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© Nadège Guilbert
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écrit de l'auteur
Le cahier des charges, aussi appelé brief, détermine les grandes lignes de la manifestation. Pour les agences de communication, il est communiqué par le client. Chez l'annonceur, il peut émaner de la direction générale, du marketing ou de la communication. Quoi qu'il en soit, ce document constitue la base de travail incontournable de toute manifestation. Le cahier des charges fixe les éléments suivants :
-
l'objectif de la manifestation : ce dernier peut être multiple : informer, stimuler, faire réfléchir sur un thème (avec sessions de travail en sous-ateliers), récompenser (séminaire des ventes)...
- le public concerné par la manifestation et le
nombre de personnes attendues : ce peut être les salariés
de l'entreprise dans le cas de séminaires de stimulation,
ou bien des clients invités à découvrir
un nouveau produit, ou bien des partenaires institutionnels
que l'on souhaite informer, dans le cas par exemple, de Ministères.
-
le lieu de la réunion : il peut être imposé ou limité géographiquement (Paris, région Lyonnaise, région Picarde...).
- les dates de la manifestation ou la période durant
laquelle cet événement devra intervenir. Généralement
et suivant l'ampleur de la manifestation, les colloques ou séminaires
se prévoient au minimum 3 mois avant la date de leur tenue.
Ce délai est nécessaire pour imprimer les invitations,
les router, rechercher les prestataires, préparer les dossiers
du participant et déterminer le contenu des thèmes
abordés.
Certaines manifestations peuvent se dérouler sur des demi-journées seulement, ou au contraire se tenir sur plusieurs jours.
- le budget alloué : ce point est tout particulièrement déterminant car c'est lui qui va permettre de resserrer l'étau des possibilités, du séminaire Hautde gamme se déroulant dans un château, avec hébergement en hôtellerie**** à la réunion plus traditionnelle, dans une salle d'hôtel. A noter : en cas d'opération impliquant de l'hébergement et de la restauration, sachez que ces deux postes réunis peuvent représenter à eux deux près de la moitié de votre budget.