CNIL recommande que les messages personnels comportent systématiquement la mention « Privé » en objet et que les documents à caractère personnel soient stockés dans un répertoire personnel. Ces messages et documents doivent être « résiduels » et n’engendrer aucun problème de saturation ou de perturbation du trafic de l’information au niveau de l’entreprise.
4. La CNIL invite les entreprises à désigner un correspondant « Informatique et Libertés », choisi en concertation avec les représentants du personnel. Ce correspondant aurait un rôle de médiateur.
5. La CNIL suggère d’inclure un chapitre consacré à la surveillance informatique dans le bilan social.
6. La CNIL recommande que les représentants du personnel puissent disposer d’un compte de messagerie sécurisé dans le cadre de leur fonction.

Une contribution de Marie Duplay

Les retenues sur salaire sont multiples : saisies-arrêts, acomptes, subgrogation. Faites-vous le distinguo entre chacune d’elles ?

Les saisies-arrêts

Le salaire est protégé contre les saisies. Le tribunal ne peut ordonner que la saisie d’une partie du salaire, c’est la quotité saisissable ou cessible. Son montant est communiqué par l’administration.
Dans tous les cas, le salarié doit continuer à percevoir une somme au moins égale au montant du RMI.

La saisie est notifiée à l’entreprise par acte lettre recommandée avec accusé de réception par le greffe du Tribunal. Dans les 15  jours, l’entreprise doit préciser sa relation de travail avec le salarié sous peine d’amende au greffe du tribunal. Il doit aussi dans les 8 jours, préciser toutes les modifications du contrat.

L’employeur devra tous les mois verser les sommes par chèque au greffe du tribunal, faute de quoi il sera considéré comme personnellement responsable par ordonnance du juge. En cas de saisies simultanées sur un même salarié, l’employeur règle d’abord les créances alimentaires, les créances du Trésor Public et enfin, les créances faisant l’objet d’une saisie de droit commun.

Lorsqu’une administration procède à une saisie, l’employeur reçoit un avis à tiers-détenteur.

Les acomptes

Pour les salariés bénéficiant de l’accord du 10 décembre 1977 (c’est-à-dire une immense majorité), l’employeur ne peut refuser le versement d’un acompte correspondant à la moitié du salaire pour deux semaines de travail, dès lors que le salarié en fait la demande.
De même, si le versement de l’acompte est prévu par la convention collective ou l’usage dans l’entreprise, l’employeur ne peut y déroger.
L’acompte est obligatoirement versé par chèque ou virement si le salaire dépasse 1 600 € et être intégralement déduit de la paie suivante sauf si l’employeur accepte de l’étaler dans le temps.

Attention ! L’acompte correspond à un travail déjà effectué. Ce n’est pas le cas pour une avance en espèces.
Dans ce dernier cas, l’employeur ne peut se rembourser que par retenues successives ne dépassant pas 10 %du salaire net.

La subrogation

Ce mécanisme juridique permet à l’employeur de récupérer les indemnités d’assurance-maladie versées au salarié lorsque ce dernier a bénéficié du maintien intégral de son salaire pendant sa période de maladie. L’employeur est alors subrogé de plein droit à l’assuré.

Lorsque le salaire est maintenu en totalité ou en partie sous déduction des indemnités journalières, l’employeur qui paie sans opérer cette déduction peut être subrogé par l’assuré à condition que le salaire maintenu soit au moins égal au montant des indemnités dues.

Dans les autres cas, l’employeur peut seulement demander au salarié les sommes correspondant aux indemnités journalières jusqu’à concurrence du salaire maintenu.

[être subrogé = récupérer les droits de quelqu’un]

L’usage du tabac en entreprise est strictement interdit.

L’interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif est régi par l’article L. 3511-7. Cette interdiction s’applique »dans tous les lieux fermés et couverts accueillant du public ou qui constituent des lieux de travail […] ».

Il est donc strictement interdit de fumer dans les espaces communs, notamment les salles de réunion, accueil, cafétéria…

L’employeur a l’obligation de rappeler, par voie d’affichage, le principe cette interdiction. Cet affichage doit également indiquer les emplacements mis à la disposition des fumeurs.
L’absence d’affichage est puni par une amende de 5e classe.

L’employeur a cependant la possibilité, après consultation des instances représentative du personnel, de mettre à la disposition des fumeurs un ou plusieurs locaux spécifiques, répondant à des normes drastiques et extrêmement coûteuses de ventilation :

1. débit minimal de ventilation de 7 litres par seconde et par occupant, pour les locaux dont la ventilation est assurée de façon mécanique ou naturelle par conduits;
2. volume minimal de 7 m3 par occupant, pour les locaux dont la ventilation est assurée par des ouvrants extérieurs.

Ces locaux doivent être clairement identifiés comme espaces fumeurs
et être hermétiquement fermés.

En matière de lutte contre le tabagisme, l’employeur est également soumis à une obligation de résultat. En d’autres termes, l’employeur doit veiller à ce que cette loi soit respectée au sein de l’entreprise.

Cette obligation ne doit pas être prise à la légère. En vertu de l’article L231-8-1 du Code du travail, le salarié dispose d’un « droit de retrait en cas de danger imminent ». Le tabac entre dans le champ d’application de cette loi.

Un salarié peut donc légitimement quitter son lieu de travail s’il juge sa santé en péril et faire constater la rupture de son contrat de travail aux torts de l’employeur (Arrêt n° 1698 du 29 Juin 2005 Cour de cassation – Chambre sociale)

Contribution de Julie P., assistante DRH

Le congé parental d’éducation, prévu à l’article L. 122-28-1 du code du travail, permet à tout salarié ayant au moins un an d’ancienneté dans l’entreprise, qu’il soit le père ou la mère de l’enfant, de bénéficier d’un congé ou d’une réduction de son temps de travail afin de s’occuper de son enfant de moins de trois ans (16 ans en cas d’adoption).

Rémunération

L’employeur n’est pas tenu de rémunérer le congé parental total ou de compenser la baisse de rémunération lors d’un temps partiel. 
Le salarié en congé parental (total ou à temps partiel) peut bénéficier d’une allocation parentale d’éducation (APE), versée par l’Etat, selon certaines conditions.

Modalités

Ce droit au congé est ouvert quelle que soit la taille de l’entreprise. Le congé parental à temps partiel ne peut pas être refusé ni différé par l’employeur.
Le droit au congé est ouvert à l’occasion de chaque naissance d’un enfant jusqu’à ses trois ans ou à chaque adoption d’un enfant âgé de 16 ans au plus (pour les enfants adoptés de plus de 3 ans, durée maximale d’un an à compter de la date d’arrivée de l’enfant au foyer).
Il est donc possible de prendre plusieurs congés parentaux successifs.
La réduction du temps de travail doit être d’au moins 1/5° de la durée du travail, sans être inférieure à 16 heures hebdomadaires (soit une durée du travail comprise entre 16 et 28 heures pour un horaire normal de 35 heures).

Déroulement

Le congé (total ou partiel) doit d’abord comprendre une phase initiale d’une durée d’un an maximum. Puis il peut être prolongé deux fois. Chaque prolongation peut avoir une durée différente de celle de la phase initiale et peut excéder un an. Le salarié peut changer de formule (total ou partiel) lors des prolongations.

A l’issue de son congé parental, le salarié reprend son activité antérieure ou un emploi équivalent. Durant le congé parental total, le contrat de travail est suspendu, et non rompu. Le salarié en congé parental ne peut donc exercer aucune activité professionnelle autre que celle d’assistante maternelle.

Formalités

La demande doit être faite à l’employeur par courrier recommandé avec accusé de réception dans les délais suivants :

• un mois avant le terme du congé maternité lorsque le congé fait immédiatement suite au congé maternité ou d’adoption ;
• deux mois avant le début du congé parental lorsqu’il ne suit pas immédiatement le congé maternité ou d’adoption ;
• les renouvellements éventuels doivent être notifiés au moins un mois avant le terme.

Dans le cas d’un congé parental à temps partiel, les nouvelles conditions de travail devront faire l’objet d’un avenant au contrat de travail. Si le salarié est libre de choisir le nombre d’heures de travail à effectuer pendant son congé parental, l’employeur peut lui déterminer la répartition des heures de travail.

Modèles à télécharger : Demande Conge Parental – Reponse Conge Parental

• Si le médecin juge l’arrêt de travail non fondé, le salarié est tenu de reprendre son travail. S’il persiste dans son arrêt maladie, les journées d’absences, à compter de la date de passage du médecin, peuvent être défalquées de son bulletin de salaire.
• Il en va de même en cas d’absence du salarié de son domicile, en dehors des plages horaires fixées par la sécurité sociale ou en cas de refus du salarié de se laisser examiner par le médecin diligenté par son entreprise.