Catégorie : Recrutement

Le livret d’accueil

Comme son nom l’indique, le livret d’accueil est un fascicule destiné aux nouveaux arrivants de votre entreprise.
Il leur est remis dès le premier jour et doit leur fournir des indications utiles et pratiques sur la vie de l’entreprise.
C’est le guide de premier secours du nouvel arrivant : il doit donc lui permettre de s’orienter dans les locaux (plans), se dépêtrer au quotidien des tâches basiques (coursiers, intendance…).
Plus exhaustif, ce peut être un guide de référence que l’on conserve (procédures et circuits administratifs).

Contenu

Bien que le contenu du livret varie d’une entreprise à une autre, voici une suggestion de thèmes à traiter. A vous de voir s’ils sont adaptés à votre cas de figure. N’hésitez pas non plus à venir enrichir cette rubrique de votre propre expérience.

 

  • En toute première page, des infos concrètes et utiles quotidiennement : tout d’abord un petit mot de bienvenue puis l’adresse de l’entreprise, numéro(s) de téléphone, de fax, adresse email, site internet, numéro de siret, code APE, forme juridique, capital social, numéro de TVA intra-communautaire. Éventuellement plan d’accès depuis les transports en commun (bus, métro, SNCF). Faire figurer les parkings publics. Numéro de ligne directe du nouvel engagé (information à compléter manuscritement), mot de passe provisoire d’accès au réseau, adresse email qui lui a été attribuée. Éventuellement, adresse de l’intranet sur lequel le nouvel arrivant pourra trouver davantage de renseignements (mettre en évidence les rubriques utiles pour démarrer, comme le trombinoscope par exemple).
  • Une brève présentation de la société : soyez succinct(e). Faites un bref historique de votre société, dressez éventuellement un organigramme de cette dernière et un plan des étages par pôle d’activité ainsi qu’une brève présentation de chacun d’eux. N’oubliez pas de mentionner clairement tous les lieux utiles à tous : bureau du DRH, salle de reprographie, salle d’impression (si imprimantes partagées en réseau), services généraux, salle fumeur, cafétéria, cantine… ;
  • Les horaires de travail : même si ces derniers sont censés figurer dans le contrat de travail, une petite piqûre de rappel s’impose. Précisez également les horaires de présence de l’hôtesse d’accueil ;
  • Le règlement intérieur : sa présence est particulièrement importante si vous avez instauré des règles particulières en manière d’utilisation de la messagerie, d’accès internet et de l’outil informatique ;
  • L’accès aux locaux : il est important de préciser la manière d’accéder aux locaux. Faut-il être muni d’un badge ? Qui contacter en cas de perte de ce dernier ? A quelle heure les locaux sont-ils fermés ? Quelles sont les précautions à prendre si l’on travaille en dehors des horaires normaux (entrée/sortie à utiliser, alarme…) Y-a-t-il un parking ? Comment y accéder ?
  • Le matériel mis à disposition : où se situe le fax ? Le photocopieur ? Codes d’accès éventuels, brefs modes d’emploi (faut-il faire le « 0 » sur le fax pour la ligne extérieure, liste des numéros préenregistrés, qui appeler en cas de panne…). Les téléphones : comment joindre un correspondant interne, comment obtenir une ligne extérieure, liste des principaux codes (interroger sa messagerie, renvoyer un poste, annuler un renvoi, conférence à trois…). Les fournitures : comment et quand formuler une demande particulière de fournitures, coordonnées de la personne en charge… Le matériel informatique : description des logiciels mis à disposition, coordonnées du service informatique. Salles de réunion et matériel : quelles sont les salles mises à disposition (emplacement, capacité, matériel disponible à l’intérieur) ? Où les réserver ? Matériel de projection disponible : où le trouver ? Comment le réserver ? Est-il possible de prévoir des collations pour les clients ? Si oui, auprès de qui formuler sa demande et combien de temps à l’avance ?
  • Les infos pratiques : à quelle heure le courrier est-il distribué ? où déposer le courrier au départ et jusqu’à quelle heure ? Comment demander un coursier ? Un Chronopost ou un DHL ? Les bons de commande : où les trouver ? qui est habilité à signer ? Circuit de transmission de l’information… Les demandes de congés/d’absence : où trouver les formulaires. Comment fonctionnent les RTT, périodes de fermeture éventuelles de l’entreprise. Numéros de téléphone utiles (taxis par exemple).
  • Les avantages sociaux : la mutuelle (coordonnées, références à indiquer), la cantine, les tickets restaurants (comment fonctionnent-ils, horaires de la cantine, plan d’accès si cette dernière est située à l’extérieur, coût moyen d’un repas…), les distributeurs de boissons/confiseries (où sont-ils situés), le Comité d’entreprise (qui contacter, si possible un exemple de leurs réalisations).

D’une manière générale, veillez à ne mentionner que des informations pérennes afin d’éviter de devoir mettre à jour régulièrement votre document.

Forme

Choisissez de préférence un petit format, de façon à ce que ce document soit passe-partout. A4 au maximum, A5 de préférence. Vous pouvez bien sûr passer par une imprimerie traditionnelle ou bien souhaiter le concevoir en interne.
S’il s’agit d’un simple guide de premier secours, veillez à ne pas dépasser une dizaine de pages. Par contre, s’il s’agit plus d’un guide de procédures, vous pouvez sans crainte augmenter le volume de pages. Quoi qu’il en soit, optez pour des phrases courtes si vous souhaitez être lue ! Privilégiez les énumérations qui facilitent la lecture.
Le ton de votre écriture doit également être adapté à la culture de votre entreprise : s’il est de coutume de se tutoyer au sein de votre société, alors employez également le tutoiement dans votre livret d’accueil, de manière à plonger immédiatement le nouvel arrivant dans l’ambiance de la maison.

Réussir un entretien d’embauche

Réussir un entretien d’embauche ? Une gageure en ces temps de crise. Alors autant mettre tous les atouts de votre côté.

officeteamOfficeTeam Intérim, filiale française de Robert Half International Inc. a recensé quelques astuces et conseils :

Incontournable dans le processus de recrutement, l’entretien d’embauche est bien souvent perçu comme une épreuve difficile et bon nombre de candidats s’interrogent quant à la manière de l’aborder. Pour les accompagner dans cette étape, OfficeTeam Intérim, spécialiste du recrutement temporaire d’assistantes et de secrétaires, livre un « plan d’action » en 3 temps pour mettre toutes les chances de son côté.

Avant l’entretien d’embauche : s’informer et anticiper

  • Il est indispensable de connaître certaines informations sur l’entreprise que l’on souhaite intégrer. Ainsi, la première démarche consiste à s’informer sur son activité, sa taille, son marché, ses performances et ses résultats. Pour se faire, différents outils peuvent être utilisés : le site internet, la plaquette commerciale, les annuaires et registres professionnels, la presse (publicité, articles).
  • Afin de se préparer aux différentes questions posées lors d’un l’entretien, il est préférable de formaliser une présentation orale de son CV. Celle-ci permettra d’avoir en mémoire les points forts à mettre en avant et de répondre avec plus de spontanéité.
  • Préparez par ailleurs 2 ou 3 questions que vous poserez à votre interlocuteur. Celles-ci témoigneront non seulement de votre intérêt pour le poste mais vous permettront également d’obtenir de plus amples informations. En effet, les offres d’emploi sont bien souvent sommaires et fournissent très peu d’éléments.
  • Le jour J, soyez ponctuel(le) -si besoin, procédez au préalable à un repérage de l’itinéraire à emprunter. Adoptez une tenue vestimentaire en adéquation avec le poste et la culture de l’entreprise mais restez naturel(le).

Enfin, pour bien aborder ce rendez-vous, il est indispensable de se défaire de toute idée préconçue. Durant cette rencontre, recruteur et candidat tentent de faire connaissance et d’aller au-delà du CV. S’il s’agit d’une étape fondamentale dans le processus de recrutement, elle doit cependant se dérouler le plus naturellement possible.

Durant l’entretien d’embauche : décoder les questions

« Dites-m’en un peu plus à votre sujet »

Cette question, très vaste, ouvre bien souvent l’entretien. Or, il est difficile d’y répondre. La meilleure approche consiste à mettre en avant les points démontrant que vous êtes le candidat le plus qualifié pour le poste (expertise acquise, fonctions occupées préalablement, .). Par ailleurs, exprimez vos motivations ainsi que l’intérêt que vous portez au poste à pourvoir ainsi qu’à l’entreprise.

« Parlez-moi de votre dernier emploi »

La majorité des recruteurs recherchent un lien direct entre les responsabilités que le/la candidat(e) assumait lors de son dernier emploi et le poste qu’il vise aujourd’hui. Cette question permet au postulant de mettre en exergue ses aptitudes et d’aborder certains aspects plus spécifiques (place de sa fonction dans la société, contributions et valeur ajoutée apportées à son (ses) précédent(s) employeurs…). Inutile donc de s’en tenir à des généralités, expliquez les implications de votre précédent emploi, ses difficultés, les enrichissements retirés.

« Quels sont vos points faibles ? »

Cette question peut être déstabilisante. Bien qu’elle ne soit pas systématique, il est préférable de s’y préparer. En effet, s’il est difficile de reconnaître ses défauts face à ceux que l’on connaît bien, que dire lorsqu’il s’agit d’un entretien d’embauche ? Inutile de faire son autocritique. Le recruteur souhaite seulement évaluer le capacité du candidat à trouver des solutions et à faire face aux situations auxquelles il est confronté. La franchise est donc de rigueur. Ainsi, si la planification n’est pas votre point fort, exposez la méthode d’organisation que vous avez adoptée afin d’y remédier.

« Quel est le plus gros problème auquel vous ayez été confronté dans votre dernier emploi et comment l’avez-vous résolu ? »

Pour le recruteur, il s’agit de savoir ce que le candidat considère comme un défi et comment il procède pour gérer les situations difficiles. Anticipez ce type de questions et préparez à l’avance deux ou trois exemples significatifs pour le poste ciblé.

« Pourquoi devrais-je vous engager ? »

Inutile d’alléguer que vous êtes le/la meilleur(e) candidat(e). Peaufinez une réponse, évoquez les qualités spécifiques qui font que vous êtes le meilleur postulant et expliquez dans quelle mesure vous apporterez une contribution significative à l’entreprise. Enfin, étayez par quelques exemples concrets.

« Quelles sont vos prétentions salariales ? »

Il est préférable d’entamer les discussions sur la rémunération une fois les responsabilités bien déterminées. Toutefois, cette question peut intervenir assez tôt dans le processus. C’est pourquoi, déterminez au préalable votre valeur sur le marché de l’emploi et donc, la rémunération à laquelle vous pouvez prétendre (consultez les études de rémunérations publiés par des spécialistes tels OfficeTeam ou encore les associations professionnelles).

A l’issue de l’entretien d’embauche : débriefer et faire un suivi

Pensez à remercier le recruteur. Demandez également sous quel délai la décision sera prise et si possible, convenez d’une date pour le recontacter.

Dans l’hypothèse d’une seconde rencontre, notamment avec d’autres interlocuteurs, faites une synthèse de l’entretien, des informations collectées et des points soulevés.

Enfin, lorsque le délai d’attente indiqué par le recruteur est écoulé, et s’il a accepté que vous le recontactiez, procédez à une «relance» téléphonique.

 

A propos d’OfficeTeam :

Fondée en 1991 aux Etats-Unis et implantée en France en 1999, OfficeTeam Intérim est une division de RHI Intérim, filiale du groupe américain Robert Half International Inc. OfficeTeam est spécialisée dans la délégation en intérim d’assistantes et de secrétaires et intervient pour les profils allant de Secrétaire Polyvalente à l’Assistant(e) Commercial(e) ou Ressources Humaines en passant par les postes d’Assistant(e) de Direction.

Implantée en France à Paris, La Défense et Versailles, OfficeTeam compte aujourd’hui plus de 300 bureaux dans le monde (Australie, Canada, Europe, Nouvelle-Zélande, Etats-Unis).

Le registre du personnel

Le registre du personnel est un registre obligatoire où sont consignés tous les mouvements du personnel :

  • entrées : personnel en CDI, en CDD, en contrat d’apprentissage, de qualification, alternance ;
  • sorties : qu’il s’agisse de démission, de licenciement..

Ce registre doit être tenu à jour en permanence et être susceptible d’être présenté à tout moment à l’inspection du travail.

Ce registre se présente sous la forme d’un cahier grand format double-page, pré-imprimé, disponible chez votre fournisseur d’articles de bureau habituel. La tenue d’un registre informatique est tout à fait possible, sous réserve qu’il ait préalablement été déclaré à la CNIL. En cas de contrôle, il vous faudra alors présenter également le récépissé de déclaration correspondant.

Ce registre doit comporter les mentions suivantes :

  • Nom et prénom du salarié,
  • Adresse du salarié,
  • Date de naissance, sexe, n° de sécurité sociale et statut familial du salarié. Pour les salariés étrangers, joindre éventuellement une copie de la carte de séjour et mentionner le type de document fourni ainsi que les références,
  • Fonction et statut du salarié, son type de contrat, date d’entrée et de sortie. Pour les contrats autres que les CDI, mentionner le type de contrat (qualification, adaptation…).

Les entrées doivent être inscrites en respectant l’ordre d’embauche. Ne pas oublier de le mettre à jour en cas de départ d’un salarié. Les informations relatives à un salarié doivent être conservées durant un laps de temps de 5 années après le départ de ce dernier de l’entreprise.

Cf : site du Ministère du Travail

Intégrer un nouveau salarié : un enjeu crucial pour l’entreprise

Une étude récente a démontré l’importance de l’intégration d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise. Nombre de candidats n’ayant pas donné suite à leur période d’essai ont invoqué comme motif premier le sentiment qu’ils avaient de ne pas être attendus.

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