Top Assistante - Communication : organiser un séminaire

Vous voici rendue au fameux jour J.
Quels sont les ultimes préparatifs à assurer pour le bon déroulement de votre manifestation ? Quel matériel prévoir sur place pour ne rien oublier ?

En tout premier lieu, prévoyez d'arriver sur les lieux au minimum une heure avant l'ouverture.

Ce laps de temps doit vous permettre de bien prendre connaissances des lieux (vous devrez sans doute orienter vos visiteurs vers les lieux d'aisance, les cabines téléphoniques, les vestiaires, les arrivées des taxis...). Repérez tous ces endroits stratégiques.

Disposez également vos badges sur les tables d'accueil ainsi que les éventuelles mallettes du participants.
N'oubliez bien évidemment pas les listings de pointages et prévoyez des listes vierges pour ajouter les visiteurs de dernière minutes.
Procédez également aux derniers réglages techniques (prévoyez de venir la veille au soir pour valider les aspects techniques : sonorisation, vidéoprojecteur...).
Vous devrez également prendre le temps de briefer les hôtesses d'accueil sur leurs missions (pointage des participants, remise des badges et des dossiers

Voici sous forme de check-list, le matériel à ne pas oublier :

Matériel à ne pas oublier
- Badges des participants + badges vierges
- Listing des participants avec lignes pour inscriptions sur place
- Agrafeuse (pour agraffer sur ces listings les cartes de visite des inscrits sur place)
- Feuilles vierges (au cas où vous auriez besoin de prendre des notes ou de placarder une petite affiche)
- Quelques gros marqueurs
- Du scotch
- Une paire de ciseaux
- Quelques stylos
- Les visuels de votre manifestation
- Votre dossier avec la liste de vos contacts
- Les dossiers du particpants
A faire sur place
- Repérer les lieux
- Briefer les hôtesses (remise des dossiers, des badges, passage des micros en salle...)
- Faire les derniers réglages techniques
- Repérer les interlocuteurs techniques du lieu de la manifestation (noter leur numéro de poste)
- Disposer les badges et dossiers du participants
- Accueillir les intervenants (penser la veille, le cas échéant, à faire livrer un bouquet de fleurs ou une corbeille de fruits à leur hôtel)
- Accueillir les visiteurs