Top Assistante - Communication : organiser un séminaire

Beaucoup d'agences ou de services de communication négligent le debriefing.
Pourtant, il constitue une phase toute aussi importante que le cahier des charges.
L'objectif du debriefing est de mettre en évidence les dysfonctionnements pour tâcher d'anticiper, lors d'une prochaine manifestation, de réitérer les erreurs du passé.

A cette fin, il convient lister tous les problèmes rencontrés, aussi bien en amont de la manifestation (préparation) que le jour même de cette dernière.

Pourront être évoqués :

- les difficultés à concevoir le fichier de base pour les invitations, la pertinence de ce dernier (n'oubliez pas de l'alimenter avec les inscriptions que vous avez récoltées le jour de la manifestation), la durée de la manifestation (trop de temps morts, pas assez de pauses ou pauses trop courtes, manifestation trop dense...) ;
- les problèmes techniques (problèmes de matériel, problème de fléchage...) ;
- les délais de réalisation des supports de communication (difficultés à obtenir les documents, nombre insuffisant...) ;
- le traiteur (pauses et déjeuner) : y avait-il suffisamment ? Que penser de la qualité ? Convient-il de prévoir des types de repas spécifiques en fonction de cette cible (plats végétariens, nourriture casher...) ?
- le cas échéant, les animations prévues ont-elles rencontrées le succès escompté ?
- le cas échéant, l'hébergement a-t-il été adéquat ?
- listez chacun des prestataires utilisés (traducteurs, techniciens vidéo/son, hôtesses d'accueil... et notez leurs performances).

Eventuellement, préparez un questionnaire d'évaluation de votre manifestation que vous glisserez dans le dossier du participant et prévoyez une urne à cet effet au niveau du comptoir d'accueil.

Pensez également à conserver dans vos archives un exemplaire de chaque document conçu à l'occasion de la manifestion (carton d'invitation, exemplaire du dossier participant, du dossier presse, coupures de presse sur les retombées.